TVA sur les frais professionnels : tout ce que vous devez savoir

TVA : 3 simples lettres pour un impact majeur

Rappelons brièvement ce qu’est la TVA ou Taxe sur la Valeur Ajoutée. La TVA est un impôt général directement facturé aux clients sur tous les produits et services qu’ils consomment. Les entreprises ne sont pas soumises à proprement parlées à cette taxe, elles sont l’intermédiaire entre l’Etat et le consommateur/le client.

En général la TVA vise toutes les opérations financières de l’entreprise et l’imposition liée à celle-ci.

La majorité des entreprises, hormis les microentreprises et les auto-entrepreneurs ont des obligations à respecter vis-à-vis de la TVA

Bien comprendre les règles applicables à la TVA c’est à la fois respecter les obligations fiscales et profiter de tous les remboursements de la TVA auxquels vous avez droit.

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Regardons ensemble dans quelles conditions et dans quelles circonstances elle peut être récupérable. Cet article va vous rapporter de l’argent !

La TVA impose ses règles et ses bases de fonctionnement. Faisons un petit tour du lexique de la TVA.

Fonctionnement de la TVA : les bases

La collecte de la TVA se fait auprès des clients et la récupération de la TVA se fait auprès des fournisseurs.

  • La TVA collectée : c’est la TVA que vous facturez directement à vos clients sur les ventes et les prestations que vous réalisez. En tant qu’entreprise, vous la collecter pour ensuite la reverser à l’Etat. Dans votre comptabilité, les données sont entrées dans le compte de TVA collectées numéro 4457.
  • La TVA déductible : c’est la TVA que vous payez à vos fournisseurs lorsque vous réglez une facture (achats et frais engagés). Cette TVA, l’Etat accepte de vous la rembourser via le service des impôts. Les données sont entrées dans le compte de la TVA déductible pour les achats d’immobilisation numéroté 44562 et 44566 pour les autres achats (TVA déductible sur autres biens et services). Rappelons que la TVA déductible ne s’applique qu’aux dépenses professionnelles.

En fonction du régime de TVA de votre entreprise (régime du réel normal de TVA, régime simplifié d’imposition à la TVA ou régime de la franchise en base TVA), vous définissez la période de déclaration de TVA. Habituellement, cette déclaration se fait tous les mois pour les entreprises soumises au régime du réel normal de TVA.

Finalement, la TVA payée au fournisseur est récupérable sur la TVA collectée. On peut donc dire que la TVA est neutre pour l’entreprise. Seul impact : possibilité qu’il y ait des décalages de trésorerie.

Rappel : Les dates de dépôt des déclarations varient en fonction du type de société et de la zone géographique.

Quelques chiffres-clés sur la TVA

Lorsque la TVA collectée auprès des clients est supérieure à la TVA avancée aux fournisseurs, l’entreprise est en « dette » et doit reverser au service des impôts l’excédent de TVA collectée.

Inversement, quand la TVA payée aux fournisseurs est supérieure à la TVA collectée auprès des clients, l’entreprise sera remboursée du montant net de TVA payé, soit en faisant la demande de remboursement de la TVA, soit en l’imputant sur les prochains excédents.

Taux de TVA en 2020

20 % : La TVA normale

C’est le taux de TVA appliqué sur la majorité des biens et services.

La dernière augmentation de la TVA normale date de 2014 (passage de 19,6% à 20%).

10 % : La TVA intermédiaire

Elle s’applique principalement aux travaux d’amélioration et de transformation.

Elle s’applique aussi dans la restauration sur les produits vendus pour une consommation immédiate ou pour les traiteurs, les services d’aide à la personne, les prestations d’hébergement et de transport, les médicaments non remboursés..

5,5 % : La TVA réduite

On la retrouve pour :

  • les produits conditionnés consommables ultérieurement ou les boissons non-alcoolisées,
  • pour les livres numériques
  • les équipements pour personnes handicapées,
  • la restauration scolaire,
  • les abonnements aux réseaux de fourniture d'énergie comme le gaz et l'électricité...

2,1% : Le plus petit taux de TVA

Elle concerne, par exemple, les médicaments remboursés par la sécurité sociale, la presse, la billetterie des spectacles...

Les services des impôts ne manquent jamais d’imagination, les taux de TVA sont très variés (en Corse, ils sont d’une moitié). Pour le détail complet, consultez la page : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23567

Récupération de la TVA : les conditions de forme et de fond

Récupération de la TVA : les conditions, dans la forme

Le taux de TVA doit apparaître sur le justificatif de paiement ou la facture de vos achats professionnels pour qu’elle puisse être récupérée

Dans les cas les plus pointus, tel que l’achat d’un immeuble, l’acte notarié fait office de justificatif d’achat. Tout comme le document douanier dans un cas d’importation de produits.

La TVA ne se suffit pas à elle seule. 4 lignes doivent figurer sur votre facture originale :

  • Le montant HT
  • Le montant de la TVA
  • Les différents taux de TVA appliqués
  • Le montant TTC.

Il est indispensable que la facture ou le justificatif de paiement soit établi au nom de la société et non pas à celui du salarié ou du dirigeant sous peine de ne pouvoir récupérer la TVA

Récupération de la TVA : les conditions, dans le fond

La TVA est déductible selon 4 conditions :

  1. L’achat doit être nécessaire à l’exploitation de l’entreprise. Les achats doivent engendrer une opération générant elle-même une collecte de TVA.
  2. Le produit ou service doit être utilisé au moins à 10% pour la réalisation de l’activité.
  3. Le bien ou le service doit être utilisé pour la réalisation d’opérations imposables à la TVA.
  4. Pour finir, la déduction de TVA ne doit pas être interdite par une disposition légale sur le bien ou le service.

Récupération de la TVA selon les différents types de frais professionnels

Frais de déplacement, frais de logement, frais de carburant… retrouvez la liste des cas où la TVA peut être déductible.

TVA sur les frais de restauration

L’achat de nourriture ou les frais de restauration doivent être effectués dans l’intérêt de l’entreprise. Par exemple dans le cas d’un repas d’affaire avec des clients ou prospects.

La TVA est également récupérable pour une réception à laquelle sont conviés plusieurs clients

Pour que la TVA sur les frais de repas soit déductible, ils devront être justifiés par un déplacement professionnel. Il sera impossible de déduire la TVA sur des frais de repas ayant été pris près des locaux de la société.

TVA sur les frais de logement

Dans la liste des frais déductibles, vous pouvez rayer de la liste les frais de gaz et d’électricité tout comme les frais d’hôtel ou les frais de logement des salariés… qu’importe leur place dans la hiérarchie de l’entreprise !

Astuce : Dans le cas de frais d’hébergement pour lequel un repas est compris (dîner, petit-déjeuner), il est intéressant de faire spécifier par l'hôtel les montants de chaque prestation et de la TVA que vous pouvez ainsi récupérer sur le repas.

Les frais de TVA déductibles sont les frais de logement des tiers à l’entreprise ou les dépenses relatives à la fourniture à titre gratuit.

On prend également en compte les frais de logements pour le personnel de sécurité ou de gardiennage par exemple.

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TVA sur les frais de déplacement

Frais non déductibles Frais déductibles
  • Frais kilométriques
  • Dépenses d'acquisition, de location et d'entretien
  • Véhicules utilitaires (camionnettes, camions, tracteurs...)
  • Véhicules de tourisme
  • Véhicules donnés en location
  • Frais de péage
  • Véhicules et voiliers de compétition

TVA sur les frais de carburant

La TVA varie selon le type de véhicule utilisé, il faut faire la différence entre les véhicules utilitaires (notés VU sur la carte grise) et les véhicules de tourisme (notés VP).

  VU VP
Essence Jamais déductible
Gazole et E85 Déductible à 100% Déductible à 80%
GPL et GNV Déductible à 100%
Électricité pour les véhicules électriques Déductible à 100%

Lorsque la TVA ne peut être déduite qu'à 80%, les 20 % restants doivent être rentrés dans la comptabilité et mentionnés comme charges.

Autres achats professionnels dont la TVA est déductible

  • L’achat de vêtements de travail ou de protection,
  • les frais de stationnement,
  • les dispositifs mis en place pour le personnel (les crèches, les machines à café ou la salle de sport par exemple)
  • ou encore les factures téléphoniques.

En respectant les règles relatives à la récupération de la TVA sur vos notes de frais vous évitez les risques en cas de contrôle fiscal par l’URSSAF.

Délai impératif de déclaration : Attention, notez de faire votre déclaration avant la date limite (en générale le 22 du mois), tout retard donnera lieu à une pénalité de 10% du montant dû.

La TVA intracommunautaire

Les entreprises inscrites dans les États de l’Union Européenne et qui effectuent entre elles du commerce de services ou de produits sont sujettes à la TVA intracommunautaire et possèdent alors un numéro d’identification fiscal individuel délivré par l’administration fiscale.

Le compte TVA intracommunautaire collecté est compensé par le compte TVA déductible intracommunautaire.

Elle est alors gérée de 2 manières :

  • Elle est payée au taux de TVA du pays si l’achat est effectué dans le pays lui-même.
  • La TVA n’est pas payée si l’achat est payé en France avec livraison par le fournisseur. Il est possible de déclarer un montant de TVA identique à la TVA qu’il aurait payé en France puis de la récupérer directement.

Lors de l’achat d’un bien Hors taxe, on passera une écriture de TVA déductible (compte 445662) et une écriture de TVA due même montant (TVA identique à la France) et à la même date (d’achat).

Points clés à retenir:

  • Apprenez les règles de fonctionnement de la TVA pour respecter les conditions et savoir quand elle est récupérable.
  • Prenez en compte les différents taux de TVA en fonction de l’achat effectué et de votre secteur d’activité.
  • Respecter les conditions de fond et de forme et comprendre les différents types de frais professionnels pour éviter de vous retrouver dans des cas où la déduction de la TVA est interdite.

Finalement, on collecte la TVA sur les ventes et l’on déduit la TVA sur les achats. Il est ainsi conseillé d’être accompagné par un logiciel de facturation et de comptabilité pour faciliter la gestion comptable et éviter au maximum les risques d’erreurs. »

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