3 erreurs à éviter lors d’un voyage d’affaires

Les voyages d’affaires représentent une opportunité intéressante pour l’entreprise comme pour les salariés en déplacement. Mais lorsque tout n’est pas géré convenablement ou suffisamment bien anticipé, le déplacement professionnel peut tourner au cauchemar. Salariés ou directeurs financiers, découvrez ici les 3 erreurs les plus courantes et qu’il faut à tout prix éviter lors d’un voyage d’affaires.

Erreur n°1 : ne pas souscrire diverses assurances

S’il y a bien un domaine dans lequel vous ne pouvez pas faire de compromis, c’est celui des assurances. Et pourtant, de trop nombreux directeurs financiers pensent pouvoir réaliser quelques économies sur ce point pour alléger les frais de voyage de l’entreprise.

En théorie, il y a toutes les chances que le déplacement professionnel se déroule à merveille. Dans les faits, au moindre couac le cauchemar commence, tant pour le salarié qui se trouve isolé loin de chez lui que pour l’entreprise dont la responsabilité est engagée.

L’assurance voyage

Bagages perdus, vol retardé, souci de santé... Si ces problèmes peuvent sembler anodins, il n’en est rien : imaginez un collaborateur rencontrer un client prestigieux, vêtu d’un jean et de baskets parce que ses costumes ont été perdus en même temps que ses bagages ?

Ou bien un collaborateur tout juste descendu de l’avion qui découvre que sa correspondance ne partira finalement que le lendemain ? Il est difficilement envisageable d’attendre d’un salarié qu’il passe la nuit sur un siège d’aéroport...

L’assurance voyage est souvent perçue comme une simple option, mais elle est en réalité indispensable pour protéger le salarié comme l’entreprise en cas de déplacement à l’étranger.

Cette assurance prend en compte certains éléments, comme l’annulation de vol, l’hospitalisation, le rapatriement, etc. Elle propose aussi des conditions plus avantageuses, comme des plafonds plus élevés, une assistance joignable à tout moment ou une avance de certains fonds.

Pour une protection optimale, il existe des assurances voyage spécifiquement pensées pour répondre aux besoins des salariés en voyage professionnel. C’est la solution la plus complète pour les déplacements à l’étranger et celle qui permet de protéger vos salariés le plus efficacement.

L’assurance voiture

Un problème technique sur une voiture constitue déjà un désagrément lorsqu’il survient dans notre ville de résidence, mais quand cela arrive à l’étranger pendant un voyage d’affaires, les soucis s’enchaînent.

Trouver un garagiste ou négocier un véhicule de remplacement n’est pas une mince affaire si l’on est en territoire inconnu, qu’on ne comprend pas toutes les subtilités linguistiques et qu’un client important attend à l’autre bout de la ville. Pour partir l’esprit tranquille et faire face rapidement et efficacement aux problèmes, une assurance voiture est indispensable.

L’assurance santé

L’accès aux soins est moins aisé dans les pays étrangers qu’en France. Pour commencer, les prix sont, dans la plupart des cas, démesurément plus élevés. Une simple gastro-entérite peut ainsi entraîner une facture astronomique que le salarié devra payer immédiatement s’il veut être soigné.

Autre souci : au-delà des tarifs, la qualité des soins et la facilité à être pris en charge dans un hôpital changent radicalement d’un pays à l’autre. Une assurance santé permet d’être mieux couvert en cas de problème de santé à l’étranger, mais surtout, cela permet d’être rapidement mis en relation avec des personnes parlant français et pouvant guider le salarié vers des solutions pertinentes (trouver un professionnel de santé, être rapatrié...).

Il est conseillé de souscrire à une assurance santé, sans quoi les frais en cas de souci peuvent être très élevés

Si les frais de déplacement d’une entreprise peuvent être allégés de nombreuses manières, l’assurance santé n’est absolument pas un élément dont vous pouvez vous passer.

En cas de problème, les conséquences seraient aussi onéreuses que catastrophiques pour l’entreprise, sans même parler des répercussions directes et immédiates pour le salarié.

Les assurances comprises avec les cartes de paiement

Les cartes bancaires incluent bien souvent des assurances et garanties diverses. Vous avez tout intérêt à en discuter avec votre salarié pour savoir si sa carte bancaire personnelle est associée à une protection.

Le mieux est bien sûr d’opter pour une carte corporate : non seulement cela vous assure un meilleur contrôle sur les dépenses, mais en plus vous aurez la possibilité de l’assortir d’une offre complète d’assurances pensées pour les salariés qui voyagent (vol retardé ou annulé, perte ou vol des moyens de paiement, rapatriement…).

Erreur n°2 : se montrer trop confiant

Peu importe le pays dans lequel se rend le collaborateur, sur place, il est perçu comme un touriste et donc une cible privilégiée pour les voleurs et les pickpockets. Les vols de portefeuille sont monnaie courante, il faut par conséquent bien vérifier son assurance carte bancaire avant de partir, et avoir pris le temps de se renseigner sur les procédures d’urgence en cas de vol de sa carte.

Se montrer trop confiant fait partie des erreurs les plus courantes en déplacement professionnel. D’une manière générale, il est essentiel de se montrer vigilant, non seulement avec le portefeuille, mais aussi avec tout objet susceptible d’attirer l’attention des voleurs (tablette, ordinateur, montre de valeur...).

En déplacement, montrez-vous attentif, mais pensez également aux affaires laissées dans votre chambre d’hôtel : de nombreux hôtels mettent des coffres-forts à disposition des résidents, ne négligez pas cette option pour vos affaires de valeur.

Les données numériques sont tout autant susceptibles d’être volées, et les aéroports constituent un lieu de choix pour ce type de vols. Il est évident que si un inconnu demande l’accès aux appareils mobiles, il faut refuser, mais certains vols peuvent se faire par des moyens plus subtils, comme une simple connexion Bluetooth ou l’accès à un réseau Wi-Fi non sécurisé.

Ne négligez donc pas la cyber sécurité en déplacement : il existe des logiciels et bons gestes à connaître pour éviter toute intrusion sur les appareils mobiles et tentative de vol de données.

Il est possible de se faire hacker ses données en voyage d'affaire, il faut donc connaitre les bonnes pratiques de cybersécurité

Erreur n°3 : ne pas utiliser d’outil de gestion de note de frais

Les notes de frais liées aux voyages d’affaires exigent une vigilance accrue : devises différentes, T.V.A. différente, fraudes (volontaires ou non), reçus rédigés dans une langue étrangère ou dont le motif a été oublié...

En effet, comment traiter une note de frais rédigée dans une langue étrangère lorsqu’on ne parle pas cette langue ? Comment déterminer si le montant affiché est cohérent quand on ne connaît pas le coût de la vie dans ce pays ?

Pour simplifier la vie des salariés en déplacement professionnel comme celle des comptables, managers ou directeurs financiers, la solution la plus pratique est l’utilisation d’un outil de gestion de notes de frais, et plus encore, le recours à une application ou à un site qui permet de les enregistrer en temps réel, au fur et à mesure.

Certaines applications intègrent un convertisseur de devises et un calculateur de T.V.A., ce qui facilite grandement le traitement. De plus, en optant pour une solution numérique, vous pourrez facilement comparer différentes notes de frais pour établir des fourchettes de prix pour chaque dépense en fonction des pays, et voir ainsi si un montant est incohérent.

Pour les collaborateurs, c’est un incontestable gain de temps et la fin d’un casse-tête insupportable. Pour les directeurs financiers et comptables, c’est un moyen simple d’avoir toutes les données en temps réel et de pouvoir suivre les dépenses progressivement afin de mieux les superviser : une véritable solution gagnant-gagnant.

Les déplacements professionnels doivent faire l’objet d’une grande attention. S’il est logique de vouloir réduire les coûts d’un voyage d’affaires, certains points ne sont pas négociables, comme l’assurance santé.

Adopter les bons gestes, protéger les collaborateurs et utiliser un outil de gestion de notes de frais sont des actions indispensables pour que le déplacement se déroule au mieux. Cela permet aussi de mieux anticiper et contrôler les coûts, d’éviter les mauvaises surprises et donc de réaliser des économies à terme.

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