Frais kilométriques, remboursement de repas, frais déductibles : pas facile de s’y retrouver. Voici un guide pour tout savoir sur les notes de frais de déplacement et comment les gérer parfaitement et rapidement !
Les notes de frais de déplacement représentent un enjeu majeur pour les chefs d’entreprises comme pour les collaborateurs et peuvent être l’occasion :
- soit de frais supplémentaires
- soit d’économies selon la manière dont elles sont traitées.
Voici nos solutions pour réaliser des économies sur ces frais :
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Un modèle de note de frais type et les justificatifs à fournir
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Déclarer ses frais professionnels pour des réductions d’impôt.
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L’implémentation d’une solution de gestion des notes de frais : simplicité et fiabilité.
Mettre en place un processus structuré et structurant
Un tel processus doit être utile aux collaborateurs, aux services comptables, et à la direction.
Au cours d’un voyage d’affaires, les notes de frais ne représentent pas un enjeu majeur pour vos collaborateurs, et c’est bien normal.
Cependant, il est impératif, qu’à la suite du voyage, les dépenses d’entreprise soient justifiées et que les notes de frais soient correctement remplies, avant d’être transmises au service comptable.
La solution ?
- Mettre en place une gestion standardisée des notes de frais pour un contrôle et une visibilité accrue sur l’état de traitement de chaque note de frais.
- Simplifier autant que possible gestion des notes de frais pour vos collaborateurs.
- Fixer les modalités et les conditions de remboursement des notes de frais de vos collaborateurs. Cela rassurera les salariés qui seront certains d’être remboursés !
Structurer, et cadrer le traitement des notes de frais de déplacement permettra à vos collaborateurs de voyager l’esprit léger et d’accélérer le processus de traitement et de remboursement des dépenses d’entreprise.
Un modèle de note de frais type et les justificatifs à fournir
Il est judicieux de fournir un modèle de note de frais type à vos collaborateurs. Cela permettra d’harmoniser les différentes notes de frais pour une efficacité de traitement.
Le modèle doit être paramétrable par le collaborateur et s’adapter aux différents moyens de transport qu’il peut être amené à emprunter. Ainsi, fournir à vos collaborateurs un modèle de note de frais kilométrique les aidera grandement.
Indiquer les justificatifs à fournir sur le modèle de note de frais est une bonne idée. Pour les frais kilométriques, indiquer les modalités de remboursement en fonction du moyen de transport utilisé est également une bonne idée (Kilométrage, lieu, puissance du véhicule…).
Le calcul des indemnités kilométriques se base sur la distance parcourue, le nombre de chevaux fiscaux du véhicule, ainsi que les frais d’essence, le cout de la dépréciation du véhicule et la prime d’assurance.
Autant de critères que le collaborateur n’a pas forcément en tête lors de son déplacement et qu’il est néanmoins indispensable de renseigner pour bien justifier la dépense.
Déclarer ses frais professionnels pour des réductions d’impôt.
Avoir une bonne gestion des notes de frais de déplacement est nécessaire…
… mais également utile.
Une gestion efficace et sans bavures des notes de frais vous permet de gagner du temps et de la productivité. Elle vous permet également de ne pas payer plus d’impôt que de raison.
Une dépense professionnelle, éligible et correctement déclarée, est une charge déductible du résultat fiscal.
Il est donc avantageux de déclarer les dépenses professionnelles, pour les chefs d’entreprise comme pour les collaborateurs. Il est dès lors absolument nécessaire que ces dépenses soient parfaitement comptabilisées et justifiées.
Prenez garde, néanmoins, à ne pas augmenter artificiellement les salaires en créant anormalement des dépenses d’entreprise pour vos salariés.
En cas de contrôle, l’URSSAF vous prendrait en défaut.
Déduisez vos dépenses d’entreprise nécessaires de votre impôt, mais ne gonflez pas artificiellement ces dépenses. Un redressement fiscal est vite arrivé et très dommageable pour vous.
Quel modèle de remboursement choisir ?
1. « Frais réels » ou « forfait » ?
Il s’agit des deux manières de procéder pour rembourser le collaborateur de ses dépenses de déplacement.
Le remboursement des « frais réels » s’effectue sur présentation des justificatifs et permet d’avoir une visibilité totale sur les dépenses effectuées par le collaborateur.
Avec le remboursement au « forfait » : l’entreprise rembourse de manière forfaitaire les dépenses des employés selon un barème défini par l’URSSAF.
Par exemple, en 2018, le niveau de remboursement maximum d’un repas pour le collaborateur est de 18,60€.
Ce mode de remboursement présente l’avantage d’être bien moins lourd à gérer administrativement mais il peut occasionner des dépenses plus importantes pour votre entreprise. Cela s’explique par un contrôle et une visibilité partielle sur les dépenses de vos collaborateurs.
2. Quel est le meilleur système ?
Les deux !?
Il est possible de mélanger les deux types de remboursement.
Dans le cas des dépenses professionnelles régulières, mieux vaut recourir au système du remboursement au « forfait » qui vous épargnera de nombreuses lourdeurs administratives.
En revanche, si les dépenses sont exceptionnelles, le remboursement des « frais réels » est plus approprié.
L’implémentation d’une solution de gestion des notes de frais : simplicité et fiabilité.
Mélanger les deux modes de gestion des notes de frais peut à la longue s’avérer fastidieux et peu clair.
Adopter une solution de gestion des notes de frais présente un double avantage :
- Elle évite à vos collaborateurs de remplir des dizaines de notes de frais
- et elle permet à votre service comptable d’avoir une visibilité parfaite sur l’engagement et le remboursement des dépenses d’entreprise.
Dans le cas des collaborateurs effectuant des dépenses très régulièrement, leur confier une carte bancaire d’entreprise leur fera gagner beaucoup de temps et représente un coût modeste pour l’entreprise.
Veillez néanmoins à mettre en place des garde-fous pour vérifier que les dépenses effectuées sont justifiées.
Points clés à retenir :
- Établissez des processus structurés et structurants pour contrôler les dépenses d’entreprise, assurer un remboursement rapide et un traitement sans bavures.
- Gardez en tête que les frais professionnels diminuent le résultat fiscal et donc l’impôt.
- Arbitrez entre remboursement des « frais réels » et remboursement au « forfait ».
- L’implémentation d’une solution de gestion des notes de frais et l’octroi de cartes d’entreprise permettront à vos collaborateurs et à votre service comptable de gagner un temps précieux.
