Télétravail : les frais professionnels et notes de frais même en WFH*

Télétravail et frais professionnels : de quoi on parle ?

Vous vous souvenez de cette boule d’excitation qui menaçait à tout moment d’éclater lorsque votre responsable vous annonçait qu’il vous était possible dès le lendemain de faire du télétravail pour une voire plusieurs journées ? Dans la culture du travail, il était impensable de dissocier la vie professionnelle de l’espace qu’est le bureau. Le COVID-19 a changé la donne et de nombreuses entreprises qui étaient fermement opposées au télétravail se sont retrouvées à devoir appliquer la norme de travail en confinement pour continuer leur activité. Certains en sortent adeptes du télétravail, d’autres moins voire pas du tout. Nous n’allons pas évoquer la perméabilité de la ligne séparatrice entre vie privée et vie professionnelle au télétravail dans cet article mais plutôt des frais engendrés par le télétravail. De nombreuses vidéos sont apparues sur le net présentant des tutos pour aménager son espace de travail : nouveau bureau, nouvelle prise, plantes, webcam, micro, casque … Le télétravail a été pour beaucoup de Français synonyme d’adaptation : intellectuellement et financièrement. En tant que collaborateur, l’entreprise est-elle tenue de vous dédommager pour les surplus de frais engendrés par le télétravail ? Si la réponse est oui, ces frais entreraient dans la catégorie des frais professionnels et feraient l’objet de notes de frais. Dans le cas contraire, tout serait à votre charge.

* WFH : Work from home

Télétravail : ce que dit la loi

EN BREF. D’après le Code du Travail, le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. ». Depuis 2012, la loi confère au télétravail le même statut que le travail au bureau. En ce sens, à l’image des salariés présents au bureau, tous les coûts liés à l’exercice de l’activité professionnelle à distance sont à la charge de l’employeur. Tous, vraiment ? Poursuis ta lecture pour identifier les frais que l’on peut qualifier de frais professionnels dans le cadre du télétravail.

Le télétravail doit bien sûr faire l’objet d’un commun accord entre le salarié et l’entreprise. Cette dernière en définit les modalités (durée, fréquence, disponibilité horaire, contrôle du travail et régulation de la charge de travail …). Il est obligatoire de garder une trace écrite de cet accord. Rappelons-le, le télétravail n’est ni un droit ni une obligation, sauf en cas de force majeure comme ça a été le cas pour le confinement, COVID-19 oblige.

Quels sont les frais professionnels liés au télétravail pris en charge par l’entreprise ?

Il n’est pas nécessaire de préciser qu’on ne travaille pas de la maison comme on travaille depuis nos bureaux. Le rapport qu’on a avec notre espace de travail délimite une certaine perméabilité de la vie professionnelle et de la vie privée : il s’agit d’en faire un espace personnalisé, familier mais adapté en termes de logistique (matériel informatique, logiciels, fourniture de bureaux …) à un travail de longue durée. Ainsi, comme précisé plus haut, les dépenses engagées par le collaborateur en télétravail pour restructurer son espace bureau peuvent donc être considérées comme des dépenses professionnelles. Afin d’éviter toute ambiguïté sur ce qui est ou n’est pas à la charge de l’employeur, il est important pour l’entreprise d’en définir le cadre en amont à l’image des réglementations autour des politiques de dépenses professionnelles (plafonds, régulation, accès autorisés ou refusés, …). L’employeur est donc amené à :

  • Définir avec précision les coûts liés aux équipements de travail qui seront à la charge ou non de l’entreprise,
  • Définir les plafonds associés à chaque type de dépenses,
  • Définir les modalités de remboursement.

Ces précautions sont nécessaires afin d’éviter les risques de fraude comme l’achat d’une chaise de bureau en cuir à plus de 300 euros par exemple. Un achat non-indispensable, qui s’apparente à un achat personnel.

On décompte tout de même trois grands postes de dépenses en télétravail identifiés généralement dans la charte de l’entreprise comme des dépenses remboursables par les employeurs :

  • Les dépenses liées à la technologie et l’informatique : matériel informatique (micro, casque, webcam, enceinte, installation/achat logiciels, …) et abonnements (Slack, Zoom, …)
  • Les dépenses liées à l’aménagement de l’espace privé pour l’adapter au travail : achats fournitures de bureau (bureau, chaise, mobiliers de rangement, papeterie, …) etc.
  • Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage personnel : consommation en électricité, chauffage, climatiseur, …

Attention : si l’employeur met à disposition du salarié un local pour le télétravail et que ce dernier désire travailler depuis son domicile, l’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les réclamations de frais d’occupation d’un espace privé pour un usage professionnel associées au salarié.

Pour aider les employeurs, l’URSSAF a mis à disposition un tableau des frais engagés par le salarié en télétravail. L’URSSAF précise qu’en règle générale, l’employeur est chargé de fournir, d’installer et d’entretenir les équipements nécessaires au télétravail - lorsque ce dernier est régulier - sauf si le salarié utilise son propre équipement. Sont aussi couverts tous les coûts liés à la communication.

Une des difficultés pour l’employeur est de déterminer avec précision la part « professionnel » d’une consommation plus générale du salarié à partir de données fournies par ce dernier ; c’est le cas par exemple du nombre d’heures de connexion consacrées par le collaborateur à l’exercice de l’activité professionnelle. Afin d’être exonéré de cotisations sociales, il faut justifier l’usage professionnel de chaque dépense. Si, l’évaluation de l’utilisation professionnelle ne repose que sur une simple déclaration des salariés, elle est retenue en franchise de cotisations dans la limite maximale de 50 % du nombre d’heures d’usage total.

Si on prend l'exemple des frais fixes (loyer, taxe d’habitation, taxe foncière, charges de copropriété et l’assurance multirisque habitation), la valeur réelle des frais professionnels sera calculée selon la quote-part réellement supportée au titre du local affecté à un usage professionnel au prorata de la superficie totale de l’habitation principale. L'URSSAF donne l'exemple (vous le retrouverez dans le tableau) d'un appartement de 70 m² dont 10 m² sont consacrés à l’usage professionnel. Avec des frais mensuels qui s’élèvent à 370 € pour le loyer, à 35 € de taxe d’habitation et d'une prime d’assurance à 15 €, le montant des frais déductibles s’élève finalement à hauteur de : 420 x 10 / 70, soit 60 €.

On rappelle qu’un salarié en télétravail est un salarié comme les autres. Si les salariés de l’entreprise bénéficient d’avantages sociaux comme les titres-restaurant ou les chèques vacances, le télétravailleur doit aussi en bénéficier. Même chose pour les frais de transport.

A vous de jouer ! Rapprochez-vous de votre entreprise, demandez des informations sur les mesures mises en place concernant les frais en télétravail et faites la liste de vos dépenses qui entrent dans les cases. Munissez-vous des justificatifs si besoin et hop, envoyez tout ça* ! Dans un prochain article, on vous en dira un peu plus sur le remboursement des dépenses professionnelles occasionnées par le télétravail. N’hésitez pas à vous tenir au courant des nouveaux articles du blog Mooncard !

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