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La finance et la comptabilité s’automatisent : quel état des lieux dans les PME ?

Les solutions d’automatisation des processus comptables et financiers se multiplient avec l’essor de la Fintech. Quels sont les nouveaux outils à la disposition des PME pour doper leur productivité ? 

Ces solutions permettent aux entreprises de gagner en productivité en se concentrant sur leur business et des activités à plus hautes valeurs ajoutées.

Les innovations s’appuient sur des solutions en Saas facilement déployables, elles ont lieu dans 5 domaines principaux :

  • La collecte des informations (numérisation des documents à la source, OCR, liens directs avec les paiements)
  • La génération automatisée des écritures comptables,
  • La relance clients,
  • La production de tableaux de bord par des outils de nouvelle génération extrêmement puissants,
  • L’automatisation des processus financiers et de consolidation.

L’essor des Fintech d’expertise comptable

Une réorientation du métier d’Expert-Comptable

Le métier d’Expert-Comptable subit d’importants bouleversements depuis quelques années grâce à l’implémentation d’outils digitaux.

Ces outils permettent de gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, telle que la saisie, pour se concentrer sur une approche plus orientée conseil, il s’agira notamment de la définition et de la production régulière de tableaux de bord d’activité, de la gestion de trésorerie, de choix fiscaux ou même légaux.

"La réorientation du métier d’Expert-Comptable vers le Conseil".

Il s'agissait du thème du dernier salon de l’Ordre des Experts Comptables, preuve que l’automatisation de la comptabilité est une tendance bien réelle.

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L’automatisation de la fonction comptable

Cette transformation digitale de la comptabilité ne touche pas uniquement le métier d’Experts-Comptables, mais également les PME, TPE et startups. La fonction comptable s’automatise avec de nombreuses solutions permettant d’automatiser la saisie, de centraliser et de trier les documents comptables.

Ainsi, de nombreuses sociétés actives en solutions comptables proposent à leurs clients une plateforme permettant de stocker les documents nécessaires à la comptabilité (justificatifs, reçus) et d’automatiser une grande partie des tâches de saisie comptable.

Ces sociétés vont même jusqu’à proposer des outils collaboratifs permettant aux employés de saisir eux-mêmes les informations pour établir leurs fiches de paye.

Le processus de numérisation des pièces comptables ou d’alimentation par les mouvements bancaires fluidifie les processus comptables et simplifie les relations entre les entreprises et les experts-comptables.

Ce sont avant tout des solutions de Saas qui sont proposées.

Ces solutions dont le coût représente un investissement bien moins important qu’un logiciel de comptabilité complet apportent plus de flexibilité et de fluidité dans la gestion comptable en fournissant un accès élargi aux données facilitant les relations avec les Experts-Comptables.

Les Experts-Comptables proposent de plus en plus ces solutions innovantes. 

Elles réduisent les tâches fastidieuses, chronophages de saisie, fidélisent les clients et leur permettent également d’augmenter leur productivité.

Des gains de productivité et un pilotage de l'entreprise optimal.

Des gains de productivité et un pilotage d’entreprise optimal

Les chefs d’entreprise, de leur côté, profitent d’un service plus réactif et d’une meilleure visibilité sur leur activité, une aide précieuse pour piloter leur entreprise.

La plupart des solutions de comptabilité en ligne proposent des tableaux de bord comptables pour disposer d’une visibilité totale aussi bien sur les différents postes de dépenses et le chiffre d’affaires, que sur leur rentabilité et leur trésorerie prévisionnelle.

Certaines sociétés spécialisées en finance (Fintech) vont même plus loin en proposant une automatisation des écritures comptables à partir des documents scannés (justificatifs, factures fournisseurs…) ou à partir des mouvements bancaires. 

Ainsi, les dépenses effectuées avec la carte de paiement Mooncard sont enregistrées sur la plateforme en ligne puis exportables directement vers les logiciels comptables ou vers Excel.

Plus de temps perdu inutilement à saisir les données et plus d’erreur possible.

La gestion des notes de frais et dépenses d'entreprises se trouvent ainsi largement simplifiées. 

D’autres outils, tels que SmallBusinessAct permettent, via l’utilisation du Big Data, la mise en place des plans de trésorerie prévisionnelle, un échéancier fournisseurs en allant chercher les informations nécessaires au sein même des données de gestion de l’entreprise.

La fonction comptable s’automatise donc toujours plus, permettant aux entreprises de diminuer le temps alloué à la comptabilité pour l’employer plus efficacement, pour disposer d’une visibilité accrue sur les dépenses et s’appuyer sur un pilotage optimal de l’activité.

La digitalisation de la fonction finance

Au-delà des avancées technologiques dans le domaine de la comptabilité, la fonction finance jouit également de nouveaux outils pour gagner en efficacité.

Fluidifier la fonction Finance :

De nouveaux outils de planification comme Anaplan permettent de faciliter les processus prévisionnels et de raccourcir les cycles de production des informations, de consolidation financière et de reporting grâce à des capacités de calculs poussées avec une grande simplicité d’utilisation.

Encore une occasion de se libérer des contraintes du tableau Excel et de gagner un temps précieux !

Le processus du recouvrement des créances client peut également être automatisé par des solutions telles que SideTrade ou Ongard. Les relances clients sont désormais automatisées et s’adaptent au comportement de paiement de chaque client.

Un gain de temps significatif à la clef et une diminution des impayés.

Les nouvelles technologies permettent de fiabiliser et d’accélérer les processus de la fonction Finance. Ainsi, les membres de la Direction Financière peuvent se recentrer sur le pilotage, ils s’appuient sur des informations disponibles plus rapidement ; de nombreux outils (Tableau, Board…) sont à leur disposition.

Ils offrent des fonctionnalités de calcul, d’analyses interactives et de synthèse impressionnantes.

Une solution telle que Qlik Sense permet également de créer des écrans de visualisations, de présentations et des tableaux de bord afin de présenter les données financières de manière claire et intuitive.

Ces solutions de Business Intelligence permettent également de simplifier le partage d’informations au sein de l’entreprise, en bâtissant facilement des tableaux de bord adaptés aux attentes des gestionnaires et ainsi de grandement aider à son pilotage. 

La digitalisation de la fonction finance

Lier les différents outils de manière cohérente.

Les différents outils cités constituent autant de briques pouvant fonctionner les unes avec les autres. Le fait qu’elles soient indépendantes les unes des autres garantit une plus grande flexibilité mais nécessite de les relier de manière cohérente.

Ainsi, pour aller plus loin dans cette logique de partage efficace d’informations, des solutions Paas (Platform as a service) sont également proposées comme Runmyprocess. Elles permettent de connecter différents outils entre eux pour faire circuler l’information plus rapidement et de manière sécurisée.

Une fluidité accrue et, là encore, du temps gagné !

Points clef à retenir :

  • Les progrès de la fintech permettent d’automatiser une grande partie des processus comptables
  • Les solutions des Fintech permettent d’avoir une vision en temps réel et ainsi d’optimiser le pilotage de votre entreprise
  • De nombreux outils permettent de fluidifier et d’améliorer les processus financiers
  • Il est désormais possible de connecter vos différents outils pour faire circuler l’information rapidement et de manière sécurisée.
  • Les outils actuels sont beaucoup plus flexibles que les ERP anciennes génération mais il faut arriver à les lier de manière cohérente

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