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Pourquoi proposer une carte bancaire d'entreprise à vos collaborateurs ?

Pour mener leurs missions à bien, certains salariés sont régulièrement amenés à effectuer des dépenses (déplacements, repas...). Ces frais professionnels doivent leur être remboursés par l'entreprise. Ces transactions se font par le biais de la note de frais.

Cette solution peut s'avérer fastidieuse, surtout lorsque l'entreprise n'utilise pas d'outils dédiés, comme des applications de gestion de note de frais. Pour gagner en efficacité et optimiser les processus, la carte bancaire d'entreprise s'impose comme une solution pratique et fiable.

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Les avantages de la carte collaborateur

La gestion des notes de frais entraîne de nombreuses contraintes. Lorsque les frais professionnels sont ponctuels ou concernent de petites sommes, la méthode traditionnelle qui consiste à remplir un formulaire, y joindre tous les justificatifs, l'envoyer au DAF ou au comptable, puis attendre un remboursement, suffit amplement.

Mais dès lors qu'un collaborateur doit avancer de nombreux frais, ou régler des montants élevés, la méthode traditionnelle trouve ses limites : chronophage, stressante, sujette aux erreurs, voire à la fraude... Et plus encore lorsqu'il ne s'agit pas d'un seul collaborateur qui remplit des notes de frais, mais de plusieurs.

La carte corporate offre alors une solution particulièrement intéressante. Elle est donnée au collaborateur et liée à un compte bancaire spécifique ouvert par l'entreprise. Cette solution offre de nombreux avantages :

  • Une visibilité sur les dépenses réellement faites par les salariés, avec le détail des transactions.
  • Le salarié n'a pas à avancer les frais, ils sont directement prélevés sur le compte de l'entreprise.
  • Il n'y a donc pas de remboursement à effectuer au salarié.
  • C'est un véritable gain de temps pour le responsable : moins, voire plus du tout, de formulaires de note de frais à traiter.
  • Pour le responsable comme pour les salariés, c'est moins de stress et plus de temps pour gérer d'autres tâches.
  • Pour l'entreprise, c'est un moyen efficace pour mieux analyser les dépenses faites par les salariés : postes de dépense, montants, périodicité... Elle sait qui dépense quoi, quand et dans quel but. Elle peut ainsi mieux adapter son budget et déterminer quels postes de dépenses pourraient être réduits ou nécessitent au contraire plus de trésorerie.

Quels sont les avantages de la carte collaborateur ?

Coller aux attentes de vos salariés

De nombreux salariés sont insatisfaits par la gestion des notes de frais traditionnelle. Si cela pourrait paraître anecdotique, cette solution contraignante qui implique des procédures chronophages et des formulaires à remplir régulièrement représente pourtant une véritable source de stress pour les salariés :

  • Ils ne savent pas toujours si l'achat effectué leur sera bien remboursé.
  • Les remboursements peuvent tarder.
  • Lorsqu'ils font face à des difficultés financières personnelles, devoir avancer des sommes pour le travail peut les placer dans une situation complexe.
  • Les tickets de caisses et factures peuvent être égarées, compromettant le remboursement ou occasionnant des tensions avec le DAF.
  • Collecter chaque justificatif et remplir des notes de frais demande du temps et de l'organisation. Ce temps peut être pris sur le temps de travail des salariés, leur faisant perdre en productivité, ou bien sur leur temps personnel, ce qui est source d'insatisfaction.

Utiliser une application ou un logiciel de gestion de notes de frais permet de limiter ces problèmes, mais pas de les supprimer totalement. En effet, cela permet de gagner du temps, de limiter les erreurs et d’accélérer les remboursements, ce qui représente déjà une véritable avancée.

Mais il reste tout de même nécessaire de faire un suivi précis des dépenses et de vérifier que les remboursements ont bien été effectués. Et, bien sûr, il reste la contrainte la plus pénible aux yeux des salariés : avancer les frais, en espérant qu'ils seront remboursés et, si possible, rapidement.

C'est pourquoi la carte bancaire corporate séduit autant les salariés : c'est la solution qui répond le mieux à leurs problématiques. Elle supprime totalement ou presque la gestion des notes des notes de frais. Ils n'ont plus à avancer des frais et à attendre des remboursements. Quant aux décideurs, ils ne sont pas en reste : grâce à la carte bancaire d'entreprise, ils profitent d'une véritable optimisation des processus.

La carte collaborateur simplifie la gestion des notes de frais

La fin des notes de frais pour le DAF et les salariés

La gestion des notes de frais est fastidieuse et coûteuse (en temps comme en argent !). Que ce soit pour le DAF ou les salariés, cette tâche demande beaucoup de temps et d'organisation.

Elle génère des situations stressantes, voire des tensions, et un surcroît de travail qui pourrait être employé autrement. La carte bancaire d'entreprise met fin à ces problèmes et améliore la gestion de la trésorerie.

La carte bancaire corporate permet de limiter au maximum la gestion des notes de frais, puisque celles-ci seront désormais occasionnelles, pour répondre à une situation spécifique. De plus, les cartes bancaires d'entreprise sont accompagnées d'une multitude d'options avantageuses :

  • La possibilité de mettre en place des plafonds de paiement, ce qui évite toute dérive de la part des salariés. Ces plafonds peuvent même être paramétrés en fonction des différents collaborateurs, allouant un budget plus élevé, par exemple, à un salarié qui effectue des déplacements réguliers ou qui doit régulièrement dîner avec des clients.
  • Un suivi en temps réel et la centralisation des dépenses : pour garder la maîtrise du budget et savoir à chaque instant quelles dépenses ont été faites, sans devoir attendre de recevoir tous les formulaires et justificatifs de chaque collaborateur.
  • Des assurances pour les déplacements professionnels : annulation de vol, accidents, maladie, vol de papiers...

La carte collaborateur améliore les conditions de travail des salariés

Il est également possible d'opter pour une carte bancaire virtuelle. L'atout principal de cette solution est que les cartes bancaires ainsi générées peuvent être paramétrées pour un usage unique ou régulier.

Cela signifie que n'importe quel collaborateur devant réaliser des frais pour l'entreprise, même une seule et unique fois, peut profiter de ce système pour régler la dépense.

C'est une véritable avancée pour les DAF, mais aussi une amélioration des conditions de travail pour les salariés.

Bien sûr, certaines entreprises pourraient être inquiètes à l'idée de confier une carte bancaire à leurs collaborateurs. Il existe heureusement des solutions :

  • La mise en place de plafonds : il est possible de paramétrer des plafonds quotidiens, hebdomadaires ou mensuels pour chaque carte.
  • Créer des restrictions géographiques : vous vous assurez ainsi que la carte ne sera utilisée que dans une zone précise.
  • Opter pour une carte à autorisation systématique : vos collaborateurs ne pourront ainsi jamais dépenser ou retirer plus que la somme prévue.
  • Informer au mieux les collaborateurs : vérifier que toutes les dépenses professionnelles prises en charge sont bien spécifiées dans la politique de dépense de l'entreprise, que le document est clair et accessible à chaque salarié. Il faut également communiquer au mieux avec les collaborateurs pour qu'ils comprennent parfaitement l'utilisation de la carte bancaire corporate, dans quelles conditions et pour quels motifs l'utiliser, mais aussi les limites à ne pas dépasser.

La carte bancaire corporate révolutionne la note de frais. Plus simple et pratique, elle se révèle aussi satisfaisante pour les salariés qu'avantageuse pour la direction. Les frais d'entreprises sont mieux gérés, avec plus de transparence, d'efficacité, de sécurité et de traçabilité. C'est tout le processus qui est optimisé, avec une économie réelle en temps et en argent à la clé.

Les points-clés à retenir :

  • La carte bancaire d'entreprise simplifie et accélère les processus : plus de frais à avancer ou rembourser, moins de papier à traiter. À vous de choisir quelle carte bancaire est faite pour votre entreprise.
  • Les salariés apprécient tout particulièrement cette solution plus pratique et moins stressante.
  • Pour l'entreprise, c'est un moyen efficace pour maîtriser son budget, suivre et contrôler au plus près les dépenses effectuées par les salariés.

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