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Frais professionnels : comment choisir votre carte d’entreprise ?

La carte d’entreprise, la carte maîtresse de vos frais professionnels

Les cartes corporate apportent de très nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles et de toutes activités. Cependant, elles sont malheureusement méconnues pour la majorité des PME françaises.

« Seulement 14 % des PME françaises sont équipées de cartes bancaires d’entreprise. »

Grâce aux cartes de paiement d’entreprise, tous les problèmes de remboursement de note de frais sont résolus. En effet, après avoir été complétés, les relevés de paiements peuvent être intégrés dans votre logiciel comptable ce qui va vous permettre au final de mieux gérer vos comptes.

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Une gestion des notes de frais simplifiée !

Les apports de la carte de paiement pour le salarié

La carte de paiement d’entreprise est plébiscitée par les employés  pour de nombreuses raisons :

  • une simplicité d’utilisation : accessible partout, elle fonctionne comme une carte de paiement classique,
  • un service client disponible 24 h/24,
  • une meilleure gestion de la trésorerie,
  • une meilleure comptabilité grâce à la visualisation des dépenses professionnelles en temps réel : vos collaborateurs ont alors plus d’autonomie vis-à-vis des frais professionnels,
  • des droits à des services affiliés à la carte,
  • des accès à des réductions pour les personnes possédant une carte de paiement d’entreprise,
  • le travail du service financier/comptable est simplifié,
  • le moyen idéal pour automatiser le processus de gestion de notes de frais.

Les différents types de cartes de paiement professionnelles

Les cartes de paiement professionnelles

Généralement, toutes les banques proposent des cartes de paiement d’entreprise. Mais comment choisir la bonne carte bancaire professionnelle en fonction des besoins de son entreprise ?

Il faut savoir que les cartes d’affaires proposées sur le marché se différencient en fonction de leurs tarifs et des options qu’elles proposent.  

Ces cartes se répartissent le plus souvent en 3 catégories :

  • les cartes Business, qui vont s’adresser aux Petites et Moyennes Entreprises PME (commerçants, artisans…),
  • les cartes corporate et cartes affaires sont destinées aux grandes entreprises implantées à l’internationale et dont les collaborateurs partent souvent en déplacements professionnels à l’étranger.

Les options et tarifs des cartes d’entreprise

En général, vous ne définissez pas les plafonds de dépenses mensuels, ceux-ci sont fixés par la banque en fonction de la carte choisie.  Cependant il vous sera toujours possible de modifier le seuil du plafond après que vous vous soyez entretenu avec votre banque.

Toutefois, faites bien attention, vous ne pouvez ni surveiller vos dépenses professionnelles en temps réel ni résilier votre carte affaires immédiatement. Il vous faudra donc anticiper ce délai si vous souhaitez y mettre un terme.

Ne vous laissez pas séduire par des cartes bancaires d’entreprise onéreuses alors qu’il existe aujourd’hui des solutions proposées par des start-up Fintech qui facilitent la gestion de vos dépenses, limitent vos frais professionnels et vous proposent de nombreuses fonctionnalités.

Les avantages spécifiques des cartes de paiement professionnelles

Les avantages de la carte de paiement d’entreprise pour le service comptable

Les cartes de paiement professionnelles sont destinées à être distribuées à tous les salariés qui effectuent des dépenses professionnelles (frais de repas, frais de déplacement, frais de péage…).

Elles viennent débiter un même compte et peuvent faire l’objet d’un relevé unique, ce qui permet à l’entreprise d’avoir une meilleure visibilité et de gérer ses comptes plus facilement.

Pensez à vérifier avec votre banque si ces fonctionnalités sont disponibles ! Les avantages diffèrent en fonction des banques…voire même des cartes de paiement professionnelles.

Les plus d’une carte bancaire professionnelle

Votre fidélité récompensée

En plus des différents avantages que nous avons cités plus haut, avec les cartes bancaires professionnels, vous pouvez disposez de programmes de fidélité pour vous « récompenser » des achats professionnels réglés avec cette carte sous forme de points cumulables.

Exemple : 1€ dépensé = 5 points gagnés. Au bout d’un certain nombre de points cumulés, vous obtenez un billet d’avion pour une destination de rêve.

Des réductions chez les partenaires

Certaines cartes corporate ont des accords avec des enseignes partenaires. En payant avec votre carte, vous cumulez directement des points chez ces partenaires qui vont vous permettre d’obtenir une réduction sur leurs produits/services.

Les solutions de paiement de la Fintech

Les cartes d’entreprise issus de la Fintech

De nouvelles solutions existent, moins chères mais aussi performantes. Elles offrent la possibilité de gérer vos propres dépenses professionnelles ainsi que celles de vos salariés.

En général, celles-ci sont reliées (ou ont la possibilité d’être reliées) à un logiciel de comptabilité en ligne pour vous faciliter la saisie des notes de frais.

Les fonctionnalités des solutions de paiement de la Fintech

De plus, elles sont facilement paramétrables et proposent de nombreuses fonctionnalités pour contrôler et gérer vos comptes :

  • une interface comptable automatisée
  • une alerte de paiement
  • un tableau de bord analytique
  • une re-facturation automatisée
  • un suivi des dépenses en temps-réel

Attention : renseignez-vous au préalable avant de choisir le type de carte le plus adapté à vos besoins, selon les types de paiement que vos collaborateurs auront à effectuer.

Des solutions de paiement personnalisables

Les solutions proposées par les nouvelles Fintech sont entièrement personnalisables. Vous pouvez ainsi :

  • Définir un montant maximum de paiements par collaborateur, par nature, par période (jour, semaine, mois)
  • Déterminer une limite d’autorisation de la carte grâce à un calendrier et des horaires spécifiques pour chaque utilisateur.
  • Définir des profils de carte (commercial, direction, administratif, export) pour mieux éviter les risques d’erreurs liés au paramétrage des cartes.

Quels critères pour choisir sa carte business ?

Quels critères sont à prendre en compte pour choisir sa carte de paiement d'entreprise ?

Carte bancaire professionnel vs Carte bancaire personnel

Dans le tarif, de nombreux services sont affiliés à votre carte de paiement d’entreprise. Des services d’assistance et d’assurance peuvent-être compris avec votre carte bancaire professionnelle.

La différence entre cartes bancaires classiques et cartes bancaires d’entreprise : elles s’adaptent particulièrement à vos besoins professionnels.

Pour faire simple : les caractéristiques restent les mêmes, seuls les services changent.

En optant pour une carte corporate, vous différenciez votre compte personnel de votre compte professionnel. Lors de l’utilisation de votre carte d’entreprise, vous ne touchez plus à votre compte personnel, tout est géré sur le compte dédié à l’entreprise.

Cela vous évite l’avance de frais parfois importants, la longue attente que peut entraîner le remboursement d’une note de frais ou encore la perte d’un justificatif qui vous empêche ce remboursement .

Débit immédiat ou différé : quels sont les délais de paiement ?

Vous pouvez déterminer le type de carte d’entreprise qu’il vous faut en fonction du délai de paiement voulu  :

  • soit à débit immédiat, ce qui signifie que le compte associé est débité dès que la banque a pris connaissance du retrait ou du paiement, autrement dit dans les deux à trois jours maximum
  • soit à débit différé, ce qui signifie que l'ensemble des paiements du mois est débité le dernier jour du mois.

Dans le cas d’un débit différé, vous gagnez en trésorerie grâce au délai entre le paiement et le débit du compte. C’est du temps gagné pour assurer une meilleure gestion des notes de frais.

Toutefois, il faut savoir que les frais bancaires de certaines cartes diffèrent selon leur type de paiement, les cartes à débit différé sont plus chères.

Conseil : Arrangez vous avec tous vos collaborateurs de sorte à instaurer une harmonie au sein de l’entreprise.

Gardez le contrôle de vos dépenses professionnelles !

Choisissez la carte dont le plafond de dépenses correspond aux exigences de votre entreprise, vous  garderez ainsi un meilleur contrôle des dépenses professionnelles et éviterez par la suite de mauvaises surprises.

Quelles sont les dépenses professionnelles autorisées et sous quelles conditions ? 

Pour les cartes bancaires d’entreprise, sauf restriction de votre part, toutes les dépenses professionnelles sont acceptées.

Notons qu’il existe des cartes dites « pétrolières » : seules les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule sont autorisées telles que les frais d’essence, les frais kilométriques ou encore les frais de péage.

Limiter les risques d’utilisation de la carte d’entreprise

Ce type de carte bancaire professionnelle présente un encadrement strict afin de limiter l’utilisation abusive des collaborateurs :

  • Le retrait d’espèces est bloqué.
  • Vous définissez un plafond d’utilisation par titulaire et par service.
  • Vous limitez l’utilisation en fonction des horaires et des zones géographiques.

Attention : le non-respect ou l’utilisation abusive par un salarié des conditions d’utilisation de la carte de crédit de l’entreprise prévues dans son contrat de travail peut justifier son licenciement.

Exemple : Si le collaborateur utilise sa carte de crédit entreprise lors d’achats personnels cela est considéré comme un non respect des règles d’utilisation.

Pour certaines cartes nouvelles générations, le choix est entre vos mains à tout moment.

En effet, dans les paramètres de la carte vous pouvez choisir :

  • le type de dépenses professionnelles autorisées,
  • les dates et horaires autorisées,
  • vous pouvez également activer ou désactiver le retrait d’argent à tout moment.

Carte bancaire professionnelle et voyages d'affaires

Comme il est possible de restreindre l’utilisation de la carte de paiement professionnelle à certains secteurs d’activités, il est possible d’étendre son utilisation à certaines zones géographiques, dans le cas où vos collaborateurs voyagent à l’étranger par exemple.

Selon votre choix, vous pouvez opter pour une carte bancaire internationale et vous serez alors couverts à l’étranger.

De plus, vous disposerez de services d’assistance pratiques, juridiques et médicales qui pourront vous dépanner en cas de situation imprévu.

A savoir : Vous n’êtes couvert par l’assurance associée à la carte bancaire professionnelle que dans le cas où votre voyage a été réglé avec cette carte.

Quelle prix pour quelle carte d'entreprise ?

Il vous faudra compter de 80€ à 185 € par an selon les types de cartes d’entreprise.

Profitez d’une carte de paiement nouvelle génération à des prix compétitifs avec tout autant voire plus de possibilités que les cartes de paiement professionnelles traditionnelles.

Vous pourrez en plus de cela, bénéficier de fonctionnalités innovantes tout en optimisant vos frais professionnels.

Pourquoi opter pour une solution de paiement professionnelle Fintech ?

Carte corporate : et si vous optiez pour une solution Fintech ?

Les solutions de paiement de la Fintech

Simplicité, gestion en ligne, reporting en temps réel, dématérialisation… sont autant de raisons phares pour adopter une solution de paiement professionnelle Fintech.

Ces dernières révolutionnent les moyens de paiement en entreprise et la gestion des frais professionnels.

Les services proposés par les solutions de paiement Fintech

Des services innovants sont à votre disposition. Il est donc possible :

  • d’intégrer immédiatement le justificatif de note de frais dès la dépense effectuée,
  • de connaître en temps réel les dépenses professionnelles réalisées par chacun de vos salariés.
  • de disposer d’un relevé de dépenses mensuel.
  • de recevoir des alertes pour chaque paiement effectué ou seulement à partir d’un certain seuil.

Dans certains cas la solution de gestion des notes de frais est associée à la carte. Dans d’autres cas, il vous faudra exporter les dépenses dans un logiciel de suivi indépendant.

Vous souhaitez en savoir plus sur les cartes corporate ? Nous vous invitons à lire notre article : Carte bancaire d’entreprise : comment concilier liberté des salariés et sécurité.

Les points-clés à retenir :

  • Dissociez votre compte personnel de votre compte professionnel en utilisant une carte corporate dédiée aux dépenses de votre entreprise.
  • Avant d’adopter une carte corporate, définissez les fonctionnalités et les services dont vous avez besoin.
  • Passez aux cartes de paiement Fintech nouvelles générations, peu coûteuses, qui vous offrent un panel de possibilités et de fonctionnalités, configurables à votre gré pour gérer au mieux vos dépenses professionnelles

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Article réédité le 02 juillet 2018

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