RSE : le zéro-papier, une stratégie d'optimisation pour l'entreprise

Le papier est emblématique des démarches écologiques. Selon une étude menée par Statistica, la France est le huitième plus gros consommateur mondial de papiers et cartons avec près de 9 millions de tonnes par an (2018), dont la moitié est consommée dans le cadre du travail. L’agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe) précise en effet que chaque salarié consomme entre 70 et 85 kilos de papier par an pour une consommation moyenne par an et par individu de 167 kg de papier. L’utilisation du papier est un enjeu financier, stratégique, sociétal et écologique pour l’entreprise : le poste de dépenses dédié au papier représente en moyenne entre 10 000 et 25 000 euros par an (sans compter les dépenses annexes pour la papeterie et le fonctionnement de l’imprimante ou encore le stockage) pour une entreprise d’une centaine de salariés tandis que le poids écologique de la consommation mondiale de papiers et cartons équivaut à 40% de la déforestation dans le monde.

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour la dématérialisation partielle ou complète - souvent progressive - de leurs bases de données. L’État quant à elle encourage fortement la dématérialisation des factures avec l'article 56 de la Loi de finances 2020 qui rend obligatoire la facturation par voie électronique dans les relations B2B à compter du 1er janvier 2023. Selon une étude de l’Iterop, en adoptant la facture dématérialisée, une entreprise pourrait faire une économie moyenne de 6,50 euros par facture électronique ! Même chose pour les DRH puisque la loi travail El Khomri de 2017 oblige les bulletins de salaires à être édités au format numérique. La dématérialisation, vous l’aurez compris, est un processus inhérent à la politique zéro-papier mais elle devient aussi un enjeu crucial en termes de sécurité, légalité, confidentialité, traçabilité, intégrité et fiabilité de l’information, efficacité et productivité.

Qu’est-ce que le zéro-papier ?

La politique zéro-papier est une décision de gestion consciente de l’entreprise visant à réduire l’utilisation du papier. S’engager dans une politique environnementale telle que le zéro-papier c’est poursuivre une politique plus globale de qualité, ce qu’on appelle les 5 zéros : zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro délai et zéro papier. On ne peut évoquer la politique zéro-papier sans parler de la dématérialisation. La dématérialisation est un processus par lequel on convertit des informations initialement sur des supports physiques vers des supports numérisés.

Le zéro-papier : les avantages

Gain de productivité

Gain de productivité avec l’optimisation des flux d’informations en interne grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Le GED supervise l’organisation de vos documents numérisés en prenant en charge : l’acquisition des documents, leur conception/modification, leur stockage, leur traitement, leur distribution et leur classement. Ce qui permet de :

  • Faciliter l’accès à l’information qui reste disponible à tout moment, de partout et sur tout support ce qui favorise la communication et le partage de l’information en interne (transparence).
  • Gagner du temps pour tous vos collaborateurs : plus besoin de passer des heures à retrouver “la” bonne information parmi les montagnes de papier, il suffit d’utiliser le moteur de recherche intégré au GED ; les opérations se font plus rapidement sans l’intermédiaire du papier.
  • Gagner du temps pour les équipes finance et RH : couplé à un logiciel de comptabilité, les informations utiles au comptable lui sont directement accessibles sur une plateforme en ligne, tout comme pour l’équipe RH - plus besoin par exemple de traiter manuellement les bulletins qui représentent près de 5 heures de travail à la fin de chaque mois.
  • Favoriser le travail collaboratif et faciliter l’échange entre vos collaborateurs : espace de discussion ou notifications permis par un logiciel de gestion des tâches, le tout, assuré par une mise à jour en temps réel des informations.

Le niveau supérieur serait l’utilisation d’un ERP (enterprise resource planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) - une combinaison de logiciels - qui permet de gérer et de suivre quotidiennement l’ensemble de l’activité d’une entreprise en centralisant les informations produites par les différents départements (comptabilité, finances, production, approvisionnement, marketing, ressources humaines, etc.) dans une même base de données. L’intérêt est de créer un écosystème numérique favorisant la bonne prise de décision et la bonne gestion pour accompagner votre entreprise dans son développement.

Réalisation d'économies

Plus besoin de louer d’espaces pour entreposer les archives papiers, optimisez l’espace des bureaux (plus de cartons, plus de classeurs, …) et réduisez le budget de consommation de papiers et papeterie ; accélérez le processus de facturation à l’origine de la faillite de nombreuses entreprises françaises selon Les Échos.

Valorisation de la marque employeur et l'image de marque de votre entreprise

Le grand public et les jeunes diplômés sont de plus en plus sensibilisés à la question écologique et la RSE. Montrez que vous contribuez à l’effort écologique peut vous aider à fidéliser vos clients existants (et vos collaborateurs !), attirer de nouveaux partenaires et convaincre des talents de rejoindre votre entreprise.

Gain en termes de sécurité, de confidentialité, fiabilité et de traçabilité

L’horodatage et la signature électronique permettent de garantir l’intégrité et la fiabilité des informations stockées. La plupart des GED donne accès à un historique des opérations intervenues sur une période donnée (alarmes, notifications,...) pour une traçabilité optimale en cas de conflit (un produit défectueux, une modification sur un document, les utilisateurs concernés, la source des informations utilisées pour telle opération, …).

Pour ce qui est de l’acceptation juridique et légale de ces documents, il faut passer par un archivage numérique à valeur probante. On vous renvoie pour cela à notre article de blog sur l’archivage numérique à valeur probante.

En termes de sécurité, la dématérialisation favorise une non-circulation physique des informations ce qui permet de réduire les risques de déperdition entre vos différentes parties prenantes (équipes sur le terrain, équipes opérationnelles, clients) et les différentes étapes de ressaisie (compte-rendu, facturation, double-saisie …). De plus, la plupart des GED permettent d’autoriser l’accès à certaines données uniquement à certains utilisateurs.

Amélioration de la satisfaction client

L’adoption d’un GED permet de mettre en pratique une politique de transparence et une relation de confiance avec vos clients qui peuvent accéder directement aux informations les concernant (réception des informations en temps réel, suivi, …) voire co-produire avec vous certains documents.

Comment mettre en place une politique zéro-papier dans votre entreprise ?

Optez pour un archivage électronique et une signature électronique

L’archivage numérique - allant du simple stockage, à un archivage à valeur probante - consiste à sauvegarder les documents de l’entreprise sous format électronique via des applications ou des logiciels de gestion. Pour la signature, on vous renvoie à notre article sur l’archivage électronique qui aborde la question de la signature électronique comme outil d’approbation à valeur juridique.

Investissez dans un logiciel de gestion électronique des documents (GED)

La plupart des GED offre une traçabilité parfaite des informations, synchronisé avec l’automatisation de l’archivage électronique, vous dotez votre entreprise d’un écosystème productif à souhait !

Sensibilisez et formez vos équipes en interne à ces thématiques

Sensibilisez vos collaborateurs en leur donnant de bonnes pratiques à avoir au bureau : ne pas imprimer leurs e-mails, utiliser des solutions digitales pour les réunions et travaux, réutiliser le verso des papiers utilisé pour en faire des brouillons, recycler les papiers dans les poubelles de tri - que vous aurez préalablement mis à leur portée. Il existe aussi des dispositifs de collecte du papier et autres déchets administratifs d’entreprise.

Les bonnes pratiques ne se limitent pas à l'espace du bureau mais doivent aussi être adoptées au cours de leurs déplacements dans le cadre de leurs missions professionnelles.

En ce qui concerne les reçus, ne demandez plus de ticket et demandez à votre commerçant de ne plus éditer de reçu papier ce qui l’aidera par ailleurs à faire des économies (caisse enregistreuse équipée d’une imprimante, l’encre, les bobines, lecteur de carte, maintenance, ...). Demandez en revanche un ticket de caisse électronique pour garder une trace des dépenses faites. De nombreuses enseignes fournissent déjà depuis des années un ticket de caisse dématérialisé à la demande du consommateur ; c’est le cas d’Apple, d’E.Leclerc ou de Décathlon par exemple.

Même chose pour les factures et devis, passez au numérique. Envoyez et recevez vos factures et vos devis au format PDF par mail ou directement consultables sur un logiciel en ligne. Les avantages sont nombreux : gain d’espace (plus de surfaces spécialement préservées pour le stockage des archives), gain d’argent (plus d’imprimante utilisée à usure, …), gain de temps. À l’aide d’un logiciel de gestion des documents, archivez méthodiquement vos documents numériques, vous les retrouverez d’autant plus rapidement lorsque vous en aurez besoin - dans le cas d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle de l’Urssaf par exemple.

Il se peut que vous soyez confronté(e) à une opposition de vos équipes internes à la dématérialisation. Dans ce cas,

  • Mettez en évidence l’existence de solutions alternatives applicables directement;
  • Mettez en évidence les résultats conséquents concrets résultant d’une politique zéro-papier en termes de confort, d'économie, de gain de productivité, de - meilleure - communication interne, …
  • Mettez en place des indicateurs pour suivre vos avancées : établir un suivi mensuel de la quantité de papiers imprimés/photocopiés, des dépenses mensuelles liées aux achats papeterie/imprimante/cartouches d'encre, ... Avoir de la visibilité sur l'avant et l'après politique zéro-papier est important. 

Quelques chiffres clés récapitulatifs des vertus de la politique zéro-papier au bureau : 

RSE_zéro-papier_chiffres

Sans justificatif papier, comment faire les notes de frais ?

Pour vos collaborateurs, il peut y avoir une crainte : sans reçu ni justificatif, comment valider leurs notes de frais ? En effet, on leur a toujours répété qu'aucun remboursement ne serait opéré s'il manque le justificatif venant attesté la dépense décrite dans la note de frais. Sans justificatif, plus de preuves. Il existe pourtant des solutions telles que Mooncard.

Mooncard propose une carte de paiement d’entreprise pour la gestion de vos notes de frais et de vos dépenses. Elle est utilisable pour toutes les dépenses professionnelles de vos collaborateurs, acceptée chez tous les commerçants, en ligne ou en physique. A chaque dépense effectuée, vos commerçants reconnaissent la Mooncard et  le justificatif électronique nous est automatiquement envoyé sous format PDF via nos API. Les justificatifs reçus sont archivés numériquement dans notre logiciel et sont à valeur probante. 

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