Quel est le rôle de l’URSSAF dans les notes de frais ?

L’URSSAF contrôle attentivement les notes de frais. En cas d’erreur, même de bonne foi, les problèmes ne tardent pas à arriver. Ce n’est bien sûr pas le seul point sur lequel vous devez être attentif, car un inspecteur contrôlera bien d’autres éléments.

Quel est le rôle de l’URSSAF, comment réagir en cas de contrôle, quelles sont les erreurs à éviter et les bonnes pratiques à adopter, on vous explique tout dans cet article.

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L’URSSAF : à quoi sert l’organisme ?

L’URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales) est un organisme privé chargé d’une mission de service public. Il relève de la branche « recouvrement » du régime général de la Sécurité sociale, dont il est placé sous la tutelle. Il est également sous la tutelle de Bercy.

Si l’on parle bien souvent de l’URSSAF pour son rôle dans le recouvrement des cotisations et contributions sociales, ses missions sont bien plus larges :

  • Collecter les cotisations et contributions sociales.
  • Redistribuer les cotisations et contributions sociales aux caisses prestataires.
  • Contrôler pour vérifier que la réglementation est bien appliquée et corriger les erreurs éventuelles.
  • Lutter contre l’évasion fiscale.
  • Accompagner et conseiller les entreprises et particuliers.

Sa mission ne se résume donc pas à contrôler les entreprises pour traquer la moindre erreur : par son rôle, l’URSSAF aide à garantir l’égalité de traitement entre les cotisants, à assurer une concurrence saine entre les acteurs économiques, et à lutter contre le travail dissimulé. Elle a ainsi un rôle clé dans le bon fonctionnement de la société.

Que faire pendant un contrôle de l’URSSAF ?

Un contrôle de l’URSSAF est toujours un moment stressant pour un employeur, même lorsqu’il n’a rien à se reprocher. Après tout, une erreur peut facilement survenir. Pour bien vous préparer, voici ce que vous devez savoir sur le déroulement d’un contrôle.

Qui peut faire l’objet d’un contrôle de la part de l’URSSAF ?

Toute personne morale ou physique soumise à des cotisations sociales peut faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF, peu importe sa date de création et son nombre de salariés. On peut ainsi citer, par exemple :

  • Une entreprise.
  • Une société.
  • Un particulier employeur.
  • Un travailleur indépendant (professions libérales, micro-entreprise).
  • Une association.

En fonction de votre statut juridique, vous êtes astreint à payer mensuellement ou trimestriellement des cotisations sociales auprès de l’URSSAF. Il est de votre responsabilité de remplir les documents concernés à la date fixée, puis de régler les cotisations dues avant la fin du délai imparti.

Il va de soi que vous devez remplir vos déclarations de manière honnête, c’est encore le meilleur moyen d’éviter un redressement de la part de l’URSSAF en cas de contrôle. Il est parfaitement possible de faire des erreurs de bonne foi, par méconnaissance par exemple.

Pour éviter les problèmes, vous avez tout intérêt à vous assurer que votre comptabilité est réalisée par des professionnels rigoureux. L’URSSAF est disponible pour répondre à vos questions et doutes, il ne faut pas hésiter à contacter un conseiller au besoin.

En théorie, toutes les entreprises devraient être contrôlées par l’URSSAF, mais en pratique, les inspections/vérifications sont encore aléatoires. Une société parfaitement honnête peut ainsi être contrôlée tandis qu’une autre, qui prend plus de libertés avec la réglementation, ne le sera peut-être jamais. Il est impossible de savoir quelle entreprise subira une inspection ou pas, ni quand.

Vous avez également le droit de demander un contrôle. Cela peut sembler étonnant, mais certaines entreprises exercent ce droit, par exemple pour s’assurer qu’elles n’ont commis aucune erreur et, dans le cas contraire, s’acquitter de la différence avant que cela ne prenne des proportions trop importantes.

Comment agit l'URSSAF auprès des entreprises ?

Comment se déroule un contrôle URSSAF ?

Un contrôle se déroule en plusieurs étapes :

  • L’avis de contrôle.
  • Le contrôle.
  • La lettre d’observation avec les conclusions de l’inspecteur.
  • La période contradictoire de 30 jours pendant laquelle vous pouvez faire part de vos observations ou contestations.
  • La décision de l’URSSAF : selon les conclusions de l’inspecteur, vous pouvez recevoir une notification de crédit (si vous avez trop payé), une mise en demeure de paiement (si vous devez de l’argent à l’URSSAF), ou de simples observations qui ne donnent pas lieu à une régularisation.

L’avis de contrôle

Sauf en cas de suspicion de travail dissimulé, vous recevrez un avis vous informant qu’un contrôle est prévu au moins 15 jours avant la première visite de l’inspecteur. Dans cet avis est indiqué :

  • La date du contrôle : si vous n’êtes pas disponible à la date indiquée, vous pouvez en aviser l’inspecteur et demander à la reporter.
  • La liste des documents et supports qui devront être mis à disposition du contrôleur.
  • La période sur laquelle va porter le contrôle : cela court au maximum sur les trois dernières années à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle les cotisations sociales sont dues, sauf dans le cas d’une suspicion de travail illégal (5 ans).

Le déroulement du contrôle

Pour les entreprises de moins de 20 salariés, le contrôle ne peut dépasser une durée de 3 mois entre la date de la première visite de l’inspecteur et sa lettre de conclusion. Cette durée maximale peut cependant être augmentée sur demande du contrôlé ou du contrôleur. Pour les plus grosses entreprises, il n’y a pas de limitation.

Dans la plupart des cas, le contrôle se déroule directement dans les bureaux de l’entreprise, mais il est possible, selon la situation, de le faire sur pièces.

Le contrôle concerne de nombreux éléments, mais plus particulièrement les dépenses de l’entreprise, dont les notes de frais. Le contrôleur demande, dans la plupart des cas, l’accès aux documents :

  • Sociaux.
  • Juridiques.
  • Fiscaux.
  • Comptables.

Il demandera également probablement à voir les factures des sous-traitants, les justificatifs de frais professionnels ou encore le certificat d’immatriculation des véhicules. Si le nombre de documents à réunir est particulièrement important, il est possible de procéder à un contrôle par échantillonnage et extrapolation.

Vous devez veiller à ce que le contrôleur ait accès à tous les documents demandés, et à ce qu’il puisse s’entretenir avec chaque personne qu’il estimera devoir interroger. N’espérez pas dissimuler des éléments gênants à l’inspecteur, il sait ce qu’il cherche et il aura tôt fait de constater que vous lui avez menti.

Il n’est d’ailleurs pas dans votre intérêt de faire obstacle au contrôle en dissimulant des documents ou en empêchant l’inspecteur de rencontrer des employés : vous vous exposeriez à des pénalités financières.

La lettre d’observation et les conclusions

À la fin du contrôle, vous recevrez une lettre d’observations avec les conclusions de l’inspecteur et, le cas échéant, le montant de la somme à régulariser. Vous disposez ensuite d’un délai de 30 jours pour faire d’éventuelles remarques.

À la fin de ce délai, vous recevrez la décision finale de la société de recouvrement (sauf contestation de votre part, les conclusions seront identiques à celles données dans la lettre d’observations) :

  • Si vous êtes redevable, une mise en demeure de paiement vous sera envoyée. Vous aurez alors un mois pour vous en acquitter, sauf si vous négociez un calendrier de paiement. Passé ce délai, une majoration sera faite sur les sommes dues.
  • Si vous avez trop versé à l’URSSAF, la somme perçue en trop vous sera remboursée dans un délai de quatre mois.
  • Si vous n’avez commis aucune infraction et n’avez pas trop versé, vous serez avisé que vous exécutez parfaitement la législation. Vous n’aurez alors rien à faire ou à payer.
  • Il est également possible que le courrier vous fasse part d’observations concernant des manquements dans votre comptabilité, avec ou sans redressement. Si vous n’en tenez pas compte, une majoration de 10 % sur le montant du redressement pourra être appliquée lors du contrôle suivant.

Comment réagir en cas de désaccord ?

Lorsque vous recevez la lettre d’observations, vous disposez de 30 jours pour contester les conclusions du contrôleur. Pour ce faire, vous devrez lui faire part de votre contestation par lettre recommandée avec accusé de réception.

Durant cette période, vous pouvez échanger avec lui (il a l’obligation de vous répondre et d’expliquer ses décisions), demander l’aide d’un expert ou encore fournir des documents supplémentaires.

Le contrôleur pourra alors maintenir ses conclusions ou les modifier. Que vous contestiez ou non les observations du contrôleur, vous recevez ensuite la lettre de conclusion, qui n’est ni plus ni moins que la décision finale de l’URSSAF concernant votre dossier.

L’URSSAF vous met en demeure de paiement malgré vos contestations et vous n’êtes pas d’accord avec cette décision finale ? Vous disposez d’un délai de deux mois après la mise en demeure de paiement pour saisir la CRA (Commission de Recours à l’Amiable). Il s’agit d’un service de l’URSSAF que vous pouvez saisir gratuitement.

La CRA devra alors trancher sur votre situation et pourra confirmer la décision de l’URSSAF ou la dénoncer. Si la décision de la CRA ne vous paraît pas légitime, vous aurez encore la possibilité de vous y opposer en saisissant le pôle social du TGI (Tribunal de Grande Instance).

Vous aurez deux mois pour le faire, au-delà de ce délai, la décision de la CRA sera automatiquement appliquée.

Quelles sont les erreurs à ne pas faire pour ne pas être sanctionné par l'URSSAF ?

Quatre erreurs à ne pas commettre avec l’URSSAF

Qu’on se le dise : les inspecteurs de l’URSSAF n’ont aucun intérêt à vous piéger, ils ne touchent aucune prime de résultat ! Mentir n’est pas dans votre intérêt, tout comme tenter d’apitoyer le contrôleur ne sera pas non plus très efficace.

Les inspecteurs sont là pour vérifier que tout est en règle et ils vont s’appliquer méthodiquement à traquer le moindre manquement, sans état d’âme. Si vous êtes en règle, vous n’avez rien à craindre, mais les erreurs peuvent arriver.

Voici les quatre erreurs les plus fréquentes et que vous avez tout intérêt à ne pas commettre avec l’URSSAF.

Erreur n° 1 : ne pas être en capacité de justifier ses dépenses

Toutes les dépenses effectuées doivent être justifiées et respecter les obligations légales. Vos dépenses doivent ainsi :

  • Être faites dans l’intérêt de l’entreprise.
  • Être justifiées par un besoin réel dans l’exercice de l’activité concernée.
  • Être cohérentes et raisonnables : un dîner dans un restaurant avec un client peut se justifier, tandis qu’un repas dans un établissement 4 étoiles avec un client, vos familles et amis respectifs pourra sembler disproportionné aux yeux de l’URSSAF.
  • Être assorties d’un justificatif d’achat (note de frais, facture, etc.) contenant toutes les mentions obligatoires.

Les agents de contrôle de l’URSSAF sont particulièrement attentifs aux notes de frais et avantages en nature. En effet, c’est souvent là que l’on trouve de nombreuses erreurs, qu’elles soient de bonne foi ou non.

Entre les entreprises qui prennent des libertés et celles qui ne contrôlent pas suffisamment les notes de frais de leurs employés, c’est une source de fraude potentielle.

C’est pourquoi vous devez être particulièrement vigilant sur les notes de frais de vos salariés, par exemple en automatisant les processus et en utilisant des logiciels adaptés.

Erreur n° 2 : dépasser les exonérations de charges sociales

Les remboursements des frais sont exonérés de cotisations sociales, mais dans une limite à ne pas dépasser. Il relève de la responsabilité de tout employeur de savoir ce qui peut être exonéré de charges sociales ou pas, et dans quelles proportions.

En cas d’erreur, vous devrez bien sûr rembourser les sommes dues, et si vous êtes de nouveau contrôlé un jour, vous risquerez une majoration si vous n’avez pas montré une amélioration sur ce point.

Erreur n° 3 : ne pas se fier aux barèmes en vigueur

L’administration fiscale met à la disposition des entreprises différents barèmes pour le calcul des indemnités kilométriques, ou encore des indemnités de grands et petits déplacements. Ne pas respecter ces barèmes vous expose à des sanctions.

Erreur n° 4 : avoir des dépenses irrationnelles

Comme nous l’avons vu précédemment, toute dépense effectuée par l’entreprise doit être justifiée, c’est à dire pertinente dans son utilité, sa fréquence et son montant.

Les contrôleurs sont parfaitement capables de distinguer une dépense nécessaire pour l’entreprise et des frais qui ressemblent à de véritables avantages en nature dissimulés.

La question des avantages en nature est particulièrement épineuse, puisque c’est parfois la répétition d’une dépense qui la transforme en avantage en nature, et non pas son montant ou son caractère.

Le problème n’est pas de donner des avantages en nature à vos employés, mais de les dissimuler en les faisant passer pour des frais. Renseignez-vous bien sur ce point, en interrogeant un expert ou en contactant l’URSSAF directement.

Si vous souhaitez récompenser vos salariés les plus performants ou améliorer leur confort dans le cadre de leur activité, il existe bien sûr des moyens légaux pour cela, comme l’octroi d’une prime par exemple, ou les avantages en nature, tout simplement !

Quel est le rôle de l'URSSAF auprès des entreprises ?

Exemples de cas de redressement

Le redressement peut concerner différents cas :

  • Les avantages en nature : s’ils n’ont pas été déclarés ou qu’ils ont été sous-évalués, ils seront réintégrés.
  • Les frais professionnels : tout frais qui ne peut pas être justifié ou qui ne respecte pas la législation sera réintégré.
  • Les indemnités kilométriques : attention à respecter les barèmes et à conserver tous les justificatifs, sinon il y aura un redressement.
  • Les réductions Fillon : le calcul pour appliquer la réduction générale des cotisations patronales peut être complexe, vous devez bien vous informer pour éviter toute erreur. Là aussi, un redressement aura lieu en cas d’erreur.
  • Les contrats collectifs (mutuelle, retraite...) : toute erreur dans la mise en place ou le paiement pourra donner lieu à un redressement.

Il s’agit là de cas de redressement courants, car ils impliquent à la fois des dispositions à maîtriser, des calculs à effectuer (parfois complexes) et un contrôle efficace au sein de l’entreprise.

Ajoutons aussi qu’ils sont particulièrement concernés par la fraude, ce qui explique que les inspecteurs les contrôlent de près.

Les deux types d’indemnisations à utiliser

Indemnisation forfaitaire

Les montants et conditions applicables pour l’indemnisation forfaitaire font l’objet d’un barème à respecter et qui est actualisé chaque année par l’URSSAF. Elle est réservée aux dépenses concernant :

  • La nourriture.
  • Le logement.
  • L’utilisation pour un motif professionnel d’un véhicule personnel.
  • La mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire métropolitain.

Indemnisation au réel

Ici, chaque dépense est remboursée au centime près (ni plus, ni moins !), c’est pourquoi on parle d’indemnisation au réel. Tout paiement effectué doit être assorti d’un justificatif.

Si un contrôle de l’URSSAF peut inquiéter, dans les faits le rôle de l’organisme n’est pas de créer des problèmes aux entreprises, mais de s’assurer qu’elles respectent la loi.

Les erreurs peuvent survenir, mais vous savez à présent comment les éviter et comment réagir en cas de contrôle ou de redressement.

Le plus simple est de prévenir : assurez-vous que votre comptabilité et vos pratiques sont en conformité avec la législation, gardez tous les justificatifs nécessaires et montrez-vous transparent.

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