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Indemnités kilométriques et voiture de fonction : que choisir ?

Selon l'Observatoire des salaires, la voiture de fonction figure parmi les avantages en nature les plus prisés par les salariés en France. Choisir entre un véhicule de fonction et un véhicule privé avec versement d’indemnités kilométriques concerne en avant-première les dirigeants d’entreprise, mais cette question est aussi un casse-tête pour les collaborateurs. Cet avantage est souvent associé à un moyen de fidélisation, de rétention voire même d'attraction des collaborateurs. Dans les deux cas, il s’agit d’un coût "direct" à la charge de l’entreprise - il y a prise en charge par l’entreprise des frais de déplacement à bord d’une voiture personnelle dès lors que les déplacements sont à motif professionnel (justificatif à l’appui !). Mais la voiture de fonction a aussi un coût pour le salarié. Le calcul pour comparer ces deux options repose sur des facteurs tels que le nombre de kilomètres que parcourent en moyenne vos collaborateurs dans le cadre de leurs missions professionnelles - donc de leurs besoins - mais aussi de votre secteur d’activité.

Plusieurs étapes sont nécessaires pour comparer les deux options.

Première étape : peser le pour et le contre de la voiture de fonction.

Pour peser le pour et le contre de la voiture de fonction, on vous renvoie au calcul des avantages en nature dans notre article sur la voiture de fonction, ses avantages et ses obligations. Une chose est à retenir c'est que la voiture de fonction est un avantage en nature, son montant évalué en euros apparaît donc sur la bulletin de salaire du collaborateur ou du dirigeant qui l'utilise à la fin de chaque mois. Ce montant est soumis aux charges sociales et à l'imposition sur revenus.

Deuxième étape : comparer les coûts dans chacun des cas

Il y a plusieurs points à prendre en compte pour un dirigeant d’entreprise en ce qui concerne la constitution de sa flotte. On vous conseille de calculer les éléments suivants et de les comparer :

  • Le montant des achats ou locations des véhicules de fonction auquel s’ajoute irrévocablement des taxes annuelles comme les taxes écologiques destinées aux véhicules de transport de personne dont la valeur augmente proportionnellement aux émissions de CO2 par kilomètre
  • Le montant des indemnités kilométriques reposant sur un barème annuellement renouvelé et édité par l’URSSAF
  • Le montant de la fiscalité des avantages en nature : ce qui est le cas pour les voitures de fonction.

Dans la majorité des cas, on peut dire que :

Les indemnités kilométriques sont préférables au véhicule de fonction pour des salariés qui ne se déplacent qu’occasionnellement pour leur activité professionnelle, par occasionnellement on entend aux alentours de 2000 à 3000 km par an. Mais appliquer ces dernières devient compliqué dès lors que la flotte de l’entreprise s’élargit. Opter pour les indemnités kilométriques demande en effet une gestion précise que ce soit pour les employeurs ou les employés : présentation puis vérification des factures et des motifs de déplacement. Il est parfois nécessaire de tenir un carnet de bord pour chaque véhicule afin d’enregistrer avec précaution les kilomètres véritablement parcourus par les collaborateurs dans le cadre de leurs missions professionnelles. N’oubliez pas qu’une erreur dans l’enregistrement des indemnités kilométriques remboursées aux collaborateurs peut conduire à un redressement fiscal par l’URSSAF en cas de contrôle. Pour en savoir un peu plus sur les voitures de fonction ou les sanctions de l’URSSAF, on vous renvoie à notre article.

Ainsi, pour un salarié qui ne possède pas de véhicule, l’option de la voiture de fonction est plus intéressante que la demande d’une rémunération complémentaire d’un montant équivalent à la voiture de fonction. Enfin, précisons que plus le salarié a un usage personnel de la voiture de fonction mise à sa disposition, plus celle-ci représente un réel gain net pour lui, malgré le montant des charges et de l'impôt dont il devra s'acquitter. Du côté de l’employeur, il est possible de mettre une clause dans le contrat de travail qui précise que le collaborateur doit participer à une partie des frais engendrés par ses déplacements personnels via la voiture de fonction si ce dernier est lui aussi d'accord. Le montant à la charge du collaborateur sera immédiatement déduit du montant total de l’avantage en nature ce qui permettrait du côté de l’entreprise à réduire la fiscalité. Ces difficultés se présentent qu’importe le modèle de remboursement des frais de déplacement choisi par l’employeur : remboursement en valeur réelle (en fonction du nombre de kilomètres réellement parcourus) ou remboursement sur base forfaitaire.

Le choix doit faire l'objet d'un accord entre l’employé et l’employeur, prenant en compte les besoins du collaborateur et la nature de l'activité de l'entreprise (les déplacements professionnels par collaborateur sont-ils nombreux ?). Il faut rappeler que pour un collaborateur, avoir une voiture de fonction c’est avoir l’équivalent en termes de salaire déduit de sa paie. Ainsi, pour les collaborateurs qui souhaitent conserver leur niveau de salaire, les indemnités kilométriques forment souvent un bon compromis.

La carte carburant : l'outil indispensable dans les deux cas

Dans les deux cas, que vous soyez l’employé ou l’employeur, vous gagnez à opter pour une carte carburant. La plupart du temps, les entreprises choisissent des cartes carburant multi-enseignes qui permettent aux collaborateurs d’arrêter d’avancer les frais engendrés par des déplacements professionnels. Ce que propose Mooncard en plus de ce que fournissent les grands groupes pétroliers ou les grandes surfaces de distribution c’est de vous aider à supprimer complètement le temps que vous passez à remplir vos notes de frais à la main. En effet, la Mooncard Mobility c’est une carte carburant couvrant 100% des stations en France et couplée au logiciel Mooncard qui automatise complètement le processus d’édition des notes de frais jusqu’aux écritures comptables et ce, sans aucune ressaisi. Avec Mooncard c’est simple : une dépense, une photo de votre justificatif et votre note de frais est pré-remplie, il ne vous reste qu’à valider. Envie d’en apprendre plus sur la solution Mooncard ? Demandez votre démo !

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