Un modèle Excel efficace et gratuit pour remplir ses notes de frais

Le 24.02.2021

  

Vous gérez encore vos notes de frais avec Excel ? Gagnez du temps avec un modèle de notes de frais Excel prédéfini.

La note de frais est le document indispensable pour faire le récapitulatif de toutes les dépenses professionnelles réalisées par vos salariés au cours du mois écoulé ; ces dépenses dès lors qu’elles sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise sont éligibles à un remboursement de frais. Entre le salarié qui réalise ses notes de frais à la main et celui qui recherche encore le bon modèle,  contenant toutes les informations à faire remonter à l'équipe finance afin de se faire rembourser, la note de frais représente un vrai casse-tête pour vos salariés.

« 73% des salariés avouent saisir leur note de frais pendant leurs heures de travail. »

Entre des commerciaux forcément pressés, des consultants qui sont souvent en voyage professionnel et votre service comptable, un modèle de note de frais Excel servira de moyen de communication commun, connu de tous, donc efficace.

Gagnez en simplicité avec un modèle de note de frais


Les collaborateurs perdent beaucoup de temps à rechercher les informations nécessaires à fournir dans leur tableur Excel. En ayant un document normalisé (frais de déplacement professionnel, frais de logement et autres frais professionnels), vous facilitez la saisie comptable des natures de dépenses normalisées et les sommes sont pré-calculées. 

Ce modèle unique de notes de frais, facilitera les échanges d’informations tout en vous permettant de gagner du temps et de la rigueur. Avec un modèle, plus besoin de faire des relances auprès de vos collaborateurs pour des notes de frais incomplètes (absence d’une information cruciale au traitement de la note de frais), vous pourrez avoir un même agencement d’une note de frais à une autre ce qui améliorera significativement la visibilité des informations, détaillera les données nécessaires au traitement d’une note de frais : vous avancez progressivement vers une automatisation du processus.

Vos salariés ne sont pas toujours assidus au remplissage de leurs notes de frais ? Découvrez nos conseils pour optimiser la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise.

Quels éléments inclure sur son modèle de note de frais Excel ?

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Il est important de prédéfinir une liste d'éléments à inclure dans chaque note de frais. Reçus, justificatifs de transports, factures... Il est obligatoire de joindre les justificatifs de note de frais qui correspondent aux dépenses engagées. 

Une dépense professionnelle non justifiée est une dépense non remboursable.

Une note de frais se compose sous forme de tableau et doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

  • L’identité et les coordonnées du salarié
  • La date
  • La nature de la dépense
  • L'identité et les coordonnées du marchand
  • Le montant HT et TTC
  • La description des frais engagés

Tenez compte de la politique de dépenses et d’achats propres à votre entreprise mais également du type de dépenses que réalisent vos collaborateurs, pour pouvoir construire un modèle adapté à leurs besoins.

Par exemple, vous pouvez définir un modèle spécifique aux déplacements professionnels en y ajoutant un espace dédié aux frais kilométriques. En effet, les indemnités kilométriques se calculent différemment et ne requièrent pas les mêmes informations qu'une note de frais "classique". Il faudra par exemple inclure une zone pour noter la distance parcourue par le collaborateur avec son véhicule personnel et prévoir des formules adaptées pour calculer ses indemnités, sur la base du barème officiel. Grâce aux formules de calculs pré-rentrées dans le modèle Excel, vos collaborateurs gagneront du temps lors de la saisie de la dépense.

La tentation est forte pour chaque département de mettre en place un modèle spécifique. Attention ! Ne laissez pas la porte ouverte à une prétendue innovation, vous aurez vite fait de vous retrouver avec une liste de modèles de notes de frais qui vont vous faire perdre du temps.

Il existe également des modèles de factures sous Excel, pour automatiser ce procédé. D’ailleurs, n’oubliez pas de mentionner dans votre modèle que tous les justificatifs de paiement doivent être joints pour se faire rembourser les dépenses réalisées au cours de l’activité professionnelle.  

Moins de temps passé sur une note de frais = Plus de temps passé sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Il est également important de prendre en compte les imprévus lors de la construction de votre modèle. C'est pourquoi il est intéressant de prévoir un modèle pour les notes de frais ponctuelles en addition de celui pour les notes de frais multiple. 

Téléchargez le modèle excel de note de frais maintenant !

Les notes de frais ponctuelles 

Le modèle à suivre pour établir une feuille de remboursement de frais unique en cas d’imprévu est très simple.

Les renseignements à fournir sont les suivants :

  • Prénom NOM
  • Matricule employé
  • Adresse du lieu de travail
  • Email
  • Téléphone
  • Date de la demande de remboursement
  • Date de dépense
  • Montant TTC
  • Montant HT
  • Montant TVA
  • Nature de la dépense
  • Moyen de paiement

Attention : Précisez bien qu’il faut ajouter le justificatif original de la dépense pour que la feuille de remboursement soit valable.

Les notes de frais multiples

Pour les notes de frais multiples, il est indispensable de les classer dans un tableau en numérotant les dépenses et les justificatifs correspondants.

Définissez une date précise pour le délai de remboursement de la note de frais

Il est important de spécifier si le suivi s’effectue de façon hebdomadaire ou mensuel. Soyez rigoureux sur le traitement des demandes et veillez à ce que les délais d’envoi de la note de frais soient bien respectés par vos salariés.

Les 8 colonnes standards d’un modèle de note de frais :

Num Date de la dépense Nature Montant TTC Montant HT Montant TVA Moyen de paiement Description
1. 02/01/2021 Repas déjeuner 18 15,05 2,95 Carte bancaire  
... ... ... ... ... ... ... ...
4. 19/01/2021 Carburant 9,73 8,3 0,43 Espèces  

 

Sur ces bases, vous pourrez décider des informations complémentaires qui viendront s’ajouter à votre modèle de note de frais.

C’est à vous de décider s’il est nécessaire d’ajouter d’autres champs dans votre fichier Excel. Vous pouvez, entre autres, créer une section dédiée au calcul de frais kilométriques, le pourcentage de TVA récupérable, dossier client, code affaire, code analytique, etc.

RappelIl ne faut pas oublier de rajouter au dos des justificatifs les informations nécessaires pour qu’ils soient complets. Par exemple, pour un repas d’affaires, vous devez ajouter le nom de votre client, de son entreprise et sa fonction.

Qu'en est-il de la digitalisation des notes de frais ?

Pensez que l’utilisation d’un template unique n’est qu’une première étape pour automatiser le processus de gestion des notes de frais.

« 34% des salariés utilisent des tableurs pour saisir leurs notes de frais. »

Les logiciels de gestion des notes de frais

Remplacer Excel par un outil de gestion en ligne vous permettra d’éviter les ressaisies génératrices d’erreurs et gagner un temps considérable.

Certains outils de gestion des notes de frais vous permettent de transférer directement vos justificatifs de dépenses professionnelles en pièce jointe pour assurer une note de frais complète et faciliter la gestion des frais professionnels. Plus de temps perdu à trier les justificatifs  de note de frais !

Les points-clés à retenir :

  • Facilitez la tâche de vos salariés en leur imposant un modèle de note de frais Excel.
  • Proposez un template de notes de frais facile à utiliser avec notre modèle à télécharger gratuitement.
  • Évoluez vers un système de gestion des notes de frais automatique et digitalisé pour faciliter la gestion des dépenses en entreprise.

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Article réédité le 24/02/2021

Automatisation des notes de frais : Les clés pour prendre la bonne décision

Par Tristan Leteurtre

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