Pour mener leurs missions à bien, certains salariés sont régulièrement amenés à effectuer des dépenses (déplacements, repas...). Ces dépenses professionnelles doivent leur être remboursées par l'entreprise, par le biais d'une note de frais. Cette solution peut s'avérer fastidieuse, surtout lorsque l'entreprise n'utilise pas d'outils dédiés, comme des solutions de gestion de notes de frais. Pour gagner en efficacité et optimiser les processus, la carte bancaire d'entreprise se présente comme une solution pratique et fiable.
Les avantages de la carte collaborateur
La gestion des notes de frais entraîne de nombreuses contraintes. Lorsque les frais professionnels sont ponctuels ou concernent de petites sommes, la méthode traditionnelle qui consiste à remplir un formulaire, y joindre tous les justificatifs, l'envoyer au DAF ou au comptable, puis attendre un remboursement, peut suffire.
Mais dès lors qu'un collaborateur doit avancer fréquemment des frais, ou régler des montants élevés, la méthode traditionnelle trouve ses limites. En effet, elle devient très vite chronophage, stressante, sujette aux erreurs, voire parfois à la fraude, que ce soit pour les salariés, comptables et financiers.
La carte entreprise se présente alors comme une solution particulièrement intéressante. Elle est donnée au collaborateur et liée à un compte bancaire spécifique, ouvert par l'entreprise, et offre ainsi de nombreux avantages:
- Une visibilité sur les transactions réalisées par les salariés en temps réel.
- Le salarié n'a pas à avancer les frais, ils sont directement prélevés sur le compte de l'entreprise.
- Il n'y a donc pas de remboursements à effectuer au salarié, ce qui permet de diminuer la charge liée aux dépenses professionnelles.
- C'est un véritable gain de temps pour le responsable puisqu'il y a alors, voire plus du tout, de formulaires de notes de frais à traiter.
- Pour le responsable comme pour les salariés, c'est moins de stress et plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeurs ajoutées.
- Pour l'entreprise, c'est également un moyen efficace pour mieux analyser les dépenses faites par les salariés : postes de dépense, montants, périodicité... Il est possible de savoir qui dépense quoi, quand et dans quel but. Ceci vous permettra ainsi de mieux adapter votre budget et de déterminer quels postes de dépenses pourraient être réduits ou nécessitent au contraire plus de trésorerie.
Répondre aux attentes de vos salariés
De nombreux salariés sont insatisfaits par la gestion des notes de frais traditionnelle, une solution contraignante qui implique des procédures chronophages et des formulaires à remplir régulièrement. Cela représente souvent une véritable source de stress pour les salariés, ainsi qu'une charge mentale importante et ce, pour plusieurs raisons :
- L'incertitude lié au remboursement.
- Les délais de remboursement, qui peuvent être longs.
- Les avances de frais peuvent parfois les placer dans des situations financières délicates.
- Risque de pertes des justificatifs, compromettant le remboursement ou occasionnant des tensions avec le DAF.
- Perte de temps liée à la collecte de justificatif et la saisie des notes de frais, qui se fait soit sur le temps de travail des salariés, leur faisant perdre en productivité, soit sur leur temps personnel, ce qui est source d'insatisfaction.
C'est pourquoi la carte bancaire corporate séduit autant les salariés : c'est la solution qui répond le mieux à leurs problématiques et besoins. Elle supprime totalement, ou presque, la gestion des notes de frais, ils n'ont plus à avancer des frais et à attendre des remboursements. Quant aux décideurs, ils ne sont pas en reste puisqu'ils profitent d'une véritable optimisation des processus.
Bien sûr, certaines entreprises pourraient être inquiètes à l'idée de confier une carte bancaire à leurs collaborateurs. Il existe heureusement des solutions :
- La mise en place de plafonds de dépenses.
- Créer des restrictions géographiques : pour s'assurer que la carte ne sera utilisée que dans une zone précise.
- Opter pour une carte à autorisation systématique : empêchant les collaborateurs de dépenser ou retirer plus que la somme prévue.
- Informer au mieux les collaborateurs : sur les dépenses prises en charge et la politique de dépense de l'entreprise. Il faut également communiquer au mieux avec les collaborateurs pour qu'ils comprennent parfaitement l'utilisation de la carte bancaire corporate et sur les limites à ne pas dépasser.
Certaines solutions de paiement intelligentes permettent d'avoir un paramétrage poussé. Mooncard, par exemple permet le paramétrage complet de chacune de ces cartes grâce à plus de 60 critères, permettant de réguler les droits et accès des collaborateurs. De ce fait, ils pourront uniquement réaliser des dépenses liées au bon déroulement de leurs missions. Il est également possible d'y paramétrer un cycle d'approbation, donnant la possibilité aux managers de valider ou rejeter les dépenses réalisées par les collaborateurs.
C'est une véritable avancée pour les DAF, mais aussi une amélioration des conditions de travail pour les salariés.
La carte bancaire corporate révolutionne la note de frais. Plus simple et pratique, elle se révèle aussi satisfaisante pour les salariés qu'avantageuse pour la direction. Les frais d'entreprises sont mieux gérés, avec plus de transparence, d'efficacité, de sécurité et de traçabilité. Tout le processus est optimisé, avec une économie réelle en temps et en argent à la clé.
Les points-clés à retenir :
- La carte bancaire d'entreprise simplifie et accélère les processus : plus de frais à avancer ou rembourser, moins de papier à traiter. À vous de choisir quelle carte bancaire est faite pour votre entreprise.
- Les salariés apprécient tout particulièrement cette solution plus pratique et moins stressante.
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Pour l'entreprise, c'est un moyen efficace pour maîtriser son budget, suivre et contrôler au plus près les dépenses effectuées par les salariés.
