En tant que DAF, vous avez en charge la gestion des notes de frais. Lorsque l’on parle de fraude, on imagine aussitôt un acte volontaire, de la part du DAF lui-même ou des collaborateurs qui demandent des remboursements de notes de frais injustifiés.
Pourtant, la fraude n’est pas nécessairement volontaire, elle peut aussi survenir à cause d’une mauvaise gestion des notes de frais.
Les raisons qui peuvent entrainer une mauvaise gestion des notes de frais
Voici plusieurs points sur lesquels il faut être particulièrement vigilant pour éviter la fraude.
De mauvais processus de contrôle
Plusieurs éléments peuvent impacter la qualité des processus de contrôle :
- L’inefficacité du système : avez-vous mis en place des flux de validation
- L’importance accordée à cette mission : disposez-vous de suffisamment de temps pour mener à bien ces contrôles ? Ces contrôles sont-ils réalisés dans des conditions optimales ?
- La formation des personnes en charge du contrôle : le manque de formation ou un manque de rigueur dans la supervision du travail de vos collaborateurs peut également impacter l’ensemble de la chaine. Il est primordial de s’assurer que chaque personne en charge des contrôles dispose des connaissances et outils nécessaires, mais aussi de vérifier lors de leur arrivée en entreprise qu’elles sont suffisamment qualifiées et rigoureuses, qu’elles ont une conscience accrue de l’importance de cette mission.
La gestion des notes de frais peut être longue et fastidieuse, c’est une tâche répétitive, parfois ennuyeuse, et qui est souvent reléguée au second plan, car d’autres semblent plus importantes ou urgentes.
Il en va de même pour vos collaborateurs qui peuvent manquer de rigueur ou de temps lorsqu’ils établissent leurs notes de frais, ou encore lorsque le contrôle est confié aux N+1 : cette mission n’en est qu’une parmi de nombreuses autres et rarement celle qu’ils considèrent comme la plus importante.
Un contrôle inefficace associé à une tâche fastidieuse, c’est un combo qui mène droit à des erreurs dans la gestion des notes de frais en comptabilité.
Une mauvaise gestion des données
La décentralisation des données, surtout lorsque leur traitement est manuel, entraine de nombreux problèmes : les données sont nombreuses, éparpillées, parfois manquantes...
De plus, comment savoir si les notes de frais envoyées sont cohérentes avec le projet concerné ? S’il s’agit d’un voyage à l’étranger, comment être certain que les montants affichés sont eux aussi cohérents avec les prix pratiqués dans le pays concerné ? Difficile pour le DAF d’être efficace et d’éviter la fraude dans ces conditions.
C’est pourquoi vous avez tout intérêt à centraliser les données et à disposer d’un outil suffisamment efficace pour les remettre en contexte automatiquement.
Une mauvaise politique de dépenses
La politique de dépenses de l’entreprise prévoit des règles à respecter pour que les collaborateurs puissent être remboursés. Lorsque cette politique de dépenses est mal encadrée, mal définie ou tout simplement mal communiquée, des erreurs de bonne foi peuvent facilement survenir.
De même, si cette politique est trop restrictive et que les collaborateurs se sentent lésés, certains pourront frauder pour obtenir un remboursement qui leur parait plus légitime. Le DAF doit alors faire preuve d’une vigilance accrue.
Une mauvaise exploitation des données
Pour mieux contrôler les notes de frais, il est essentiel d’exploiter pleinement et correctement les données. Par exemple en effectuant des analyses comparatives pour repérer les erreurs et différences qui nécessitent des vérifications plus poussées.
Le manque d’automatisation
Le manque d’automatisation est probablement la raison principale de la mauvaise gestion des notes de frais. Les contrôles sont faits manuellement, de manière moins précise, cela entraine des erreurs, en plus d’une perte de temps qui conduira à son tour à d’autres erreurs. C’est un cycle sans fin qui pourrait être évité simplement en automatisant le processus.
Comment régler ce problème et éviter la fraude grâce à l’automatisation ?
Les points soulevés jusqu’à présent pourraient être corrigés facilement via l’automatisation du traitement des notes de frais. En automatisant certains contrôles, le système devient plus simple, efficace et intelligent, avec moins de fraudes volontaires ou involontaires à la clé.
Parmi les avantages principaux de l’automatisation, on peut citer :
- Économiser du temps et de l’argent ;
- Réduire les erreurs de calcul et éliminer les doublons ;
- Éviter les pertes de données ;
- Optimiser les flux de validation ;
- Mieux appliquer la politique de remboursement de l’entreprise ;
- Superviser et analyser les dépenses en temps réel.
Ces avantages sont purement pratiques, mais l’automatisation des processus et la numérisation des notes de frais ont aussi des conséquences plus larges sur le travail des employés :
- Une plus grande satisfaction des collaborateurs : ils peuvent enregistrer facilement leurs notes de frais et suivre les remboursements en temps réel. Le processus est dynamisé, cette tâche devient moins pesante à leurs yeux, ils deviennent plus réguliers et rigoureux.
- Plus de productivité pour le DAF comme les collaborateurs : cette automatisation assure une gestion de la note de frais plus rapide, ce qui permet en conséquence de dégager du temps pour d’autres missions.
- Une gestion du changement facilitée : les changements de politique, de réglementations, d’organisation, etc. ne sont pas rares dans la vie d’une entreprise. À chaque changement, cela demande du temps et de l’adaptation de la part des collaborateurs. Alors qu’avec une solution automatisée, les changements sont pris en compte aussitôt, sans intervention humaine.
- Des audits simplifiés : toutes les informations relatives aux notes de frais sont enregistrées en temps réel, classées, traitées et sauvegardées de manière automatique. C’est un véritable gain de temps lors d’un audit, vous obtenez toutes les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin en seulement quelques clics.
Lorsque l’on évoque l’automatisation des processus de note de frais, il ne s’agit donc pas juste d’améliorer les contrôles pour éviter les erreurs et la fraude : c’est toute la chaine qui est impactée, tant sur le plan purement technique que sur le travail et le bien-être des collaborateurs. Automatiser les processus est par conséquent dans l’intérêt de l’entreprise et de ses employés.
Une mauvaise gestion des notes de frais peut avoir des conséquences graves, dont la fraude aux notes de frais involontaire. Pour limiter les erreurs et faciliter le travail des DAF, mais aussi des collaborateurs, l’automatisation représente une solution simple à mettre en place et très efficace, avec de nombreux bénéfices à la clé pour l’entreprise.
