Logiciel de facturation : comment choisir ?

« Ce n’est qu’en ne payant pas ses factures qu’on peut espérer vivre dans la mémoire des classes marchandes. » disait Oscar Wilde. Vraiment ? Et si votre prestataire avait le bon logiciel de facturation lui permettant de vous relancer pour motif de facture impayée en toute simplicité et ce, jusqu’à ce que vous ayez payé ? Oscar Wilde en viendrait à vouloir changer ses propos.

Les factures impayées, les factures non-envoyées sont tout autant de facteurs de stress pour les entreprises. Dites adieu à Word et à Excel, devenus quelque peu obsolètes face à la nouvelle génération de logiciels*. Choisir un logiciel de facturation permet d’alléger la charge de travail administrative de l’entreprise en réduisant au maximum la marge d’erreur. Sur le marché, le nombre de logiciels de facturation a augmenté de façon exponentielle. Mais alors, comment choisir votre logiciel de facturation ?

* Excel et Word sont deux outils extrêmement intuitifs pour la grande majorité des personnes, ce qui explique leur succès. Ils permettent tous deux une certaine flexibilité dans le suivi et les procédés de facturation. Certaines entreprises estiment que ces outils suffisent à leur taille et à leur activité. Mais elles ne sont pas à l’abri d’une erreur de frappe ou de calcul dans une cellule qui pourrait fausser les données figurant sur la facture. Le risque est systémique et peut très vite prendre une grande ampleur dans une sphère où la facturation fait l’objet d’un encadrement législatif très strict. Les logiciels de facturation nouvelle génération ont un rôle à jouer dans le développement de votre entreprise, notamment en vous aidant à réduire les nombreuses irrégularités de revenus engendrées par les délais/erreurs de paiement et/ou facturation. Il est donc dommage de ne pas faire profiter votre entreprise de ces avancées technologiques.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est une solution informatique conforme permettant de gérer tout ou une partie du processus de facturation d’une entreprise : édition, transmission, envoi, archivage et intégration des factures dans le système comptable. Etablir les factures de vente pour vos clients n’est pas la seule fonctionnalité d’un logiciel de facturation, vous pouvez y ajouter des options supplémentaires en fonction des besoins de votre entreprise.

Intégrer un logiciel de facturation dans votre entreprise permet de simplifier les tâches administratives en automatisant et numérisant tous les process : gain de temps, gain d’argent, gain de productivité tout en réduisant les anomalies et en améliorant le service client.

Cet outil informatique n’est pas obligatoire pour les entreprises mais est grandement conseillé. Les délais de facturation sont encadrés par la législation française, ils ne peuvent excéder un mois. Faites-y attention.

Logiciel de facturation : quelles sont les fonctionnalités ?

1. Editer des factures de ventes selon les règles françaises 

POINT FACTURE : Une facture est un document de comptabilité générale légitimé juridiquement qui prouve l’occurrence d’un achat ou d’une vente. Elle atteste de la dette d’un client envers un fournisseur après vente ou réalisation d’une prestation ayant fait l’objet de la signature d’un contrat alias devis. La facture engage le débiteur à régler le montant mentionné.

Petit mémo : quels sont les éléments obligatoires qui doivent y figurer ? :

  • La nature du document : « facture »,
  • Date d’émission de la facture,
  • Le numéro de la facture basée le plus souvent sur une séquence chronologique continue (facture n°01, facture n°02, …. facture n°X)
  • Date de la vente/de la réalisation de la prestation de service,
  • Des informations sur l’identité du client (nom, adresse du siège social ou du domicile du particulier, adresse de facturation),
  • Des informations sur l’identité du vendeur/prestataire (nom, dénomination sociale de la société suivie du numéro SIREN ou SIRET, adresse du siège social, forme juridique),
  • Numéro du bon de commande s’il a été préalablement émis par l’acheteur au cours du processus d’achat,
  • Numéro individuel d’identification de la TVA si le montant est supérieur à 150 euros,
  • Description du produit/prestation,
  • Détails en quantité et en prix de chaque prestation/produit vendu,
  • Faire apparaître le prix catalogue (prix unitaire hors TVA),
  • Faire apparaître tous les frais supplémentaires possibles liés au transport ou à l’emballage par exemple,
  • Faire apparaître le taux de TVA,
  • Faire apparaître la réduction du prix, si réduction il y a,
  • Faire apparaître la somme totale à payer HT et TTC,
  • Faire figurer la date ou délai de paiement (préciser les indemnités en cas de retard de paiement).

La facture doit être rédigée en langue française et éditée en 2 exemplaires.
Le logiciel de facturation se charge de faire apparaître toutes ces mentions obligatoires sur chacune des factures et devis édités. Simplifiez-vous la vie (professionnelle) en investissant dans un logiciel de facturation.

Quelles sanctions encourt l’entreprise en cas d’infraction ?

Depuis octobre 2019, les entreprises qui ne respectent pas les règles de facturation entre professionnels encourent une amende à hauteur de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pourra être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction. Par ailleurs, les entreprises s’exposent à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, avec un plafond de 1/4 du montant mentionné sur la facture.

Rappelons que les factures doivent être conservées pendant 10 ans minimum sous format papier ou électronique. Sous la forme électronique, on parle d’archivage numérique.

L’archivage numérique en quelques mots, c’est quoi ?

Depuis quelques années déjà, la tendance est à la dématérialisation des documents d’entreprise. Les factures prennent elles-aussi la voie électronique. Du fait de la volatilité et de la vulnérabilité des données numériques couplée à un écosystème juridique et commercial très encadré/régulé en France, les entreprises et l’Etat français ont été longtemps réticents. L’année 2000 a marqué un tournant dans l’histoire de la gestion comptable, financière et administrative en entreprise : les documents numériques ont désormais la même valeur probante que les justificatifs papiers.
Selon les propos de Vincent Hochart au printemps 2006 (alors, directeur commercial information chez IBM), un document coûte 20 euros à classer, 120 euros à retrouver s’il est mal classé tandis que 35% des dossiers archivés ne sont jamais retrouvés, sans compter les coûts liés au stockage en termes d’espace consacré aux documents. L’archivage physique pèse lourd dans vos dépenses. L’enjeu autour de l’archivage numérique s’est progressivement élargi et imposé au monde professionnel comme une nécessité mais surtout comme une solution.

L’archivage numérique c’est quoi exactement ? L’archivage numérique c’est l’ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou autres fins liées à l’activité de l’entreprise. En résumé, on peut dire que l’archivage numérique apporte les garanties suivantes :

  • L’intégrité des données : aucune altération ni modification depuis l’intégration du document dans le serveur jusqu'à sa destruction
  • La traçabilité : possibilité de remonter à l’origine des documents (auteur, date, lieu d’émission …)
  • La pérennité des informations
  • La protection des données personnelles : l’accès est restreint aux seules personnes autorisées (RGPD 2018)
  • La facilité d’accès et de recherche de documents archivés : sécurité, système de classification et de recherche pertinent simplifiant la gestion des documents d’entreprise
  • L’interopérabilité des données : les données stockées dans des serveurs sont facilement transférables d’un espace à un autre.
  • Le respect des obligations légales françaises liées à la comptabilité, la facturation et la conformité à la loi anti-fraude à la TVA 2018.

Pour en savoir plus sur l’ archivage numérique, vous pouvez lire l’article Archivage électronique : la dématérialisation en toute confiance qui complète cette petite introduction à la thématique de l’archivage électronique.

2. Autres fonctionnalités paramétrables en fonction de la gamme de produit à laquelle vous avez souscrit  

  • Établir et gérer les devis
  • Gérer les clients (création de fiches clients pour les retrouver plus facilement et leur facturer des produits ou prestations des service réalisées en cas de contrat, relance des clients etc.)
  • Suivre les différents encaissements clients/paiements
  • Visualiser les tableaux de bord (permet d’avoir une vision générale des états des factures (état de règlement, montants, les impayés),
  • Gestion SAV (service après-vente),
  • Degré de personnalisation : ajouter votre charte graphique i.e. le logo propre à votre entreprise, police, mise en page, couleurs, modèles de facture/devis, pré enregistrer vos produits/prestations de service etc.

Les différents critères à considérer dans le choix d'un logiciel de facturation

N.B. : N’oubliez pas de définir au préalable vos besoins et votre budget.

CRITÈRE 1 : Le logiciel en vue est-il conforme aux normes françaises en vigueur ?

Les conditions à respecter ont été précisées dans la partie sur les mentions obligatoires devant figurer sur les factures (15 € d’amende par mention obligatoire manquant ou inexacte). Par conforme, on entend aussi un logiciel qui respecte la loi anti-fraude à la TVA de 2018 et au RGPD (Règlement général sur la protection des données) sur la protection des données personnelles. Pour rappel, l’utilisation d’un outil informatique non-conforme/certifié est sanctionnante à hauteur de 7500 euros d’amende.

CRITÈRE 2 : interopérabilité des données

Il est important que le logiciel de facturation soit intégrable et intégré dans un système de gestion et d’organisation plus général au sein de l’entreprise i.e. que les données puissent être simplement transférées d'un système à l'autre.

Vous pouvez choisir entre un déversement automatique des factures de ventes dans la comptabilité (depuis le logiciel de facturation directement dans le logiciel de comptabilité : toutes les données collectées sont automatiquement converties en écriture comptable, puis administrées dans votre comptabilité) ou un déversement manuel (via la génération d’un fichier depuis le logiciel de facturation qui est importé par la suite dans le logiciel de comptabilité). L’option automatique réduirait le risque d’erreur lors de la saisie comptable.

En fonction de vos besoins, l’option de synchronisation bancaire est envisageable. La possibilité de rapprocher les comptes bancaires de l’entreprise avec votre système de facturation peut être très intéressante afin de simplifier la gestion et le contrôle des mouvements bancaires.

CRITÈRE 3 : personnalisez vos factures pour travailler votre image de marque

Comme tout document émis par votre entreprise, les factures reflètent aussi votre image de marque. Mettez en avant votre charte graphique : votre police, votre logo etc. Une facture complète, conforme, professionnelle et personnalisée (en prenant les couleurs de l’entreprise émettrice ou en s’adaptant au profil du client-destinataire) souligne la qualité de vos produits et/ou prestations services. Ainsi, il peut être intéressant de savoir si votre logiciel propose cette option.

CRITÈRE 4 : l’ergonomie du logiciel de facturation : le logiciel est-il user-friendly ?

Le plus important c’est la prise en main du logiciel. Finalement, le choix d’un logiciel se porte sur la facilité avec laquelle on l’utilise, optez selon vos besoins et votre niveau de maîtrise/aisance informatique pour une interface plus ou moins simple, claire et intuitive pour un maximum d’efficacité.

CRITÈRE 5 : un logiciel de facturation en ligne (en mode SaaS) ou sur PC ? En France ou ailleurs ? Vérifier la localisation des serveurs de l’éditeur de votre logiciel

Les logiciels de facturation sont de plus en plus nombreux à s’implanter en ligne i.e. en mode SaaS. Les avantages sont nombreux : possibilité de monter sur la plateforme à n’importe quel moment, de n’importe où, avec un nombre d’utilisateurs dans la limite du nombre d’accès autorisé. L’activité en ligne est au coeur des enjeux de cybersécurité. Il faut donc prêter attention à plusieurs points si vous choisissez un logiciel de facturation en ligne.

  • Il faut veiller à ce que les données qui sont hébergées par le prestataire soient stockées dans un espace sécurisé.
  • Un point essentiel réside dans le lieu d’implantation des serveurs dans la mesure où les données stockées seront soumises aux règles de l’Etat où les serveurs sont localisés. Imaginons que votre entreprise ait investi dans un logiciel de facturation et devis dont le serveur de stockage est localisé aux Etats-Unis. A ce moment-là, il faut savoir que le Patriot Act autorise l’administration américaine à accéder à toutes les données informatiques des entreprises. Cette loi s’applique à toutes les entreprises qui ont externalisé le stockage de leurs données aux Etats-Unis même si elles résident et opèrent leur activité en France.

Le choix du logiciel de facturation dépend de l’écosystème que vous souhaitez créer autour de cette pierre angulaire dans votre organisation générale et des options autre que l’édition de factures et devis que vous souhaitez trouver dans votre pack informatique (ou pas trouver). Le prix est bien sûr un facteur à prendre en compte mais ne privilégiez pas ce critère au détriment de la qualité. Le choix du logiciel de facturation est important, mais il n’est pas irréversible. Vous pourrez toujours changer de logiciel, seulement, la migration d’une plateforme à l’autre demandera un peu plus de temps.

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