Comment gérer les notes de frais des salariés à l’international ?

Rencontrer des clients étrangers, assister à un congrès, négocier un partenariat... les raisons pour envoyer des collaborateurs dans d’autres pays sont nombreuses. Qu’il s’agisse d’un déplacement professionnel dans un pays limitrophe ou à l’autre bout du monde, la problématique est identique : comment gérer ces notes de frais, faciliter leur traitement et éviter les erreurs ?

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1 — Prévoir les dépenses

Pour éviter les mauvaises surprises, il est essentiel d’anticiper les dépenses et de maitriser au maximum les couts. L’entreprise pourra par exemple acheter elle-même les billets de train ou d’avion et effectuer la réservation d’un hébergement. En passant par un site spécialisé, un partenaire ou une agence de voyages, vous pourrez vous assurer de choisir les meilleurs tarifs.

Si les déplacements professionnels sont réguliers au sein de l’entreprise, il est intéressant de rechercher des partenaires qui pourront proposer des tarifs préférentiels, comme une chaine d’hôtels ou une agence de location de voitures. En plus de profiter de prix attractifs, cela permettra de mieux anticiper les dépenses.

Faites la différence entre les dépenses de déplacement et celles à faire sur place. Les premiers peuvent être aisément anticipés et pris en charge directement par l’entreprise. Les seconds sont plus variables et donc moins faciles à prévoir.

2 — Attention aux devises

​Les achats en devises étrangères peuvent occasionner d’importants frais bancaires. Il est donc nécessaire d’éviter au maximum que vos collaborateurs utilisent leur propre trésorerie pour effectuer ces achats. Pour cela, le plus simple est d’opter pour le retrait d’argent liquide ou de faire un change de devises.

Le taux applicable pour le change sera celui qui sera gardé pour rembourser les dépenses de vos collaborateurs à leur retour. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises concernant les frais bancaires à l’étranger.

3 — La TVA

En France, il est possible de récupérer la TVA sur une multitude de frais liés aux déplacements, mais les pays étrangers ont d’autres règles :

Dans l’Union européenne :

Il s’agit d’une TVA intracommunautaire. C’est le taux de TVA du pays où la transaction est faite qui est appliqué. Cette TVA est déductible et peut occasionner un remboursement.

Hors Union européenne :

Il s’agit d’une TVA extracommunautaire. Ici, chaque pays a ses propres règles et il peut être compliqué de s’y retrouver. C’est pourquoi il est conseillé de faire appel à un cabinet-conseil.

En dehors de l'UE il est préférable de faire appel à un cabinet conseil pour la TVA

4 — Une comptabilité au jour le jour

Pour éviter de vous perdre parmi une multitude de reçus rédigés en langue étrangère et dont vos collaborateurs se souviennent à peine du motif, il est nécessaire de les encourager à tenir leur comptabilité au jour le jour durant leur déplacement.

Utiliser une application mobile de gestion de frais professionnels est la solution la plus simple et la plus rapide. Les dépenses sont enregistrées en temps réel pour un suivi optimal. Cela facilite le travail des managers, comptables ou directeurs financiers, tout en rendant la tâche moins contraignante pour les collaborateurs.

5 — Attention à la fraude

La fraude n’est pas toujours volontaire, mais aux yeux des administrations fiscales, cela ne fait pas de différence. Dans un pays étranger, surtout avec une langue moins courante que l’anglais ou l’espagnol, il est facile de gonfler une note ou un taux de change.

Lorsque les reçus sont en langue étrangère, il peut être compliqué de savoir s’il s’agit réellement d’une dépense professionnelle ou d’un extra, et l’on ne peut pas exiger d’un DAF ou d’un comptable de parler couramment toutes les langues des pays dans lesquels se rendent les collaborateurs.

S’il n’est pas possible de vérifier, voire de traduire, chaque reçu pour s’assurer de son bien-fondé, il reste tout de même possible d’en vérifier aléatoirement quelques-uns au moyen d’un outil de traduction.

Mieux encore, pour éviter la fraude, mettez en place un référentiel que vous garderez à disposition, par exemple en comparant certaines dépenses avec d’autres similaires effectuées par des collaborateurs dans le même pays, ou en cherchant des fourchettes de prix sur Internet.

Pour limiter la tentation de gonfler une note, le plus simple est aussi de communiquer sur ces contrôles, afin que les collaborateurs soient informés que les reçus, même en langue étrangère, sont vérifiés.

6 — Les modes de remboursements

Lorsque les collaborateurs réalisent un déplacement professionnel, plusieurs solutions existent pour la prise en charge de leurs frais professionnels :

Il existe 3 possibilités en matière de remboursement de notes de frais

Allocation forfaitaire

Il s’agit d’une enveloppe qui prévoit la somme allouée pour le déplacement. Son montant inclut les indemnités journalières des frais de repas et d’hébergement et doit s’appuyer sur le barème fixé pour le pays concerné.

Remboursement au réel

le collaborateur avance les frais et fournit des reçus pour chacune des dépenses effectuées pour son déplacement. Il sera remboursé à hauteur des frais avancés. Pour éviter tout malentendu, il est cependant indispensable de fixer en amont des limites concernant ces dépenses (type d’hébergement, voyage en première ou seconde classe, frais inclus ou exclus concernant l’hébergement...).

Possibilité de combiner différents modes de remboursement

Il est tout à fait possible de mixer les deux solutions précédentes, par exemple en prévoyant une allocation forfaitaire pour les déplacements et l’hébergement, et en remboursant au réel les dépenses supplémentaires faites sur place.

7 — Note : les cas particuliers

Il existe des cas particuliers à connaitre :

  • Salarié logé gratuitement par l’entreprise ou frais d’hébergement payés directement en amont par la société : une déduction forfaitaire de 65 % est appliquée sur l’indemnité.
  • Salarié nourri gratuitement à hauteur d’un repas par jour : une déduction forfaitaire de 17,5 % est appliquée sur l’indemnité.
  • Salarié nourri gratuitement sur la base de deux repas par jour : une déduction forfaitaire de 35 % est appliquée sur l’indemnité.

Déplacement professionnel en DOM/TOM : des barèmes spécifiques sont appliqués.

Les dépenses professionnelles à l’étranger ​impliquent de la vigilance et de l’organisation. Pour bien traiter une note de frais, il est aussi indispensable de connaitre les différentes TVA applicables et les particularités liées à chaque cas. En utilisant une application mobile de gestion des notes de frais, le travail de chacun est facilité et les risques de fraudes en sont d’autant diminués.

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