Note de frais : que faire si vous perdez le justificatif papier ?

En France, près de 30% des salariés ne se font pas rembourser leurs frais professionnels car ils avouent avoir perdu l'original de leurs justificatifs de paiement.

Voici 3 points pour comprendre l’importance des justificatifs de note de frais papier et trouver des solutions en cas de perte.

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Justificatifs de note de frais papier : pourquoi sont-ils encore obligatoires ?

Notes de frais : les règles fiscales

Les dépenses d’entreprise doivent obéir à deux règles essentielles : être conformes à l’objet social et être justifiées.

Les frais professionnels doivent respecter ces règles pour être acceptées en comptabilité. De plus, il s’agit de charges qui - qu’importe la modalité de remboursement choisie par l'entreprise qu’elle soit forfaitaire ou réel - sont déductibles du chiffre d’affaires de l’entreprise et échappent aux cotisations sociales si le plafond établi par l’administration fiscale n’est pas dépassé. D’autre part, pour certains types de dépenses, le montant de la TVA est déductible pour l'entreprise. Du côté du collaborateur, le remboursement des dépenses professionnelles n'est pas intégré dans l’assiette du calcul de l’impôt sur le revenu. Les frais professionnels sont de fait surveillées de très près par l’Urssaf.

Il est donc important de justifier toutes les dépenses professionnelles pour éviter les risques de redressement en cas de contrôle. Gardez vos papiers précieusement dans un dossier spécifique pour l’URSSAF. Nous le rappelons, un justificatif de dépenses doit être archivé pour une durée minimale de 10 ans. La raison ? Pour qu’en cas de contrôle, tous les documents nécessaires à la justification d’une dépense et d’un remboursement soient disponibles. Pour en savoir plus sur l’archivage et notamment l’ archivage numérique à valeur probante, on vous renvoie à l’article de notre blog sur le sujet.

Rappel : Les cotisations sociales sont des prélèvements obligatoires indexés sur les salariés permettant de financer partiellement ou totalement des prestations sociales en cas, par exemple, de maladie, de chômage…

En somme, afin d’avoir droit à la déduction, les dépenses réellement engagées doivent être réalisées dans le cadre de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. De fait, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre entreprise afin de prendre connaissance de ce qui est considéré comme une dépense professionnelle par cette dernière. Chaque entreprise développe sa propre politique de dépenses et d’achats. Les dépenses doivent être non somptuaires et réelles ce qui signifie que le montant des dépenses ne doit pas être excessif par rapport à l’intérêt apporté à l’entreprise.

La différence entre l’indemnisation réelle et l'indemnisation forfaitaire

>Votre entreprise peut choisir de rembourser certains frais au « réel » ou de manière forfaitaire.

Dans le cas d’une indemnisation réelle, le justificatif original est primordial car le remboursement se fait en fonction des dépenses réellement avancées. Vous êtes alors remboursés au centime près.

Lors du remboursement par allocations forfaitaires, le montant est préalablement défini. Le barème est fixé chaque année par l’Urssaf. Vos dépenses sont ainsi couvertes par le montant alloué par votre entreprise.

Dans le cas où le salarié dépasse ce plafond, les frais engagés sont alors ajoutés aux cotisations sociales de la personne.

Quels sont les risques encourus en cas de contrôle par l’Urssaf ?

L’employeur doit être capable de justifier toutes les dépenses professionnelles effectuées au sein de l’entreprise. Si des frais d'entreprise ne peuvent pas être justifiés, l’employeur risque un redressement fiscal en cas de contrôle.

36% des causes de redressement de l’Urssaf sont dues aux frais professionnels. 

Que faire en cas de perte du justificatif papier ?

Perte du justificatif papier de vos notes de frais : quels sont vos recours ?

Les chiffres-clés sur la perte des justificatifs de note de frais

  • 600 millions d’euros

C’est le montant total de dépenses engagées non réclamées par an par les salariés à leur employeur.

  • 1/3

Chaque année un tiers des salariés avouent ne pas demander le remboursement des frais avancés pour différentes raisons.

Les raisons du non remboursement des notes de frais

Les notes de frais sont des documents établies par vos collaborateurs dans le but de se faire rembourser des frais professionnels avancés antérieurement dans le cadre de leur activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Ces frais sont obligatoirement remboursés par l’employeur. Pourtant, il existe de nombreuses raisons qui expliquent le non-remboursement de certaines notes de frais.

  • Montant du remboursement de la note de frais trop faible
  • Oubli d’envoi de la demande de remboursement
  • Procédure de remboursement décourageante (trop longue, trop fastidieuse)
  • Perte de justificatifs de note de frais papier qui empêche le salarié d’être remboursé

Conseil : Afin d’éviter des situations qui posent problème à tout le monde, il est préférable pour l’entreprise de mettre à disposition de ses salariés une carte de paiement d’entreprise.

La carte de paiement professionnel permettra notamment aux salariés :

  • d’éviter d’avancer des frais professionnels au montant parfois conséquent,
  • de faire une demande et d’attendre son remboursement les mois suivant l'avance des frais,
  • de perdre les justificatifs de note de frais au risque de ne pas se faire rembourser

Elle permet également pour l’entreprise d’optimiser la gestion des notes de frais et la comptabilité puisque les charges professionnelles seront débitées sur un seul et même compte : celui de l’entreprise.

Quels sont les documents acceptés comme justificatif de note de frais ?

Pour justifier un paiement professionnel, vous devez fournir le justificatif en original.

Par exemple, un justificatif électronique dans le cas d’un paiement sur Internet, les billets d'avion ou de train ou un reçu original papier dans le cas d’un déjeuner avec un client.

Pour plus de précisions sur les informations à renseigner sur vos justificatifs, consultez notre article : « Dépenses professionnelles : soyez organisé pour éviter les surprises».

Depuis quelques années, les justificatifs numériques sont aussi à valeur probante au même titre que les justificatifs papiers. Vous pouvez désormais dématérialiser vos archives papiers. Les avantages sont nombreux, on vous renvoie à l’article de notre blog sur le sujet de l’archivage numérique à valeur probante.

Déplacements professionnels et frais kilométriques

Quels sont les justificatifs nécessaires pour compléter une note de frais kilométrique ? Rappelons que les remboursements des frais octroyés par les entreprises aux collaborateurs qui prennent la route dans le cadre de leur mission professionnelle prennent la forme des indemnités kilométriques. Ce n’est qu’après la réception de cette note de frais et des justificatifs associés que l’employeur calcule de son côté les indemnités sur la base du barème kilométrique publié annuellement par l’administration fiscale. Le collaborateur de son côté se doit de calculer le nombre de kilomètres parcourus afin de compléter au mieux sa note de frais. Cette dernière doit préciser :

  • Le lieu de la mission
  • Le motif du déplacement
  • Le nom des clients ou des entreprises rencontrées dans le cadre d’un RDV d’affaires par exemple
  • Le kilométrage total réalisé avec le véhicule
  • La puissance fiscale du véhicule justifiée avec la carte grise du véhicule

Conservez tous les documents attestant des frais de déplacement, surtout si le déplacement s'inscrit dans une situation exceptionnelle : ticket de caisse essence, ticket de péage, etc. 

Justificatif de note de frais introuvable ?

Si une dépense professionnelle ne possède aucun justificatif papier, elle sera alors considérée comme une dépense personnelle. Elle ne sera donc pas remboursée par l’entreprise.

Existe-il des solutions en cas de justificatif de note de frais perdu ?

Premier réflexe : demander (ou re-demander) au marchand un duplicata de votre justificatif.

Dans les cas extrêmes, vous pouvez rédiger une attestation sur l’honneur. C’est une lettre déclarant sur l’honneur que vous avez bel et bien effectué une dépense de x montant, pour y raison dans le cadre de votre mission professionnelle. Cette attestation, à l’image d’une facture, a une valeur juridique.

Manuscrite ou dactylographiée, votre déclaration sur l'honneur doit porter :

  • Votre identité : « Je soussigné(e) ...»
  • Vos coordonnées : Commune de naissance et adresse de domicile
  • Les détails des faits : objet de la dépense, montant de la dépense, date et lieu, marchand ayant facturé la dépense, nombre d’invités (si repas), …
  • Votre signature : Vous devez y exposer les faits et surtout les frais avancés.
  • Votre attestation : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. »

Vous pouvez également trouver des modèles d'attestation sur Internet.

Certaines entreprises demandent dans ce cas un relevé de compte bancaire ou relevé de la carte personnelle ayant effectué le paiement, afin d’apporter une preuve de la date et du montant payé.

Bien sûr, les autres dépenses personnelles du relevé peuvent être masquées !

Soyez très méticuleux lors de votre déclaration sur l'honneur, la moindre erreur peut être retenue contre vous en cas de litige.

Mooncard vous a préparé un modèle de déclaration sur l'honneur que vous pouvez télécharger ci-dessous.

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Des exceptions parfois possibles

Deux règles pour qu’une dépense professionnelle sans les justificatifs originaux soit éventuellement acceptée :

  • un montant faible (35 € de repas par exemple)
  • une situation exceptionnelle qui est non récurrente (deux ou trois fois dans l’année par exemple).

Dans ces deux cas, vous pouvez en faire la demande à votre employeur, il pourra envisager de faire une exception.

Nos conseils :

  • Portez une attention particulière aux dépenses de montants significatifs, ne vous laissez pas submerger pas un grand nombre de petites dépenses,
  • Si vous avez déjà oublié quelques justificatifs de note de frais, faites un effort, il y a de grande chance que cela se reproduise, et vous n’aurez plus d’excuse.

Comment ne plus perdre ses justificatifs de note de frais papier ?

Notes de frais : stop à la perte des justificatifs. Voici comment mieux vous organiser.

Adoptez des méthodes simples et efficaces pour garder vos justificatifs à portée de main

  • Avant d’oublier définitivement votre justificatif de note de frais repas dans une des poches de votre veste, photographiez-le (ou scannez-le) et rangez l’original dans un dossier réservé à cet effet.
  • Une fois la numérisation effectuée, n’hésitez pas à renommer vos fichiers avec la date et le nom de la dépense. Ainsi, vous pourrez ranger les justificatifs originaux par ordre chronologique et gagnez du temps au cas où vous avez besoin de ressortir un justificatif.

Soyez proactif et changez vos habitudes !

Vous avez peur d’oublier de scanner votre justificatif une fois de retour au bureau ? Dès que vous avez votre justificatif entre les mains, prenez-le en photo !

Vous gardez ainsi simplement une trace de votre justificatif dans votre smartphone en cas de perte des originaux.

Les points-clés à retenir :

  • Soyez vigilants quant aux procédures de remboursement de vos notes de frais établies par votre entreprise.
  • Faîtes la différence entre l’indemnisation réelle et forfaitaire : conservez bien vos justificatifs de note de frais dans le cas d’une indemnisation réelle.
  • Dématérialisez vos justificatifs originaux de notes de frais : vous garderez une trace en cas de perte des originaux.
  • N’hésitez pas à demander un duplicata et en dernier recours faites une déclaration sur l’honneur dans le cas où votre justificatif est définitivement perdu.

Mooncard et les justificatifs de note de frais : 

Mooncard met fin aux notes de frais et aux justificatifs papiers

Après avoir réglé votre achat avec votre carte de paiement Mooncard, vous retrouvez votre dépense sur l'application de gestion, la synchronisation se faisant en temps réel, vous retrouvez votre dépense instantanément sur la plateforme Mooncard. Une fois votre dépense identifiée sur l'application, vous devez prendre en photo le justificatif d'achat de manière à le relier à votre dépense, dans le cas d'un achat sur internet, vous avez la possibilité d'envoyer la facture directement sur votre espace de gestion via une adresse email qui vous ait fourni.

La solution Mooncard propose l'archivage à valeur probante de vos justificatifs, c'est-à-dire que vous n'avez plus besoin de conserver vos justificatifs papiers ! L'archivage à valeur probante permet d'assurer la pérennité de l'information ainsi que sa restitution ultérieure à des fins de justifications ou de contrôles ce qui peut s'avérer être très utile en cas de contrôle URSAFF ! L'archivage à valeur probante Mooncard garantie :

  • L'authenticité du document
  • L'intégrité des documents
  • L'Intelligibilité des documents

Pour les frais kilométriques et tout déplacement professionnel, Mooncard vous propose sa solution Mooncard Mobility, une carte carburant reposant sur la technologie de la Mooncard classique. Pour en savoir plus, on vous renvoie à notre article de blog consacré à la Mooncard Mobility

Arrêtez de stocker vos justificatifs de note de frais et demandez votre démo Mooncard. 

 

Article réédité le 05/10/2020

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