Comment réduire les couts d’un voyage d’affaires ?

Il est possible de réaliser des économies sur les voyages d’affaires de vos collaborateurs sans impacter leurs conditions de travail et leur confort pendant le déplacement professionnel. Si la tâche semble ardue, il existe pourtant des moyens simples et des astuces à connaitre pour y parvenir.

Les règles d'or d'une politique voyages.

Soignez votre politique de voyage

Lorsque vous rédigez votre politique de voyage, vous devez prendre en compte de nombreux éléments, des moyens de transport aux repas en passant par diverses dépenses nécessaires sur place.

La meilleure manière d’économiser est d’anticiper au maximum. Pour cela, assurez-vous que votre politique de voyage détaille toutes les situations susceptibles de survenir lors des déplacements professionnels de vos salariés.

Pour réaliser des économies :

Processus de validation

Instaurez un procédé de validation pour approuver toutes les dépenses avant le départ.

Rédigez un guide

Rédigez un guide clair à destination des salariés (modalités de réservation, types de frais pris en charge et pour quel montant, etc.). L’objectif étant de leur assurer une transparence complète de votre part à toutes les étapes et de les aider à prendre des décisions pertinentes lorsqu’ils seront livrés à eux-mêmes sur place.

Se montrer ferme

Une politique de voyage trop laxiste, floue ou généreuse peut significativement augmenter vos dépenses, en plus de créer des malentendus avec les collaborateurs ou entre eux.

Adopter des moyens de paiement efficaces

Dotez vos collaborateurs de cartes bancaires de l’entreprise lorsque cela est possible, vous avez ainsi une vision plus précise de leurs dépenses et cette solution est en outre plus pratique pour eux.

Si vous optez pour cette solution, souscrivez aussi à une assurance voyage professionnel pour cette carte corporate. Il est en effet possible d’assortir ce type de cartes d’une ou plusieurs assurances et assistances (assistance médicale et/ou juridique à l’étranger, vol, fraude, perte de bagages...).

Votre collaborateur sera ainsi protégé, mais l’entreprise également : par exemple en vous protégeant contre l’utilisation abusive de la carte, en mettant en place des plafonds de paiement, ou encore en prenant en charge les frais de voyage d’un collaborateur en remplacement au besoin.

Récompenser ses collaborateurs :

En prenant les bonnes décisions et en respectant vos directives, ils vous font économiser des sommes importantes. N’hésitez pas à les récompenser quand c’est le cas, afin de les encourager à persévérer en ce sens et à inciter les autres collaborateurs à se montrer tout aussi rigoureux.

Sensibiliser et responsabiliser ses collaborateurs :

Il est important qu’ils comprennent le cout que cela représente pour l’entreprise et les conséquences que peuvent avoir leurs choix.

Expliquer votre politique de voyage et ses coûts peut sensibiliser vos collaborateurs

Automatisez les processus

En automatisant les processus, vous gagnez du temps, vous en faites gagner à vos collaborateurs et vous réalisez des économies profitables à l’entreprise. Plusieurs points peuvent être automatisés :

Les notes de frais :

Utilisez des logiciels ou applications comme Mooncard pour automatiser la gestion des notes de frais et gérer automatiquement la récupération de la T.V.A. Cela vous aidera également pour une autre problématique : pour le comptable ou directeur financier, il peut être compliqué de gérer les notes de frais rédigées en langue étrangère, c’est d’ailleurs l’une des techniques les plus utilisées pour frauder.

Un logiciel pourra vous aider à mieux contrôler ces dépenses grâce à un référentiel de prix par pays. Le logiciel pourra ainsi automatiquement comparer les factures pour un service similaire dans un même pays afin de vous signaler les notes de frais au montant anormal.

Les self booking tools (SBT) :

En automatisant la réservation des voyages, vous réalisez des économies sur les frais d’agence (couts de traitement par dossier), mais aussi sur les prix des billets, puisque ces outils permettent de comparer les tarifs pour trouver le plus avantageux.

Les SBT peuvent également être paramétrés pour indiquer à vos collaborateurs quelles offres respectent la politique voyage de l’entreprise ou pas, et ainsi guider leur choix.

Maitrisez votre budget

Un budget maitrisé est lui aussi source de réelles économies. Pour cela :

Fixer un budget

Fixez un budget réaliste, qui tient compte de la réalité du terrain (cout de la vie dans le pays dans lequel est effectué le déplacement, besoins du collaborateur sur place...).

Instaurer un plafond de dépenses

Instaurez un plafond de dépenses par jour.

Se montrer-vous flexible

La concurrence entre les entreprises est forte, hôtels et transports n’échappent pas à la règle, avec des prix qui varient du simple au triple selon la compagnie, l’agence ou la chaine. Parfois, le simple fait de changer de compagnie peut faire économiser la moitié du prix. Il en va de même pour les dates et horaires, partir un jour plus tôt ou une heure plus tard peut impacter fortement le prix.

S'adapter aux aléas des prix permet de réaliser des économies

Choisir le mode de transport offrant le meilleur compromis prix/efficacité

Optez pour le mode de transport qui offre le meilleur compromis entre prix et efficacité : si l’avion est souvent privilégié par réflexe, certains déplacements peuvent être effectués en train ou en voiture pour un prix inférieur et une durée de voyage tout à fait correcte.

Économiser sur les chambres d’hôtel

Il est possible de trouver des offres d’hébergement attractives pour un prix moindre. Un partenariat avec une chaine d’hôtels peut aussi vous faire réaliser des économies. Soyez également clair avec vos collaborateurs sur le remboursement ou non des extras, et si oui, lesquels sont pris en charge et dans quelle mesure.

Réserver à l'avance

Faites les réservations à l’avance pour profiter de tarifs avantageux.

Passer par une agence de voyage

Vous pouvez par ailleurs faire appel à une agence de voyages pour déplacement professionnel qui se chargera de vous proposer des offres tout compris au meilleur prix.

Mettre en place le nudge marketing

Lorsque vos collaborateurs voyagent fréquemment, ils peuvent ressentir une certaine frustration, voire de l’agacement, à suivre une politique de voyage trop stricte. Ils se sentent contrôlés à l’excès et ils ont l’impression qu’on ne leur fait pas confiance.

Le nudge marketing consiste à influencer leurs choix pour les diriger vers des solutions intéressantes pour l’entreprise, de manière subtile, sans leur donner le sentiment de leur imposer des décisions.

Avec le nudge marketing, il est possible d’envoyer à vos collaborateurs en temps réel des suggestions de vols, de restaurants ou d’hôtels, dont les tarifs sont adaptés à la politique de voyage, mais sans évoquer ce point.

Que ce soit par mail, SMS ou autre, grâce à la géolocalisation, ces messages sont pertinents et reçus au bon moment, les collaborateurs ont ainsi l’impression d’être conseillés efficacement, et non pas dirigés. Cela permet même d’augmenter leur satisfaction.

Afin de réduire les couts d’un voyage d’affaires, soignez votre politique de voyage, automatisez les processus et utilisez le nudge marketing à votre avantage. Ces solutions concrètes ont démontré leur efficacité et permettent d’économiser tout en améliorant la satisfaction des collaborateurs.

Les règles d'or d'une politique voyages.

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