L’adoption de l’automatisation, de la robotique et de l’intelligence artificielle s’accélère considérablement dans les processus RH.
La gestion des notes de frais n’en est pas exemptée, mais ici, il ne s'agit pas seulement de digitaliser un processus archaïque, mais aussi de complètement revoir l'approche du traitement des tâches.
Pourquoi intégrer l’IA et le machine learning aux processus ?
Pour réduire les coûts cachés de la gestion de note de frais
La gestion des notes de frais représente un coût non négligeable pour une entreprise.
À cela, il faut ajouter d’autres coûts cachés, des dépenses intelligentes qui ne sont pas faites par peur de ne pas se faire rembourser et des tensions financières et administratives qui font perdre en productivité.
Des coûts négligés par la majorité des entreprises, mais dont l’impact est considérable, surtout lorsqu’ils se cumulent :
- Le temps de saisie ;
- Le transfert des rapports de dépenses ;
- Le traitement des notes par le manager ;
- L’intégration comptable ;
- Le remboursement des frais ;
- La fraude aux notes de frais ;
- La non-récupération de la TVA récupérable ;
- La perte de collaborateurs : rétention des talents / RH...
Des étapes fastidieuses qui accaparent le temps de tous les intervenants, impactant ainsi leur productivité.
Mais ce coût ne se résume pas à une simple charge administrative ou à une question financière.
La gestion des notes de frais a un impact direct sur le bien-être des collaborateurs : avancer de l'argent qui ne sera peut-être pas remboursé, conserver soigneusement chaque justificatif, délaisser des tâches prioritaires pour s'occuper des notes de frais parfois au détriment de son temps libre personnel, l’impression d'être surveillé, de devoir se justifier... la liste est longue.
Cette charge mentale supplémentaire nuit directement à la santé psychologique des collaborateurs et est susceptible d'impacter aussi la qualité de leur travail et, par extension, les performances de l'entreprise.
Pour remplacer une procédure de gestion interne longue, fastidieuse et peu efficace
La gestion des notes de frais est une procédure longue en temps passé, mais aussi longue en temps perdu : par exemple, en supposant que le traitement ne prenne que 10 minutes par personne, il peut se passer 2 jours entre chaque étape.
Finalement, le process complet prendra 10 jours, même si les personnes impliquées n'y ont passé que 40 minutes au total chacune.
Certaines entreprises pensent trouver la solution en embauchant des assistants pour réaliser ce type de tâches administratives, ce qui n'a aucune valeur ajoutée et ne permet pas de résoudre le problème à la base : c'est toute la procédure qui doit être repensée !
Jusqu’ici le modèle classique de la saisie des dépenses se réalise en plusieurs étapes, et mobilise de nombreux intervenants :
- Le collaborateur remplit ses rapports de dépenses, réunit tous les justificatifs et transmet le tout au manager pour validation. Cela implique que le collaborateur a bien pensé à conserver chaque justificatif et n'en a perdu aucun, ce qui ne correspond pas à la réalité : beaucoup sont égarés et ne donnent donc droit à aucun remboursement. Dans ce cas, il est possible de faire une déclaration sur l’honneur, mais cela ne fait qu'ajouter une étape, souvent mal vécue par les collaborateurs, à une procédure déjà fastidieuse.
- Le manager récolte et traite une multitude de notes de frais, vérifie les montants, valide ou non les informations enregistrées par ses collaborateurs.
- L’expert comptable vérifie toutes les notes de frais, examine les pièces justificatives et enregistre le tout dans son logiciel comptable.
- La direction financière (DAF) procède enfin au remboursement.
L’IA et le machine learning proposent une innovation technologique majeure pour pallier ce manque de productivité : un logiciel de gestion de notes de fraisentièrement automatisé et qui permet un gain de temps considérable.
Comment l’IA et le machine learning améliorent la gestion des notes de frais ?
Les solutions Fintech et les applications de notes de frais constituent une solution intéressante pour digitaliser un processus devenu obsolète et inefficace.
Une nouvelle solution automatisée qui permet aux collaborateurs une meilleure gestion du temps, de se recentrer sur des missions plus stratégiques et de gagner en productivité, en les déchargeant de tâches chronophages et parfois source de stress supplémentaire.
Suppression de la saisie manuelle des notes de frais
Grâce aux nouvelles solutions émergentes telles que les applications de notes de frais, une simple photo et le procédé technologique de la reconnaissance intelligente (OCR) fait le reste.
Il reconnaît et extrait instantanément les données de votre justificatif, il remplit votre note de frais et sait distinguer les différents éléments : le montant, la date, la devise, les taxes.
Ou du moins, en théorie. Car en pratique, cette technologie se révèle finalement peu fiable en raison de plusieurs facteurs : lisibilité du ticket, manque d’informations sur le ticket, absence de preuve de paiement, technologie non-proactive dans la remontée des justificatifs (le collaborateur n’est pas sollicité, il doit lui-même faire la démarche...).
C’est donc une technologie intéressante dans l'idée, mais qui ne parvient pas encore à faire ses preuves.
Pour l'optimiser, il faudrait par exemple obtenir, grâce à l'IA, les informations directement auprès du fournisseur, par exemple via le paiement effectué.
Automatiser la récolte des factures
Vous retrouvez votre pièce justificative directement dématérialisée dans l’application. En un clic, vous exportez le tout sous format PDF et l'intégrez à votre outil de GED (Gestion Électronique de Documents).
Là encore, la dématérialisation des factures est un moyen simple d’améliorer le bien-être des collaborateurs, puisqu'ils n'ont plus à conserver précieusement chaque note de frais, tout est enregistré au fur et à mesure.
Optimiser le processus de validation des dépenses liées à l’activité professionnelle
L'IA permet d'appliquer judicieusement une politique de note de frais plutôt que de le faire manuellement. Cette solution permet ainsi de mieux gérer votre flux de validation.
Vous réalisez la validation des notes de frais depuis n’importe quel terminal, y compris depuis votre smartphone.
Un algorithme de détection des anomalies permet de contrôler les dépenses des collaborateurs en fonction de leurs dépenses précédentes, vous êtes ainsi alerté lorsqu'une dépense a priori non pertinente est relevée.
Cela implique cependant une intervention humaine, puisque cet algorithme peut difficilement prendre en compte les dépenses exceptionnelles justifiées.
Simplification du traitement comptable
La synchronisation automatique permet l’export et l’intégration directe dans votre logiciel de comptabilité. Deux niveaux sont possibles :
- L'export des dépenses, bien que trop basique pour améliorer significativement le processus de gestion comptable ;
- L'export des écritures comptables complètes, la solution la plus satisfaisante et pertinente.
Une automatisation des contrôles des dépenses qui comporte deux atouts majeurs : il est ainsi possible d’examiner de près les frais engagés par les collaborateurs, et d’optimiser le processus de prise de décision.
L'IA a beaucoup à apporter à la gestion des notes de frais. En adoptant les bons outils de gestion, il devient possible d'optimiser ce processus, ce qui est autant bénéfique pour l'entreprise que pour ses employés.
Les trois points-clés à retenir :
- La gestion des notes de frais telle que pratiquée actuellement est une procédure longue, fastidieuse et peu efficace.
- Cette gestion souvent laborieuse s'ajoute à la charge mentale supportée par les collaborateurs, elle impacte ainsi négativement leur bien-être et leur productivité.
- L'IA et le machine learning permettent d'optimiser la gestion des notes de frais.
