Le premier voyage d'affaires, le Guide du débutant.

Le premier voyage d’affaires est un moment excitant, mais il peut également être source d’angoisse et de stress.Voici notre guide en 8 étapes pour que votre premier voyage d’affaires se déroule parfaitement !

Voyager serein implique de prendre un certain nombre de mesures simples afin que tout se passe au mieux. 

1. Réservez les billets d’avion le plus tôt possible.

Les voyages d’affaires ne se planifient pas des mois à l’avance. Cependant, dès qu’une date est fixée, réservez votre billet aller et retour, correspondant aux dates qui conviennent.

Cela vous permettra de payer votre billet moins cher et d’être certain d’avoir une place. De plus, cela vous permettra d’être fixé sur les dates de votre voyage, vous y gagnerez une plus grande tranquillité d’esprit.

Vous pourrez ainsi planifier votre voyage plus efficacement.

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2. Limitez vos bagages au strict minimum.

Voyagez léger !

Vous ne voulez pas transporter une valise énorme pendant toute la durée de votre voyage. Pour une durée de 3-4 jours, prenez une valise suffisamment petite pour être considérée comme un bagage à main, vous n’avez pas besoin de plus.

Vous gagnerez ainsi du temps à l’aéroport : plus besoin d’attendre que vos bagages arrivent, vous pourrez quitter l’aéroport très rapidement et être le premier à la station de taxis.

Renseignez-vous sur la météo locale avant de partir, cela vous permettra d’adapter votre tenue et d’éviter d’être pris au dépourvu.

3. Prévoyez votre emploi du temps à l’avance.

Une fois que vos billets d’avions sont pris, il est temps de planifier votre feuille de route pour vos déplacements professionnels.

Choisissez un hôtel à proximité des lieux ou vous allez vous rendre. Cela limitera le risque d’embouteillages et donc de retard, et vous épargnera un long trajet de retour une fois la journée terminée.

Repérez en avance les différents lieux où vous devez vous rendre au cours de votre voyage, afin d’éviter une erreur une fois sur place. Avoir une idée précise de la localisation de ces différents lieux vous rendra grandement service.

Ménagez-vous des plages horaires larges entre les différentes réunions auxquelles vous devez assister, en particulier si elles impliquent que vous vous déplaciez. Vous limiterez ainsi le risque d’arriver en retard.

Si vous n’avez pas prévu votre itinéraire et que vous vous retrouver en retard, la panique peut vous gagner et empirer la situation.  

Planifiez votre emploi du temps à l'avance

4. Prévoyez une pochette spéciale pour ranger vos justificatifs de dépenses.

Conserver les justificatifs est nécessaire pour être remboursé pour vos dépenses durant le voyage. Il est donc impératif d’éviter de les perdre. Pour cela, utilisez un portefeuille spécialement dédié au rangement de vos justificatifs.

Vous éviterez de mélanger les justificatifs avec vos autres papiers. Vous ne le sortirez qu’en cas de besoin, limitant au maximum le risque de perte.

5. Familiarisez-vous avec la solution de gestion des notes de frais de votre entreprise si elle en possède une.

Les solutions digitales de gestion des dépenses d’entreprise peuvent grandement vous simplifier la vie. Elles vous permettent de gagner du temps et de gérer vos notes de frais au fil de l’eau.

Néanmoins, bien utiliser ces solutions peut demander un peu de pratique. N’attendez donc pas de partir à l’étranger pour les utiliser. Une fois parti, vous aurez bien d’autres choses à penser et ne pourrez pas trouver le temps d’apprendre à vous en servir efficacement.

Vous devez donc savoir utiliser ces solutions avant de partir. N’attendez donc pas le dernier moment !

6. Maitrisez la politique de dépenses de votre entreprise.

Vous devez connaitre les critères de remboursement de votre entreprise avant de partir. Vous éviterez le risque de ne pas être remboursé si une dépense n’est pas conforme à la politique de l’entreprise.

Connaitre cette politique en détail vous permettra de voyager l’esprit tranquille et vous assurera un remboursement rapide.

Maitriser les processus de remboursement de votre entreprise est également impératif. Connaitre les délais dans lesquels vous devez présenter vos notes de frais ainsi que les délais de remboursement est nécessaire. Ceci vous permettra d’effectuer une demande conforme et d’être remboursé dans les meilleurs délais.

7. Les repas d’affaires. 

L'organisation de vos repas d'affaires doit être parfaite

 

Les repas d’affaires constituent une part importante de tout voyage d’affaires. Veillez donc à tout ce que se passe pour le mieux ; pour cela quelques conseils si vous organisez le repas :

  • Choisissez un restaurant qui convienne à votre interlocuteur. Evitez les lieux bruyants. N’hésitez pas à interroger la personne devant vous accompagner.
  • Réservez le restaurant à l’avance, si possible au moins la veille. Une bonne organisation prouvera votre professionnalisme.
  • N’abusez pas de l’alcool, faites-vous plaisir sans exagération.
  • Soyez chaleureux mais restez professionnel. Vous devez bâtir une relation de confiance avec votre interlocuteur sans risque de l’importuner.
  • Au moment de rédiger la note de frais, n’oubliez pas de spécifier le nombre de personnes présentes lors du repas. 

8. Reposez-vous.

Les voyages d’affaires peuvent s’avérer très fatigants : décalage horaire, enchainement de réunions, dîners finissant souvent tard… Prévoyez des plages horaires ou vous pouvez vous reposer.

Ne continuez pas à travailler en rentrant le soir, il vaut mieux s’accorder un sommeil réparateur qui vous permettra d’être efficace le lendemain.

Point clés à retenir :

  • Réservez vos billets le plus vite possible
  • Voyagez léger
  • Planifiez votre emploi du temps en détail et réfléchissez à la logistique de votre voyage
  • Conservez vos justificatifs dans une pochette dédiée à cet effet
  • Connaissez sur le bout des doigts la politique de frais de déplacement et les processus de remboursement de votre entreprise.
  • le cas échéant, familiarisez-vous avec la solution digitale de gestion des dépenses de votre entreprise
  • Choisissez soigneusement les restaurants pour vos dîners d'affaires (bruit, style, type de nourriture)
  • Reposez-vous dès que vous en avez l’occasion, les voyages d’affaires peuvent être éreintants. 

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