Un modèle Excel efficace et gratuit pour remplir ses notes de frais

Difficile de se détacher d’Excel ? Gagnez du temps avec un modèle de notes de frais Excel prédéfini

Pour gérer les notes de frais au sein de votre entreprise, un modèle de note de frais gratuit et unique sera un outil formidable : : même agencement d’une note de frais à l’autre améliorant la visibilité des informations concentrées toujours au même endroit, détaillant les données nécessaires au traitement d’une note de frais, …

Entre des commerciaux forcément pressés, des consultants qui sont souvent en voyage professionnel et votre service comptable, il servira de moyen de communication commun, connu de tous, donc efficace.

Téléchargez le modèle excel de note de frais maintenant !

Pourquoi imposer un modèle de note de frais Excel à vos salariés ?

La note de frais est le document indispensable pour faire le récapitulatif de toutes les dépenses professionnelles réalisées par vos salariés au cours du mois écoulé ; ces dépenses dès lors qu’elles sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise sont éligibles à un remboursement de frais de votre côté - remboursement obligatoire. En imposant un modèle unique de notes de frais, vous facilitez les échanges d’informations tout en gagnant du temps et de la rigueur. Avec un modèle, plus besoin de faire des relances auprès de vos collaborateurs pour des notes de frais incomplètes (absence d’une information cruciale au traitement de la note de frais).

Entre le salarié qui réalise ses notes de frais à la main et celui qui recherche encore le bon modèle Excel contenant toutes les informations à faire remonter à l'équipe finance afin de se faire rembourser, la note de frais représente un vrai casse-tête pour vos salariés.

« 73% des salariés avouent saisir leur note de frais pendant leurs heures de travail. »

Les collaborateurs perdent beaucoup de temps à rechercher les informations nécessaires à fournir dans leur tableur Excel. En ayant un document normalisé (frais de déplacement professionnel, frais de logement et autres frais professionnels), vous facilitez la saisie comptable des natures de dépenses normalisées et les sommes sont pré-calculées. 

Vous pouvez définir un modèle spécifique aux déplacements professionnels en y ajoutant un modèle spécifique aux frais kilométriques. En effet, dans le cadre des remboursements kilométriques, les indemnités kilométriques se calculent différemment sur la base du barème kilométrique publié annuellement par l’administration fiscale et d’informations telles que le kilométrage i.e. la distance parcourue par le collaborateur en utilisant un véhicule personnel. Les informations nécessaires étant différentes, cela mérite de créer un modèle de notes de frais Excel ou une zone spécifique à cet usage. Grâce aux formules de calculs pré-rentrées dans le modèle Excel, vous gagnez du temps lors de la saisie de vos dépenses.

Evitez de vous retrouver avec un panel de modèles de notes de frais toutes différentes les unes des autres.

Simplicité et harmonisation au niveau de l’entreprise grâce au modèle de note de frais Excel

En instaurant une solution de gestion simple à suivre, vous réduisez considérablement le temps passé sur la saisie d’une note de frais. Tous les collaborateurs renseignent les mêmes informations. Vous avancez progressivement vers une automatisation du processus.

La tentation est forte pour chaque département de mettre en place un modèle spécifique. Attention ! Ne laissez pas la porte ouverte à une prétendue innovation, vous aurez vite fait de vous retrouver avec une liste de modèles de notes de frais qui vont vous faire perdre du temps.

Il existe également des modèles de factures sous Excel, pour automatiser ce procédé. D’ailleurs, n’oubliez pas de mentionner dans votre modèle que tous les justificatifs de paiement doivent être joints pour se faire rembourser les dépenses réalisées au cours de l’activité professionnelle.  

Moins de temps passé sur une note de frais = Plus de temps passé sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Vos salariés rechignent toujours à remplir leurs notes de frais ? Découvrez nos conseils pour optimiser la gestion des notes de frais.

Quels éléments inclure sur son modèle de note de frais Excel ?

Quels sont les informations essentielles à inclure dans une note de frais ?

Il est important de prédéfinir une liste d'éléments à inclure dans chaque note de frais. Reçus, justificatifs de transports, factures... Il est obligatoire de joindre les justificatifs de note de frais qui correspondent aux dépenses engagées.

Une dépense professionnelle non justifiée est une dépense non remboursable.

Comment faire une note de frais sur Excel ?

Une note de frais se compose sous forme de tableau et doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

  • L’identité et les coordonnées du salarié
  • La date
  • La nature de la dépense
  • L'identité et les coordonnées du marchand
  • Le montant HT et TTC
  • La description des frais engagés

Simplifiez-vous la saisie de ces données comptables en utilisant un tableau Excel spécifique à vos notes de frais et commun pour tous vos salariés en tenant compte de la politique de dépenses et d’achats propres à votre entreprise.

Modèle de notes de frais ponctuelles et notes de frais multiples sous Excel

Les notes de frais ponctuelles 

Pour les salariés qui réalisent des notes de frais, établissez une feuille de remboursement de frais unique en cas d’imprévu.  Le modèle à suivre est très simple.

Les renseignements à fournir sont les suivants :

  • Prénom NOM
  • Matricule employé
  • Adresse du lieu de travail
  • Email
  • Téléphone
  • Date de la demande de remboursement
  • Date de dépense
  • Montant TTC
  • Montant HT
  • Montant TVA
  • Nature de la dépense
  • Moyen de paiement

Attention : Précisez bien qu’il faut ajouter le justificatif original de la dépense pour que la feuille de remboursement soit valable.

Les notes de frais multiples

Pour les notes de frais multiples, il est indispensable de les classer dans un tableau en numérotant les dépenses et les justificatifs correspondants.

Définissez une date précise pour le délai de remboursement de la note de frais

Il est important de spécifier si le suivi s’effectue de façon hebdomadaire ou mensuel. Soyez rigoureux sur le traitement des demandes et veillez à ce que les délais d’envoi de la note de frais soient bien respectés par vos salariés.

Les 8 colonnes standards d’un modèle de note de frais :

Num Date de la dépense Nature Montant TTC Montant HT Montant TVA Moyen de paiement Description
1. 02/04/2017 Repas déjeuner 18 15,05 2,95 Carte bancaire  
... ... ... ... ... ... ... ...
4. 19/04/2017 Carburant 9,73 8,3 0,43 Espèces  

 

Sur ces bases, vous pourrez décider des informations complémentaires qui viendront s’ajouter à votre modèle de note de frais.

C’est à vous de décider s’il est nécessaire d’ajouter d’autres champs dans votre fichier Excel. Vous pouvez, entre autres, créer une section dédiée au calcul de frais kilométriques, le pourcentage de TVA récupérable, dossier client, code affaire, code analytique, etc.

Rappel : Il ne faut pas oublier de rajouter au dos des justificatifs les informations nécessaires pour qu’ils soient complets. Par exemple, pour un repas d’affaires, vous devez ajouter le nom de votre client, de son entreprise et sa fonction.

Quid de la digitalisation des notes de frais ?

Pensez que l’utilisation d’un template unique n’est qu’une première étape pour automatiser le processus de gestion des notes de frais.

« 34% des salariés utilisent des tableurs pour saisir leurs notes de frais. »

Les logiciels de gestion des notes de frais

Remplacer Excel par un outil de gestion en ligne vous permettra d’éviter les ressaisies génératrices d’erreurs et gagner un temps considérable.

Plus de temps perdu à trier les justificatifs  de note de frais !

Certains outils de gestion des notes de frais vous permettent de transférer directement vos justificatifs de dépenses professionnelles en pièce jointe pour assurer une note de frais complète et faciliter la gestion des frais professionnels.

Les points-clés à retenir :

  • Facilitez la tâche de vos salariés en leur imposant un modèle de note de frais Excel.
  • Proposez un template de notes de frais facile à utiliser avec notre modèle à télécharger gratuitement.
  • Évoluez vers un système de gestion des notes de frais automatique et digitalisé pour faciliter la gestion des dépenses en entreprise.

Et Mooncard dans tout ça ?

Grâce aux cartes de paiement Mastercard nouvelle génération connectées à une application en ligne de gestion, les collaborateurs ne font plus de notes de frais.

Gain de temps - Confort RH - Sécurité - Plus d'avance de frais !

Vous payez, vous prenez en photo le justificatif et la dépense est intégrée en temps réel.

Les managers peuvent visualiser en temps réel l'ensemble des dépenses et votre direction financière en extraire des écritures comptables directement intégrables dans leur logiciel de comptabilité.

Vous souhaitez en discuter avec l'un de nos experts pour faire le point ? C'est par ici :

 

 

Article réédité le 14/10/2020

notes de frais

Gagnez en flexibilité sur la gestion de vos notes de frais avec Mooncard. Demandez une démo gratuite.

  • checkbox

    N'avancez plus vos notes de frais

  • checkbox

    Gardez le contrôle des dépenses

  • checkbox

    Automatisez les écritures comptables

Demander une démo