Solution de gestion de notes de frais : OCR ou carte de paiement

Le 05.04.2021

  

Afin de remédier à la lourdeur des démarches administratives, de nombreuses entreprises s’équipent d’applications pour faciliter leur gestion des dépenses professionnelles.

Entre cartes de paiement et technologie OCR, décryptage des fonctionnalités essentielles d’une bonne solution de gestion de notes de frais.

   Cartes corporates : Le guide pour comparer les offres  Télécharger le guide

OCR et carte de paiement intelligentes : les caractéristiques et différences.

La technologie OCR

Grâce au procédé technologique OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), prendre en photo son justificatif avec son smartphone peut suffire pour automatiser l'écriture de vos dépenses professionnelles.

L’application scanne la note de frais pour décrypter et récolter toutes les informations pertinentes de la facture en un clin d’œil. Les dépenses professionnelles des collaborateurs sont alors directement enregistrées dans le logiciel de gestion de notes de frais. Il faudra cependant veiller à avoir une photo de bonne qualité pour que cette technologie soit efficace.

Cependant, il faudra être vigilant lors de la comptabilisation des dépenses puisqu'il est possible que les données retranscrites par l'OCR comporte des erreurs. Par exemple, une facture réalisée à la main sera plus difficile à scanner. Le comptable et le collaborateur devront donc revérifier les données avant de valider la dépense.

La carte de paiement intelligente

Si vous utilisez des cartes entreprises classiques, le processus de gestion des dépenses professionnelles reste souvent long et fastidieux pour vos financiers, comptables et collaborateurs. Elles permettent de centraliser les dépenses, mais bien souvent il faudra réaliser des notes de frais et suivre le processus traditionnel. Certaines solutions de paiement innovantes sont aujourd'hui proposées aux entreprises pour pallier ces inconvénients. 

Ainsi une solution reposant sur des technologies récentes et une carte de paiement, comme Mooncard, se révélera très fiable, en se basant sur des données bancaires claires, obtenues et traitées en temps réel. Cette solution représente un atout pour toutes les parties prenantes puisqu'elle permet d'automatiser votre processus de gestion des dépenses professionnelles, depuis la note de frais jusqu'à son intégration comptable.

Ces solutions innovantes proposent généralement des fonctionnalités intéressantes telles que :

  • Le paramétrage poussé des cartes (plafonnement par montant, date, nature de dépenses…).
  • La dématérialisation de vos justificatifs.
  • La vérification automatique de la TVA déductible.
  • Le suivi en temps réel des transactions réalisées.
  • La définition de cycles d'approbations.

Ces différentes fonctionnalités sont avantageuses pour :

  • Les collaborateurs

Ils peuvent accéder à leur propre tableau de bord et voir où ils se situent par rapport à leur budget et à leurs remboursements. Ils sont ainsi moins stressés et peuvent adapter leurs dépenses si besoin. Pas de mauvaises surprises !

  • Le responsable de la gestion des notes de frais

Les vérifications et calculs automatisés lui font gagner beaucoup de temps. Quant au paramétrage des règles de plafonnement, elles lui permettent d'être alerté instantanément en cas de dépassement ou risque de dépassement, il peut donc être réactif.

analytics-2618277_1920

Quelles fonctionnalités prendre en compte ?

L'automatisation des écritures

Fini la saisie manuelle, la fonctionnalité clé d’un bon logiciel de notes de frais réside dans sa capacité à automatiser l’écriture des dépenses.

En effet, la saisie et ressaisie des dépenses par vos collaborateurs et comptables représente une perte de temps pour vos équipes et donc une perte d'argent pour votre entreprise.

Pré-remplir une note de frais automatiquement après que le collaborateur ait réalisé une dépense lui fera gagner beaucoup de temps, qu'il pourra réinvestir dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le logiciel doit également répondre à la gestion des notes de frais en comptabilité. Celui-ci doit permettre au comptable une bonne visibilité des dépenses, mais aussi lui proposer l’export des écritures comptables dans le logiciel dédié.

Le logiciel de gestion des notes de frais doit aussi être finement paramétrable afin de répondre aux subtilités de chaque comptabilité. Peu de logiciels permettent aujourd'hui cette précision.

La dématérialisation des justificatifs

Il est possible de dématérialiser ses justificatifs de dépenses grâce à une simple photo faite avec un téléphone. Cependant, il faudra conserver vos justificatifs pendant 10 ans pour pouvoir justifier les dépenses réalisées par vos collaborateurs à l'URSSAF en cas de contrôle. C'est pourquoi nous vous conseillons d'opter pour une solution garantissant l'archivage à valeur probante de vos justificatifs.

Cette dématérialisation présente de nombreux avantages. Elle permet de réduire le risque de perte, puisque vos collaborateurs n'auront plus qu'à prendre leur justificatif en photo après avoir réalisé la dépense. Cela réduira également le temps passé par vos collaborateurs à rechercher chaque justificatif. Vos comptables, quant à eux, seront plus sereins puisque tous les justificatifs sont automatiquement stockés et conservés durant les 10 ans réglementaires.

Une solution accessible à tout moment

Une solution accessible pour les professionnels en mission permet de gérer les dépenses au fil de l’eau, à n'importe quel moment et depuis n'importe où. Il peut s'agir d'une application, mais aussi d'un site web optimisé pour le mobile. Le traitement de la note de frais directement après que le collaborateur ait réalisé la dépense permet de gagner du temps et d'éviter le pic de soumission des notes de frais.

Tout le processus est simplifié :

  • Le collaborateur n'a plus à s'inquiéter de conserver précieusement chaque justificatif, ou d'effectuer ses calculs dans son coin pour anticiper le montant total des frais liés à son déplacement. La procédure est facile et immédiate.
  • En tant que manager ou responsable de la gestion des notes de frais, vous conservez une visibilité en temps réel sur l’ensemble des dépenses de vos collaborateurs en mission.
  • Chaque acteur gagne du temps.

Un flux de validation fluide

Il est important que le flux de validation soit bien défini et fluide pour que le processus soit efficace. En effet, le temps passé à revoir, approuver et valider chaque dépense peut être conséquent, mais il le sera d'autant plus si la note de frais est envoyée tardivement ou à la mauvaise personne.

Certaines cartes de paiement intelligentes permettent de définir en amont un cycle d'approbation, pouvant aller jusqu'à plusieurs niveaux. Ainsi, la note de frais remplie et justifiée est directement envoyée à la personne qui doit la valider.

Pour vous, en tant que Directeur Administratif et Financier, la réception est immédiate, la prise de décision est ainsi rapide et le délai de remboursement plus court.

Toutes les étapes sont optimisées, le processus est plus fluide et donc plus efficace.

Un outil collaboratif dans le Cloud

Aujourd’hui, la notion d’outil collaboratif est incontournable en entreprise. Cet outil ne sert plus seulement à la gestion des projets : la centralisation et le stockage des données dans le Cloud permet aussi d'organiser les plannings, de diffuser des informations à chaque collaborateur de manière immédiate, ou encore de faciliter la transmission de documents, dont les notes de frais.

Cet outil peut parfois permettre de visualiser les dépenses de vos collaborateurs en temps réel, de paramétrer des cartes, d'en bloquer ou débloquer certaines, etc. Il peut avoir une multitude de fonctionnalités qui seront bénéfiques à votre entreprise et qui permettront d'avoir une meilleure gestion des dépenses. Par exemple, un outil permettant de visualiser les dépenses en temps réel et fournissant des rapports mensuels peut aider à un meilleur pilotage des budgets par vos comptables et financiers.

Une solution de gestion des notes de frais idéale assure à son responsable un véritable gain en temps et en efficacité.  Grâce à l'automatisation des processus, à son accessibilité et à la dématérialisation des documents, elle libère le responsable et vos collaborateurs de tâches fastidieuses, ce qui leur permet de se concentrer pleinement sur leurs missions. 

   Quelle carte professionnelle choisir ?  Télécharger le comparatif

Article réédité le 07/04/2021

Automatisation des notes de frais : Les clés pour prendre la bonne décision

Par Damien Metzger

Se tenir au courant des dernières actualités

Tous nos conseils sur la gestion des notes de frais en un email

Livre blanc

Étude IFOP x Mooncard

L’impact du travail sur la vie privée en 2021

Télécharger l'étude

Sur la même thématique :

Les notes de frais se digitalisent : dites adieu à Excel

8 avr. 2021

Prenez le contrôle de vos notes de frais C’est un fait, 90% des employés avancent des frais avec leur carte personnelle dans la peur de ne jamais être remboursés. Une véritable problématique...

Les avantages de la note de frais dématérialisée

13 mars 2018

Les notes de frais papiers constituent un véritable casse-tête pour toutes les entreprises. Découvrez tous les avantages réels de la dématérialisation de vos notes de fais !

Mooncard, la carte de paiement qui met fin aux notes de frais

15 août 2019

Mooncard est une fintech fondée en 2016, leader dans les cartes corporate intelligentes. Sa mission : faciliter la vie de vos collaborateurs et des membres de votre équipe finance en mettant fin...