Le véritable coût d'une note de frais

Une note de frais représente chaque mois une tâche fastidieuse et une perte de temps importante pour les collaborateurs concernés.

De plus, une fois saisie, la note de frais mobilise de nombreuses personnes dans son processus de traitement. Quel coût véritable représente le traitement d’une note de frais ? Comment l’optimiser ?

La note de frais, ou beaucoup de temps et d’argent perdu. 

Le véritable coût d’une note de frais.

20 minutes.

C’est la durée moyenne de traitement d’une note de frais pour un collaborateur. Cela ne semble pas considérable à priori. À cela il faut également ajouter le temps passé à rechercher des justificatifs oubliés.

Une fois saisie, le manager doit vérifier la note de frais et toutes les dépenses qu’elle contient et s’assurer qu’elle soit conforme et bien remplie. Il faut déjà ajouter environ 10 minutes de traitement.

Si tout se passe bien, la note de frais va être adressée ensuite au service comptable qui vérifie encore que la note de frais est bien remplie, que tous les justificatifs nécessaires sont présents. Rajoutons encore 10 minutes.

Enfin, la direction financière doit procéder au remboursement du collaborateur ayant effectué la dépense.

Bilan :

  • Entre 40 minutes et 1 heure de traitement.
  • Un temps de traitement compris entre 20 et 30 jours.
  • Un coût de traitement de 53€.

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Imaginons maintenant que la note de frais comporte une erreur de saisie, ou que le justificatif ne soit pas présent. Le temps et le coût de traitement se trouvent subitement allongés. Or, quand on sait que 1 note de frais sur 5 comporte une erreur, il y a de quoi s’inquiéter.

Beaucoup d’efforts pour une seule note de frais et ramené à l’entreprise dans son ensemble, cela devient significatif.

Selon la taille et le type d’activité de l’entreprise, le nombre de notes de frais est variable et peut devenir un poste de dépenses important.

Les entreprises cherchent à économiser sur les frais généraux en contrôlant de manière de plus en plus étroite les dépenses les plus visibles : les billets de train, les restaurants, les nuits d’hôtel. Le processus de traitement des notes de frais en lui-même est assez rarement ciblé.

Les entreprises ciblent trop rarement les notes de frais directement.

Le traitement des notes de frais : un enjeu RH.

Le coût de traitement d’une note de frais n’est pas uniquement financier, il est aussi humain. En effet, vos collaborateurs trouvent souvent très inintéressant de remplir leur tableau Excel de notes de frais.

Ils n'apprécient pas également de devoir attendre 25 jours pour être remboursés d’une dépense qu’ils ont effectuée avec leur argent personnel.

A long terme, une gestion trop lente des notes de frais peut potentiellement avoir des effets très négatifs sur le moral de vos collaborateurs.

Les comptables qui trouveraient intéressant et valorisant de partir à la chasse aux justificatifs sont extrêmement rares. L’absence de justificatifs à l’approche d’une clôture comptable constitue plutôt une source de stress et d’anxiété.

Rationaliser et raccourcir le processus de traitement des notes de frais fera donc le bonheur de vos collaborateurs qui réalisent des dépenses au nom de l’entreprise et également de votre service comptable.

Et avantage supplémentaire : ceci permettra de réduire les coûts et de gagner en productivité.

Comment améliorer votre processus de gestion des notes de frais ?

Standardiser et automatiser le processus.

Standardiser les processus de traitement des notes de frais permettra à vos collaborateurs de gagner du temps et de réduire les erreurs lors du remplissage des notes de frais.

Un moyen simple de tendre vers cet objectif : fournir un modèle de note de frais standard à vos collaborateurs. Cela simplifiera grandement la vie de votre service comptable qui n’aura pas à jongler entre différents fichiers Excel et donnera à vos collaborateurs une base fiable pour gérer leurs notes de frais.

Fournir des cartes d’entreprise à vos collaborateurs.

Les cartes d’entreprise ont un coût compris 10€ et 20€ par mois selon la carte choisie.

Si l’on ramène ce coût à celui du traitement d’une note de frais, les cartes d’entreprise peuvent vous permettre de réaliser des économies.

L’emploi de ces cartes vous permet : 

  • de fluidifier le processus de dépenses d’entreprise : réduire le temps passé sur le remplissage des notes de frais, sur les vérifications… 
  • d’éviter à vos collaborateurs d’avancer les frais eux-mêmes, ce qui est une forme d’avantage qu’ils apprécieront.

La comptabilisation des notes de frais s’en trouvera grandement facilitée et accélérée. La productivité de votre entreprise augmentera naturellement.

Il reste, de plus possible, d’exercer un contrôle des dépenses via la mise en place de plafonds des dépenses. De plus, les justificatifs restent exigibles, ce qui vous permet d’avoir un droit de regard et une visibilité sur les dépenses des collaborateurs.

Il n’est pas nécessaire de doter tous vos collaborateurs de cartes corporate, mais cela peut représenter un véritable gain de temps et d’efficacité pour vos collaborateurs effectuant des dépenses régulièrement. 

Les cartes corporate représentent un gain d'efficacité pour vos collaborateurs.

Des solutions de gestion de frais pour gagner en efficacité.

De nombreuses solutions de gestion des notes de frais existent, qui vous permettent de fluidifier le processus de gestion des frais tout en gardant un contrôle parfait.

Certaines de ces solutions vont même jusqu’à prendre en charge l’ensemble du processus, du paiement jusqu’à la comptabilisation, via des exports sur les logiciels comptables.

Il s’agit d’un moyen simple permettant de faire gagner du temps à tous vos collaborateurs, depuis le commercial de terrain jusqu’à votre comptable.

Points clés à retenir :

  • Le coût des notes de frais est souvent plus élevé que ce qu’il parait
  • La gestion des notes de frais représente un enjeu de productivité, d’efficacité et également humain.
  • Pour gagner en productivité, standardisez vos processus de gestion des notes de frais et mettez à disposition des cartes d’entreprise pour les collaborateurs effectuant des dépenses d’entreprise régulièrement.
  • Plusieurs solution de gestion des dépenses d’entreprises existent, il est important de choisir une solution qui intègre tous les aspects contrôle des paiement, parcours d’approbation et jusqu’à la comptabilisation.

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