Fausses notes de frais et fraude : comment agir ?

Le 01.06.2021

  

La gestion des notes de frais manuelle est extrêmement chronophage pour l'entreprise et peu efficace contre la fraude. De ce fait, les justificatifs frauduleux passent la plupart du temps à travers les mailles du filet.

Manque de vigilance ? Peut-être. Mais les entreprises sont surtout mal équipées, elles manquent d’outils adaptés pour suivre et surveiller les notes de frais et restent fidèles à un modèle encore très traditionnel de gestion papier et/ou de formulaire Excel. En quoi consiste la fraude aux notes de frais ? Comment s’en prémunir ?

Notes de frais frauduleuses : de quoi parle-t-on ?

Nombreux sont ceux qui tentent les fausses notes de frais au restaurant. On en dénombre plusieurs variantes :

  1. Se faire inviter à un déjeuner professionnel et se procurer une copie de la note, pour se faire rembourser la dépense.
  2. Aller déjeuner avec un ou plusieurs amis, payer sa part de l’addition et la faire passer pour un déjeuner professionnel en demandant un remboursement auprès de sa société.
  3. Demander la falsification de la note de frais afin de faire apparaître plusieurs couverts sur la note tout en dépassant un certain montant à partir duquel le déjeuner est classifié comme « déjeuner professionnel » et est éligible au remboursement par la société.

Mais les restaurants ne sont pas la seule source de fraude aux notes de frais. Par exemple, certains collaborateurs offrent des présents à leurs proches en les faisant passer pour des "cadeaux clients".

En somme, de nombreux moyens de fraudes sont possibles et la seule limite existante semble être l'imagination de leurs inventeurs. De nouveaux moyens sont sans doute en cours d’élaboration au moment où vous lisez cet article.

Quel impact pour l’entreprise ?

Une étude sur les notes de frais a été réalisée par Captio sur près de 2 millions de notes de frais, provenant de 130 entreprises françaises. Leur analyse sur l'ensemble de ces notes de frais à démontré que les coûts totaux liés à ces fraudes  s’élevaient à 7 millions d’euros.

Ceci représente, en moyenne, une dépense de 700 euros par an et par employé pour l’entreprise. Cette même étude a montré que les TPE (15% de notes de frais frauduleuses) et les PME (10% de notes de frais frauduleuses) sont plus touchées que les grandes entreprises par cette pratique de fraudes internes. Selon une étude du cabinet PwC (Global Economic Crime Survey 2018), 71% des entreprises sont touchées par la fraude.

Selon Les Échos Business, près de 12% des notes de frais remboursées dans les entreprises seraient potentiellement frauduleuses.

Outre le fait que ces fraudes coûtent de l'argent à l'entreprise tout en enrichissant les fraudeurs, d’autres risques et problèmes sont à prendre en compte.

  • Comptabiliser les notes de frais frauduleuses dans les comptes de l’entreprise, peut-être sanctionnable dans le cadre d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle organisé par l’URSSAF. L’entreprise sera alors soumise aux cotisations sociales, salariales et patronales dans la mesure où la somme remboursée “en trop” est considérée par la loi comme un complément de salaire.
    L’entreprise peut ainsi se retrouver en situation de redressement URSSAF, devoir procéder au remboursement des montants dus avec une majoration de 5% et perdre le bénéfice des allègements de charges auxquels elle avait droit, et ce, sur 5 ans.
  • Les notes de frais frauduleuses peuvent aussi encombrer le processus déjà long de remboursement des dépenses professionnelles aux collaborateurs.
  • Dans une moindre mesure, puisque “le temps c’est de l’argent”, le temps investi par les fraudeurs dans l’élaboration de leur stratagème équivaut à une perte en termes de productivité.

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Quelles sont les solutions existantes pour lutter contre la fraude ?

On vous propose ici quelques solutions pour vous prémunir de ce type de comportement dans votre entreprise.

  • Gardez l’œil ouvert : les techniques précédemment citées constituent déjà une bonne base pour traquer la moindre piste de fraude laissée par les collaborateurs fraudeurs. Vous pouvez donc, par exemple, vérifier la présence d'incohérences sur la timeline (repas le week-end, …), de valeurs impossibles (ayant largement dépassé le plafond autorisé, incohérentes au regard du motif présenté), etc. 
  • Définissez une politique des dépenses professionnelles : définissez ce qu’est la fraude interne et insistez sur le fait que toute personne dérogeant à ces règles est sanctionnable.
  • Mettez en place un système de cartes bancaires plafonnées, en exigeant que ces dernières soient l’unique moyen de paiement de vos collaborateurs. 

 

Mooncard : la solution 3 en 1 face aux fraudes aux notes de frais

Mooncard propose une solution fiable et entièrement paramétrable, composé d’une carte d’entreprise, prenant en charge toutes vos dépenses professionnelles, d’une application de gestion pour gérer et suivre vos dépenses et d'un moteur comptable pour automatiser la génération des écritures comptables et leur intégration.

  • Munissez vos collaborateurs d’une Mooncard et paramétrez-la en fonction de leurs besoins. La carte une valeur sûre pour contrôler toute activité dite “suspecte”, réduisant de fait les possibilités de fraude. 
    • Fixez un plafond des dépenses, les jours d’utilisation de vos cartes d’entreprise pour éviter les dépenses frauduleuses... Plus de 60 critères vous permettent de paramétrer entièrement les droits et accès de vos collaborateurs.
    • Activez le mode d'approbation ou désapprobation des dépenses.
    • Recevez des notifications dès qu’un collaborateur dépasse le plafond de dépenses fixé ou quand les dépenses sont à contrôler.
  • Consultez les dépenses de chacun de vos collaborateurs en temps réel : montant, type de dépense, date d’utilisation.
  • Les notes de frais sont automatiquement pré-remplies grâce aux  informations issues de la transaction bancaire : elles sont donc 100% fiables et infalsifiables.

Vous souhaitez avoir plus d'informations ? Des conseillers sont à votre disposition pour vous accompagner, réservez votre démo.

Automatisation des notes de frais : Les clés pour prendre la bonne décision

Par Carole Zheng

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