Comment traiter une note de frais en taxi ou Uber ?

Le 09.05.2021

  

Les notes de frais sont plutôt simples à gérer lorsqu’il s’agit de rembourser un trajet en avion, en train ou même la location d’une voiture. Cependant, les choses apparaissent plus complexes quand il s’agit de trajets en taxi ou Uber. Voici tout ce que vous devez savoir pour bien gérer et rembourser ces notes de frais.

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Comment traiter une note de frais de taxi ?

La gestion des notes de frais en taxi demande une grande vigilance. Contrairement à un billet de train ou d’avion, où le détail du trajet et son montant sont clairs et vérifiables, un trajet en taxi est bien plus nébuleux.

Comment savoir si le montant n’a pas été gonflé de quelques euros ? Ou si le salarié n’a pas profité de l’occasion pour faire un détour ?

Si la gestion des notes de frais en taxi doit être clarifiée, comme nous allons le voir par la suite, vous avez également tout intérêt à garder à disposition un référentiel des trajets les plus courants.

Par exemple, si à trajet égal un collaborateur présente une note de frais bien plus élevée que celle d’un autre collaborateur, il y a sûrement matière à creuser : le salarié peut avoir gonflé la note, mais cela peut aussi venir d’un conducteur de taxi qui a fait des détours inutiles et qu’il vaudrait mieux éviter à l’avenir.

Clarifier dans quel contexte utiliser un taxi

Pour éviter les erreurs et abus, la première chose à faire est de clarifier ce type de dépenses dans votre politique de notes de frais.

Bien sûr, il faut rappeler que pour être remboursée, une note de frais de taxi doit obligatoirement avoir été établie dans le cadre d’une mission professionnelle, peu importe l’objectif du déplacement ou la distance parcourue. Si la raison n’entre pas directement dans le cadre professionnel, vous n’êtes pas supposé rembourser ce trajet.

En ce qui concerne la politique de note de frais, vous devez y préciser clairement :

  • Dans quelles circonstances l’usage d’un taxi pour se déplacer est accepté .
  • Quelle est la distance maximum qu’un salarié peut effectuer en taxi .
  • Quelles sont les exceptions possibles : c’est à vous de déterminer quelles peuvent être ces exceptions, par exemple pour se rendre à une réunion urgente, le recours au taxi en cas de perturbations dans les transports publics, des trajets effectués tard le soir quand la présence du salarié était exceptionnellement requise dans l’entreprise, ou même en cas de soirée corporate lorsque de l’alcool a été servi... Soyez aussi exhaustif que possible, afin de parer à toute éventualité .
  • Comment procéder lorsque le déplacement en taxi est fait avec un client.

Pensez également à préciser votre position sur l’usage des VTC ou des solutions comme la moto-taxi ou Uber : si les salariés peuvent y avoir recours et, si c’est autorisé, dans quels contextes, pour quelle distance, etc.

Plus votre politique de note de frais est claire et précise sur l’usage des taxis, plus il est simple pour les employés de connaître les limites à ne pas dépasser. Cela vous assure aussi une plus grande transparence et vous évite de potentiels problèmes en cas de contrôle.

2012 : Une nouvelle réglementation pour les notes de frais des taxis

Pendant longtemps, contrôler les notes de frais pour des déplacements en taxi était complexe : il n’y avait pas toujours de factures remises, ou bien les factures n’étaient pas suffisamment claires ou détaillées. Un arrêté du 10 septembre 2010, applicable depuis le 1er janvier 2012, a permis un meilleur encadrement des factures de taxi.

Cet arrêt  précise qu'il devient obligatoire pour le conducteur du taxi de remettre automatiquement une facture pour tout déplacement d’un montant au moins égal à 25 €. Pour les trajets d’un montant inférieur, la remise est facultative, c’est au client de demander une facture au conducteur. Attention aux salariés pressés qui oublieraient de la demander !

La remise de la facture doit être faite à la fin de la prestation et avant le paiement. C’est là qu’il faut être particulièrement vigilant, car un salarié pressé pourrait quitter le taxi sans avoir demandé la note. Comme elle n’est pas obligatoire pour une somme inférieure à 25 €, le conducteur ne lui proposera pas spontanément. Il est ainsi essentiel de bien rappeler aux salariés qu’ils doivent absolument obtenir une facture s’ils veulent être remboursés !

Si le conducteur de taxi ne dispose pas d’une imprimante pour la facture, cette dernière peut être établie à la main. Dans tous les cas, les mentions portées dessus sont les mêmes et le conducteur doit établir la note en deux exemplaires, un original pour le client et un duplicata pour le conducteur, qu'il devra conserver durant deux ans.

À noter que les conducteurs de taxi ont l’obligation d’afficher ces différentes dispositions dans le véhicule. Cet affichage doit également indiquer que le client a le droit de demander à ce que son nom soit mentionné sur la facture, tout comme il peut demander la mention des lieux de départ et d’arrivée.

Que doit contenir la facture du taxi ?

Voici les différents éléments qui doivent apparaître sur une facture de taxi pour être recevable dans le cadre d’un remboursement :

  • La date de la course ;
  • L’heure de début et de fin de la course ;
  • Le nom ou la dénomination sociale du taxi (ou de la compagnie de taxis) ;
  • Le numéro d’immatriculation du véhicule ;
  • L’adresse postale à laquelle peut être adressée une réclamation ;
  • Le montant de la course minimum ;
  • Le prix T.T.C. de la course hors suppléments ;
  • Le prix T.T.C. de la course suppléments inclus (pourboire, valises volumineuses...) et, dans ce cas, le détail des suppléments facturés.

Comme nous l’avons vu précédemment, le client, ici votre salarié, peut en outre demander à ce que le conducteur ajoute sur la note :

  • Le nom du client ;
  • Le lieu de départ et d’arrivée.

Selon votre politique de note de frais, vous pouvez également demander à ce que le salarié ajoute à la main la raison de son déplacement et le nom des personnes qui l’accompagnaient.

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Qu’en est-il de la T.V.A. des taxis ?

La facture de taxi remise au salarié doit comporter le montant T.T.C et le montant H.T. Depuis le 1er janvier 2014, les taxis sont imposables à un taux de T.V.A de 10 %. Cependant, il ne sera pas possible de collecter le montant de la T.V.A, puisque la T.V.A sur les transports de personne n’est jamais déductible, qu’il s’agisse d’un taxi ou d’un train.

Le taxi à l’étranger

Le taxi est une solution souvent privilégiée lors d’un déplacement à l’étranger. Cela permet de se rendre aisément d’un point A à un point B sans se soucier des horaires ou itinéraires des transports publics, ou des subtilités à connaître lorsque l’on planifie un trajet dans une ville inconnue. Dans ces conditions, il est difficile de reprocher à un salarié d’opter pour le taxi, même lorsque cela coûte plus cher.

Mais prendre le taxi dans un pays étranger n’est pas sans poser problème lorsqu’il s’agit des notes de frais : parfois, aucune facture n’est remise ou bien celle-ci est indéchiffrable ou rédigée dans une langue étrangère. Il n’est malheureusement pas rare de constater que certains salariés en profitent pour gonfler la note...

Pour éviter ces écueils, le plus simple est donc de recommander à vos salariés, quand c’est possible, de privilégier des compagnies disposant de l’équipement nécessaire pour faciliter la transaction, comme le recours à une application mobile avec un paiement par carte bancaire.

Dans certains cas, le trajet est en plus automatiquement enregistré dans l’application mobile, il est par conséquent impossible de se tromper (volontairement ou non) sur l’itinéraire effectué et le montant à payer ! Utiliser ces applications facilitera également la vie de vos collaborateurs.

Pour éviter le problème des justificatifs perdus (et difficilement retrouvables lorsqu’il s’agit d’un voyage à l’étranger), vous pouvez également vous tourner vers des applications de gestion de notes de frais.

Certaines permettent de prendre directement en photo la facture pour la joindre à la note de frais qui sera immédiatement transmise à l’entreprise. Ces applications, lorsqu’elles sont bien conçues, permettent en outre de convertir automatiquement les devises, ce qui est très pratique.

Comment traiter une note de frais d’Uber ?

Le service Uber connaît un grand succès, autant auprès des particuliers que des entreprises. L’un de ses points forts est la facilité pour trouver un conducteur, peu importe l’heure ou le lieu où l’on se trouve ; c’est ainsi plus pratique et bien souvent plus rapide. Comme les conducteurs sont en plus notés, cela limite les risques de voir l’itinéraire inutilement prolongé ou d’avoir un service de piètre qualité. De plus, le prix est défini automatiquement avant la course, ce qui permet d'éviter les arnaques ou mauvaises surprises.

Concernant la note de frais plus précisément, c’est aussi un véritable atout, surtout à l’étranger, puisque c’est l’assurance de pouvoir payer par carte bancaire et d’obtenir une facture de frais de déplacement.


Traiter une note de frais Uber quand votre entreprise n’a pas de plateforme dédiée

Certaines entreprises ne disposent pas d’outils dédiés pour centraliser et gérer les notes de frais. Il faut alors s’en remettre aux méthodes traditionnelles. Dans ce cas, la note de frais Uber sera traitée comme n’importe quelle autre note de frais :

  • S’il s’agit d’un déplacement simple, c’est-à-dire se rendre d’un point A à un point B directement, utilisez le compte 6251 « voyages et déplacements » ;
  • S’il s’agit d’un déplacement long, incluant d’autres modes de transports comme un train ou un avion, ou des frais de repas et d’hébergement, utilisez le compte 6256 « missions ».
  • Lorsque le salarié recevra son reçu Uber par mail, il pourra vous le transférer pour qu’il soit ajouté à la note de frais.

Pour faciliter la gestion des notes de frais, Uber propose également une offre « Business » dédiée aux entreprises dont les salariés utilisent ses services. Cet outil permet de centraliser tous les déplacements professionnels effectués par vos salariés : le collaborateur pourra alors indiquer un code qui permettra à la note de frais d’être automatiquement enregistrée dans le récapitulatif des déplacements qu’Uber transmet à l’entreprise chaque mois.

Vous aurez ainsi un aperçu clair de tous les déplacements effectués par vos salariés pour mieux contrôler et gérer les remboursements.

Uber simplifie les notes de frais avec Rydoo

Rydoo est une solution de gestion de notes de frais qui intègre directement depuis septembre 2018 l’entreprise Uber. Cela simplifie encore la gestion des notes de frais, puisqu’en utilisant l’outil Rydoo, les salariés peuvent enregistrer leurs déplacements en Uber en temps réel sur l’application. Cette solution simple et rapide est très avantageuse : la note de frais est enregistrée et transmise à votre service comptable dès que le salarié sort du Uber, sans aucune démarche supplémentaire de sa part !

Vous savez à présent comment gérer les notes de frais concernant des déplacements professionnels en taxi ou en Uber. Pour vous faciliter la tâche, gagner du temps et limiter les risques de fraudes ou d’erreurs, pensez à vous tourner vers des solutions de gestion de la note de frais. Simples à mettre en place, ces solutions vous assurent un plus grand contrôle sur les dépenses et remboursements.

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Article réédité le 27/04/21.

Automatisation des notes de frais : Les clés pour prendre la bonne décision

Par Tristan Leteurtre

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