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Guide complet sur la note de frais : faciliter la gestion des dépenses de vos collaborateurs

Dans le cadre du développement de l’activité d’une entreprise, les collaborateurs sont amenés à réaliser des dépenses professionnelles.

Ces dépenses liées à l’activité professionnelle, peuvent prendre plusieurs formes :

  • frais d’hôtel,
  • frais de transport,
  • frais de restaurant,
  • etc.

Ces frais doivent être remboursés par l’employeur aux collaborateurs qui auront avancé les frais de mission, puisqu’il s’agit de frais professionnels qui concernent l’entreprise et le bon déroulement de son activité.

Téléchargez le modèle excel de note de frais maintenant !

Mais comment leur rembourser ces dépenses professionnelles et faciliter la gestion globale ?

Employeurs, collaborateurs, Mooncard répond à toutes vos questions.

Voici le menu !

Pour l’employeur

La note de frais
Ce qui doit figurer sur une note de frais
Les exemples de frais professionnels remboursés par l’employeur
Les frais de repas
Les frais d’hébergement
Les frais kilométriques
Les frais de transport
Le remboursement d’une note de frais
Les risques liés aux notes de frais
La fraude des notes de frais
Limiter la fraude des notes de frais
Comptabilisation des notes de frais
La saisie comptable d’une note de frais
Optimiser la comptabilisation des notes de frais
Gagner en productivité par une meilleure gestion des notes de frais

Pour le collaborateur
La note de frais
Ce qui doit figurer sur une note de frais
Les exemples de frais professionnels remboursés par l’employeur
Les frais de repas

Les frais d’hébergement
Les frais kilométriques
Les frais de transport
Frais réel ou déduction forfaitaire, quel type de remboursement choisir ?
Remboursement réel
Déduction forfaitaire
Les barèmes de remboursements en vigueur par l’URSSAF
Les avances de frais professionnels
Le remboursement d’une note de frais
Comment justifier une note de frais ?
Le délai de remboursement d’une note de frais
Que faire en cas de perte du justificatif de note de frais ?
Gagner en productivité par une meilleure gestion des notes de frais

La note de frais

Employeur / Collaborateur

Note de frais : définition, composition...

La note de frais ou fiche de frais est le document officiel qui permettra au collaborateur de se faire rembourser ses dépenses professionnelles effectuées dans le cadre de ses missions.

Ce qui doit figurer sur une note de frais

La note de frais est un document nécessaire pour assurer une bonne gestion de la comptabilité dans l’entreprise, raison pour laquelle il faut qu’elle soit détaillée et formalisée.

Elle doit être nominative et datée.

Elle peut prendre la forme d’un formulaire mis en place par l’entreprise et est composée de différentes rubriques à remplir par le collaborateur qui aura effectué l’avance des frais, telles que :

  • la date,
  • le lieu,
  • le montant,
  • le motif,
  • etc

La note de frais doit absolument être accompagnée d’un justificatif de frais pour être considéré comme valable, comme une facture, un reçu ou encore un ticket de caisse.

Pour chacun des frais professionnels présents sur la note de frais, le montant de la TVA doit être indiqué.

Toute note de frais non justifiée par un justificatif peut être refusée par l’entreprise et la demande de remboursement du salarié ne pourra aboutir.

Les exemples de frais professionnels remboursés par l’employeur

Employeur / Collaborateur

Il n’y a pas de liste exhaustive des dépenses remboursables par l’entreprise, cependant l’employé doit se plier à un certain nombre de règles.

Chaque entreprise à sa propre politique de dépenses professionnelles et de remboursement, ainsi nous conseillons à chaque salarié de se renseigner sur celle-ci et à chaque employeur de l’expliquer clairement à vos collaborateurs.

Toutefois, voici une liste des principaux frais engagés par les salariés pour mener à bien leur activité.

Les frais de repas

Employeur / Collaborateur

Les frais de repas sont pris en charge dans la limite de la politique de dépenses professionnelles mise en place par votre entreprise et font l’objet d’une note de frais détaillée.

En général, le montant du remboursement des frais de repas s’élève à 30€ par personne par repas.

À la fin de ce repas d’affaires avec le client, il est donc important de bien demander un reçu en indiquant au dos l’objet de ce repas et pour chaque convive :

  • Le nom,
  • Sa fonction,
  • Le nom de son entreprise,

Les frais d’hébergement

Employeur / Collaborateur

Pour pouvoir se faire rembourser ses frais d'hébergement, il est obligatoire d’être situé à minimum 50 km de son domicile.

Il faudra également que le collaborateur indique le nombre de nuits passées lors de son déplacement professionnel.

Les frais kilométriques

Employeur / Collaborateur

Tout comme les frais d’hébergement, les frais kilométriques peuvent être remboursés si le trajet dépasse 50 km du domicile du collaborateur et qu’il ne peut être parcouru en moins d’1h30 en transport en commun.

La majorité des moyens de transport sont pris en charge comme le véhicule, la moto et même le vélo !

Si le collaborateur loue une voiture, les frais de carburants, les frais de péages, d’autoroute et entretien sont intégralement pris en charge.

S’il s’agit de son véhicule personnel, il peut percevoir des indemnités kilométriques selon le barème kilométrique en vigueur.

Pour justifier ses frais, le salarié devra fournir :

  • la carte grise du véhicule,
  • le lieu où il s’est rendu,
  • le kilométrage réalisé pour recevoir son indemnité kilométrique,
  • la puissance fiscale du véhicule

Les frais de transport

Employeur / Collaborateur

Pour procéder au remboursement des frais de transport, il faudra que le collaborateur apporte un justificatif du billet accompagnant la note de frais ainsi que renseigner le motif du déplacement professionnel.

Le trajet domicile travail n’est pas pris en compte dans ce type de remboursement.

Pour tout autre frais en rapport à l’activité professionnelle, le collaborateur pourra faire une demande de remboursement à l’aide d’un justificatif, d’un reçu ou d’une facture.

Frais réel ou déduction forfaitaire, quel type de remboursement choisir ?

Employeur / Collaborateur

Les deux types de remboursement des frais professionnels : frais réels ou déduction forfaitaire.

Il existe deux types de remboursement des frais professionnels et c’est l’employeur qui décide par lequel procéder au remboursement de son salarié.

Il pourra opter pour un remboursement en réel ou par déduction forfaitaire.

Remboursement réel

Employeur / Collaborateur

Le remboursement réel consiste à rembourser aux collaborateurs les frais à hauteur des frais engagés.

Encore une fois, toutes les dépenses avancées doivent être minutieusement détaillées dans une note de frais avec les documents justifiants les dépenses professionnelles.

C’est le collaborateur qui devra avancer les frais de ses dépenses professionnelles à l’aide de ses fonds personnels avant de pouvoir être remboursé par l’entreprise à son retour, le temps que sa demande soit traitée.

Le salarié devra bien conserver tous les justificatifs tout au long de son déplacement professionnel pour accompagner ses notes de frais et pouvoir être remboursé.

Déduction forfaitaire

Employeur / Collaborateur

Le remboursement par déduction forfaitaire, est un remboursement par forfait c’est-à-dire que l’employeur rembourse la même somme peu importe le montant total des frais avancés, par exemple 25€ par déjeuner.

Dans ce cas, le salarié n'a pas à fournir de justificatifs sur la nature de ses frais professionnels. Cependant il se doit quand même de justifier les raisons pour lesquelles ces frais ont dû être déboursés.

Le montant est identique pour tous ou varie en fonction de la catégorie socio-professionnelle. En effet, les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, PDG de SA ainsi que les présidents de SAS ne bénéficient pas de ce type de remboursement.

Les barèmes de remboursements en vigueur par l’URSSAF

Employeur / Collaborateur

L’administration fiscale a réalisé un barème de remboursement des frais d’hébergement et des frais de repas qui sont les plus subtiles à mettre en place lorsque les salariés sont en déplacement professionnel.

L’entreprise n’a plus qu’à appliquer ce barème pour les déplacements en métropole de ses collaborateurs.

  Repas Logement et petit déjeuner
Paris & départements des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94) Autres départements
Pour les 3 premiers mois 18,60 € 66,50 € 49,40 €
Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois 15,80 € 56,50 €  42,00 €
 Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois  13,00 €  46,60 €  34,60 €


Pour en savoir plus sur les frais professionnels et les indemnités de grand déplacement
.


Les avances de frais professionnels

Employeur / Collaborateur

En cas de dépense disproportionnée en comparaison avec le salaire du collaborateur, l’employeur peut mettre en place un système d’avance sur frais.

Il existe deux avances sur frais professionnels :

  • l’avance permanente, c’est-à-dire que l’employeur définit une somme qu’il attribuera chaque mois à ses collaborateurs pour couvrir leurs frais professionnels.

Le collaborateur devra apporter tous les justificatifs de note de frais afin de justifier les dépenses professionnelles.

  • l’avance ponctuelle, l’employeur devra verser une certaine somme à son collaborateur en fonction des montants estimés qu'il sera amené à engager dans le cadre de sa mission.

Le collaborateur devra également apporter tous les justificatifs de note de frais afin de justifier, et l’employeur d’apporter un complément si les dépenses professionnelles sont supérieures aux frais engagés.

Le remboursement d’une note de frais

Employeur

Les dépenses d’entreprise doivent obéir à deux règles essentielles pour être acceptées en comptabilité : être conformes à l’objet social comme nous l’avons vu précédemment et être justifiées.

De plus, il s’agit de charges qui échappent aux cotisations sociales et sont surveillées de très près par l’Urssaf.

Comment justifier une note de frais ?

Collaborateur

Pour justifier une dépense professionnelle, le salarié devra fournir le justificatif original accompagné de la note de frais.

Par exemple, un justificatif électronique dans le cas d’un paiement sur Internet, ou un reçu original papier dans le cas d’un déjeuner avec un client.

En fonction de la dépense professionnelle engagée, voici comment la justifier.

 

Document à fournir

Critères et modalités de remboursement

Frais de repas/restauration

Le reçu original papier

  • le nom du client invité,

  • le nom de son entreprise,

  • ses fonctions,

Frais de déplacement

Le billet de train/avion...

  • le motif du déplacement,

Frais d’hébergement

Facture détaillée

  • La distance domicile - lieu de la mission doit être au moins égale à 50 kilomètres

  • supérieur à 1h30 de trajet en transport en commun,

  • nombre de nuits indiqué

  • l’ensemble des frais de la chambre

  • un solde nul

Frais kilométriques

Carte grise du véhicule



  • le motif du déplacement professionnel

  • le lieu

  • le kilométrage réalisé pendant le trajet

  • la puissance fiscale du véhicule

 

Privilégier une facture qui comporte des informations telles que la date, le montant total, le nom du prestataire (…) plutôt qu’un reçu papier qui comporte seulement le nom du fournisseur et la nature des biens.

Le délai de remboursement d’une note de frais

Collaborateur

Si la note de frais est soigneusement accompagnée de son justificatif et que les conditions de remboursement respectent la politique de dépenses professionnelles de l’entreprise, dans ce cas la demande de remboursement peut prendre environ un mois pour être traitée.

En effet, à partir du moment où le salarié commence à remplir sa note de frais au moment où il recevra enfin son remboursement de nombreuses étapes peuvent allonger le délai de remboursement.

Il faudra prendre en compte l’approbation des dépenses réalisées par le manager, le contrôle du service comptable et enfin l'exécution du remboursement.

Chaque salarié peut légalement être remboursé dans un délai de 5 ans maximum

Que faire en cas de perte du justificatif de note de frais ?

Collaborateur

Que faut-il faire à la suite de la perte d'un justificatif de note de frais ?

En France, près de 30% des salariés ne se font pas rembourser leurs frais professionnels car ils avouent avoir perdu leurs justificatifs de paiement originaux.

Premier réflexe : Il est possible de demander (ou re-demander) au marchand un duplicata du justificatif de note de frais.

Dans les cas extrêmes : le salarié peut rédiger une attestation sur l’honneur manuscrite ou dactylographiée.

Cette déclaration sur l'honneur doit porter :

  • Son identité : « Je soussigné(e) ...»
  • Ses coordonnées : Commune de naissance et adresse de domicile
  • Sa signature : Vous devez y exposer les faits et surtout les frais avancés.
  • Son attestation : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. »

Téléchargez votre modèle de lettre  d'attestation sur l'honneur gratuit !

Il est possible que l’entreprise demande dans ce cas un relevé de compte bancaire ou relevé de la carte personnelle ayant effectué la dépense, afin d’apporter une preuve de la date et du montant payé par le salarié.

Bien sûr, les autres dépenses personnelles du relevé bancaire peuvent être masquées !

Soyez très méticuleux lors de votre déclaration sur l'honneur, la moindre erreur peut être retenue contre vous en cas de litige.

Deux exceptions de remboursement sans justificatif de note de frais

Il est possible que le remboursement d’une dépense professionnelle sans les justificatifs originaux soit éventuellement accepté par l’employeur pour deux raisons :

  • le montant est faible (35 € de repas par exemple)
  • une situation exceptionnelle qui est non récurrente (deux ou trois fois dans l’année par exemple).

Dans ces deux cas, vous pouvez en faire la demande à votre employeur, il pourra envisager de faire une exception.

Les risques liés aux notes de frais

La fraude des notes de frais

Employeur

Selon la société KDS, 60% des collaborateurs interrogés connaissent des méthodes pour tricher sur leurs notes de frais.

Obtenir un remboursement plus conséquent en gonflant la note de frais ou faire passer une dépense personnelle pour une dépense professionnelle, les techniques de fraude de note de frais sont multiples :

  • faux cadeaux clients,
  • invitation fictive au restaurant,
  • nombre de kilomètres effectués exagéré

Limiter la fraude des notes de frais

Pour lutter contre la fraude aux notes de frais, il faudra mettre en place une politique des dépenses professionnelles avec des règles fixes :

  • Un budget adapté selon les dépenses à effectuer (frais de repas, frais de transport, frais d'hôtels, frais kilométriques avec justificatifs.)
  • Encadrer les déplacements professionnels (dates de déplacement, nombre de personnes, organisation des voyages d’affaires...)
  • Mettre en place des limites (de temps, de remboursements…)
  • Mettre à disposition une solution de gestion des notes de frais dématérialisées qui permet de centraliser toutes les dépenses professionnelles, qui offre des outils de gestion, de reporting, des tableaux de bord et permet un suivi et une analyse automatique des notes de frais.

Comptabilisation des notes de frais

Employeur

Comptabiliser les notes de frais est une étape cruciale pour assurer une bonne gestion des notes de frais dans l’entreprise et dans le but d’éviter tout redressement par l’URSSAF.

La saisie comptable d’une note de frais

Employeur

Que l’employeur ait choisi une méthode de remboursement des frais réels ou par déduction forfaitaire, l’enregistrement d’une note de frais se traduit par une écriture comptable au débit dans un compte de classe 6.

Voici un tableau des comptes à utiliser en fonction des principales dépenses professionnelles.

Dépenses

Comptes

Frais de transport du personnel (train, péage, avion...)

Le compte 6251 « Voyages et déplacements »

Frais de logement, frais de repas...

Le compte 6256 « Missions »

Invitation du client au restaurant

Le compte 6257 « Réceptions »

Cadeaux aux clients (chocolats, alcool…)

Le compte 6234 « Cadeaux »

 

Pour que votre bilan soit équilibré, les remboursements à destination des salariés de l’entreprise doivent être inclus sur le compte 421 « Personnel – rémunérations dues ».

Refacturation des notes de frais

Employeur

Les collaborateurs effectuent une mission auprès d’un client, et ce dernier s’engage à pourvoir à leurs dépenses professionnelles dans le cadre de cette mission.

La TVA peut parfois être refacturée ; il faut distinguer 2 cas :

Dans la plupart des frais engagés pour les déplacements (frais de transport, frais d’hôtel...), la TVA n’est pas récupérable.

Optimiser la comptabilisation des notes de frais

Dans le but d’optimiser la comptabilité de l’entreprise, l’employeur peut :

  • mobiliser les collaborateurs en amont en mettant en place des processus cadrés qui permettront de réduire le risque d’erreur dans le remplissage des notes de frais et réduire le nombre de justificatifs manquants.
  • fournir un modèle Excel de note de frais qui fera gagner du temps aux salariés lors du remplissage et qui leur rappellera les informations essentielles (nom, montant, motif…).

Gagner en productivité par une meilleure gestion des notes de frais

Employeur / Collaborateur

Les solutions Fintech permettent de gagner en productivité par l’automatisation de la gestion des notes de frais, et permettent d’éviter de passer des heures à effectuer leur saisie à partir d’un tableau Excel qui peut se révéler être contre-productif.

En effet, un fichier Excel peut vous faire perdre du temps inutilement lors de votre clôture comptable à cause de méthodes inadaptées, de préparations incomplètes ou tardives, et de justificatifs de notes de frais manquants.

Ces solutions combinent généralement des cartes de paiement d’entreprise (cartes bancaires) à des logiciels de gestion de note de frais et des algorithmes d’intelligence artificielle.

Cela permet notamment d’éviter les erreurs dans le remplissage jusqu’à présent manuel de la note de frais.

Les oublis de justificatifs de notes de frais ne sont alors plus un enjeu puisqu’ils sont automatisés et sécurisés.

De plus, les dépenses d’entreprise sont centralisées et disponibles à tout moment depuis une interface en ligne, prêtes à être exportées vers un logiciel de comptabilité.

Il sera donc possible d’exporter directement les dépenses professionnelles dans son logiciel comptable et ainsi, gagner un temps précieux.

Ce gain de temps est doublé grâce à la réduction du risque d’erreur en éliminant définitivement la saisie manuelle.

À ne pas oublier que chaque justificatif de note de frais devra être conservé en cas de contrôle de l’URSSAF.

Le coût de gestion des notes de frais pour l'entreprise

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