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Télétravail : comment se faire rembourser les frais ?

Que vous soyez au bureau ou à la maison, gérer les notes de frais reste une activité chronophage et peu plaisante. On pourrait même parler des notes de frais comme un fardeau tout-terrain. Pour en savoir plus sur les notes de frais, on vous renvoie à nos articles du blog sur le sujet.
Comment se faire rembourser des dépenses professionnelles occasionnées dans le cadre du télétravail ? Pour commencer, rapprochez-vous de votre entreprise pour connaître les différents frais qu’ils prennent en charge et le format de remboursement qu’ils proposent (et toutes autres mesures mises en place).

Quels sont les frais concernés par le remboursement par l’entreprise ?

Les types de frais concernés par le remboursement sont au nombre de 3 :

  • Les frais liés à l’aménagement d’un espace privé en un espace professionnel,
  • Les frais fixes et variables liés à l’utilisation fonctionnelle d’un espace privé pour un usage professionnel,
  • Les frais liés à l’équipement matériel de l’espace.

L’employeur peut procéder à deux types de dédommagement pour les frais professionnels avancés par le collaborateur dans le cadre du télétravail :

  • Le versement d’allocations forfaitaires couvrant les frais liés au télétravail : il s’agit d’une somme fixe versée par l’employeur qu’importe les montants associés à la part de la consommation professionnelle dans les dépenses avancées. Cette somme doit être précisée dans les accords liant le télétravailleur et l’entreprise. Avantages : le salarié n’a besoin ni de faire de notes de frais ni d’apporter des justificatifs pour obtenir ce versement. Ce versement est encadré par l’URSSAF : cette allocation est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 10 € par mois lorsque le salarié ne fait du télétravail qu’une fois par semaine. Le montant de l’allocation s’élève à 20 € par mois lorsque le salarié fait du télétravail deux fois par semaines. Le montant de l’allocation augmente ainsi par dizaine d’euros par mois pour chaque journée en télétravail supplémentaire.
  • Le remboursement sur facture ou remboursement au réel : le salarié en télétravail est remboursé de l’intégralité des dépenses qu’il a effectuées dans le cadre de son activité professionnelle - sommes qu’il a dû avancer.

Le montant des remboursements des notes de frais perçus par un collaborateur doit figurer sur son bulletin de salaire à la fin du mois. Pour faciliter le travail des services comptables et de celui des ressources humaines le cas échéant, il est intéressant pour l’entreprise d’investir dans un outil de gestion comptable tout-en-un 100% compatible avec le service des gestions de notes de frais. Cela a plusieurs avantages : gain de temps, gain de productivité et diminution du risque d’erreurs, de doublons ou encore d’oublis dus à la manipulation des données par plusieurs départements. Cela est rendu possible par la suppression de certaines étapes de validation dans le processus de gestion comptable. C’est d’ailleurs pendant le confinement que l’importance de la transformation digitale est apparue clairement. Les entreprises qui avaient dématérialisée la gestion de leurs notes de frais professionnels ont sorti leur épingle du jeu au cours de cette période : elles étaient beaucoup plus réactives ! Nombreux sont les collaborateurs qui ne peuvent pas attendre trop longtemps pour se faire rembourser certains achats, le paiement de leur loyer ou bien les frais quotidiens en dépendent.
Grâce à un traitement des notes de frais efficace, les remboursements se font plus rapidement.

Quelles solutions pour faciliter la gestion des notes de frais, même à distance ?

Opter pour une solution de gestion facile et simple à utiliser même à distance : confort pour les collaborateurs, stress en moins pour les responsables. Avec Mooncard, la gestion des notes de frais n’a jamais été aussi rapide. Ce que permet Mooncard :

  • En munissant vos collaborateurs d’une carte de paiement Mooncard pendant le télétravail, vous les libérez du poids de la gestion des notes de frais puisque tout est automatisé. Avec Mooncard, ils n’auront plus qu’à valider les données pré-remplies.
  • Vous pouvez bien sûr appliquer directement aux cartes vos politiques de dépenses en période de télétravail généralisé ou nominativement par collaborateur : définissez les plafonds par type d’achats, définissez les types d’achats autorisés ou non, …

A vous de jouer !
Rapprochez-vous de votre entreprise, demandez des informations sur les mesures mises en place concernant les frais en télétravail et faites la liste de vos dépenses qui entrent dans les cases. Munissez-vous des justificatifs si besoin et hop, envoyez tout ça* ! Dans cette tâche mensuelle voire quotidienne, Mooncard est votre meilleur allié. N’hésitez pas à demander une démo pour vous en convaincre !

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