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Notes de frais : comment (vraiment) motiver vos employés à ENFIN les remplir

5 étapes clés pour optimiser la gestion de vos notes de frais.

La gestion des notes de frais est un réel enjeu pour l’entreprise :

  • efficacité des salariés,
  • maîtrise du budget,
  • temps passé par les services administratifs
  • et bonne récupération de la TVA

Quelques chiffres pour commencer :

30 minutes pour plus de 50% des salariés

Plus de la moitié des employés consacre  aux remboursement des frais professionnels, plus de 30 minutes voire plus d’une heure par mois. Cela représente une perte de temps considérable qui pourrait être évité grâce à un logiciel de gestion de note de frais plus adapté.

73 %

C’est le nombre de salariés qui avouent saisir leur note de frais pendant leurs heures de travail.

C’est le nombre de salariés qui avouent saisir leur note de frais pendant leurs heures de travail.

Perte de temps et perte de confiance = perte de productivité

30 jours

C’est le temps attendu, en moyenne, par un salarié pour obtenir le un remboursement des frais liés à l’exercice de ses fonctions..

56 % des salariés trouvent le processus de remboursement des dépenses professionnelles long et difficile.

56 % des salariés trouvent le processus de remboursement long et difficile.

Une perte d’argent pour les salariés comme pour l’entreprise

A cause d’une procédure trop longue, manquant de clarté, d’un montant trop faible ou encore d’un oubli de justificatif de la note de frais, on compte environ 212€ de frais annuels non remboursés aux salariés.

A contrario, l’entreprise rembourse parfois plus que les dépenses liées à l’activité professionnelle, puisque 15 à 30% des salariés ont déjà commis de fausses notes de frais.

Les notes de frais représentent 3 à 10% du budget annuel d’une entreprise.

Il existe pourtant des solutions simples et efficaces pour maîtriser vos frais professionnels.

Voyons en 5 étapes comment transformer le calvaire de la note de frais en une routine simple et efficace.

Première étape : Faîtes l’état des lieux de votre entreprise

Posez-vous les bonnes questions :

  • Quelles sont les procédures de remboursement dans votre entreprise ?
  • La politique de remboursement des frais professionnels est-elle claire pour tous vos salariés ?
  • Quels types de dépenses effectuent vos employés et à quelle fréquence ?
  • Quelles personnes effectuent le plus de dépenses et dans le cadre de quelles activités ?

En rassemblant ces informations vous aurez une vision claire sur les besoins de votre entreprise au niveau des dépenses professionnelles.

Il est temps de définir une politique des dépenses claire et précise.

Deuxième étape : Fixez les règles de la politique de remboursement de l’entreprise

Remboursement des notes de frais : fixez les règles de remboursement au sein de votre entreprise

Les règles en matière de gestion des notes de frais professionnels doivent être compréhensibles et accessibles à tous vos salariés. Stipulez au préalable, lors de la signature du contrat de travail ou dans un document dédié, la politique de remboursement de votre entreprise.

Vérifiez que cette politique des dépenses professionnelles est claire pour vos salariés et qu’ils en comprennent les modalités de fonctionnement.

La différence entre remboursement réel ou forfaitaire

Le remboursement réel

Vous décidez de rembourser le montant exact à votre salarié moyennant une note de frais convenablement remplie et accompagnée de tous les justificatifs de dépenses.

Le remboursement forfaitaire

Vous établissez un seuil de dépenses professionnelles par repas ou par trajet que vous octroyez à tous vos salariés effectuant des dépenses professionnelles.

Ces derniers n’auront pas à vous fournir de justificatifs de note de frais détaillés. Par exemple, un remboursement forfaitaire de 20€ par déjeuner ou 25€ par dîner lors des déplacements professionnels.

Attention ! Le remboursement forfaitaire ne concerne que les frais de repas, les frais d'hébergement ou les frais de transports.

Troisième étape : Guidez les salariés dans le processus de gestion des notes de frais

En définissant un processus de gestion des notes de frais, vous faîtes gagner du temps à tous vos salariés.

Toutefois, il est important de vérifier régulièrement que tout est en ordre :

  • Assurez-vous que les managers approuvent bien les délais. Certaines dépenses professionnelles nécessitent une validation de la hiérarchie.
  • Définissez un responsable, un interlocuteur privilégié dans l’entreprise (du service RH ou du service comptable) pour la gestion des frais professionnels.
  • Définissez un modèle de note de frais commun pour toute l’entreprise : imposez un template pré-rempli ou l’utilisation d’un logiciel de comptabilité numérique.
  • Faîtes attention aux délais pour envoyer la note de frais remplie, soyez rigoureux sur le traitement des demandes et de remboursement des salariés.

Exemple : dans certaines entreprises le remboursement des notes de frais se fait une fois par mois ou par semaine, à une date précise ce qui vous permet d’être plus régulier, organisé et fixe vos salariés à une date connue et précise.

  • Incitez les salariés à traiter et envoyer leurs notes de frais au fil de l’eau.
  • Relancez régulièrement vos salariés afin qu’ils puissent s’en occuper.

Quatrième étape : Passez au numérique : automatisez le processus de gestion de note de frais

Et si vous vous reposiez sur les outils numériques pour dématérialiser vos notes de frais ?

En plus de perdre du temps à trier les justificatifs papier, 34% des salariés utilisent des tableurs pour saisir leurs notes de frais à l’aide de modèle Excel de note de frais gratuit.

Comment gagner du temps et augmenter le niveau de productivité de vos employés ?

Dématérialisez vos notes de frais

1 entreprise sur 2 gère encore ses notes de frais sur support papier malgré les nombreux inconvénients à remplir les notes de frais manuellement (risque plus élevé d’erreurs, fraudes des collaborateurs…).

De plus, elles peuvent aujourd’hui le faire automatiquement et donc plus rapidement à l’aide d’un logiciel de gestion de note de frais adapté.

Familiarisez vos salariés à la note de frais dématérialisée

Demandez à vos salariés de prendre en photo ou de scanner au fur et à mesure leurs justificatifs de dépenses professionnelles.

La digitalisation des notes de frais permet de réduire de 63% le coût de traitement des notes de frais et de gagner 79% sur le temps de saisie et sur d’autres procédures administratives.

Misez sur les bons outils de gestion de note de frais du web

Sans logiciel de gestion dédié, le coût de traitement d’une note de frais est estimé en moyenne à 53 €.

En utilisant un bon outil de comptabilité, vous évitez les ressaisies génératrices d’erreurs. Certaines applications permettent de prendre en photo votre justificatif et de le transférer directement dans votre outil de gestion des notes de frais.

Suivez et contrôlez vos frais !

Cinquième étape : La carte corporate : le nouvel outil indispensable

En fournissant à vos salariés qui engendrent le plus de dépenses professionnelles des cartes corporates, vous réduisez le nombre de demandes de remboursement de notes de frais.

D’autres avantages s’ouvrent à vous en choisissant cette solution :

  • Vous limitez les avances de frais sur vos salariés
  • Vous mettez en place un plafond de dépenses mensuel
  • Grâce à certaines cartes vous pouvez transférer directement votre tableau de dépenses dans un logiciel de comptabilité
  • Vous êtes continuellement au courant des dépenses engendrées par vos employés

Des solutions qui vont rehausser le moral de vos salariés, réduire les coûts pour l’entreprise, satisfaire votre RH et votre comptable et vous faire gagner du temps.

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Les points-clés à retenir :

  • Etablissez un état des lieux de votre entreprise en matière de remboursement des dépenses professionnelles.
  • Mettez en place une politique de remboursement des frais professionnels  claire et précise pour tous vos salariés.
  • Guidez les salariés dans le processus de remboursement en faisant bien attention aux délais établis préalablement.
  • Passez à la note de frais numérisée au numérique et réduisez votre coût de traitement des notes de frais de 63 %.
  • Adoptez la carte bancaire d’entreprise pour vous aider à mieux contrôler vos dépenses.

Article réédité le 28 août 2018.

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