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Note de frais : Comment éviter les fraudes !

Selon la société KDS, 60% des collaborateurs interrogés connaissent des méthodes pour tricher sur leurs notes de frais.

La tentation est grande et le risque de triche permanent. Quelles sont les solutions envisageables afin de lutter contre les fausses notes de frais ?

Il est donc très important de repérer du mieux possible les tricheurs et de mettre en place des solutions pour limiter au maximum la fausse note de frais avant d’en arriver à une rupture du contrat de travail.

Les facteurs qui poussent les collaborateurs à frauder

Les études montrent que les trois raisons principales qui expliquent les fraudes des collaborateurs sont :

  • Les collaborateurs sont tentés par la rémunération supplémentaire qu’apportent les fraudes à la note de frais,
  • Les collaborateurs considèrent que l’entreprise ne les valorise pas assez pour justifier une plus grande honnêteté de leur part,
  • Ils estiment que le fonctionnement défectueux et le temps perdu à cause du  processus de remboursement des frais professionnels des collaborateurs mérite une contrepartie financière.
  • Ils jugent également qu’il est injuste de devoir avancer les frais nécessaires à l’exercice de leurs fonctions,

Quelques exemples de fraudes sur les notes de frais

On peut identifier les 9 fausses notes de frais les plus courantes :

Le remboursement d’une note de frais qui n’a pas été payé

Le collaborateur est invité au restaurant et récupère une copie du reçu ce qui lui permettra de se faire rembourser ses frais de repas.

Cette méthode fonctionne également si chaque convive paie sa part et que le collaborateur récupère pour lui seul le justificatif de la totalité du repas.

Dans ce cas le collaborateur bénéficiera d’un remboursement bien supérieur au montant réellement payé.

Les “Cadeaux clients”

Boîte de chocolats, bouteille d’alcool… un cadeau au client fait toujours son petit effet… sauf s’il n’est pas véritablement pour lui !

En effet certains collaborateurs peuvent détourner la règle et profite de cette situation pour se faire des petits plaisirs ou offrir ces cadeaux à leurs proches.

Invitation fictive de collaborateurs

Le collaborateur réalise une note de frais au restaurant avec un seul collègue et il en profite pour demander un justificatif de note de frais plus élevé comprenant plusieurs personnes.

Il indiquera ultérieurement d’autres collaborateurs (en ayant pris soin de s’assurer qu’ils n’avaient réclamé de remboursement de leur côté). Voilà la cas d'une fausse note de frais au restaurant !

Être remboursé pour 4 personnes après avoir payé pour deux, cela fait une belle différence.

Triche en taxi sur la note de frais

De nombreux taxis écrivent les reçus à la main : un grand sourire, une demande gentiment formulée et le tour est joué, le chauffeur indiquera le montant désiré.

Dans certaines villes, les taxis iront même jusqu’à donner un reçu vierge à compléter par le passager lui-même, ce qui va lui permettre de créer une fausse note de frais encore plus facilement.

La fausse note de frais kilométriques

C’est une des ruses les plus banales :

  • Indiquer sur la déclaration des frais kilométriques une distance largement surévaluée ou indiquer un type de véhicule plus puissant que celui réellement utilisé.

Dans ce cas, le montant des frais kilométriques remboursé sera largement supérieur à la somme réellement due.

Prendre le train ou l’avion pour un voyage d’affaires

Pour les déplacements en train, si l’entreprise autorise les billets en 1ère classe, modifiables et remboursables bien entendu, il est possible de les annuler, de se faire rembourser les billets en première classe pour en acheter un en deuxième classe.

La différence de prix, qui peut être substantielle profite au collaborateur.

A la différence des autres types de fraude de note de frais, celle-ci n’entraine pas de frais supplémentaires pour l’entreprise, à ce titre elle mérite certainement une certaine indulgence.

Profiter de la conversion des devises

Lors d’un voyage d’affaires à l’étranger, par exemple en Asie ou aux Etats-Unis, le collaborateur récupère des notes de frais libellées en yuan ou en dollars.

Si l’entreprise n’a pas mis en place de politique sur les taux de change, ni de contrôle à ce niveau, le collaborateur peut ajouter une différence en sa faveur.

Pour certains voyages importants à l’étranger, le gain peut dépasser plusieurs centaines d’euros.

Les notes de frais en Asie

Les reçus chinois ou japonais ne sont pas souvent lisibles par les comptables ou les directeurs financiers !

Il est très difficile d’identifier la nature de chaque justificatif de note de frais et son montant.

Le collaborateur peut être tenté d’écrire sur le reçu le libellé qui l’arrange et un montant exagéré largement supérieur aux frais réels..

Le double remboursement de la note de frais

Cette pratique de double remboursement peut fonctionner lorsque l’entreprise ne contrôle pas de manière suffisamment précise les notes de frais.

Prenons un exemple.

Le collaborateur peut se faire rembourser un seul diner deux fois. D’un côté, il obtient le remboursement du diner en demi-pension dans l’hôtel où il loge et de l’autre, il obtient le remboursement du même diner pris dans un restaurant extérieur.

Doublement gagnant.

Télécharger le modèle de note de frais Excel Mooncard

Les solutions envisageables contre la fausse note de frais

Ne soyons pas naïfs : même en prenant toutes les précautions nécessaires, certains collaborateurs continueront d’essayer de frauder car, ils sont tentés par le gain financier que la fausse note de frais peut leur apporter.

Établissez une politique des dépenses professionnelles

Pour que tout soit clair au sein de votre entreprise, établissez une politique des dépenses professionnelles avec des règles fixes :

  • Un budget adapté par type de dépense (frais de repas, frais de transport, frais d'hôtels, frais kilométriques avec justificatifs.)
  • Encadrement des déplacements professionnels (dates de déplacement, nombre de personnes, organisation des voyages...)
  • Des limites (de temps, de remboursements…)
  • Mise en place d’une solution de gestion des notes de frais dématérialisées

Les avantages d’une solution de gestion des notes de frais dématérialisées :

  • Centralisation de toutes les dépenses professionnelles de l’entreprise
  • Des outils de reporting et des tableaux de bord
  • Données consultables n’importe où et n’importe quand
  • Un suivi et une analyse des notes de frais automatiques

Mettez en place une politique de contrôle efficace et rigoureuse

Maintenant que vous connaissez les principales fraudes, vous avez les moyens de mieux contrôler les dépenses de vos collaborateurs.

Pour autant il n’est pas question de vérifier dans les détails chacune des dépenses, cela prendrait trop de temps pour un résultat financier incertain.

Nous vous recommandons donc de formaliser une politique de contrôle qui en optimise l’efficacité :

  • Les collaborateurs savent que les dépenses sont contrôlées et éviteront les abus,
  • Les fraudes aux notes de frais restent possibles, mais le risque devient limité,
  • Le temps passé à contrôler et à comptabiliser les notes de frais reste relativement réduit.

Pour cela, vous devez choisir les collaborateurs à contrôler chaque mois, nous vous suggérons de choisir le collaborateur qui a le plus de dépenses professionnelles par mois ainsi qu’environ 20 % des autres collaborateurs en les choisissant au hasard.

Vous aurez alors un échantillon représentatif qui vous donne de bonnes chances d’identifier des anomalies.

Pour les collaborateurs concernés, il est important qu’ils sachent d’une manière ou d’une autre qu’ils ont été contrôlés, vous pouvez demander des explications complémentaires par exemple, sur certains types de dépenses.

La vérification détaillée des dépenses portera sur les 8 types de fraude identifiés, confirmation des invités au restaurant, des déplacements effectués…

Vérifiez efficacement les notes de frais de vos collaborateurs.

La dématérialisation des reçus de paiement

Alors que beaucoup d’entreprises sont encore sous des modèles Excel de note de frais d’autres ont déjà complètement numérisées leurs gestions de frais.

Aujourd’hui, il existe de nouvelles solutions pour vous accompagner dans la gestion de vos notes de frais.

Du logiciel de gestion à la carte bancaire d’entreprise, la dématérialisation de la note de frais facilite le quotidien.

Les avantages de la numérisation des notes de frais sont nombreux :

  • un réel gain de temps,
  • une productivité grandissante des collaborateurs,
  • une visibilité globale sur les dépenses journalières de vos collaborateurs.

Mais n’oublions pas que l’employeur doit être capable de justifier toutes les dépenses effectuées par l’entreprise.

En cas de non justification d’une note de frais, l’employeur risque un redressement lors d’un contrôle de l’Urssaf.

Les justificatifs numérisés facilitent les contrôles et l’archivage, mais les justificatifs papiers restent obligatoires.

La carte bancaire corporate

Lorsque vos collaborateurs effectuent régulièrement des dépenses professionnelles,, pensez à les équiper de cartes bancaires d’entreprise.

Grâce aux cartes bancaires corporate, vous supprimez les problèmes de gestion des avances de frais et les fraudes possibles sur les paiements.

Les informations sur les dépenses liées à l’activité professionnelle sont directement remontées dans le logiciel de gestion associé aux cartes de paiement d’entreprise.

Avec les cartes bancaires d’entreprise vous avez la possibilité de définir des règles de fonctionnement rigoureuses :

  • des plafonds de paiement associés à chaque carte (journalier, hebdomadaire, mensuel),
  • le calendrier d’utilisation,
  • les alertes.

En mettant en œuvre des cartes de paiement d’entreprise de nouvelle génération et une solution de gestion des frais professionnels, vous profiterez d’une visibilité complète sur toutes les dépenses réalisées par vos collaborateurs.

Plus de fraudes possibles sur les demandes de remboursement !

Une simple comparaison entre les frais de mission et les justificatifs, vous donne la certitude que les frais engagés seront justifiées et conformes à la politique des dépenses professionnelles mise en place par votre entreprise.

Les points clés à retenir :

  • Identifiez et soyez conscients des formes de fraudes les plus fréquentes afin d’éviter les arnaques de la part de vos collaborateurs.
  • Contrôlez et plafonnez les dépenses de manière rigoureuse grâce aux cartes bancaires d’entreprises.
  • Établissez des budgets, des limites et des modes opératoires précis pour donner des règles à vos collaborateurs et ensuite permettre des contrôles efficaces.
  • Utilisez un logiciel de gestion des frais directement relié aux cartes bancaires d’entreprise pour optimiser le temps passé et la rigueur des contrôles.

Télécharger le modèle de note de frais Excel Mooncard

Article réédité le 27 août 2018.

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