Télétravail et épidémie : quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place ?

En cas d'épidémie, le télétravail reste la meilleure option, tant pour protéger les salariés que pour permettre la poursuite de l'activité de l'entreprise dans les meilleures conditions.

Le télétravail pourra être mis en place par l'entreprise, mais il peut aussi être directement imposé par l'État lorsque la situation l'exige pour protéger la population et limiter les risques sanitaires.

Voici les bonnes pratiques à mettre en place pour s'y préparer, ou tout simplement pour faire face lorsque l'entreprise se retrouve au pied du mur.

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Le Coronavirus (Covid-19) : quand l'épidémie prend les entreprises de cours

L'épidémie de Coronavirus, ou Covid-19, a longtemps été minimisée, à tel point que lorsque les premières mesures de protection ont été mises en place en France, tout le monde a été pris de cours.

Quasiment du jour au lendemain, la plupart des entreprises ont dû faire face à la fermeture des lieux de travail, mettant au chômage technique un grand nombre de leurs salariés.

Et même avant d'en arriver là, faute d'informations concrètes et de moyens, les salariés ne disposaient sur le lieu de travail d'aucune protection de type masques, gants, lunettes ou gel hydroalcoolique. Autant de risques de se mettre en danger et de propager le virus.

Le télétravail se développe progressivement depuis quelques années : plus simple, pratique, écologique et économique, il a également une incidence positive sur l'absentéisme, la productivité et la satisfaction des salariés. Un véritable combo gagnant. Pourtant, de nombreuses entreprises se montrent encore réticentes.

Les grèves massives qui ont paralysé la France durant l'année 2019 ont déjà démontré que le télétravail pouvait être une réelle solution en cas de crise, mais là encore certaines sociétés n'en ont pas tenu compte, reportant la charge de s'organiser aux salariés.

À présent, l'épidémie du Covid-19 rabat les cartes et transforme ce qui n'était qu'une bonne idée envisageable en une nécessité. Avec la mise en place d'une période de confinement dès le 17 mars 2019, les entreprises n'ont plus le choix : les travailleurs dont l'emploi n'est pas vital à la bonne marche du pays doivent rester chez eux.

Comment les entreprises doivent-elles se préparer au télétravail ?

Comment préparer l'entreprise face à une épidémie ?

Les conseils suivants seront particulièrement utiles en cas d'épidémie, mais ils pourront tout autant vous aider à faire face à n'importe quelle crise future.

Pour préparer l'entreprise à une épidémie :

  • S'informer en temps réel et réévaluer ses décisions au fur et à mesure.
  • Si un salarié revient d'un voyage d'affaires dans une zone à risques, contacter l'agence régionale de santé (ARS) avant de décider d'un confinement du salarié.
  • Respecter les consignes données par le gouvernement : celles-ci peuvent évoluer rapidement, d'où l’intérêt de suivre les informations de près.
  • Veiller à respecter les règles de base : informer les salariés des bonnes conduites à adopter, s'assurer qu'ils disposent de matériel nécessaire à leur sécurité et à celle des autres salariés, comme du gel hydroalcoolique. À noter que fournir des masques, gants, lunettes et/ou gel hydroalcoolique aux salariés n'est pas obligatoire dans certains cas, mais il faut a minima encourager les salariés à y avoir recours en cas d'épidémie.
  • Responsabiliser les employés : les encourager à surveiller les symptômes potentiels, à consulter un médecin en cas de doute et à informer immédiatement l'entreprise en cas de contamination.

Et, dans l'idéal, pour les entreprises pour lesquelles cela est envisageable : autoriser dès que possible les salariés pour qui c'est pertinent à travailler depuis leur domicile. Ce conseil est d'une importance capitale.

En repoussant la mise en place du télétravail au maximum, l'entreprise contribue à la propagation du virus et à la mise en danger de ses salariés, de leurs proches et de la population en général.

Dès les premières annonces d'une épidémie éventuelle, il est de la responsabilité de l'entreprise de prendre des mesures pour protéger ses salariés.

Quels sont les droits des entreprises et des salariés avec le télétravail ?

Le télétravail peut-il être imposé aux salariés ?

En temps normal, pour que le télétravail soit mis en place, le salarié doit donner son accord. Mais il est possible, en cas de circonstances exceptionnelles, de le lui imposer. En cas d'épidémie, les entreprises ont donc la possibilité d'imposer le télétravail à leurs employés.

Lors de l'épidémie de Covid-19 et de la mise en place du confinement de la population, les entreprises ont dû s'adapter :

  • Mettre en place le chômage technique ou partiel pour tous les salariés dont l'emploi n'est pas vital.
  • Organiser le télétravail pour chaque salarié dont le travail le permet. Dans ce cas, que le salarié soit d'accord ou non n'entre pas en ligne de compte : il n'a pas le droit de se rendre à son travail, mais il est toujours sous contrat avec l'entreprise. Il est donc possible de le lui imposer.

Il est également possible de demander aux salariés de poursuivre leur travail dans l'entreprise. Une dérogation doit alors être fournie aux salariés pour qu'ils justifient de leurs déplacements en cas de contrôle. Il y a deux cas de figure :

  • L'emploi concerné est considéré comme vital pour le pays (ex : personnel soignant, employés de magasins alimentaires...) : charge à l'entreprise de tout mettre en œuvre pour protéger ses salariés et limiter les risques de contamination.
  • L'emploi concerné ne fait pas partie des métiers considérés comme indispensables. Ici, l'entreprise prend de nombreux risques : non seulement elle met les salariés et la population en danger, mais en plus les salariés peuvent exercer leur droit de retrait, voire se retourner contre leur employeur.

Les défis de la mise en place du télétravail

Le télétravail est une option uniquement lorsque le travail peut être fait à distance, au moyen d'un ordinateur et d'une connexion à Internet. Pour que tout se passe au mieux, il faut être attentif à différents points :

  • S'assurer que le salarié dispose de tous les équipements, outils et documents nécessaires à la réalisation de ses missions.
  • Donner des consignes claires quant aux missions et au planning à tenir, ne pas laisser les salariés dans le flou.
  • Encourager les salariés à se rejoindre sur des réseaux sociaux dédiés (ex : groupe de travail sur WhatsApp ou Discord...) pour éviter l'isolement en leur permettant de garder un contact entre eux et de faciliter les communications.
  • Donner des rendez-vous régulièrement à ses équipes pour garder le cap. Pour cela rien de mieux que les logiciels de visioconférences (ex : Livestorm particulièrement connu pour la création et la diffusion de webinars et très utile pour les réunions virtuelles).   

Être à l'écoute des salariés, les conseiller, notamment s'ils ont des difficultés à s'autogérer.

Le télétravail est un réel atout pour l'entreprise, mais il demande d'être réfléchi et préparé. Dans l'idéal, il faudrait le mettre en place progressivement, pour permettre aux salariés et aux managers de trouver leurs repères sereinement.

Les entreprises qui avaient déjà mis en place, même en partie, le télétravail avant l'épidémie de Coronavirus, ont pu s'organiser bien mieux et plus rapidement que les autres.

Quels sont les différents moyens de travailler depuis chez soi ?

Les nouvelles façons de travailler en ligne

Avec les nouveaux outils digitaux, travailler en ligne est non seulement possible, mais peut être plaisant. Voici quelques exemples :

  • Le télétravail et home office : lorsque le salarié travaille depuis son domicile au lieu de venir dans l'entreprise.
  • Les outils collaboratifs : il s'agit généralement d'applications mobiles ou de logiciels sur PC qui permettent aux salariés d'échanger et collaborer à distance.
  • Le coworking : c'est un espace de travail partagé entre des salariés venus d'entreprises diverses. Ils profitent du confort et des ressources d'un bureau tout en télétravaillant. Cela peut notamment être très pratique lorsque l'entreprise est loin (voyages d'affaires, siège social dans une autre ville...).
  • Le nomadisme digital : puisqu'un salarié peut travailler à distance, il peut, techniquement, travailler depuis n'importe où dans le monde. Le nomadisme digital consiste à télétravailler tout en voyageant, à joindre l'utile à l'agréable. Pour les entreprises qui le permettent, c'est un signe fort de modernité et d'originalité, ce qui attire particulièrement les jeunes talents. Cette idée peut paraître insensée, et pourtant elle se développe déjà.

En cas d'épidémie, il devient nécessaire, voire obligatoire, de mettre en place le télétravail. Pour que tout se passe au mieux, il faut s'informer, communiquer et accompagner ses salariés. Leur sécurité doit passer avant tout.

Si les circonstances particulières impactent forcément les entreprises qui n'avaient pas encore mis en place le télétravail, c'est pourtant une manière de travailler qui possède de nombreux avantages. L'épidémie de Covid-19 représente une occasion de l'essayer, et, qui sait, de l'adopter !

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