Gestion de note de frais : comment garder un œil sur les dépenses "hors politiques" ?

La gestion des notes de frais est un sujet complexe et nécessitant une organisation globale bien réfléchie.

Si certaines dépenses peuvent être facilement intégrées à la politique de dépenses et être prise en compte dans la gestion de la trésorerie, d'autres sont plus difficiles à anticiper et à gérer. Ce sont les dépenses « hors politiques ».


Voici tous nos conseils pour mieux appréhender ces dépenses et mettre en place une politique de note de frais efficace.

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Que sont les dépenses « hors politique » ?

Les frais engagés par les collaborateurs doivent être encadrés par la politique de dépenses de l’entreprise. Ainsi, les salariés savent quels sont les frais qu’ils peuvent faire et qui seront remboursés.

Ils ont également connaissance des différentes situations dans lesquelles peuvent s’inscrire ces frais et leur montant maximum. Cela permet d’éviter des frais abusifs et aussi d’anticiper les remboursements à prévoir.

Lorsque la politique de dépenses est mal cadrée, floue ou trop permissive, les salariés se retrouvent à réaliser des dépenses supérieures à ce que l’entreprise avait prévu. Ces frais aussi devront être remboursés.

Il existe encore un autre type de dépenses « hors politique » : les dépenses passives.

Que sont les dépenses "hors politiques" ?

Les différences entre les dépenses actives et les dépenses passives

Lorsqu'un salarié effectue un voyage d'affaires, il a une idée précise des dépenses qu'il doit faire, par exemple : l'achat d'un billet d'avion, une réservation à l'hôtel, la location d'une voiture, etc. Ces frais sont connus, le salarié est avisé de leur montant lorsqu'il les accepte.

Il en va de même pour tout achat de fourniture ou d'équipement, puisque le prix est connu avant achat. On parle de dépenses actives. Ces dépenses sont simples à anticiper et à suivre.

Bien sûr, les dépenses actives doivent être encadrées par une politique de dépenses claire, sinon vos employés enfreindront malgré eux les règles de conformité.

D'autres dépenses ne peuvent pas être anticipées, on parle alors de dépenses passives. Il peut s'agir de taxes, de frais impondérables, etc. et qui découlent de l'activité normale du salarié. Leur montant ne peut pas être anticipé, mais ils devront eux aussi être remboursés.

Ces dépenses sont plus complexes à suivre et pourtant, elles doivent être également comptabilisées pour gérer au mieux votre trésorerie et réaliser des économies.

Les déplacements professionnels à l'étrangers représentent des occasions plus nombreuses en ce qui concerne les dépenses passives. Voici plusieurs exemples très fréquents :

  • La TVA : elle peut représenter une somme conséquente lors d'un voyage qui dure plusieurs jours ou semaines. Elle peut être récupérée sur certains achats, à condition toutefois de faire un suivi rigoureux : si votre système ne prend pas en compte ce type de suivi, vous perdrez de l'argent.
  • Le forfait mobile : vérifiez bien les frais pris en charge ou non avec le forfait mobile de vos salariés en déplacement à l'étranger. Le hors forfait et les frais supplémentaires peuvent survenir rapidement et générer des sommes importantes, surtout si les factures sont payées automatiquement sans aucun système d'alerte. Ce sont des frais qui peuvent être évités en étant vigilant dès le départ et en faisant un suivi régulier des factures.
  • Les cotisations sociales : vous payez également des cotisations sociales pour vos salariés en déplacement à l'étranger. Ces cotisations peuvent être versées directement aux pays dans lesquels séjournent vos salariés lors d'un voyage d'affaires long. Si vous ne connaissez pas le montant de ces cotisations et que vous ne les suivez pas, vous ne pourrez pas les anticiper.

Les impacts sur la gestion de trésorerie de l'entreprise

Toutes ces dépenses non prévues ont un impact fort sur la trésorerie de l'entreprise. Puisqu'ils n'ont pas été anticipés, ces frais n'ont pas été intégrés à la trésorerie disponible. Pourtant, il faudra les rembourser.

Cela peut créer des situations difficiles où l'entreprise doit s'adapter en urgence, au risque de fragiliser sa trésorerie, ou repousser des remboursements, provoquant ainsi des tensions avec les salariés.

Ces situations peuvent être évitées en mettant en place une politique de note de frais efficace, mais aussi en réalisant un audit des dépenses et en mettant à disposition de vos salariés une carte bancaire professionnelle.

Quels sont les impacts des dépenses "hors politiques" sur le budget de l'entreprise ?

Comment mettre en place une politique de note de frais efficace ?

Une politique de note de frais permet de mettre en place des règles strictes encadrant les différentes dépenses des salariés dans le cadre de leur travail. Voici comment la rendre efficace et vous assurer qu'elle sera comprise et respectée par vos employés :

  • Sensibiliser les collaborateurs : il est important qu'ils comprennent que les règles édictées vont dans leur intérêt comme dans celui de l'entreprise.
  • Communiquer avec eux : cela permet d’avoir une vision claire de leurs besoins et trouver des compromis satisfaisants pour chaque partie.
  • Définir des règles claires et précises, prévoir toutes les situations possibles : pour ce point, il sera très utile de discuter avec les voyageurs d'affaires de l'entreprise, puisqu'ils sont amenés sur le terrain à rencontrer des situations particulières.
  • Ne pas être trop strict : des règles trop restrictives, qui ne tiennent pas compte de la réalité du terrain, peuvent entraîner de l'incompréhension, de l'agacement, des conflits entre les salariés ou avec le DAF, voire un risque de fraudes.
  • Ne pas être trop permissif : si les plafonds de dépenses sont trop larges, les salariés auront, logiquement, tendance en à profiter.
  • Réévaluer sa politique régulièrement : certains types de dépenses peuvent évoluer à la hausse comme à la baisse. D'autres dépenses peuvent devenir indispensables ou au contraire inutiles, en fonction des évolutions de la société, des habitudes, ou des outils ou partenariats mis en place.
  • Communiquer autour de la politique : expliquer, conseiller, s'assurer qu'elle est comprise, accessible à tous...

Une politique de gestion de frais efficace limite les dépenses « hors politiques », mais il existe encore d'autres solutions à considérer pour garantir un meilleur suivi des dépenses.

Réalisez un audit des dépenses

Réaliser un audit des dépenses et des notes de frais vous permettra de mieux comprendre et anticiper les dépenses actives et passives, et donc de mieux gérer votre trésorerie. Vous pourrez ainsi :

  • Suivre toutes les dépenses de votre entreprise : quels sont les postes de dépenses, quels montants y sont dépensés et quels collaborateurs sont concernés.
  • Identifier les comportements non conformes à la politique de dépenses, mais aussi identifier les fraudeurs éventuels.
  • Maîtriser les coûts : grâce à un meilleur suivi, vous maîtrisez votre budget, vous identifiez des leviers pour réaliser des économies et vous limitez les dépenses inutiles.
  • Réduire les risques : vous avez une vision optimale sur toutes les dépenses, vous savez quels postes de dépenses doivent être plus étroitement surveillés, vous pouvez ainsi mettre en place des vérifications supplémentaires et créer des systèmes d'alerte.

Un audit financier est une étape essentielle pour améliorer l'ensemble des processus : vous savez qui, quoi, combien, quand et à quel moment ou fréquence. C'est donc tout le suivi des dépenses, mais aussi la gestion de la trésorerie et des notes de frais qui sont optimisés.

Les astuces à suivre pour une politique de note de frais efficace

Proposez une carte bancaire professionnelle

Mettre à disposition des salariés une carte bancaire professionnelle représente un véritable atout dans la gestion des notes de frais, mais c'est aussi un levier efficace pour mieux suivre les dépenses en temps réel et réaliser des économies. Voici les principaux avantages de ce système :

  • Vos salariés n'ont plus à avancer de fonds et à gérer les notes de frais : moins de stress pour eux et un gain de productivité, en plus de réduire les risques d'erreurs.
  • La gestion des notes de frais est optimisée : ce système permet de limiter au maximum le recours aux formulaires de demandes de remboursement, le service comptable gagne lui aussi en productivité.
  • Vous contrôlez les dépenses au plus près : vous avez une vision globale en temps réel des dépenses effectuées par vos collaborateurs.
  • Vous maîtrisez et sécurisez les dépenses : vous pouvez mettre en place des plafonds et des alertes et les paramétrer en fonction des missions des collaborateurs.

La carte bancaire corporate présente également d'autres atouts :

  • Des réductions octroyées aux collaborateurs chez certains partenaires.
  • Des assurances et services liés à la carte : un avantage considérable pour les collaborateurs en déplacement professionnel.

Les dépenses hors politique et passives peuvent occasionner de nombreux problèmes pour les entreprises. Difficiles à anticiper et à suivre, elles peuvent impacter significativement votre trésorerie.

En adoptant les bonnes pratiques, comme l'audit des dépenses ou la carte bancaire d'entreprise, il devient plus simple de les suivre. Mieux encore, c'est une occasion pour optimiser la gestion des notes de frais et réaliser des économies.

Les points-clés à retenir :

  • Une politique de dépenses mal cadrée entraîne des dépenses supplémentaires et augmente le risque de fraude.
  • Les dépenses passives sont, par nature, difficiles à suivre, mais il est possible de mieux les anticiper et les suivre en étant vigilant et en adoptant les bonnes pratiques.
  • L'audit des dépenses et la carte bancaire corporate sont des solutions simples à mettre en place et qui permettent de mieux suivre les dépenses actives et passives.

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