Urssaf et dématérialisation de la note de frais, quelle réglementation ?

Les justificatifs de note de frais peuvent être demandés en cas de contrôle par l'Urssaf ou de l'administration fiscale. En tant que Directeur Administratif et Financier, il est de votre responsabilité de pouvoir fournir ces justificatifs lorsqu'on vous les demande.

Si l’administration fiscale (FISC) accepte des justificatifs dématérialisés depuis longtemps, l’application dans le cadre de l’URSSAF est beaucoup plus récente : 1er juillet 2019. La dématérialisation reste une étape clé dans l’organisation des départements financiers, car elle permet de gagner en productivité dans la gestion et le contrôle.

Que dit la loi ? Que font les entreprises en pratique ? Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur cette dématérialisation, les avantages pour vous et les points de vigilance à observer.

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1 - Ce que dit la loi

En cas de contrôle, l'entreprise, et plus particulièrement le DAF, doit être en mesure de présenter tous les justificatifs de notes de frais demandés. Ils peuvent être exigés pour s'assurer que les remboursements effectués ont été réalisés dans le respect de la loi.

L'Urssaf les demandera par exemple pour vérifier que les remboursements concernent des dépenses exonérées de cotisations sociales, et le fisc pour valider les déductions de charges et les TVA prélevées par l'entreprise.

Ne pas être en mesure de présenter ces justificatifs, ou présenter des justificatifs dématérialisés qui n'ont pas valeur probante, peut entraîner une suspicion de fraude et mener à un redressement, il est donc dans votre intérêt de faire preuve de vigilance.

Depuis janvier 2012, les entreprises sont autorisées à dématérialiser leurs factures, c'est à dire à établir et recevoir des factures électroniques. Dès lors, dans ce cas précis, la dématérialisation est déjà effective par nature.

Ces nouvelles mesures ont pour objectif d'encourager la dématérialisation des processus initiés par l’État, mais aussi de réduire les coûts d’archivage.

La promulgation de l’arrêté du 22 mars 2017 (pour le Fisc) et l’arrêté du 23 mai 2019 (pour l’URSSAF) viennent compléter cette loi en permettant aux entreprises de numériser des factures émises au format papier pour les conserver au format numérique.

Deux textes de lois encadrent cette dématérialisation des justificatifs de frais professionnels. Les règles à respecter pour qu'une copie numérique soit considérée comme ayant une valeur probante y sont explicitées :

  • Le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pour l’Urssaf ;
  • L’article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales du 31 mars 2017 pour le fisc.

Les critères à respecter pour l'Urssaf et le fisc sont proches, la procédure décrite est la même. Ces critères concernent les conditions de dématérialisation, la manière d'archiver les justificatifs, mais aussi la garantie d'intégrité du document numérisé.

En respectant ces textes, le justificatif numérique des notes de frais est facilement établi, on peut ainsi parler de dématérialisation des justificatifs à valeur probante. Il va de soi que chacun des critères doit être respecté, un seul manquement suffit pour rendre le justificatif numérisé irrecevable en cas de contrôle.

Un point d’attention ici : Fisc et URSSAF ne s’étant pas alignés en même temps sur ces conditions, il en ressort que tous les justificatifs papier antérieurs au 1er juillet 2019 doivent être conservés ! Attention au redressement sinon !

2 - La dématérialisation en détail

Pour qu'une copie numérique soit recevable en cas de contrôle, elle doit respecter des règles strictes à chaque étape de son traitement, puis de sa conservation :

Il y a 6 étapes dans la dématérialisation d'une note de frais

Numérisation de la facture :

la copie numérique doit être identique à l'originale papier, ne pas avoir été modifiée ou retouchée... Le simple fait de recadrer une image suffit à rendre la copie numérique non conforme. La copie numérisée ne doit comporter aucun changement de couleurs, et plus encore si les couleurs présentes sur le document sont porteuses de sens (ex : montants négatifs en rouge).

Le fisc estime qu'un changement de couleur anodin sur un élément non porteur de sens, par exemple dans le logo, peut être accepté. Mais pour vous assurer une vraie tranquillité en cas de contrôle, le plus simple est encore d'éviter tout type de modification, à moins de pouvoir le justifier d'une manière imparable.

Enregistrement de la copie :

elle doit être enregistrée au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), ce sont les seuls formats numériques qui seront acceptés par les administrations en cas de contrôle. Attention : s'il vous est nécessaire de compresser le fichier pour une raison ou une autre, cette compression ne doit entraîner aucune perte d'informations.

Identification de la copie :

lors de la reproduction, toutes les informations liées à la copie doivent être précisées : contexte, date de création, qualité du procédé de reproduction dans lequel la copie a été effectuée... Ces éléments permettent de savoir dans quel cadre, quand et comment la numérisation des notes de frais a été effectuée.

Intégrité de la copie :

horodatage par au moins une source interne, cachet ou signature électronique fondée sur un certificat conforme. Cette étape importante permet l'identification des tiers lors de la signature numérique, mais aussi de garantir que la note de frais numérisée n'a subi aucun traitement ultérieur.

Documentation de la numérisation :

il est obligatoire de documenter le procédé mis en place pour numériser les factures et justificatifs de notes de frais. Cette documentation doit expliciter les différentes phases de la numérisation et les contrôles internes effectués à chaque étape.

Conservation des copies :

la conservation de la copie numérisée doit être assurée pendant toute la durée légale prévue par la loi. Cette conservation doit permettre d'éviter toute altération ou dégradation de la copie numérique et de son contenu, et ce, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale.

Un archivage à valeur probante des notes de frais ne peut être réalisé que par des prestataires de services de confiance, qui sont reconnus pour leur capacité à permettre ce type d’archivage. Vous ne pouvez donc pas vous contenter d'archiver ces données sur un disque dur interne quelconque de l'entreprise.

Cette procédure peut sembler contraignante, mais elle vous garantit la recevabilité de vos justificatifs dématérialisés, et une fois le processus lancé, elle vous permet de profiter plus globalement des nombreux atouts de la dématérialisation.

De nombreux prestataires de services se sont spécialisés dans ce domaine et peuvent vous accompagner dans la mise en place du process puis de son déroulement.

Il faudra bien sûr être attentif à choisir un partenaire fiable et qui connaît parfaitement la législation sur les justificatifs de note de frais, leur dématérialisation et leur archivage. Dans ce sens, il faudra ici privilégier la qualité et la fiabilité du service rendu au tarif proposé, car en cas de contrôle, vous serez le seul responsable.

3 - Une dématérialisation avantageuse

Cette dématérialisation des justificatifs présente de nombreux avantages. C'est une source d'économie : moins de gaspillage de papier, des protocoles de saisies et démarches administratives réduits, un gain de place dans l'entreprise...

De plus, en facilitant les échanges entre les services de contrôle et les services financiers, la dématérialisation permet également de gagner du temps, d'éviter des erreurs dans la gestion des notes de frais et d'avoir un suivi plus objectif. C'est donc toute la chaîne qui s'en trouve optimisée.

La dématérialisation fait gagner du temps, de l'argent et permet d'éviter les erreurs

Plus globalement, la note de frais dématérialisée, surtout lorsqu'elle s'accompagne d'outils comme une carte de paiement dédiée aux notes de frais ou une application de gestion des notes de frais, simplifie et accélère le circuit de validation.

Le salarié enregistre sa note de frais en quelques clics, le manager peut la valider aussitôt et le service administratif concerné pourra déclencher le remboursement plus rapidement. De plus :

  • Les notes de frais dématérialisées sont accessibles et consultables rapidement ;
  • Cette dématérialisation, de par la simplification de tout le process, permet de limiter la fraude et les erreurs. Les doublons sont facilement identifiés, les demandes non justifiées ou incohérentes également.
    Une application de gestion de notes de frais bien conçue permet également une remise en contexte de la dépense, on peut ainsi analyser facilement si la dépense et son montant sont justifiés.

Pour profiter au mieux des avantages de la dématérialisation des notes de frais et éviter tout écueil, il faudra posséder un système de numérisation certifié et qui répond aux exigences de l'Urssaf et du Fisc. Le choix du partenaire est, encore une fois, d'une importance capitale. Il faut également noter que ce basculement n'est pas sans incidence sur les collaborateurs.

Si les études indiquent que les salariés sont majoritairement favorables à la dématérialisation des notes de frais, il est indispensable de les accompagner dans ce changement, en les encourageant, en leur présentant les avantages pour eux comme pour l'entreprise, mais aussi en facilitant autant que possible ce changement important dans leurs habitudes. En tant que DAF, vous devrez ainsi veiller à la conduite du changement au sein de votre entreprise.

 La dématérialisation, un véritable gain de temps : Une étude menée par Concur en octobre 2017 a permis d'établir qu'un salarié met en moyenne 27 minutes pour remplir une note de frais en suivant les processus traditionnels. Par comparaison, la solution Mooncard, dont la carte de paiement dédiée aux notes de frais facilite la numérisation des justificatifs et leur enregistrement comptable, fait passer cette durée de 27 minutes à 20 secondes. Le gain de temps obtenu est ainsi considérable.

 

4 - Une dématérialisation qui nécessite cependant de la prudence

La loi sur la dématérialisation s'adresse d'abord aux factures émises et reçues par les entreprises, mais les justificatifs de notes de frais sont eux aussi concernés par cette dématérialisation. Dans ce cas précis, la vigilance est de mise : le champ d’application de l’arrêté du 22 mars 2017 se limite strictement aux factures établies originellement sur support papier.

Si l'Urssaf estime que ces justificatifs peuvent être acceptés, du moment qu'ils respectent les critères d'exigence décrits plus haut, le cadre juridique demeure flou.

Pour commencer, là où une facture comporte plusieurs mentions obligatoires prévues par loi, comme l'identité de l'acheteur ou un numéro de facture unique, il arrive fréquemment que ces mentions soient absentes sur un justificatif de notes de frais.

De plus, s'il est possible de numériser ces justificatifs pour les conserver, la loi ne prévoit rien quant à la suppression de l'original sur papier. Avant d'envisager toute destruction des justificatifs originaux des notes de frais, il faudra ainsi évaluer les risques : les copies numériques sont-elles fiables au sens fiscal 

Leur archivage est-il sécurisé ? Ces copies peuvent-elles être préservées dans des conditions optimales jusqu'au terme de la période définie ? La période définie de conservation est-elle arrivée à son terme ?

Il est ainsi déconseillé de procéder à la destruction des justificatifs papier de notes de frais, du moins, pas sans mesurer tous les risques au préalable. Et si vous décidez de le faire, il est essentiel de consulter d'abord un expert spécialisé dans ce domaine pour vous assurer de l'absence de risques de votre démarche.

En conclusion, vous pouvez numériser vos notes de frais et les présenter à l'Urssaf en cas de contrôle. Mais vous devez encore conserver les originaux sur support papier. Ils pourront vous être demandés, que ce soit par l'Urssaf si besoin, mais aussi par l‘administration fiscale.

La dématérialisation de la note de frais et des justificatifs présente de nombreux avantages pour l'entreprise et pour les employés. Mais ces avantages, permis par des lois qui vont dans le bon sens, ne doivent pas faire oublier l'encadrement très stricte de cette dématérialisation. En tant que DAF, cette lourde responsabilité vous incombe. Heureusement, en suivant nos conseils et en vous entourant de partenaires fiables, cette dématérialisation pourra être effectuée simplement et en conformité avec la loi.

Les trois points-clés à retenir :

- La loi autorise les entreprises à dématérialiser les factures et à numériser les justificatifs de note de frais.

- Les copies numériques doivent obéir à un certain nombre d'exigences pour avoir une valeur probante.

- L’URSSAF ne s’étant alignée sur le Fisc que depuis le 1er juillet 2019, les originaux sur support papier des justificatifs de note de frais antérieurs doivent être conservés.

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