Gestion du poste fournisseur : quels enjeux ?

Le 06.05.2021

  

En gestion d’entreprise, le poste fournisseur représente la gestion des contrats, les factures à payer, et les dates d’échéance. Composante essentielle de la chaîne logistique d’une entreprise, la bonne gestion des fournisseurs est indispensable pour conserver une trésorerie suffisante. BFR, approvisionnement, rotation des stocks, quels sont les enjeux du poste fournisseur ? Quel est l’impact sur la gestion de trésorerie ?

L’optimisation du fonds de roulement

Le fonds de roulement (FR) représente les liquidités dont l’entreprise dispose pour payer ses dépenses courantes d’exploitation, notamment ses fournisseurs. C’est ce qui le différencie du Besoin en Fonds de Roulement, qui lui désigne la somme dont l’entreprise a besoin pour couvrir ses dépenses. En comptabilité, le fonds de roulement s’obtient en additionnant les capitaux propres et empruntés, puis en soustrayant les actifs immobilisés. Il peut s’en dégager :

  • Un excédent de ressources.
  • Un résultat nul.
  • Un besoin en financement.

Pour financer son cycle d’exploitation, l’entreprise tient compte des stocks, des factures à encaisser (poste clients) et de celles à payer (poste fournisseurs). Si ce dernier est supérieur aux deux autres, le BFR est négatif, autrement dit l’entreprise dispose d’un excès de cash.

La gestion du poste fournisseurs impacte directement le fonds de roulement. Respecter les dates d’échéances, penser à renouveler à temps les contrats, payer les factures dans les délais, etc. Tout l’enjeu pour l’entreprise consiste à pouvoir anticiper les règlements fournisseurs en corrélation avec le prévisionnel des ventes et des achats, afin d’éviter de se retrouver en insuffisance de trésorerie.

Pour éviter les décalages de trésorerie et mieux surveiller les flux du poste fournisseurs, il est vivement conseillé de dématérialiser le cycle d’achats, en intégrant des solutions Procure-to-Pay (P2P) digitalisées comme Libeo pour ajuster le FR et piloter sa trésorerie.

Un mauvais suivi des factures est souvent à l’origine des déséquilibres de trésorerie. Or, un problème récurrent dans les entreprises, c’est l’éparpillement des factures fournisseurs entre les boîtes mails, les espaces clients, les espaces de stockage, etc. Sans parler de toutes celles envoyées par courrier, qui s’entassent dans les bannettes en attendant d’être traitées.

En dématérialisant vos processus d’achat, vous réduisez les délais de production et de livraison. Grâce aux solutions de dématérialisation des factures, tous vos documents comptables (factures, avoirs, acomptes, devis, bons de commandes, etc.) sont centralisés.

Vous obtenez ainsi une vision précise et globale sur le volume et les flux de trésorerie, et pouvez ainsi ajuster le fonds de roulement.

La maîtrise des délais de paiement

Vos fournisseurs et vous-même êtes liés par une relation commerciale, mais aussi par un lien de confiance. Afin de répondre aux deux, il est important de bien maîtriser vos délais de paiement. La loi fixe un délai maximum de paiement de 60 jours calendaires à compter de la date d'émission de la facture.

Pour réduire le BFR, de nombreuses entreprises n’hésitent pas à différer au maximum le paiement de leurs fournisseurs. Elles espèrent ainsi encaisser au plus vite les créances clients, avant de s’acquitter de leurs dettes fournisseurs. Une tactique efficace, mais limitée dans le temps, en termes d’impact. Non seulement cette option peut détériorer la relation avec vos fournisseurs, mais elle vous empêche d’avoir une vision propre sur votre trésorerie.

C’est pour cette raison qu’il est important de payer vos fournisseurs dans les délais. Pour conserver une entente commerciale d’une part, mais aussi pour garder un aperçu de sa véritable trésorerie sans avoir à exclure les dettes fournisseurs non-payées.

N’hésitez pas non plus à négocier vos délais de paiement. Si vous rencontrez des difficultés à honorer vos dettes, demandez à mettre en place un échéancier, qui vous permettra d’étalonner vos paiements sans mettre à mal vos liquidités.

Pour réduire vos délais de paiement et vous protéger des impayés, adoptez une solution de gestion des factures fournisseurs. Ces logiciels intègrent des fonctionnalités qui collectent directement les factures, opèrent le traitement et l’export vers la comptabilité et permettent même d’effectuer les paiements directement, sans IBAN.

La gestion du volume des stocks

Une bonne gestion du stock se traduit par la disponibilité immédiate lors d'un besoin de :

  • Matières.
  • Marchandises.
  • Produits finis et intermédiaires.
  • Fournitures.

Gérer ses stocks, c’est préserver sa trésorerie. La bonne gestion du poste fournisseur participe à celle des stocks : on anticipe les achats en fonction des commandes prévues. Il est capital de bien surveiller les approvisionnements pour anticiper les commandes clients et éviter le surstockage, qui entraîne des coûts supplémentaires. C’est le principe du “juste à temps” : assurer une rotation des stocks de façon à éviter les surplus et les carences.

Mais ce n’est pas tout : outre les marchandises, produits et matières premières, il faut également considérer les coûts liés à leur stockage. Un poste de dépense qui peut rapidement devenir un panier percé si le suivi n’est pas effectué correctement. Là-dessus, on distingue les coûts d’acquisition relatifs aux achats du stock, des coûts de possession directs et indirects liés au stockage des articles.

La solution ? Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI), ou ERP (Entreprise Resource Planning) en anglais. Outil clé de la gestion des postes clients et fournisseurs, le PGI centralise les fonctionnalités piliers de la gestion d’entreprise : comptabilité, gestion des stocks et commerciale, devis, etc.

Plutôt que de multiplier différents postes pour effectuer des fonctions-clés, l’idée ici est de mutualiser les missions en une seule solution.

Par Mathilde Deryckere

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