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Notes de frais : 3 erreurs à éviter !

La gestion des notes de frais pour les dépenses et paiements professionnels nécessite une rigueur constante ! Vos collaborateurs peuvent facilement oublier un justificatif ou faire une erreur dans le processus de déclaration des dépenses. Voici les 3 erreurs fréquentes à éviter !

  1. Les notes de frais insuffisamment justifiées
  2. Le non-respect des règles et du barème de l’URSSAF
  3. La mauvaise gestion de la TVA déductible

Les notes de frais insuffisamment justifiées

Des oublis inévitables et des erreurs fréquentes dans les notes de frais

Quel que soit le mode de paiement utilisé (liquide, carte de paiement d’entreprise…), il est facile d’oublier de réclamer un justificatif comme au restaurant après un repas d’affaires ou encore dans un taxi dont on sort précipitamment …

Demander un justificatif est une chose simple, que l’on oublie facilement lors d'une journée au cours de laquelle les activités s’enchaînent très vite.

On oublie rapidement de demander des justificatifs pour les notes de frais de déplacement. Tous les trajets engendrés dans le cadre du travail sont considérés comme des trajets professionnels et nécessitent la réalisation d’une note de frais.

Pourtant, ces justificatifs originaux sont obligatoires pour permettre le remboursement de vos notes de frais.

Les oublis ou les erreurs peuvent coûter chère

Des oublis ou erreurs qui peuvent coûter cher à l’employeur

Si vos collaborateurs oublient de demander les justificatifs originaux lorsqu’ils réalisent leurs notes de frais, deux options s'offrent à vous :

  • Option 1 : ne pas rembourser la dépense professionnelle non justifiée.

Cela est parfaitement légal, mais votre collaborateur risque de ne pas apprécier de payer de sa poche des dépenses qui auraient dû être réglées par l’entreprise.

Ce désagrément s’ajoute généralement à un processus de remboursement des notes de frais qui peut lui sembler bien long (pour rappel, le délai légal de remboursement des notes de frais professionnelles est de 5 ans).

  • Option 2 : rembourser la dépense professionnelle non justifiée.

Si vous décidez de passer outre une erreur d'oubli de note de frais, ou d'un justificatif manquant, vous vous exposerez à un redressement de l’URSSAF qui impose que toutes les dépenses d’entreprise soient bien justifiées.

Lors d’un contrôle, en présence d’erreurs de note de frais, ou en l’absence de justificatif original, c’est l’entreprise ou l’employeur qui seront pénalisés.

Quel processus pour une bonne gestion des notes de frais ?

Des délais de remboursement des notes de frais trop longs, des dépenses  professionnelles non remboursées ou insuffisamment justifiées, peuvent miner le moral de vos collaborateurs ou vous faire courir un risque en cas de contrôle de l’URSSAF. 

Définir les bonnes pratiques pour une gestion optimale des notes de frais est donc essentiel.

Fournissez des outils à vos collaborateurs pour leur faciliter la gestion des notes de frais. Mettez à leur disposition un modèle de note de frais Excel qui leur fera gagner du temps car ils n’auront plus à se poser les questions classiques :

  • "comment faire une note de frais" ?
  • "comment éviter les erreurs de note de frais" ?
  • "comment vérifier efficacement les notes de frais de votre entreprise" ?

Rappelez-leur régulièrement les règles du jeu : pas de justificatif original, pas de remboursement des dépenses professionnelles. Vous devez être intransigeant sur ce point.

De votre côté, remboursez au plus vite les notes de frais de vos collaborateurs. Ils constateront que vous jouez le jeu et auront une bonne raison d’être rigoureux dans la gestion des dépenses de l’entreprise.

Télécharger le modèle de note de frais Excel Mooncard

Le non-respect des règles et du barème de l’URSSAF

Quelles sont les dépenses réglementées par l’URSSAF ?

Connaître et expliquer le barème de l’URSSAF relatif au remboursement des notes de frais est essentiel : cela vous permettra d’éviter bien des erreurs dans votre gestion des notes de frais.

Les charges considérées comme des frais professionnels, ou frais d’entreprise, par l’URSSAF sont les suivantes :

  • Frais de repas (montant maximal admis par l’URSSAF : 18,60€ par jour),
  • Frais de déplacement (ne comprend pas les indemnités kilométriques / faites le point en consultant notre article sur les déplacements professionnels.
    • Il existe plusieurs catégories de frais de déplacement : les frais de grand déplacement et les frais de petit déplacements.
    • Prendre en compte le barème kilométrique imposé par l’URSSAF lorsque vous remplissez vos notes de frais.
  • Dépenses professionnelles liées à l’activité de l’entreprise : fournitures de bureau, envois postaux, téléphone, télécopie, documentation (ouvrages professionnels, publications professionnelles), etc;

Plus de détails également concernant la déduction forfaitaire concernant les frais professionnels.

Comment faire respecter ce barème sur les dépenses professionnels ?

  • Vous devez avant tout établir des règles claires pour la réalisation des notes de frais.
  • Fixer un plafond pour chaque type de dépense : frais de repas, frais de déplacement, indemnités kilométrique, frais de représentation...
  • Précisez la procédure à suivre si l’un de vos collaborateurs se retrouve en situation de réaliser une dépense supérieure au plafond qui a été fixé.

Les dépenses dépassant le plafond fixé doivent être traitées au cas par cas. Elles doivent rester exceptionnelles pour éviter que vos collaborateurs n’en abusent mais doivent être remboursées si elles sont justifiées.

Pour une gestion optimale de la paie, pPrenez soin de communiquer clairement et fermement sur ces règles ; cela incitera vos collaborateurs à remplir leurs notes de frais sans erreur, et en conformité avec les règles et le barème de l’URSSAF.

Établissez une politique de dépense claire et précise !

La mauvaise gestion de la TVA déductible

Quelles sont les dépenses pour lesquelles la TVA est déductible ?

La TVA payée sur les frais professionnels n’est pas toujours déductible (de la TVA collectée par l’entreprise). L’administration fiscale est toujours vigilante sur ce point en cas de contrôle fiscal, et il convient donc de ne pas se tromper !

A l’inverse, une TVA déductible qui ne serait pas récupérée, par erreur ou par omission, représente une perte d’argent pour l’entreprise !

Les dépenses pour lesquelles la TVA est déductible sont définies par l’administration fiscale comme « nécessaires à l’exploitation de l’entreprise ».

En voici les principales catégories :

  • Frais de repas :

Nature de la dépense

Conditions spécifiques

 Repas en compagnie d’invités extérieurs   à la société

 L’invitation revêt un caractère   professionnel (clients, fournisseurs…)

 Repas d’un salarié seul

 Salarié en mission pour l’entreprise

 Repas à l’occasion d’une réunion   professionnelle entre salariés

 --- 

 Repas de fin d’année ou cérémonie

 L’intérêt de l’entreprise est mis en avant :   resserrer les liens entre salariés,   développer leur motivation…

  • Frais d’hébergement :

Nature de la dépense

Conditions spécifiques

 Nuit d’hôtel (Dirigeant ou   salarié)

 ---

 Nuit d’hôtel pour un tiers   (client, fournisseur,   intervenant extérieur…)

 L’invitation doit être faite dans l’intérêt de l’entreprise

 Petit déjeuner ou   boissons à l’hôtel

 Mêmes conditions que pour les repas

  • Frais de déplacement :

Nature de la dépense

Conditions spécifiques

 Péage

 Les tickets délivrés lors des passages tiennent lieu de   facture s’ils sont complétés par l’assujetti au verso

 Carburant

 

Certains frais sont déductibles comme les frais de déplacement par exemple !

Comment optimiser la récupération de TVA déductible ?

Pour une récupération efficace et complète de la TVA déductible, il est essentiel de préparer et faciliter le travail de votre comptable.

Ainsi, avoir des outils de gestion des notes de frais adaptés permet :

  • d’éviter les erreurs sur les notes de frais,
  • de distinguer la TVA déductible de celle qui ne l’est pas,
  • de gagner du temps sur les opérations de comptabilisation,
  • de maximiser la TVA déductible récupérée !

Pensez à intégrer cet aspect dans le modèle de note de frais que vous confiez à vos collaborateurs. Réalisez un modèle de notes de frais excel commun pour tous vos collaborateurs.

Avoir des justificatifs complets avec les montants HT, TTC et les différents taux de TVA est incontournable.

Dans certains cas, une facture regroupe des dépenses avec des taux de TVA différents : il faut alors décomposer la facture en fonction des différents taux de TVA appliqués.

Points clés à retenir :

  • Faites-en sorte que vos collaborateurs justifient parfaitement leurs notes de frais en leur fournissant un cadre et des outils adéquats ainsi qu’un modèle de note de frais excel par exemple,
  • Indiquez les informations nécessaires à vos collaborateurs pour qu’ils respectent le barème de l’URSSAF et vérifiez que les règles sont appliquées,
  • Sachez quelles sont les dépenses pour lesquelles la TVA est déductible et mettez en place un processus fiable pour la récupérer en totalité !

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Article réédité le 07 août 2018.

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