Comment faire respecter sa politique voyage auprès des collaborateurs ?

Peu importe à quel point vous soignez la politique de voyage de votre entreprise, si vos collaborateurs n’en prennent pas connaissance ou ne la respectent pas, vos efforts sont inutiles. Il est pourtant essentiel que votre politique de voyage soit respectée, puisqu’elle permet non seulement de réaliser des économies importantes, mais surtout d’assurer la sécurité de vos collaborateurs en déplacement.

Les règles d'or d'une politique voyages.

4 stratégies pour faire respecter sa politique de voyage

Voici plusieurs propositions de stratégies efficaces pour faire respecter votre politique de voyage. L’idéal étant bien sûr de toutes les appliquer.

Stratégie 1 : fournir à ses équipes les bons outils

Utilisez les dernières technologies pour intégrer votre processus d’approbation des réservations en ligne dès le départ. Cela permettra à vos employés d’avoir directement sous les yeux les règles à respecter lorsqu’ils effectuent une réservation. Ils pourront alors opter naturellement pour des réservations plus rentables, et qui tiennent vraiment compte de votre politique de voyage.

Pensez également à intégrer des outils de communication qui vous permettront de dialoguer avec vos collaborateurs pendant qu’ils effectuent les réservations. Ils peuvent ainsi poser des questions, faire des choix éclairés, et savoir aussitôt si leurs achats individuels sont approuvés, refusés ou mis en attente.

De même, votre politique voyage doit inclure de la souplesse pour faire face aux situations exceptionnelles via des outils en temps réel​. Il est essentiel de pouvoir être réactif face à une dépense imprévue ou dont le montant est plus élevé que ce qui est dicté par la politique de voyage : si cette dernière prévoit d’empêcher de telles dépenses, il peut pourtant arriver qu’elles soient dictées par une nécessité réelle qu’il convient de prendre en compte.

Dans la même optique, l’idéal est de mettre en place un écosystème d’outils homogène qui répond à des règles identiques. Cet écosystème intégrerait directement votre politique de voyage pour mettre vos directives en lien avec l’agence de voyages et les cartes de paiement intelligente​s remises à vos salariés. Ainsi, les processus de validation gagneraient en efficacité, puisque chacun aurait les mêmes informations à disposition, avec en plus des règles établies qui empêcheraient des décisions non pertinentes.

En résumé, pour faire respecter votre politique de voyage, vous devez aussi vous assurer de fournir à vos salariés les outils nécessaires pour l’appliquer.

Stratégie 2 : former les futurs voyageurs d’affaires

En mettant en place un programme de formation complet, vous vous assurez que vos collaborateurs sauront faire des choix pertinents. Ce programme expliquera tout ce qu’il faut savoir pour bien préparer et effectuer son déplacement professionnel.

Par exemple quels sont les outils à utiliser, quels protocoles doivent être respectés, comment gérer les notes de frais, etc. Il peut également s’agir d’ateliers ou de guides à lire.

Cette formation peut être proposée lorsqu’un nouveau salarié arrive dans l’entreprise, avant un déplacement professionnel, ou même ponctuellement pour rappeler les règles.

Il est possible de faire suivre des formations à vos collaborateurs pour les sensibiliser à la politique de voyage

Stratégie 3 : bien communiquer autour de sa politique de voyage

La communication est la clé pour faire connaître votre politique de voyage et vous assurer qu’elle est respectée. Cela implique de permettre un accès facilité et permanent aux informations pour les salariés, et de faire preuve d’une transparence totale lorsque des modifications sont apportées à la politique de voyage.

Stratégie 4 : chercher continuellement à améliorer sa politique de voyage

Une politique de voyage est amenée à évoluer au fil du temps, des changements dans votre entreprise et de l’apparition de nouveaux outils. Vous pourrez mettre en place des outils d’analyse pour comprendre et anticiper les décisions prises par vos collaborateurs, et ainsi influencer celles-ci.

Mais elle doit également tenir compte des retours de vos collaborateurs. Si une politique de voyage trop laxiste entraîne des surcoûts et des risques de sécurité, une autre trop stricte pourrait être considérée comme injuste, trop dure à suivre, et encourager à ne pas la respecter totalement. Elle pourrait aussi mettre les collaborateurs en danger en ne leur donnant pas accès à des moyens et à une organisation suffisamment efficaces et adaptables, ce qui serait également dommageable.

Zoom : comment expliquer la politique de voyage aux nouvelles générations ?

Les générations Y et Z sont réputées pour être plus respectueuses de la politique de voyage de l’entreprise. Contrairement à leurs aînés, les jeunes n’ont pas derrière eux des décennies de voyages d’affaires où tout ou presque était permis, elles ont donc plus de facilités à respecter ces règles. Pour autant, ces nouvelles générations sont globalement plus informées : si elles sont plus susceptibles de suivre les règles et protocoles, elles veulent avant tout les comprendre et s’assurer de leur bien-fondé.

Les bonnes pratiques pour expliquer la politique de voyage aux générations Y et Z

Voici plusieurs mesures pour s’assurer que les jeunes générations respectent la politique de voyage :

Expliquer :

Il ne s’agit pas de se justifier, mais d’expliquer clairement pourquoi vous avez opté pour ces règles, quels sont vos impératifs, etc. Vous devez apporter une réponse à chaque « pourquoi ? » de vos collaborateurs. Vous pourrez, par exemple, leur remettre un carnet d’accueil sur les déplacements professionnels lorsqu’ils arrivent dans l’entreprise.

Il faut expliquer votre politique voyage aux nouvelles générations pour leur en faire comprendre l'intérêt

Sensibiliser

Vos collaborateurs doivent comprendre l’intérêt de votre politique de voyage et son fonctionnement. Il est de votre responsabilité de leur faciliter l’accès aux informations et de vous assurer que les procédures sont bien comprises.

Ne rien imposer

Le choix de l’hôtel, de la compagnie de transport, du véhicule de location... autant d’éléments qui sont encadrés par la politique de voyage. Pour autant, il n’est pas souhaitable d’imposer ces éléments aux employés, qui auraient l’impression d’être privés de leur pouvoir de décision. Il est parfois plus profitable de leur laisser le choix, même dans un cadre strict, en leur proposant plusieurs options.

Ne pas surveiller :

Vérifier est une chose, contrôler en est une autre. Si les contrôles sont parfois nécessaires, il est préférable de bien informer, sensibiliser et anticiper pour limiter les surcoûts et les risques, plutôt que de faire subir des contrôles intrusifs ensuite.

Valoriser les employés qui font des efforts :

Prenez le temps d’apprécier les efforts réalisés par vos collaborateurs et de les en remercier. Il peut s’agir d’un simple mot ou d’un bonus, l’objectif étant de les encourager à poursuivre leurs efforts et de motiver les autres collaborateurs à suivre leur exemple.

L’exemple « Eden Park »

L’entreprise Eden Park, par le biais de son acheteuse de voyages, Véronique Fouquet Goulet, parvient à faire respecter une politique de voyage optimale tout en satisfaisant les salariés. Pour cela, l’acheteuse a mis en place plusieurs initiatives :

  • Remise d’une copie de la politique de voyage aux nouveaux arrivants, accompagnée d’un numéro de téléphone.
  • Débriefing du voyage au retour lors d’un entretien en tête à tête, pendant lequel les choix effectués sur place sont discutés en vue de les optimiser pour le déplacement suivant.
  • Les collaborateurs sont conseillés et encouragés dans le bon sens, mais on ne leur impose rien. Grâce aux mesures prises et à la personnalisation de la relation, ils comprennent mieux les enjeux et, finalement, ils prennent spontanément les décisions pertinentes.

Réussir votre politique de voyage et la faire respecter tient avant tout à votre manière de la mettre en place. Bien communiquer, fournir aux salariés les bons outils, et être dans une dynamique de dialogue constructif sont autant d’éléments qui vous permettront d’atteindre votre objectif, comme le démontre l’exemple de l’entreprise Eden Park.

Les règles d'or d'une politique voyages.

 

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