Comment protéger ses salariés lors d’un voyage d’affaires ?

Vos collaborateurs peuvent faire face à de nombreux risques lorsqu’ils sont en déplacement professionnel à l’étranger : perte des papiers d’identité, vol, agression, catastrophe naturelle, blessure, maladie...

Il est de votre devoir de les informer sur ces risques, et de veiller à la sécurité de chaque employé pendant un voyage d’affaires. Retrouvez dans cet article nos meilleurs conseils pour protéger vos salariés en déplacement.

Les règles d'or d'une politique voyages.

Sensibiliser le voyageur sur le pays dans lequel il se rend, ainsi que sur les risques qu’il encourt

Pendant un voyage d’affaires, votre collaborateur est livré à lui-même : en cas de problème, il se retrouve seul dans un pays étranger. Pour l’aider à faire face à toutes les situations, vous devez le sensibiliser sur les conditions du pays dans lequel il se rend, les risques encourus, et les bons gestes à adopter sur place.

Vous devez rappeler à vos salariés les consignes de base, même s’il affirme déjà les connaître :

  • Être vigilant quant à l’utilisation du Wi-Fi dans des pays et lieux étrangers, notamment pour éviter le vol de données ;
  • Ne pas se séparer de son passeport ;
  • Ne pas laisser ses affaires sans surveillance ;
  • Voyager léger ;
  • Préparer ses déplacements pour limiter les risques de tomber sur de faux taxis et des détrousseurs routiers ;
  • Ne pas communiquer ses informations personnelles aux inconnus ;
  • Noter tous les numéros d’urgence dans son téléphone, mais aussi sur un papier...

Vous devez également lui fournir toutes les informations utiles :

  • Consignes de sécurité pour le pays concerné ;
  • Risques sanitaires ;
  • Climat ;
  • Lieux à éviter ;
  • Numéros d’urgence à connaître...

Il est important de transmettre des consignes de sécurité au collaborateur

Pour en savoir plus sur les risques et dangers présents dans un état, vous pouvez vous appuyer sur les sites officiels, tels que l’ambassade du pays concerné. Le gouvernement français donne également deux recommandations importantes que vous avez tout intérêt à connaître et à partager avec vos collaborateurs :

Consulter la rubrique « Conseils aux voyageurs » du site France Diplomatie : ce dernier répertorie tous les risques et dangers à connaître pour chaque pays. Il est sans cesse actualisé pour présenter toujours les informations les plus récentes et pertinentes.

S’inscrire sur le service en ligne « Ariane » : celui-ci est gratuit et dédié aux ressortissants français qui se rendent dans un pays étranger pour un voyage ou une mission ponctuelle.

Ce site a deux fonctions principales, la première est d’alerter en temps réel les personnes inscrites sur les risques du pays et de leur fournir des informations et consignes de sécurité au besoin. La seconde est de permettre aux autorités françaises, en cas de crise, de savoir si des ressortissants français sont présents dans le pays.

Les assurances et numéros de secours

Vous devez également vous assurer que votre salarié est bien couvert sur place pour tous les problèmes qu’il pourrait rencontrer : vol, agression, accident, maladie, catastrophe naturelle... Il doit savoir comment réagir et qui contacter pour chacun de ces cas, et ne pas se retrouver en situation de devoir avancer des sommes importantes sur ses fonds personnels lorsque l’un de ces problèmes se présente.

Vos collaborateurs doivent bénéficier d’une protection performante lorsqu’ils sont en déplacement. Plusieurs assurances sont à disposition : vol annulé ou retardé, santé, rapatriement, vol ou perte de papiers d’identité ou de moyens de paiements, catastrophes naturelles...

Pour tout ce qui concerne la santé, il y a bien sûr la Sécurité sociale, mais celle-ci n’est pas toujours suffisamment efficace lorsque les problèmes de santé ou accidents surviennent à l’étranger.

Vos collaborateurs pourraient se retrouver en situation d’avancer plusieurs milliers d’euros pour se soigner, la facture pourrait même atteindre des montants astronomiques en cas d’opération chirurgicale ou d’examen poussé (scanner, IRM, radiographie...). Vous devez donc prendre les devants pour garantir à vos collaborateurs en mission une protection réellement efficace.

Vous avez plusieurs possibilités pour assurer vos collaborateurs :

L’assurance voyage :

Elle est pensée pour répondre précisément à ces problématiques, elle permet ainsi de profiter d’une protection complète et adaptée aux besoins des personnes en déplacement.

Les assurances incluses avec la carte corporate :

Si le collaborateur utilise une carte corporate, il est possible d’y adjoindre des assurances et garanties pour le protéger lors de ses déplacements. Renseignez-vous pour en connaître le détail et savoir si elle couvre suffisamment vos salariés.

Les assurances incluses avec la carte bancaire :

La carte bancaire personnelle du salarié peut elle aussi être assortie d’assurances et garanties diverses. Vérifiez avec lui le détail de ce qui est proposé et les conditions dans lesquelles il est possible d’y avoir recours.

Outre la question des assurances, pensez à bien indiquer à votre salarié tous les numéros d’urgence à connaître. Il y a bien sûr les numéros basiques, tels que ceux de la police, des pompiers ou des services de secours.

En tant que ressortissant français à l’étranger, il est également recommandé de lui fournir le numéro de l’ambassade dans le pays concerné. Pensez aussi à lui proposer des numéros directs de personnes à contacter en cas d’urgence : il peut s’agir d’un médecin, d’un référent de l’entreprise sur place, du numéro de l’assurance, etc.

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Faire appel à des sociétés spécialisées dans le voyage d’affaires

Le bien-être du collaborateur sur place dépend de nombreux éléments qu’il faut connaître et anticiper : politique, sécurité, médical, climat, catastrophes naturelles, infrastructures, cadre juridique...

Pour que vos collaborateurs voyagent en toute sérénité et sécurité, le plus simple et le plus pratique est de faire appel à des sociétés spécialisées. Elles seront en mesure d’assurer une véritable assistance sur place et sauront comment réagir dans chaque cas de figure, en respectant le cadre juridique du pays concerné.

Qu’est-ce que l’obligation de résultat ?

Les entreprises ont une obligation de résultat quant à la sécurité des collaborateurs en voyage d’affaires. Cela signifie qu’elles sont tenues d’assurer leur sécurité physique et mentale lors de leurs déplacements. Les risques sanitaires et la protection de la santé sont également concernés. Pour cela, les entreprises doivent mettre en place :

  • Des actions de prévention pour les risques professionnels.
  • Des actions d’information.
  • Des actions de formation.
  • Elles doivent aussi s’assurer que l’organisation et les moyens alloués sont pertinents pour que les collaborateurs puissent voyager en toute sécurité.

En suivant ces différents conseils, vous protégez efficacement vos salariés en voyage d’affaires. Lorsqu’ils sont en déplacement pour votre entreprise, votre responsabilité entière est engagée. Mettre en place de tels moyens peut sembler fastidieux ou onéreux, mais en réalité c’est presque dérisoire en comparaison avec tout ce qu’impliquerait un problème lors d’un déplacement si le salarié n’a pas été suffisamment informé, sensibilisé et protégé.

Les règles d'or d'une politique voyages.

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