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Deux innovations comptables incontournables en 2018 : la facture électronique & la carte de paiement connectée

Big data, Blockchain, IA, SaaS, Innovation, Fintech, automatisation de la comptabilité, dématérialisation facture et justificatifs, … voici ce qui alimente nos conversations aujourd’hui, mais quel impact ont réellement ces innovations pour les métiers de la gestion et de la comptabilité ?

  1. Quand les fintechs s’emparent de nouveaux outils pour répondre aux attentes du marché : l’émergence des « compta-tech ».
  2. L'automatisation des tâches par les nouvelles technologies
  3. Des bénéfices considérables pour l’entreprise, un bien-être pour les salariés

 

Les fintechs ont créé de nouveaux standards adaptés aux problématiques actuelles : instantanéité et flexibilité sont les maîtres mots !

En 2018 la tendance est à l’automatisation : particulièrement pour la comptabilité, et dans beaucoup d’entreprises.

Dans ce cadre, deux innovations majeures sont à noter : la « facture électronique » et la « carte de paiement connectée ».

New Call-to-action

Alexis de Lattre, co-fondateur d’Akretion et spécialisé dans l’implémentation de la solution ERP Odoo, a mis son expérience à contribution pour nous aider à vous présenter ces innovations.

Alexis a participé à la mise au point de la norme  « Factur-X » et a conduit les développements qui permettent aujourd’hui à Odoo et d’autres solutions d’émettre et recevoir des factures électroniques.

Quand les fintechs s’emparent de nouveaux outils pour répondre aux attentes du marché : l’émergence des « compta-tech ».

En Europe, les travaux de normalisation des échanges de données comptables avancent à grands pas. Le rythme soutenu de l’innovation, permet des synergies entre différentes technologies :

  • Communication / Internet,
  • Sécurité / Authentification,
  • Intelligence artificielle,
  • SaaS,

C’est l’association de ces normes et de ces synergies qui rend possible l’émergence d’innovations appliquées aux métiers de la gestion et de la comptabilité.

L’automatisation de la comptabilité et des tâches répétitives (sans valeur ajoutée) sont des sujets d’actualité, tant pour les prestataires de services (experts-comptables) que pour les entreprises.

Toutes les fonctions et tous les acteurs de la chaîne de comptabilisation (achat, paiement, vérification, comptabilisation, ...) sont concernés.

Derrière l’automatisation de ces tâches se profilent des enjeux stratégiques :

  • productivité des équipes, vitesse d’exécution,
  • fluidité des process,
  • exhaustivité et qualité de l’information,
  • suivi et contrôle en temps réel,
  • qualité des analyses,
  • sécurité des transactions,

L'arrivée des nouvelles technologies dans le monde de la comptabilité !

La facture électronique directement enregistrée dans le logiciel comptable

Alexis de Lattre et le site du FNFE (Forum National de la Facture Electronique) nous aident à y voir clair :

Factur-X est une norme franco-allemande de facture électronique hybride (PDF et XML) qui permet un traitement automatisé (ou manuel).

Cette norme est la première implémentation de la norme européenne EN 16931 publiée le 16 octobre 2017. 

Une facture à la norme « Factur-X » est un fichier PDF (lisible comme une facture classique), qui embarque un fichier standardisé au format XML.

Ce fichier XML contient les données structurées de la facture permettant une lecture automatique et fiable de celle-ci par un logiciel de comptabilité.

Afin de permettre une large adoption par tout type d’entreprise, le standard comporte plusieurs niveaux de profils de données qui sont détaillés, avec d’autres informations, sur le site du FNFE.

Toutes les factures émises par Mooncard depuis le 21 juillet 2017 sont à la norme Factur-X, ce qui fait de Mooncard la toute première société à avoir émis des factures électroniques à ce format !

La carte bancaire « connectée » devient un pilier de la comptabilité.

La carte bancaire « connectée » est un système composé d’une carte de paiement d’entreprise « connectée » à un ensemble de fonctions, algorithmes, traitements, et logiciels.

Cette solution automatise en toute sécurité la totalité du processus de gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles : paiement, comptabilisation, approbation, suivi, et contrôle des dépenses et paiements.

Ces cartes « intelligentes » se chargent de tout :

  • la récupération instantanée et sécurisée des données du paiement,
  • la génération des notes de frais pré-remplies,
  • la génération du workflow d’approbation et de validation,
  • la consolidation des informations et présentation de tableaux de bords de suivi,
  • le transfert des données et écritures dans le logiciel comptable.

Elles donnent un coup de vieux aux cartes de paiement et aux logiciels de gestion des notes de frais !

L'automatisation des tâches par les nouvelles technologies

Ces deux innovations sont matures, opérationnelles, et disponibles.

La facture électronique à la norme « Factur-X », est utilisable depuis le 25 avril 2018 via le portail Chorus Pro en version 1.3.3 IT3 (https://chorus-pro.gouv.fr/) pour tous les échanges entre l’Etat français et ses fournisseurs. Le gouvernement, nous montre la voie !

Les cartes de paiement « connectées » se démocratisent depuis plusieurs mois et séduisent un nombre croissant d’utilisateurs.

Comment mettre en place la « facture électronique» ?

L’émission et la réception de factures électronique nécessite la mise à jour du système de gestion qui produit et ingère lesdites factures. Cette mise à jour intègre l’installation d’un certificat pour authentifier et signer les pièces.

Les éditeurs de logiciels y travaillent, et les versions ou mises à jour des outils comptables vont arriver progressivement.

Quelques logiciels sont déjà compatibles, comme « Odoo », pionnier sur le sujet comme nous l’avons vu.

Comment mettre en place les cartes bancaires « connectées » ?

La mise en service de cartes bancaires connectées dans l’entreprise est très simple.

Après l’identification de cette carte bancaire nouvelle génération, la mise en service passe par deux étapes :

  • Communiquer auprès des utilisateurs et leur distribuer des cartes dont l’utilisation est intuitive,
  • Interfacer la solution avec votre logiciel comptable et vos procédures.

Des bénéfices considérables pour l’entreprise, un bien-être pour les salariés

Les bénéfices de la facture électronique

La facture électronique est une norme à vocation européenne avec plusieurs caractéristiques structurantes :

  • traçabilité
  • sécurité
  • ingestion automatisée
  • lien pièce & écriture

Ces caractéristiques induisent des bénéfices non négligeables :

  • Accélérer le paiement, réduire les coûts de traitement,
  • Sécuriser, horodater, authentifier l'envoi et la réception,
  • Permettre le suivi de l'état d’avancement du traitement,
  • Faciliter et sécuriser le rapprochement des factures et paiements.

L'utilisation d'une carte bancaire connectée simplifie les notes de frais !

Les bénéfices de la carte de paiement connectée

L’utilisation d’une carte de paiement connectée permet de générer trois bénéfices principaux :

  • gain de temps,
  • sécurité,
  • intégration comptable.

La carte de paiement connectée permet également une expérience client fluidifiée et simplifiée. Les bénéfices se répercutent sur tous les acteurs ayant un rôle dans le processus d’achat et de gestion de l’entreprise : acheteurs, payeurs, managers, comptables.

Cette carte se révèle alors comme un « pivot » structurant qui clarifie et organise des processus souvent flous et peu maîtrisables.

On constate enfin d’autres effets, en particulier sur l’optimisation des frais d’entreprise et des paiements professionnels, et donc sur la trésorerie.

Des innovations à utiliser sans modération !

Dans un paysage encombré « d’applis », ce qui retient l’attention de ces innovations est l’épaisseur des bénéfices induits par leur utilisation.

Elles touchent, structurent de nombreuses fonctions et impactent de nombreux acteurs de l’entreprise.

C’est là le signe de la vraie innovation.

On en reparle bientôt ?

Points-clés à retenir :

  • Deux innovations remarquables : la facture électronique, les cartes de paiement connectées,
  • Deux innovations matures et opérationnelles, dès aujourd’hui !
  • Deux innovations dont les bénéfices affectent la totalité des processus de facturation, de gestion des notes de frais, et des dépenses d’entreprise,
  • Deux innovations dont tout un chacun percevra les bénéfices,
  • Deux innovations à mettre en œuvre au plus vite !

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