Notes de frais : 3 erreurs à éviter !

Le 06.05.2021

  

La gestion des notes de frais pour les dépenses et paiements professionnels nécessite une rigueur constante. Vos collaborateurs peuvent facilement oublier un justificatif ou faire une erreur dans le processus de déclaration des dépenses, ce qui peut avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise. Voici les 3 erreurs fréquentes à éviter !

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Les notes de frais insuffisamment justifiées

Des oublis inévitables et des erreurs fréquentes dans les notes de frais

Demander un justificatif est une chose simple, mais que l’on oublie facilement lors d'une journée au cours de laquelle les activités s’enchaînent très vite. Cependant, ces justificatifs originaux sont obligatoires pour permettre le remboursement de vos notes de frais puisque sans ceux-ci, l'entreprise peut subir de lourdes pénalités.

De ce fait, deux options s'offrent à vous si vos collaborateurs oublient de demander les justificatifs originaux :

  • Option 1 : ne pas rembourser la dépense professionnelle non justifiée.

Cela est parfaitement légal, mais votre collaborateur risque de ne pas apprécier de payer de sa poche des dépenses qui auraient dû être réglées par l’entreprise. Sans le justificatif original, le collaborateur peut cependant réaliser une attestation sur l'honneur pour tout de même essayer de se faire rembourser la dépense.

Ce désagrément s’ajoute généralement à un processus de remboursement des notes de frais qui peut sembler long au collaborateur. Pour rappel, le délai légal de remboursement des notes de frais professionnelles est de 5 ans et le temps de traitement moyen pour aboutir au remboursement, de 1 mois.

  • Option 2 : rembourser la dépense professionnelle non justifiée.

Si vous décidez de passer outre une erreur d'oubli de note de frais, ou d'un justificatif manquant, vous vous exposerez à un redressement de l’URSSAF qui impose que toutes les dépenses d’entreprise soient bien justifiées. 

Lors d’un contrôle, en présence d’erreurs de note de frais, ou en l’absence de justificatif original, c’est l’entreprise ou l’employeur qui seront pénalisés.

Quel processus pour une bonne gestion des notes de frais ?

En plus du risque de faire face à un redressement de l'URSSAF si les dépenses sont mal justifiées, le long processus de remboursement, ainsi que son potentiel refus, peut miner le moral de vos collaborateurs.

Définir les bonnes pratiques pour une gestion optimale des dépenses professionnelles est donc essentiel.

Fournissez des outils à vos collaborateurs pour leur faciliter la gestion des notes de frais. Par exemple, vous pouvez mettre à leur disposition un modèle de note de frais Excel qui leur fera gagner du temps, car ils n’auront plus à se poser les questions classiques sur comment faire une note de frais, les éléments à intégrer et les erreurs à éviter.

Rappelez régulièrement les règles du jeu : pas de justificatif original, pas de remboursement des dépenses professionnelles. Vous devez être intransigeant sur ce point.

Définir une politique de dépense professionnelle optimale et communiquer dessus régulièrement permettra également à vos collaborateurs de savoir quelles dépenses ils peuvent réaliser et pour quel montant.

De votre côté, remboursez au plus vite les notes de frais de vos collaborateurs. Ils constateront que vous jouez le jeu et auront une bonne raison d’être rigoureux dans la gestion des dépenses de l’entreprise.

Le non-respect des règles et du barème de l’URSSAF

Quelles sont les dépenses réglementées par l’URSSAF ?

Connaître et expliquer le barème de l’URSSAF relatif au remboursement des notes de frais est essentiel : cela vous permettra d’éviter bien des erreurs dans votre gestion des notes de frais.

Les frais considérés comme des frais professionnels, ou frais d’entreprise, par l’URSSAF sont les suivants :

  • Les frais de repas.
  • Les frais de déplacement. Les frais de déplacements sont assez spécifiques, par exemple, il ne prennent pas en compte les indemnités kilométriques. Pour savoir quelles sont dépenses relatives aux frais de déplacement sont prise en compte par l'URSSAF, vous pouvez consulter notre article sur les déplacements professionnels.
  • Les dépenses professionnelles liées à l’activité de l’entreprise, comme lesfournitures de bureau, envois postaux, téléphones, télécopies, documentations (ouvrages professionnels, publications professionnelles), etc.

Comment faire respecter ce barème sur les dépenses professionnels ?

Établissez des règles claires pour la réalisation des notes de frais.

  • Fixez un plafond pour chaque type de dépense : frais de repas, frais de déplacement, indemnités kilométrique, frais de représentation, etc.
  • Précisez la procédure à suivre, dans le cas où un collaborateur est amené à réaliser une dépense supérieure au plafond qui a été fixé.

Les dépenses dépassant le plafond fixé doivent être traitées au cas par cas. Elles doivent rester exceptionnelles pour éviter que vos collaborateurs n’en abusent mais doivent être remboursées si elles sont justifiées.

Pour une gestion optimale de la paie, prenez soin de communiquer clairement sur ces règles ; cela incitera vos collaborateurs à remplir leurs notes de frais sans erreur, et en conformité avec les règles et le barème de l’URSSAF

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La mauvaise gestion de la TVA déductible

Quelles sont les dépenses pour lesquelles la TVA est déductible ?

La TVA payée sur les frais professionnels n’est pas toujours déductible. L’administration fiscale est toujours vigilante sur ce point en cas de contrôle fiscal, et il convient donc d'être vigilant afin d'éviter tout risque de redressement.

A l’inverse, une TVA déductible qui ne serait pas récupérée, par erreur ou par omission, représente une perte d’argent pour l’entreprise. Les dépenses pour lesquelles la TVA est déductible sont définies par l’administration fiscale comme « nécessaires à l’exploitation de l’entreprise ».

En voici les principales catégories :

  • Les frais de repas :

Nature de la dépense

Conditions spécifiques

Repas en compagnie d’invités extérieurs à la société

L’invitation revêt un caractère professionnel (clients, fournisseurs…)

Repas d’un salarié seul

Salarié en mission pour l’entreprise

Repas à l’occasion d’une réunion professionnelle entre salariés

 --- 

Repas de fin d’année ou cérémonie

L’intérêt de l’entreprise est mis en avant : resserrer les liens entre salariés, développer leur motivation, etc.

  • Les frais d’hébergement :

Nature de la dépense

Conditions spécifiques

Nuit d’hôtel (Dirigeant ou salarié)

---

Nuit d’hôtel pour un tiers (client, fournisseur, intervenant extérieur…)

L’invitation doit être faite dans l’intérêt de l’entreprise

Petit déjeuner ou boissons à l’hôtel

 Mêmes conditions que pour les frais de repas

  • Les frais de déplacement :

Nature de la dépense

Conditions spécifiques

 Péage

 Les tickets délivrés lors des passages tiennent lieu de justificatif s’ils sont complétés par l’assujetti au verso

 Carburant

Le pourcentage de récupération de TVA dépend du carburant  vous utilisez. Vous pouvez consulter le barème en vigueur dans notre article sur la TVA récupérable concernant les véhicules de société.

Comment optimiser la récupération de TVA déductible ?

Pour une récupération efficace et complète de la TVA déductible, il est essentiel de préparer et faciliter le travail de votre comptable.

Ainsi, avoir des outils de gestion des notes de frais adaptés permet :

  • d’éviter les erreurs sur les notes de frais,
  • de distinguer la TVA déductible de celle qui ne l’est pas,
  • de gagner du temps sur les opérations de comptabilisation,
  • de maximiser la TVA déductible récupérée !

Pensez à intégrer cet aspect dans le modèle de note de frais que vous confiez à vos collaborateurs.

Avoir des justificatifs complets avec les montants HT, TTC et les différents taux de TVA est incontournable.

Dans certains cas, une facture regroupe des dépenses avec des taux de TVA différents : il faut alors décomposer la facture en fonction des différents taux de TVA appliqués.

Points clés à retenir :

  • Faites en sorte que vos collaborateurs justifient parfaitement leurs notes de frais en leur fournissant un cadre et des outils adéquats.
  • Indiquez les informations nécessaires dans une politique de dépense, respectant le barème de l’URSSAF et vérifiez que les règles sont appliquées.
  • Sachez quelles sont les dépenses pour lesquelles la TVA est déductible et mettez en place un processus fiable pour la récupérer en totalité, sans faire d'erreurs.

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Article réédité le 05 mai 2021.

Automatisation des notes de frais : Les clés pour prendre la bonne décision

Par Tristan Leteurtre

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