TVA et refacturation des notes de frais, quelles bonnes pratiques adopter ?

Lors d’une mission effectuée auprès d’un client, celui-ci peut prendre à sa charge tout ou partie de vos dépenses. Dans le cadre d’une vente de marchandises ou de la réalisation d’une prestation de service, il est possible qu’une entreprise soit amenée à facturer des dépenses annexes à la vente principale. Ces dernières sont engagées pour le client mais la facture est au nom de l’entreprise. Ces frais font l’objet de ce qu’on appelle une refacturation i.e. qu’ils sont récupérés auprès des clients via l’édition d’une facture qui récapitule toutes les dépenses engagées. Il est parfois demandé d’y joindre une version des justificatifs. Il s’agit d’une somme qui a été avancé par l’entreprise pour son client.

Dans la mesure où ce type de dépenses correspond à une charge, la refacturation de ces dernières est soumise à TVA. Il peut parfois être compliqué de s’y retrouver au moment de la refacturation : dans quel cas refacturer le montant de la TVA, comment facturer les frais de mission tels que les frais de repas, les frais de transport…

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Voici quelques conseils pour vous y retrouver et effectuer votre refacturation rapidement et sans erreur.

La TVA sur les refacturations de frais


Les notes de frais de collaborateurs sont considérées comme incluses dans le devis ou la facture. Vos collaborateurs effectuent une mission auprès d’un client, et ce dernier s’engage à pourvoir à leurs dépenses professionnelles dans le cadre de cette mission. Ces dépenses concernent la plupart du temps des frais de déplacement, frais de transport et des frais d’hébergement (hôtel, …).

Les notes de frais sont considérées comme des frais accessoires d’après l’Article 267 Alinéa 2 du CGI.

La note de frais fait partie intégrante du prix de la prestation de service que vous effectuez pour votre client.

Dès lors il faut distinguer deux cas de refacturation des frais à ses clients :

  • La TVA de la dépense est déductible : dans ce cas vous devez refacturer le montant de la dépense HT. En effet, vous pouvez récupérer la TVA de la dépense selon la procédure habituelle.
  • La TVA de la dépense n’est pas récupérable : dans ce cas vous devez refacturer le montant TTC. Dans la plupart des frais engagés pour les déplacements (frais de transport, frais d’hôtel...), la TVA n’est pas récupérable.

À savoir : Les non-assujettis à la TVA, à savoir les bénévoles en association et les auto-entrepreneurs, ne sont pas concernés par cette règle et facturent les montants en Hors Taxes.

Exemple : vous avez dépensé 220 € de frais de repas et 480 € de frais de transport au cours de votre activité professionnelle. Vous avez donc dépensé 700 € au total. Il s’agit là du prix TTC.

Le prix HT du restaurant est de 200€ ; la TVA étant récupérable, vous allez seulement refacturer 200€  à votre client soit  le prix HT. La TVA sur le transport n’étant pas récupérable vous allez donc refacturer les 480€.

Finalement, il vous faudra refacturer 680€ à votre client. De votre côté, vous devez faire les démarches pour récupérer les 20€ de TVA déductible sur les repas.

Théoriquement, rien ne vous empêche de réaliser des marges en refacturant plus cher les frais à l’entreprise cliente. Néanmoins, respectez strictement la formulation du contrat avec votre client, sans quoi il pourra vous prendre en défaut. 

Dans tous les cas, les règles de facturation doivent aussi être respectées dans le cas d’une refacturation.On les rappelle ici :

  • Toutes les informations relatives au marchand : la forme juridique de la société et le capital social, le nom ou la dénomination sociale, l'adresse du marchand (obligatoirement celle du siège social), le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, le numéro SIREN et le numéro de TVA intracommunautaire
  • Toutes les informations relatives à l'acheteur
  • La date de la facture
  • Le numéro de la facture
  • La quantité et la dénomination du produit/service vendu
  • Les prix unitaires hors TVA
  • Le taux de TVA : ce dernier doit obligatoirement figurer sur chaque ligne de la facture relative au bien ou service fourni
  • Le prix total hors TVA et le montant total de la TVA
  • La date de paiement, les modalités et les pénalités encourues en cas de non-paiement ou retard de paiement
  • L'adresse de facturation des deux parties prenantes si elle est différente de celle du siège social (depuis 2019)
  • Le numéro du bon de commande (depuis 2019)

Le remboursement des débours et refacturation de la TVA

Les frais de débours sont des frais avancés pour le compte de vos clients et à leur nom. Ces frais doivent être remboursés au centime près par votre client. En cas de non-paiement, le client est le seul responsable. 

La facturation des frais de débours n’est pas considérée comme du chiffre d’affaires à proprement parler, mais comme le remboursement de frais engagés en le nom du client et pour son compte. Finalement, on peut dire que l’entreprise n’a servi que d’intermédiaire lors de la transaction. Les frais de débours ne font donc pas l’objet d’une comptabilisation de TVA par celui qui les facture d’après l’article 267-II-2 du CGI. Les remboursements de débours ne sont pas imposables. 

En effet, celui-ci prévoit 4 conditions cumulatives permettant une TVA non applicable. Voici lesquelles :

  • les remboursements des frais correspondent à des dépenses engagées au nom et pour le client
  • ils ont donné lieu à une reddition de compte précise
  • ils sont justifiés dans leur nature ou leur montant exact auprès de l’administration fiscale
  • ils sont portés dans des comptes de passage dans la comptabilité des intermédiaires. 

Afin d’être le plus clair possible auprès de l’administration fiscale, il convient de faire une facture des frais de débours à part.

A savoir : N’oubliez pas que ces frais ne sont pas à prendre en compte dans votre chiffre d’affaires et qu’il vous faudra garder une copie comme justificatif. Il vous faudra ainsi les comptabiliser dans des comptes de tiers.

La gestion de la refacturation des notes de frais est un processus long.

Comment comptabiliser les refacturations ?

Au moment de la refacturation, deux solutions s'offrent à vous :

  1. Vous greffez la facture annexe à titre accessoire à la facture principale adressée au client
  2. Vous éditez une nouvelle facture uniquement pour refacturer la dépense annexe au client

La refacturation des notes de frais est à classer dans un compte de classe 708 « Produits et activités annexes ».

La contrepartie est à placer dans un compte de classe 6, variable en fonction de la nature de la dépense. Il est également possible de créer un compte de charge dédié aux frais refacturés pour effectuer plus simplement le rapprochement avec les refacturations.

Veillez néanmoins à ce que le compte de charge dédié aux frais refacturés soit bien différent du compte utilisé pour enregistrer la prestation de service ou la vente.

La comptabilisation d'une refacturation de note de frais dans le détail.

Pour comptabiliser la note de frais refacturée au client, procédez de la manière suivante :

  1. Débitez le compte 411 (Clients) pour le montant refacturé aux clients en TTC
  2. Créditez le compte 708 (Produits et activités annexes) ou le sous-compte créé précédemment dédié aux refacturations de frais, pour le montant HT
  3. Créditez le compte de TVA collectée correspondant au montant de TVA collectée.

Il est important de mettre à jour votre comptabilité après toute opération ; les frais supportés par votre entreprise avant qu'ils ne soient refacturés doivent être comptabilisés de la façon suivante :

  1. Créditez le compte 401 (Fournisseurs) pour les frais en montant TTC
  2. Débitez le compte 6 approprié à la nature de la dépense ou un sous-compte créé précédemment dédié aux refacturations de frais avec le montant HT
  3. Débitez le compte 44566 (TVA déductible sur autres biens et services) au montant de TVA déductible

Comment gagner du temps sur le processus de refacturation ?

La refacturation des notes de frais est un processus long et lourd à gérer.

Le traitement de la refacturation s’avère lourd à gérer d’un point de vue comptable, et peut détériorer votre relation avec vos clients si des erreurs se produisent.

De plus, le temps que la vérification soit effectuée, la demande de remboursement peut se faire attendre.

Si votre entreprise réalise beaucoup de dépenses liées à l’exercice de votre activité professionnelle auprès de vos clients, les délais de remboursement peuvent devenir un véritable enjeu et pénaliser votre trésorerie.

L’idéal est de négocier avec votre client pour qu’il prenne directement en charge vos différents frais professionnels.

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Les frais les plus faciles à prendre en charge en avance sont les frais de déplacements :  frais de transport, frais d’hôtel… Cela vous évite ainsi l’avance de frais et pas de TVA à collecter…

Une solution de gestion des notes de frais permet d'allier fiabilité et rapidité. 

Une solution de gestion des notes de frais permet de gagner du temps.

 

Mettre en place une solution digitale de gestion des notes de frais peut également s’avérer être une bonne pratique.

Cela vous permettra d’automatiser l’ensemble du processus de refacturation, afin d’éviter de perdre du temps lors de la saisie comptable et d’éviter les erreurs.

Le gain de temps peut être de plusieurs heures par mois, en fonction du nombre de note de frais que vous refacturez à vos clients.

Le client est souvent vigilant sur les frais qui lui sont facturés. Il faut les classer de manière rigoureuse, le client appréciera la transparence et traitera vos notes de frais d’autant plus rapidement.

Effectuer votre refacturation proprement vous donne encore une opportunité pour prouver votre professionnalisme aux yeux de votre client.

Points clés à retenir :

  • Faites la différence entre les dépenses impliquant une TVA récupérable et non récupérable dans l’établissement de la refacturation de vos notes de frais.
  • Une comptabilité rigoureuse est essentielle pour effectuer une refacturation sans erreur
  • Une solution de gestion des dépenses d’entreprise peut grandement faciliter votre processus de refacturation.

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Article réédité le 15 octobre 2020

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