Le guide ultime des frais de déplacement : calcul, barème et remboursement

Les frais de déplacement constituent une part conséquente des dépenses professionnelles, pour ne pas dire la plus grande. Très encadrés par la loi, ils occasionnent des procédures complexes et représentent souvent un véritable casse-tête, tant pour les DAF que pour les collaborateurs concernés. Définition, calcul, barème et choses à savoir, ce guide vous donne toutes les informations pour gérer au mieux les frais de déplacement et leur remboursement.

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Frais de déplacement : définition, calcul et barème 2019

Les frais de déplacement : définition 

Par frais de déplacement, on entend toutes les dépenses effectuées par un salarié lors d’un voyage pour le compte de son entreprise. Il peut s'agir d'un voyage de plusieurs semaines dans un pays étranger, mais également d'un déplacement court dans un département voisin, ou même d'un simple rendez-vous avec un client à l'autre bout de la ville. Cela vaut également pour des cas plus spécifiques, comme le télétravail : s'il est prévu que le salarié travaille en télétravail depuis son domicile (que ce soit ponctuel ou régulier) et qu'il doit se rendre dans l'entreprise pour assurer une obligation professionnelle ou assister à une réunion, il peut demander le remboursement de ses frais de déplacement.

En résumé, on peut parler de frais de déplacement dès lors qu'un salarié est dans l'obligation de se rendre quelque part pour assurer une mission pour le compte de l'entreprise.

En tant que salarié, vous pouvez donc demander le remboursement de tous les frais de déplacement que vous avez engagés pour votre entreprise, qu’il s’agisse d’un voyage de plusieurs jours à l’étranger ou d’un simple trajet dans votre ville pour des raisons professionnelles.

En tant que DAF, votre entreprise est tenue de rembourser les frais avancés par vos collaborateurs lorsqu'ils se déplacent dans le cadre de leurs missions professionnelles.

Les frais de déplacement concernent deux catégories :

  • Les frais de transport : cela concerne les indemnités kilométriques calculées selon un barème, les titres de transport, ainsi que les trajets domicile-travail ;
  • Les frais liés au déplacement : repas et hébergement.

Les indemnités kilométriques : focus

Les indemnités kilométriques permettent au salarié de recevoir une compensation financière pour les déplacements professionnels qu’il effectue. Pour l’entreprise, c’est également un avantage, puisque ces frais peuvent être intégrés dans ses charges et ainsi entraîner une exonération de cotisations sociales. Ce barème kilométrique concerne bien sûr les voitures, mais également les scooters (ou tout vélomoteur de moins de 50 cm3) et motos, ainsi que les vélos grâce à la loi sur la transition énergétique du 22 juillet 2015.

Tout le monde peut être concerné par les indemnités kilométriques, sans minimum ou maximum de salaire perçu. Le dirigeant de l'entreprise comme les cadres ou salariés peuvent donc en bénéficier dès lors qu'ils sont amenés à effectuer des déplacements professionnels.

C'est l'État qui fixe chaque année le barème kilométrique, celui-ci ne peut pas être réglementé par les conventions collectives. Le calcul des indemnités varie selon le type de véhicule utilisé et il est le même pour chaque personne.

Pour connaître le montant des indemnités kilométriques auxquelles vous avez le droit, voici le barème 2019 et le calcul à effectuer pour les voitures. Ici, la distance parcourue est exprimée en kilomètres (km) et la puissance fiscale du véhicule concerné en chevaux (CV) :

De 0 à 5 000 km par an :

  • 3 CV et moins : 0,451 € x km ;
  • 4 CV : 0,518 € x km ;
  • 5 CV : 0,543 € x km ;
  • 6 CV : 0,568 € x km ;
  • 7 CV et plus : 0,595 € x km.

De 5 001 à 20 000 km par an :

  • 3 CV et moins : (0,270 € x km) + 906,00 € ;
  • 4 CV : (0,291 € x km) + 1 136,00 € ;
  • 5 CV : (0,305 € x km) + 1 188,00 € ;
  • 6 CV : (0,320 € x km) + 1 244,00 € ;
  • 7 CV et plus : (0,337 € x km) + 1 288,00 €.

Plus de 20 000 km par an :

  • 3 CV et moins : 0,315 € x km ;
  • 4 CV : 0,349 € x km ;
  • 5 CV : 0,364 € x km ;
  • 6 CV : 0,382 € x km ;
  • 7 CV et plus : 0,401 € x km.

Lorsque vous calculez les indemnités kilométriques, vous devez donc vous référer au nombre de kilomètres que vous avez parcourus dans l'année et à la puissance fiscale de votre véhicule.

Attention :

  • Vous ne pouvez compter qu'un seul aller-retour par jour.
  • S'il y a plus de 40 kilomètres à parcourir entre votre lieu de travail et votre domicile, la distance prise en compte est limitée à 80 kilomètres par jour. Toutefois, cette limite peut être levée en cas de circonstances particulières, comme une mutation professionnelle.
  • Pour les vélos, l'indemnité kilométrique est de 0,25 €/km. Elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an. C'est le trajet le plus court possible entre le domicile et le lieu de travail qui doit être retenu : indiquer un trajet plus long, qu'il soit motivé ou non par des motivations réelles, pourrait être perçu comme une tentative de fraude.

Déclarer les frais de déplacement aux impôts

En tant que salarié contraint d’utiliser votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels, vous pouvez déduire de votre déclaration de revenus annuelle les frais occasionnés. Lorsque vous effectuez votre déclaration, vous devez bien sûr soustraire la part qui a été remboursée par votre employeur.

Vous disposez de plusieurs solutions, vous pouvez ainsi choisir la plus avantageuse selon votre situation :

  • Utiliser le barème de l'administration pour calculer les sommes à déduire de votre déclaration. On parlera dans ce cas de frais réels. Ce barème prend en compte les frais de carburant, d'assurance ou de réparation, vous ne pourrez donc pas les déduire en plus. Les frais occasionnés par le parking ou les péages ne sont pas pris en compte, si vous souhaitez les déduire vous devrez produire tous les justificatifs concernés.
  • Déduire vos dépenses réelles de transport. Vous devez alors fournir tous les justificatifs concernés, avec la date et l'objet de la dépense pour chacun d'eux.
  • Opter pour une déduction forfaitaire de 10 % sur votre revenu imposable.

frais de déplacement : quel remboursement?

Remboursement des frais de déplacement

Selon le type de déplacement, les frais à rembourser varient.

Les petits déplacements

On considère ces derniers comme étant ceux qui n’empêchent pas le salarié de rentrer à son domicile le soir. L’employeur pourra rembourser aux frais réels (ce qui peut inclure les dépenses de repas) ou opter pour un montant forfaitaire de 6,40 € maximum.

Les grands déplacements

Lorsque le salarié se trouve à au moins 50 kilomètres de chez lui ou à une distance nécessitant un minimum de 1h30 de transport en commun, on considère qu’il ne peut pas rentrer à son domicile le soir. Dans ce cas, il pourra être remboursé des frais d’hébergement et de repas. Ce remboursement pourra être aux frais réels ou être un montant forfaitaire basé sur le barème de l’URSSAF : entre 12,90 et 18,40 €/jour pour les repas et entre 34,20 et 65,80 €/jour pour le logement en fonction de la zone géographique. Ces montants varient également selon la durée et sont dégressifs (le remboursement sera plus important au premier mois qu’au 72e).

Les déplacements à l’étranger

Une allocation forfaitaire peut aussi être versée aux salariés devant se rendre dans un autre pays. Pour les DOM et collectivités d’outre-mer, cette allocation démarre à 31,50 €/jour et peut aller jusqu’à 120 €/jour, en fonction du nombre de repas quotidiens à la charge du salarié et de la zone géographique concernée. Pour les autres pays, l’allocation sera calculée selon celle en vigueur pour le personnel de l’État. Le calcul est accessible directement sur le site officiel du gouvernement.

Dans la majorité des cas, lorsque le remboursement est aux frais réels, les salariés avancent les montants :

En tant que salarié

Vous devez donc fournir à votre entreprise tous les justificatifs des dépenses que vous avez réalisées. Cette étape est cruciale, car sans justificatif rien n’oblige l’entreprise à vous rembourser (même si elle peut de manière exceptionnelle accepter une déclaration sur l’honneur et vous payer). Il est de votre responsabilité de conserver chaque justificatif et de pouvoir en expliquer le motif, ce qui implique de bien noter au fur et à mesure l'origine des dépenses que vous avez effectuées. Si cela peut sembler fastidieux, il faut garder en tête que vous aurez des difficultés, des mois plus tard, à expliquer à quoi correspond chaque dépense et pourquoi à tel instant vous avez été obligé de faire telle dépense.

En tant que DAF

Il vous faut collecter tous les justificatifs, vérifier leur cohérence, puis procéder au remboursement. C'est une tâche plus complexe qu'il n'y paraît, car vous êtes le garant de la pertinence de chaque remboursement. Vous devez donc vous assurer que chaque dépense a un motif réel et un montant cohérent. S'il est important de pouvoir faire confiance à chaque collaborateur, trop de laxisme pourrait conduire à des fraudes, qu'elles soient volontaires ou simplement dues à un manque de rigueur.

Dans le cas où le salarié utilise un véhicule professionnel, l'employeur peut lui rembourser les frais supplémentaires liés à cette utilisation. Dans cette situation, les remboursements sont exonérés de cotisations sociales (dans la limite du barème de l'administration fiscale).

La gestion des frais de déplacement, et plus globalement de la note de frais, représente une tâche fastidieuse, chronophage et stressante. Les collaborateurs doivent avancer les dépenses, s’assurer de ne perdre aucun justificatif, attendre parfois longuement un remboursement... Quant aux DAF, ils doivent quelquefois courir après les justificatifs, gérer la situation lorsqu’il y a des pertes, vérifier les informations fournies... Le montant financier de cette gestion est faramineux, c’est pourquoi on parle de coût caché de la note de frais.

À cela s'ajoute pour les DAF le cas spécifique des frais de déplacement pour les collaborateurs en mission à l'étranger : comment s'assurer que les frais avancés sont réels ? Que les notes de taxi n'ont pas été gonflées ? Les distances parcourues exagérées ? De même, de nombreuses erreurs ou sur-dépenses peuvent être occasionnées par des notes de frais de déplacement rédigées en langues étrangères, ou une conversion des devises maladroite... Avoir un référentiel à disposition, mais aussi des outils fiables capables de convertir les devises, est indispensable pour mieux contrôler les dépenses et s'assurer de leur cohérence.

Les limites du remboursement

Il existe plusieurs limites à connaître :

Les frais de repas

Le montant maximal de remboursement autorisé est de 9 € (sauf pour les grands déplacements). L’entreprise peut aussi opter pour la remise de tickets restaurant, un procédé encadré qui restreint le type de biens pouvant être achetés par ce moyen : un ticket restaurant permet uniquement d'acheter un repas, une préparation alimentaire directement consommable (ex : un plat sous vide au rayon traiteur d'un magasin), mais aussi des fruits et des légumes. Votre employé ne pourra donc pas utiliser un ticket restaurant pour acheter des aliments qu'il devra lui-même préparer, bien que ce soit souvent plus économique.

Les frais de grand déplacement

Les barèmes des limites à respecter varient selon la durée du voyage et la zone géographique, comme explicité plus haut. Il faudra donc être particulièrement attentif aux différents barèmes selon le cas et le pays concerné afin de rester en conformité avec la législation

Les frais de déplacement

Le collaborateur peut emprunter tout type de transport cohérent avec son voyage, avion, train, voiture de location... Dans ce cas, il sera remboursé aux frais réels dès lors qu’il pourra produire un justificatif. Si le collaborateur utilise un véhicule de fonction, il ne sera pas remboursé puisqu’il n’engage aucuns frais et l’entreprise comptabilisera les coûts occasionnés dans ses dépenses d’exploitation. Enfin, si le collaborateur utilise son véhicule personnel, il sera remboursé soit aux frais réels (à condition de pouvoir les justifier via une facture détaillée), soit par un forfait standard de 30 cts/km.

Et enfin, il faut insister sur ce point, même s'il ne s'agit pas à proprement parler de limite : chaque dépense à rembourser doit être accompagnée d'un justificatif, avoir un motif réel et un montant cohérent. Il en va tout autant de la responsabilité du salarié que de la personne chargée de collecter et vérifier les justificatifs et rembourser les frais de déplacement. En cas de contrôle, chaque dépense doit pouvoir être justifiée. Des justificatifs manquants ou des dépenses jugées incohérentes peuvent entraîner une suspicion de fraude. Utiliser une solution de gestion de notes de frais vous aidera à mieux contrôler les dépenses et les remboursements, vous évitant ainsi de nombreux tracas, en plus d'optimiser votre organisation.

Comment gérer les frais de déplacement?

Implémenter une solution de gestion des notes de frais

Une solution de gestion des notes de frais, et plus encore lorsqu'elle est dématérialisée, procure de nombreux avantages aux salariés comme aux DAF : réduction des coûts, meilleur contrôle des dépenses, remboursements plus rapides, gain de productivité, allègement de la charge mentale... La liste est longue.

Une gestion simplifiée pour les salariés

La gestion des notes de frais représente un casse-tête qui occupe non seulement une partie du temps de travail (du temps qui pourrait être consacré à démarcher des clients ou conclure des contrats), mais trop souvent aussi du temps libre. Soyons honnêtes : personne n'aime passer des heures à rechercher des justificatifs éparpillés au bureau, dans la boîte à gants du véhicule, dans les poches... sans compter l'agacement en réalisant que certains sont perdus, que le ticket est à moitié effacé ou qu'on ne se souvient plus du motif d'une dépense en particulier. Certains salariés sont parfaitement organisés et gèrent cette mission facilement et rapidement, mais ils font figure d'exception. Il faut ensuite prendre encore le temps de noter toutes les dépenses, faire des calculs, envoyer sa demande de remboursement et attendre. Une attente inconfortable, car souvent accompagnée d'angoisse : le remboursement pourrait tarder à arriver, être contesté, ou il pourrait manquer un justificatif...

Une solution de gestion de notes de frais évite ces problèmes : vous renseignez vos dépenses au fur et à mesure et prenez en photo le justificatif. Avec une application comme Mooncard, vous pouvez le faire en quelques instants, à n'importe quelle heure, même en déplacement et directement depuis votre smartphone. C'est un véritable confort au quotidien, un moyen simple de tout enregistrer sans attendre. Tout est clair, précis, vous retrouvez une véritable sérénité. Et, cerise sur le gâteau, une telle solution accélère drastiquement les remboursements et limite les erreurs !

Une meilleure organisation pour les DAF

Courir après les justificatifs, essayer de décrypter des notes de frais rédigées en langue étrangère, convertir les devises, ou encore essayer de comprendre pourquoi le salarié arrive à des montants d'indemnités kilométriques qui ne correspondent pas à vos calculs... Ajoutons à cela les discussions houleuses avec les salariés qui ne comprennent pas un motif de non remboursement ou le temps passé à comparer les dépenses avec la politique de remboursement de l'entreprise... Gérer les notes de frais a de quoi occasionner des migraines même aux DAF les plus aguerris, sans parler des pertes de temps que cela entraîne. Une solution de gestion de la note de frais résout ces problèmes et vous facilite la vie.

Comme les salariés enregistrent leurs dépenses en temps réel, vous avez une vision claire de la situation. Vous n'avez plus à courir après les justificatifs, vous gagnez un temps considérable et vous profitez d'outils pratiques pour suivre les demandes de remboursement et vérifier leur cohérence. Certains outils vous proposent directement les conversions de devise ou même la prise en charge de la TVA selon chaque pays. Finis les calculs fastidieux et le temps perdu sur Google à chercher manuellement les informations. C'est plus qu'un gain de temps, c'est un moyen d'améliorer vos conditions de travail et de retrouver une vraie sérénité.

Des coûts réduits pour l'entreprise

Pour l'entreprise, implanter une solution de gestion de la note de frais est encore plus avantageux : c'est du temps gagné pour les salariés comme pour les DAF et des contrôles facilités, ce qui implique un gain de productivité et une réduction des coûts !

Le temps que passaient les salariés et les DAF à gérer les notes de frais est réduit au minimum, ils peuvent ainsi se consacrer à d'autres missions. Sur l'année, cela représente potentiellement des dizaines d'heures de travail dégagées, à multiplier par chaque personne concernée ! Autre atout, et pas des moindres, cela permet de limiter les erreurs et donc les risques de fraude. En cas de contrôle, c'est une réelle sécurité. C'est également une réelle avancée pour vos déclarations fiscales, une application comme Mooncard étant capable de répartir automatiquement la TVA déductible et non déductible.

Une solution encore plus avantageuse est d'opter pour une carte de paiement liée à une application de gestion des notes de frais. Les salariés paient avec cette carte et leurs dépenses sont automatiquement enregistrées. Vous savez en temps réel qui dépense combien et pour quel motif. Quant aux salariés, ils n'ont plus à avancer les frais, ce qui réduit encore la charge de travail et le stress liés aux remboursements.

La gestion des frais de déplacement n'a rien d'évident, ni pour les salariés ni les DAF. Savoir ce qui est concerné ou non, comment déclarer ces frais, les rembourser, etc. est indispensable pour ne pas commettre d'erreur. Grâce aux informations données dans ce guide des frais de déplacement, vous pouvez y voir plus clair. Pour éviter les erreurs et profiter d'une organisation optimale, utiliser une solution de gestion de notes de frais, comme l'application Mooncard, sera un véritable atout qui profitera au plus grand nombre.

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