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Les fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel de comptabilité

Un bon logiciel de comptabilité professionnel pour une comptabilité simplifiée

Que vous décidiez de gérer votre comptabilité entièrement ou partiellement en interne, il est important de s’équiper d’un bon logiciel comptable. Comment le reconnaître ? Quelles sont les fonctionnalités de base d’un bon logiciel de comptabilité ?

Identifiez vos besoins en vous posant les bonnes questions pour choisir le logiciel le plus adapté à votre entreprise.

Pourquoi avoir recours à un logiciel de comptabilité ?

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité professionnel simple et adapté à votre entreprise, présente de nombreux avantages.

Evidemment, un logiciel de comptabilité vous permet une bonne tenue de la comptabilité de votre entreprise et de disposer à la demande de :

  • votre encours client, c’est-à-dire les crédits en cours émis sur vos clients.
  • vos tableaux de gestion personnalisés.

Toutefois, il faut être vigilant sur les fonctionnalités proposées, trop de fonctionnalités dans un logiciel de comptabilité risquent de vous perdre dans un paramétrage long à mettre en place ou dans des saisies comptables inutilement compliquées.

A contrario, un logiciel n’ayant pas assez de fonctionnalités peut vous porter préjudice car il vous manquera sûrement certaines fonctions comme le tableau de bord ou encore une fonction de traitement (lettrage, rapprochement, abonnement…) dont vous auriez besoin.

Un bon logiciel de comptabilité vous permet essentiellement de gagner du temps et de limiter les saisies de notes de frais manuelles en créant, par exemple, des modèles d’enregistrements de documents comptables.

De cette façon, la personne en charge d’enregistrer les pièces comptables servant de justificatifs de notes de frais, n’aura qu’à saisir le modèle, la date et le montant de la facture pour une comptabilisation simple et efficace.

De plus, un logiciel de comptabilité en ligne, présente l’avantage de se mettre à jour automatiquement.

Par contre, certains logiciels en Saas sont très lents ou même incomplets, deux points à vérifier en faisant des recherches sur internet.

En utilisant un logiciel en ligne comptable validé ou, mieux encore, recommandé par votre expert-comptable, vous simplifiez la communication et les échanges de données.

Comment bien choisir son logiciel de comptabilité ?

Si vous travaillez déjà avec un cabinet d’expertise-comptable, consultez le pour connaître ses recommandations sur les différents logiciels d’entreprise et la manière d’intégrer directement vos données dans le logiciel de comptabilité qu’il utilise.

Vous éviterez ainsi de prendre un logiciel de gestion comptable et financière qui ne le satisfait pas, qui peut entraîner une mauvaise gestion du temps avec des saisies ou pointages supplémentaires et qui au final vous feront supporter des frais supplémentaires.

Exporter des données dans un nouveau logiciel comptable

Que ce soit pour changer de logiciel ou pour transférer des données comptables, il est important de pouvoir exporter vos données à tout moment. De même, assurez-vous de pouvoir importer des données.

Attention ! Certains logiciels ne possèdent pas cette fonctionnalité de base et vous devrez réintégrer toutes vos données comptables manuellement, au lieu de gagner du temps vous allez en perdre énormément.

Quel budget pour un bon logiciel de comptabilité ?Logiciel comptable : comment faire le bon choix pour votre entreprise ?

Un logiciel de comptabilité représente un certain budget pour l’entreprise. Les prix évoluent en fonction du nombre de fonctionnalités que vous désirez (comptabilité analytique, lettrage automatique…).

Une solution complète aura forcément un prix plus conséquent.

Le meilleur logiciel comptable n’est pas le plus cher mais celui qui répondra au mieux à vos besoins.

Bonne nouvelle, si votre société n’a pas de besoins d’analyses comptables pointues ou de traitement en devises étrangères, des logiciels peu coûteux d’entrée de gamme peuvent parfaitement vous convenir.

Un logiciel comptable compatible à votre système d’exploitation 

Entre Mac et PC, un seul bug les sépare, il faut être vigilant.

Un logiciel comptable peut très bien fonctionner sur PC par exemple mais ne pas être disponible sur Mac, le système d’exploitation utilisé est donc un critère à prendre en compte.

Un logiciel de comptabilité sédentaire ou nomade ?

C’est une question à laquelle vous devez réfléchir !

Est-ce que vous préférez utiliser un logiciel de comptabilité traditionnel disponible seulement sur un seul poste ou plutôt sur un cloud grâce à un logiciel de comptabilité en ligne, que plusieurs personnes peuvent mettre en œuvre ?

En optant pour une solution cloud, vous optez pour un accès aux données de votre logiciel de comptabilité depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, téléphone…) simplement grâce à une connexion internet.

Une fois après avoir clarifié ces points, prenez le temps de vous poser des questions plus spécifiques à vos besoins, telles que les exemples suivants :

  • Peut-on contrôler les droits des utilisateurs sur ce nouveau logiciel ?
  • Est-ce que le logiciel permet les déclarations de TVA ?
  • Est-il possible d’établir un tableau de bord pour visualiser l’activité de l’entreprise ?
  • Avez-vous besoin de comptes en devises ?
  • Avez-vous besoin de gérer un budget ou des codes analytiques multiples ?
  • Allez-vous faire des factures complexes qui peuvent nécessiter des traitements comptables particuliers ?
  • Aurez-vous besoin de faire des relances clients automatiques ?

Un tableau de bord offre une visualisation synthétique des activités et des résultats de l’entreprise sous forme d’indicateurs selon une période que vous avez déterminée.

Ne choisissez pas un logiciel seulement parce que vous l’avez trouvé dans un classement des « logiciels de comptabilité les plus utilisés ».

La variété et la complexité de vos besoins constituent les deux facteurs principaux à prendre en compte dans le choix de votre solution de gestion.

Ne vous laissez pas avoir par des offres attractives et souvent trompeuses sur internet telles que :

  • « logiciel de comptabilité gratuit »,
  • « logiciel de comptabilité spécialisé dans les pme »,
  • « logiciel de comptabilité professionnel entièrement gratuit ».

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de comptabilité

Les fonctionnalités essentielles pour choisir son logiciel de gestion comptable

Voyons ensemble quelles fonctionnalités basiques peut proposer un logiciel de comptabilité.

1. La gestion des comptes généraux et comptes auxiliaires

Dans certains cas, notamment si vous avez de nombreux comptes clients ou fournisseurs, des comptes auxiliaires peuvent être utiles.

Vous pourrez alors obtenir des balances comptables avec uniquement les comptes généraux pour une vision synthétique de la situation.

2. L’édition et lettrage des comptes auxiliaires

Le lettrage des comptes auxiliaires s’avère extrêmement précieux pour gérer dans le détail vos encours clients et les relances.

En effet, cela vous permet de ne pas utiliser qu’un seul compte comptable pour suivre vos clients puisqu’il vous sera possible de créer un compte auxiliaire pour chaque client. Il en est de même pour vos fournisseurs.

Dans les grandes entreprises, d’autres comptes peuvent également être auxiliarisés comme le compte de rémunération du personnel où un compte auxiliaire sera créé pour chaque salarié.

3. La création de modèles d’enregistrements comptables

Les modèles de saisies comptables vous apportent trois avantages clés :

  • une grande simplicité de travail,
  • une grande fiabilité,
  • un gain de temps très important.

Le paramétrage initial peut facilement être fait par vous-même ou pas votre comptable en enregistrant des modèles comptables en fonction des activités et des mouvements récurrents dans l’entreprise.

Une fois les modèles comptables réalisés, la personne en charge de l’enregistrement des pièces comptables n’aura seulement qu’à indiquer les renseignements nécessaires (date, référence de l’opération…) ainsi que les montants figurant sur la facture à leurs emplacements sur le modèle.

4. La sauvegarde des données comptables

La sauvegarde des données paraît évidente et pourtant, vous n’êtes pas au bout de vos surprises.

Vérifiez bien que la sauvegarde des données est disponible et prévoyez périodiquement des tests de restauration des sauvegardes.

Pour plus de sécurité, prévoyez périodiquement des tests de restauration des sauvegardes afin de vous assurez du bon fonctionnement de votre logiciel de comptabilité.

De plus, n’hésitez pas à dupliquer vos sauvegardes et à les stocker sur des supports hors de l’entreprise.

5. La possibilité d’importer et d’exporter les écritures comptables

Testez la liaison comptable avec votre cabinet comptable et assurez-vous que le fichier lui convienne.

La possibilité d’import et d’export de données comptables vous permet notamment le transfert de documents comptables avec votre cabinet d’experts comptables mais également au sein même de l’entreprise sur d’autres outils de gestion (gestion des ventes, gestion des achats…).

6. L’intégration des données bancaires dans le logiciel comptable

L’intégration des données bancaires facilite grandement la saisie des données comptables, il suffit de saisir les informations correspondantes à chaque mouvement bancaire (compte, libellé, pièce…) pour disposer d’une vision fiable et exhaustive des journaux de banque.

7. Tableaux de bord, gestion analytique et budgétaire

Votre logiciel comptable peut devenir votre meilleur ami en vous aidant à piloter votre entreprise.

Selon la complexité de votre activité, il peut être très intéressant de disposer de tableaux de gestion.

8. Facturation et déclarations de TVA

En général, la plupart des logiciels de comptabilité permettent de réaliser vos devis, vos factures et de gérer facilement vos déclarations de TVA.

Si vous travaillez avec un expert-comptable, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité simple suffit et sa prise en main est rapide.

Dorénavant, il existe des logiciels comptables qui vous permettent de gérer à la fois votre comptabilité et votre gestion commerciale.

Leur utilisation se vulgarise grâce à sa fonctionnalité principale qui permet également de gérer les devis et de les intégrer directement dans votre comptabilité lorsqu’ils se transforment en factures.

Les points-clés à retenir :

  • Définissez au préalable les fonctionnalités du logiciel comptable dont vous avez besoin pour gérer votre comptabilité et vos finances (analytique, devises, comptes auxiliaires, relances modèles...).
  • N’hésitez pas à solliciter l’avis de votre expert-comptable afin de choisir le logiciel de comptabilité correspondant à vos besoins de gestion et de contrôle de l’activité.
  • Posez-vous les bonnes questions avant de foncer tête baissée dans l’achat d’un logiciel de comptabilité, comparez soigneusement les fonctions proposées par rapport aux fonctionnalités dont vous avez besoin.
  • Optez pour un logiciel de comptabilité en ligne, attention aux enjeux de rapidité et de certaines fonctions qui peuvent vous manquer. Cependant, vous pourrez accéder à vos données sans aucune contrainte (ordinateur, tablette, téléphone) et vous éviterez les problèmes de sauvegarde et de versions.

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Article réédité le 26/10/18

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