<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=563687763968721&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Comment vérifier efficacement les notes de frais de votre entreprise ?

Mettre en place une politique de gestion des dépenses rigoureuse est indispensable et vérifier que vos entreprises respectent cette politique s’avère tout aussi essentiel. Mais comment effectuer ce contrôle de manière efficace en réduisant les anomalies (fraudes) sans y consacrer trop de temps ?

Voici quelques astuces pour parvenir à cet objectif !

Privilégiez la qualité plutôt que la quantité des contrôles.

Si vous vérifiez toutes les notes de frais, le temps que vous y passerez sera beaucoup trop important et la contrainte de temps rendra votre contrôle nécessairement superficiel.

Ainsi, mieux vaut vérifier seulement 20% des notes de frais. Vous pourrez alors les étudier à fond et effectuer des vérifications en profondeur pour vérifier que tout est conforme.

Abstenez-vous de faire part de cette méthodologie à vos collaborateurs. De cette façon si vous trouvez des irrégularités difficiles à détecter dans les notes de frais que vous analysez, ils auront l’impression que vous avez procédé à un contrôle exhaustif des notes de frais. Ils seront plus enclins à se conformer à la politique de l’entreprise s’ils pensent que la moindre irrégularité est détectée.

Faites savoir que vous effectuez des contrôles et que vous sanctionnez les manquements aux règles de l’entreprise. Cela incitera tous les collaborateurs à s’y conformer.

 New Call-to-action

Les éléments à étudier en priorité lors des contrôles.

Concentrez-vous en priorité sur les déplacements et les repas d’affaires.

Vérifiez que les déplacements sont bien justifiés et qu’ils sont nécessaires. Assurez-vous également que le collaborateur a bien voyagé en classe économique en respectant les règles mises en place.

Assurez-vous que les restaurants choisis par vos collaborateurs respectent les normes fixées par l’entreprise et que leur prix n’est pas excessif. Pour cela, insistez auprès de vos collaborateurs pour qu’ils précisent le nombre de convives et justifient la nécessité de ces repas d’affaires.

Ne vous intéressez pas uniquement au montant des notes de frais, mais aussi à leur nombre. De nombreuses notes de frais d’un petit montant se remarquent moins que des notes de frais rares mais élevées.

Effectuez des comparaisons entre vos différents collaborateurs. Soyez pertinents dans vos comparaisons et ne soyez pas étonné qu’un commercial toujours en déplacement réalise plus de dépenses qu’un développeur quittant rarement les locaux de l’entreprise.

En rassemblant les postes comparables, vous pourrez dégager une moyenne de dépenses et au bout de quelques mois, vous pourrez déterminer si certains collaborateurs semblent abuser.

Intéressez-vous alors en priorité à leurs notes de frais. Elles ont plus de chances d’être injustifiées que les autres. Ne condamnez pas avant d’être sûr qu’il y a eu manquement au règlement, mais soyez particulièrement vigilant.

 

Communiquez sur les irrégularités que vous avez découvertes.

Communiquez sur les irrégularités que vous avez découvertes.

Tous vos collaborateurs doivent savoir que vous effectuez des contrôles et que les règles mises en place doivent être respectées de tous. N’insistez pas trop lourdement sur les irrégularités cependant, sauf si elles sont véritablement importantes (en termes de montants ou de fréquence).

Appuyez-vous sur votre équipe de direction (commercial, achats) pour relayer le message auprès de leurs équipes.

La communication sur les manquements aux règles de l’entreprise permettra d’éviter que les collaborateurs les respectant parfaitement ne soient frustrés en constatant que certains collaborateurs moins scrupuleux profitent du système.

Vous mettrez ainsi tous vos collaborateurs sur un pied d’égalité, ce qui assainira les relations dans votre entreprise et encouragera leur motivation.

Une solution de gestion des dépenses d’entreprise pour éviter les mauvaises surprises.

Malgré toutes les précautions que vous prenez, il est toujours possible pour les collaborateurs de profiter du système.

Il suffit d’être aimable avec le chauffeur de taxi pour que la facture gagne quelques euros, de récupérer la facture après un repas où l’on a été invité pour demander le remboursement par la suite…

L’utilisation d’une solution de gestion des dépenses associée à une carte de paiement sécurisée vous permettra de bénéficier d’une visibilité parfaite sur les dépenses de collaborateurs. En comparant les dépenses avec les justificatifs que sont tenus de fournir vos collaborateurs, vous pourrez être certain que toutes les dépenses sont justifiées et conformes à la politique de l’entreprise.

New Call-to-action

Points clés à retenir :

  • Ne contrôlez pas toutes les notes de frais, mais procédez à un examen approfondi de celles que vous avez sélectionnées
  • Abstenez de décrire dans un trop grand détail les contrôles que vous effectuez afin de ne pas permettre à vos collaborateurs de contourner le système
  • Concentrez-vous d’abord sur les déplacements professionnels et les repas d’affaires
  • Etudiez le nombre de notes de frais par collaborateur, pas uniquement les montants
  • Communiquez sur les irrégularités que vous avez remarquées en vous appuyant sur les managers
  • Mettre en place une solution de gestion des dépenses associée à une carte de paiement sécurisée représente la meilleure des garanties contre les irrégularités de notes de frais. 

Suivez-nous sur

Payez, Mooncard s'occupe du reste !

Articles récents