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Solution de gestion de notes de frais : 5 fonctionnalités incontournables

Afin de pallier la lourdeur des démarches administratives, de nombreuses entreprises s’équipent d’applications pour faciliter leur gestion comptable, commerciale, etc.

Une dernière solution semble séduire de plus en plus et s’installer durablement dans l’environnement de travail : la gestion automatisée des notes de frais et, plus largement, des dépenses professionnelles de tous types (frais de déplacement, missions...).

Décryptage des fonctionnalités essentielles d’une bonne solution de gestion de notes de frais.

Optimisez votre choix de carte bancaire d'entreprise.

Une saisie automatique des factures

OCR

saisie-automatique-factures

Fini la saisie manuelle, la fonctionnalité clé d’un bon logiciel de notes de frais réside dans sa capacité à automatiser l’écriture des dépenses. Grâce au procédé technologique OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), une prise de photo via un smartphone suffit.

L’application scanne ensuite la note de frais, elle décrypte et récolte toutes les informations pertinentes de la facture, en un clin d’œil. Les dépenses professionnelles des collaborateurs sont enregistrées directement dans le logiciel de gestion de notes de frais.

Une technologie remarquable donc, ou du moins, en théorie... En pratique, elle présente une faille majeure et bloquante : il n'y a pas de contextualisation !

En supposant que la photo ne soit pas floue ou mal cadrée (ce qui représente un autre problème), les caractères sont très bien reconnus, mais s'il s'agit d'un chiffre, par exemple, est-ce un numéro de téléphone, un numéro de menu, un montant de TVA (et laquelle) ou un identifiant de transaction ? Impossible de le dire.

Cette solution attractive en apparence peut donc facilement se transformer en une perte de temps et d'efficacité pour le responsable de la gestion des notes de frais.

Une technologie récente basée sur une carte de paiement intelligente et les données bancaires

Cette solution se révèle très fiable, puisqu'elle se base sur des données claires, obtenues et traitées en temps réel. C'est également proactif sur la remontée des justificatifs.

Cette solution représente donc un atout pour toutes les parties prenantes : moins stressante et plus simple pour les collaborateurs, elle optimise aussi le traitement des notes de frais et offre un meilleur suivi pour le comptable, le manager ou le dirigeant.

Au-delà de ces deux technologies principales, certains logiciels ont des fonctionnalités intéressantes telles que :

  • La définition des règles de plafonnement (par montant, date, nature de dépenses…) ;
  • L’automatisation du calcul des indemnités kilométriques ;
  • La vérification automatique de la TVA déductible ;
  • La régularisation des tickets restaurant.

Ces différentes fonctionnalités sont avantageuses pour :

  • Les collaborateurs

Ils peuvent accéder à leur propre tableau de bord et voir où ils se situent par rapport à leur budget et à leurs remboursements en cours ou refusés. Ils sont ainsi moins stressés et peuvent adapter leurs dépenses si besoin. Pas de mauvaises surprises !

  • Le responsable de la gestion des notes de frais

Les vérifications et calculs automatisés lui font gagner beaucoup de temps. Quant au paramétrage des règles de plafonnement, elles lui permettent d'être alerté instantanément en cas de dépassement ou risque de dépassement, il peut donc être réactif.

Une solution de gestion de notes de frais accessible partout et tout le temps

Une solution de gestion de notes de frais accessible.

Une solution accessible pour les professionnels en mission permet de gérer les dépenses au fil de l’eau, à n'importe quel moment et depuis n'importe où. Il peut s'agir d'une application, mais aussi d'un site web optimisé pour le mobile.

L'idée est la suivante : le collaborateur sort d’un déjeuner professionnel et scanne le justificatif de note de frais repas. Celui-ci est stocké dans le Cloud et le manager l’obtient instantanément.

Pour éviter les problèmes liés aux technologies basées sur les photos, et aussi gagner du temps, vous pouvez également tout simplement utiliser une carte de paiement intelligente : sans intervention du collaborateur, la note de frais sera là aussi transmise directement au manager.

Tout le processus est simplifié :

  • Le collaborateur n'a plus à s'inquiéter de conserver précieusement chaque justificatif, ou d'effectuer ses calculs dans son coin pour anticiper le montant total des frais liés à son déplacement. La procédure est facile et immédiate.
  • En tant que manager ou responsable de la gestion des notes de frais, vous conservez une visibilité en temps réel sur l’ensemble des dépenses des collaborateurs en mission.

Un flux de validation fluide

Que de temps perdu à collecter les notes de frais, les analyser, vérifier leur pertinence, décider du remboursement et enfin l'effectuer...

Non seulement ce processus est fastidieux pour chaque collaborateur impliqué, mais il est source de stress et de tension.

La fluidité est la clé pour gagner en efficacité ! Pour cela, une solution aussi simple qu'efficace : dématérialiser les notes de frais. Pour le collaborateur en mission, l'envoi est immédiat : si tôt payé, sitôt envoyé, il peut passer à la suite, l'esprit libre.

Pour vous, en tant que Directeur Administratif et Financier, la réception est elle aussi immédiate, la prise de décision est ainsi rapide et le délai de remboursement plus court.

Toutes les étapes sont optimisées.

Un export des écritures comptables

Le logiciel doit également répondre à la gestion des notes de frais en comptabilité. Celui-ci doit intégrer le comptable non seulement dans la visibilité des dépenses, mais aussi lui proposer l’export des écritures comptables dans le logiciel dédié.

Le logiciel de gestion des notes de frais doit aussi être finement paramétrable afin de répondre aux subtilités de chaque comptabilité. Aujourd’hui, peu de logiciels ont cette précision.

Un outil collaboratif dans le Cloud

Une solution collaborative de gestion de note de frais en entreprise.

Aujourd’hui, la notion d’outil collaboratif est incontournable en entreprise. Cet outil ne sert plus seulement à la gestion des projets : la centralisation et le stockage des données dans le Cloud permet aussi d'organiser les plannings, de diffuser des informations à chaque collaborateur de manière immédiate, ou encore de faciliter la transmission de documents, dont des notes de frais.

Une solution de gestion des notes frais idéale assure à son responsable un véritable gain en temps et en efficacité. Il devient plus réactif, voire même proactif. Grâce à l'automatisation des processus, à son accessibilité et à la dématérialisation des documents, elle libère le responsable de tâches fastidieuses et lui permet de se concentrer pleinement sur sa mission.

Les trois points-clés à retenir :

- La carte de paiement intelligente permet une transmission et une réception immédiate des notes de frais, avec la contextualisation qui manque encore à la technologie OCR.

- L'accessibilité est un atout majeur pour une solution de gestion des notes de frais.

- Dématérialiser les notes de frais permet de fluidifier les process pour plus d'efficacité et moins de temps perdu.

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