Comment organiser un déplacement professionnel à l’étranger ?

Un déplacement professionnel à l’étranger doit être bien préparé pour que tout se déroule au mieux. Côté salarié, la clé est d’anticiper et de s’organiser pour préparer son déplacement dans les meilleures conditions.

Côté entreprise, il est nécessaire de tout mettre en œuvre pour accompagner le salarié dans ses démarches. Mais aussi pour bien l’informer, le sensibiliser aux risques liés aux déplacements, et veiller à ce qu’il soit protégé pendant son voyage.

Les règles d'or d'une politique voyages.

Organiser son déplacement professionnel à l’étranger

Vérifier les conditions de voyage

Avant de faire quoi que ce soit, renseignez-vous sur les conditions du voyage et notamment :

Les dates retenues :

Vérifiez celles de début et fin de mission, mais aussi si elles incluent le temps de transport ou non. Si votre mission commence un lundi, devez-vous arriver sur place le jour même ou la veille ? Devez-vous repartir le jour de la fin de votre mission ou le lendemain ? Il faut être attentif à ce point, car les horaires de train ou d’avion peuvent vous obliger à arriver sur place plus tôt que prévu, et cela aura aussi une incidence sur la durée d’hébergement à prévoir.

Le type d’hébergement :

Choix de l’hôtel libre ou non, type de chambre, services inclus...

Le moyen de transport :

Choix libre ou non, compagnies à privilégier, classe de billets à acheter...

Vos frais de repas sur place :

Sont-ils inclus et comment ? Pour quel budget ?

La manière dont seront gérées vos dépenses sur place :

Carte corporate, avance sur vos fonds personnels, enveloppe forfaitaire... Selon qu’il s’agisse de frais réels ou forfaitaires, les méthodes de remboursement seront différentes.

En frais réel, vous serez remboursé intégralement pour les sommes avancées (sur présentation d’un justificatif et dans les limites du raisonnable). Tandis que pour les frais forfaitaires, il s’agira d’un barème de remboursement défini par l’URSSAF et qui varie pour chaque type de dépenses.

Pour simplifier cette étape, consultez directement la politique de voyage de votre entreprise. Si, pour une raison ou une autre, votre société n’a pas rédigé ce document, discutez de ces questions avec le comptable, le directeur financier, ou même votre manager. Vous devez obtenir des réponses précises pour être sûr que tous les frais seront pris en charge et que ceux que vous avancerez seront remboursés.

Planifier son programme

Il s’agit d’un déplacement professionnel, vous aurez donc des missions à remplir sur place. Organisez votre planning dès à présent pour avoir une vision claire du programme qui vous attend.

Ne vous contentez pas de regarder la feuille de route du déplacement professionnel, prenez également un moment pour vous renseigner sur les lieux, les différents trajets pour aller d’un endroit à l’autre, l’état du trafic...

En effet, ce que votre planning ne vous dit pas, c’est le temps qu’il vous faudra pour vous rendre d’un point A à un point B, s’il sera plus rapide d’effectuer ces trajets en métro ou en taxi, et comment vous organiser pour accéder à ces transports (quelle compagnie privilégier, emplacement des stations de métro...).

Cela peut sembler fastidieux, mais il s’agit surtout d’avoir une vision globale de ce qui vous attend sur place, une première idée des difficultés que vous pourrez rencontrer et les méthodes pour les contourner. Ainsi vous ne serez pas pris au dépourvu.

Effectuer les différentes réservations

Billets de train ou d’avion, voiture de location, hébergement... Comme vous vous êtes renseigné sur les conditions du voyage, vous avez une idée claire des réservations que vous devez effectuer, par exemple le niveau d’hébergement que vous pouvez choisir ou la classe de billet pour vos transports.

N’attendez pas la dernière minute pour faire ces réservations : certains horaires de départ pourraient être complets aux dates prévues, tout comme l’hôtel. Vous profiterez également de meilleurs prix.

Informer sur son absence du travail

Notez votre absence dans l’agenda partagé s’il y en a un, sinon, informez directement vos collègues, supérieurs et clients de vos dates de déplacement. Pensez à reporter les rendez-vous prévus pour cette période si besoin. Vous pouvez également fournir une adresse email ou un numéro de téléphone où vous joindre pendant votre déplacement.

Il faut informer ses collègues et ses clients de son absence

Préparer les documents dont vous aurez besoin

Faites la liste de tous les documents dont vous aurez besoin et préparez-les en avance. Là encore, plus vous vous y prenez tôt, plus vous pouvez être réactif, notamment en vérifiant la date de validité de votre passeport ou d’autres documents importants.

Pensez également à vérifier les conditions d’utilisation de votre carte bancaire ou de votre téléphone personnel dans le pays de destination. Vous aurez ainsi suffisamment de temps à disposition pour faire le nécessaire et éviter des surcoûts ou frais si votre carte ou forfait de téléphone ne sont pas adaptés.

Préparer ses affaires personnelles et professionnelles

Plusieurs jours avant votre départ, commencez à préparer votre valise. Vous éviterez ainsi la mauvaise surprise de découvrir la veille du départ que votre costume préféré est resté au pressing, ou que vous ne disposez d’aucun adaptateur de prise électrique pour vos chargeurs. Assurez-vous également que vos bagages ne dépassent pas le poids autorisé par la compagnie de transport.

Garder une longueur d’avance

Plus vous anticipez, plus vous limitez les risques de problème puisque vous disposez d’assez de temps pour résoudre au fur et à mesure tous les imprévus qui ne manqueront pas de se présenter. Cela vous permet également de rester serein durant toute la préparation du voyage et de ne rien oublier.

Cela relève du bon sens le plus élémentaire et pourtant, la plupart des problèmes rencontrés lors d’une mission à l’étranger auraient pu être évités en s’organisant mieux et en se renseignant plus en profondeur sur la destination.

Organiser le déplacement professionnel à l’étranger de son collaborateur

L’aider à préparer son déplacement professionnel

Accompagnez votre collaborateur dans les différentes démarches qu’il doit effectuer : réservations, papiers à réunir, rendez-vous à prévoir, etc. Vous pouvez lui remettre un document complet avec toutes les démarches à faire. Si cela peut sembler scolaire, c’est pourtant un moyen simple de vous garantir que rien ne sera oublié, et c’est également rassurant pour le collaborateur de vous savoir à ses côtés.

Assurez-vous de lui laisser suffisamment de temps pour préparer son déplacement dans de bonnes conditions. Si celui-ci doit être organisé dans l’urgence, faites le nécessaire pour lui faciliter les choses, par exemple en le déchargeant de certaines démarches pour gagner du temps et limiter le stress.

Pensez aussi à faciliter la gestion de ses missions en cours. Notamment si son déplacement à venir doit occasionner une réorganisation de son planning, des collègues pourront prendre le relais sur certains dossiers, des rendez-vous pourront être repoussés, etc.

Sensibiliser le collaborateur sur les conditions de voyage

Sensibiliser le collaborateur aux conditions de voyage lors d’un déplacement professionnel à l’étranger est une obligation de l’employeur. Vous devez lui fournir toutes les informations pertinentes pour qu’il puisse faire les meilleurs choix tant dans ses réservations que pour gérer son budget sur place.

Si votre entreprise ne dispose pas d’une politique de voyage claire, c’est le moment parfait pour vous d’en créer une. La politique de voyage est un document qui prévoit tous les scénarios possibles lors d’un déplacement professionnel.

Dans ce document, le salarié trouvera tout ce qu’il doit savoir sur son futur déplacement, des types d’hébergement à réserver au budget à sa disposition, en passant par les règles à suivre pour chaque problème qu’il pourrait rencontrer.

Ce document demande du temps pour être rédigé correctement, mais il est d’une importance capitale. Non seulement il encadre les voyages au plus près, ce qui facilite les choses pour les salariés, mais en plus il protège l’entreprise.

Par exemple, en cas de désaccord avec un collaborateur sur un remboursement qui lui a été refusé, vous pourrez vous référer à la politique de voyage de l’entreprise. Vous pourrez ainsi déterminer si procéder à un remboursement est légitime ou si le salarié n’a tout simplement pas respecté les consignes.

Assurez-vous que ce document soit accessible à tous vos salariés concernés. Vous pouvez le mettre à disposition sur le réseau de l’entreprise, l’imprimer et le laisser en évidence dans un lieu pertinent, remettre une copie directement à votre collaborateur, etc. Si vous effectuez des modifications sur le document, là aussi, pensez à prévenir vos salariés.

Il est également nécessaire d’informer votre collaborateur de manière complète sur son déplacement :

  • Sa mission : quels sont ses objectifs sur place ? Quels sont ses horaires journaliers ? etc.
  • L’environnement : à quoi doit-il s’attendre sur place ? Quelles sont les précautions à prendre ? Quels sont les risques sanitaires ? etc.

2-3 Envisager tous les risques en prenant une assurance et en prévenant la Sécurité sociale

Avant le début de la mission, vous devez informer la Sécurité sociale du déplacement de votre salarié, notamment pour lui éviter sur place d’avancer des frais médicaux au besoin.

Pour garantir à votre collaborateur une protection optimale pendant son voyage d’affaires, optez pour une assurance complète qui prend en charge les soins médicaux, le rapatriement, les vols et agressions, ou encore les problèmes liés aux catastrophes naturelles. Il existe aussi des assurances conçues spécifiquement pour les voyages professionnels.

Regardez également du côté des cartes corporate, certaines peuvent inclure des garanties et assurances pour les déplacements professionnels : vol retardé ou annulé, rapatriement du salarié, plafonds de paiement...

Limiter les frais engendrés par le voyage

Pour limiter les frais engendrés par le voyage :

Réserver à l'avance

Faites les réservations le plus tôt possible pour profiter de meilleurs tarifs.

Être flexible

Parfois le simple fait de choisir un autre mode de transport, un hébergement différent, ou de changer de dates permet d’économiser de belles sommes.

Faire des partenariats

Pensez aux partenariats avec des hôtels, des compagnies de transport ou de location de voitures pour bénéficier de tarifs attractifs.

Être transparent

Soyez clair sur les dépenses prises en charge ou remboursables, notamment concernant les frais de repas, les services disponibles dans l’hôtel, les loisirs... Informez-le sur les frais réels et forfaitaires, afin qu’il sache comment et pour quel montant il sera remboursé.

Le collaborateur doit avoir une visibilité sur les dépenses que vous remboursez ou qui sont prises en charge

Echanger avec le voyageur

Discutez avec le collaborateur du budget à disposition. Pensez aussi aux cartes corporate.

Regarder les agences de voyages

Passez par une agence de voyages ou un service de conciergerie : cela peut sembler onéreux de prime abord, mais cela permet d’obtenir un service complet avec des tarifs négociés. Vous pourriez ainsi faire des économies et gagner du temps tout en profitant d’une offre complète et adaptée à vos besoins.

Regarder les frais de change

Renseignez-vous sur les frais de change à l’étranger pour adopter la meilleure tactique et les limiter autant que possible.

Une autre astuce pour économiser de l’argent (et du temps) est d’utiliser une application de gestion de notes de frais pour garder un œil sur les dépenses. Indépendamment du fait que cela vous offre plus de contrôle sur votre budget, ces applications facilitent le traitement des notes de frais à l’étranger.

Vous recevez ces dernières ainsi que les justificatifs en temps réel, et vous pouvez facilement comparer les montants indiqués avec ceux d’autres collaborateurs s’étant déjà rendus sur place.

Vous pourrez ainsi relever plus facilement les sommes anormalement élevées, même si les justificatifs sont rédigés dans une langue inconnue. Certaines applications intègrent en plus un calculateur de taux de change et un convertisseur de monnaie.

Comptabiliser le temps de travail du collaborateur

Sur place, votre collaborateur sera seul, il est donc important de bien l’informer de ce qui est attendu de lui, tout en lui témoignant de la confiance. Précisez la manière dont il doit gérer son temps : minimum et maximum des heures à effectuer, temps de repos accordé...

En respectant ces différents points, le salarié et l’entreprise peuvent organiser au mieux le déplacement professionnel. La mise en place d’une politique de voyage et l’utilisation d’un logiciel ou d’une application de gestion de la note de frais vous permettront de mieux anticiper chaque problème. Mais aussi d’organiser plus efficacement le déplacement, de contrôler les dépenses au fur et à mesure, et même de réaliser des économies.

Les règles d'or d'une politique voyages.

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