Refacturation des frais de déplacements professionnels, comment procéder ?

Dans le cadre de vos missions professionnelles, vous êtes amené à vous déplacer. En plus des prestations et services fournis, si vous avez engagé des frais à votre nom pour assurer ces déplacements professionnels, il est possible de les facturer ou refacturer à vos clients. Découvrez dans cet article quelles sont les conditions à respecter et les procédures à suivre.

cta-mini-remboursement-frais-deplacement

À partir de combien de kilomètres pouvez-vous établir une refacturation des frais de déplacement ?

Si vous travaillez à votre compte, vous êtes libre de fixer vous-même le nombre de kilomètres minimum parcourus à partir duquel vous souhaitez facturer vos clients. Pour information, cette distance est définie en moyenne à 20 kilomètres, mais vous pouvez parfaitement la fixer à zéro kilomètre et ainsi facturer des frais kilométriques à tous vos clients.

Quelle que soit la distance minimale pour laquelle vous optez, assurez-vous d’en informer vos clients au préalable afin d’éviter tout malentendu. D'ailleurs, comme nous l'aborderons dans la suite de cet article, sachez que si vous établissez un devis à votre client, ces frais doivent y figurer.

Pensez également à rester cohérent avec les tarifs pratiqués par les professionnels de votre secteur, car fixer un tarif trop élevé pourrait être difficile à justifier si vos concurrents directs sont tous ou presque en dessous du vôtre.

Il faut également noter que vous devez faire preuve de cohérence dans votre manière de facturer vos frais de déplacement. Ainsi, vous ne pouvez pas proposer une facturation libre à un client, puis un décompte selon le barème kilométrique au suivant. De même, si vous optez pour un barème, celui-ci doit être clair, accessible au client, et être le même pour tous.

Si vous êtes employé dans une entreprise, vous devez prendre en compte les directives données pour ce cas de figure. Ces coûts de déplacement seront alors reportés dans vos notes de frais.

Pensez à bien vous informer sur ce point auprès du comptable ou directeur financier avant d'avancer des frais de déplacement, cela vous permettra de maîtriser les coûts et d'éviter de mauvaises surprises au moment du remboursement.

De même, conservez tous vos justificatifs et pensez à bien noter vos déplacements au fur et à mesure, par exemple en utilisant une application de gestion des notes de frais. Vous gagnerez du temps et vous profiterez d'un suivi plus clair et en temps réel.

Choisir un modèle de facturation libre

Vous avez la possibilité de fixer librement une somme forfaitaire pour la refacturation des frais de déplacement. Dans ce cas, cette somme forfaitaire vaudra pour tous vos clients, qu’ils se situent à 5 ou à 50 kilomètres de distance.

Vous pouvez également instaurer un barème : une somme supplémentaire qui viendra compléter ce forfait pour chaque tranche de kilomètres parcourue en plus. Par exemple, une somme forfaitaire de 10 € pour vos déplacements, à laquelle vous facturerez 15 € de plus pour chaque tranche de 20 kilomètres supplémentaires parcourue.

Il est possible de mettre en place une somme forfaitaire pour la refacturation de vos frais de déplacement.

Se baser sur les barèmes

Pour refacturer vos frais de déplacement à des clients, vous pouvez également vous baser sur le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. Vous facturez donc la distance réelle parcourue. Le barème kilométrique inclut divers frais annexes, comme l'assurance du véhicule.

Refacturation des frais de déplacement : faut-il inclure ou non la TVA ?

La refacturation de vos frais de déplacement est soumise à la TVA :

  • Si votre entreprise récupère la TVA sur les dépenses engagées, vous devez refacturer sur la base du montant hors taxe ;
  • Sinon, vous refacturez à vos clients les frais engagés en prenant en compte le montant toutes taxes comprises.

L'amortissement du véhicule dans la refacturation

Pour mener à bien votre activité, vous avez acheté un véhicule. Il s'agit d'un bien actif immobilisé qui perd de sa valeur au fil du temps et de son utilisation, il doit donc être amorti en comptabilité.

L’amortissement du véhicule permet d’étaler la charge d’acquisition de la voiture sur sa durée d’utilisation. Cela permet de compenser la dépréciation subie par la voiture en étant traduit dans les charges d’exploitation. La durée de l’amortissement est égale à la durée réelle d’utilisation de la voiture.

Il y a différentes possibilités pour prendre en compte l'amortissement du véhicule dans la refacturation

Si elle est neuve, on compte généralement 5 ans. Si son utilisation est intensive, la durée d'amortissement pourra être réduite à 4 ans. Pour un véhicule acheté en occasion, la durée dépendra de l'état et de la valeur du véhicule lors de l'achat.

Pour un véhicule dont la TVA n'est pas récupérable (véhicule particulier de tourisme ou de fonction) : la base d'amortissement correspond au prix d'achat TTC auquel s'ajoutent les équipements, accessoires et frais divers (transport, mise à disposition...).

Pour un véhicule dont la TVA est récupérable (utilitaire, véhicules de type ambulance, taxis, auto-école...) : la base d'amortissement correspond au prix d'acquisition HT.

Deux méthodes d'amortissement sont possibles :

Linéaire :

Les mêmes montants sont amortis chaque année durant toute la durée d'amortissement. Soit 20 % chaque année sur 5 ans ou 25 % chaque année sur 4 ans.

Dégressif :

Ici, l’amortissement est calculé sur le prix d’acquisition la première année, puis il baisse les années suivantes selon la valeur résiduelle de la voiture. La déduction est donc de plus en plus basse.

3 - Où facturer les frais de déplacement au client ?

Deux solutions s’offrent à vous :

  • Intégrer les frais de déplacement à titre accessoire à la facture de vente que vous enverrez au client ;
  • Effectuer une facture à part pour la refacturation de ces frais.

Mettre les frais dans le devis

Si vous facturez les frais de déplacement, vous devez en informer le client au préalable. Il est donc nécessaire de les intégrer au devis. Comme ce dernier fait office de contrat de vente, vous avez l’obligation d’y incorporer tous les frais facturés, y compris ceux liés aux déplacements.

Ils doivent apparaître à la ligne « Frais de déplacement ». Un client aurait parfaitement le droit de refuser de payer des frais de déplacement si ceux-ci n'ont pas été mentionnés sur le devis initial qu'il a accepté.

C'est à vous d'estimer au plus juste les frais de déplacement. Vous devez donc avoir une idée précise de la distance à parcourir et du nombre d'allers-retours à prévoir. Cependant, il est possible que malgré vos précautions, les frais de déplacement soient finalement plus élevés que prévu.

Pour éviter les problèmes, informez votre client dès que vous constatez que les frais vont être dépassés et proposez-lui un avenant avant d'engager des frais supplémentaires.

Si vous n'êtes pas attentif ou que vous n'en discutez pas avec lui en amont, lorsqu'il recevra la facture finale, le client pourra refuser la régularisation post-dépense, puisqu'il n'en aura pas été informé et n'aura pas donné son accord.

Demander le remboursement des péages dans les indemnités

Si vous avez opté pour une refacturation basée sur le barème kilométrique, vous pouvez ajouter les frais liés aux péages, puisque ceux-ci ne sont pas inclus dedans. Attention cependant à bien demander un reçu à chaque péage et à les conserver, car ces justificatifs pourront vous être réclamés.

L'étalement des frais et la régularisation

Au moment de clôturer vos comptes, vous aurez peut-être à procéder à des écritures de régularisation. Une écriture de régularisation sert à ajuster le solde de différents postes du plan comptable de l'entreprise. Il en existe deux types :

Les écritures d'étalement :

Les charges constatées d'avance, comme les assurances, et les produits constatés d'avance. Elles permettent de répartir les charges sur une période comptable donnée, et leur effet sur le compte de résultat est généralement lissé sur deux exercices comptables. Elles sont calculées sur le montant hors taxe de la dépense sur une durée de 360 jours.

Les écritures de rattachement des charges et des produits :

Il s'agit des charges à payer et des produits à recevoir. Ces écritures visent à rattacher à l'exercice en cours les dépenses qui le concernent, mais dont le justificatif date de l'exercice précédent.

Les écritures de régularisation vous permettent ainsi d'équilibrer vos comptes.

La refacturation des frais de déplacements professionnels vous permet d'être remboursé pour tous les frais de déplacement que vous avez avancés dans l'exercice de votre activité. Si cette tâche peut sembler ardue, il est indispensable de bien la maîtriser pour éviter des dépenses importantes qui ne seraient pas remboursées. Il s'agit tout autant d'anticiper vos dépenses pour les estimer au plus juste que d'avoir les bons réflexes pour que vos clients les remboursent. En étant attentif et prévoyant, mais aussi en communiquant clairement avec les personnes concernées, vous éviterez les mauvaises surprises.

cta-grand-remboursement-frais-deplacement

 

Suivez-nous sur

New call-to-action

Articles récents