Une carte entreprise facilitera le quotidien de vos collaborateurs, comptables et financiers. Cependant, choisir la carte adaptée à vos besoins peut être un vrai challenge, certaines erreurs sont à éviter.
Retrouvez dans cet articles les 7 erreurs à éviter :
1. Ne pas se renseigner sur les différents types de carte entreprise.
2. Distribuer des cartes bancaires d’entreprise à tous vos collaborateurs.
3. Ne pas établir de plafonds de dépenses sur les cartes.
4. Ne pas distinguer les cartes à débit immédiat et les cartes à débit différé.
5. Considérer que l’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise dispense de demander les justificatifs.
6.Effectuer de petites économies sur les assurances.
1. Ne pas se renseigner sur les différents types de carte bancaire d'entreprise
Il existe différents types de cartes d'entreprise qu'il faut étudier suivant vos besoins.
- La carte corporate : elle permet de régler les dépenses courantes, simplifie votre gestion des frais et évite parfois aux collaborateurs d’avancer les frais de leur poche.
- La carte achat : cette carte permet à un collaborateur de payer des fournisseurs identifiés. Elle est nominative et sert à régler les petites dépenses récurrentes (comme les fournitures de bureau par exemple).
- La carte logée : elle permet de régler les principaux frais de déplacement de l'utilisateur, mais certains frais ne sont pas pris en charge. Cela induit que le collaborateur devra tout de même réaliser des notes de frais et être remboursé pour ceux-ci.
- La carte carburant : elle permet d’acheter de l’essence et de payer les péages, ponts, parkings ou autres frais liés à la mobilité, selon la carte pour laquelle vous optez.
Effectuez votre choix en fonction de vos besoins et du profil de vos collaborateurs.
Les cartes entreprise offrent des possibilités très larges qui ne sont pas forcément toutes utiles à chaque collaborateur. Il est donc important de cibler les besoins de vos collaborateurs et de votre entreprise pour sélectionner un type de carte y correspondant.
2. Distribuer des cartes bancaires d’entreprise à tous vos collaborateurs.
Doter vos collaborateurs de cartes bancaires d’entreprise permet de fluidifier les processus d’achat et de gagner du temps. Il est cependant important de garder en tête que tous vos collaborateurs n'ont pas besoin d'une carte entreprise, il n'est donc pas nécessaire d'en fournir à tous.
Un commercial perpétuellement en déplacement professionnel effectuant régulièrement des dépenses pour le compte de l’entreprise en a besoin. Difficile d’en dire autant de votre développeur ne quittant jamais les locaux de l’entreprise. Il faudra cibler les collaborateurs réalisant régulièrement des dépenses pour l'entreprise.
Car les cartes bancaires d’entreprise ont un coût, entre 80€ et 185€ par an selon le type de carte, vérifiez donc en amont où est le besoin.
3. Ne pas établir de plafonds de dépenses sur les cartes.
De manière générale, une des règles de base concernant les cartes bancaires professionnelles est d’établir des plafonds de dépenses. Cela vous permettra de limiter les dégâts si l’un de vos collaborateurs a une utilisation abusive de la carte ou la perd. C’est un moyen de contrôle essentiel à mettre en place dès réception de la carte !
Établissez ce plafond en fonction du montant moyen de dépenses effectuées par vos collaborateurs et du type d’achats qu’ils réalisent.
Deux types de plafonds peuvent être fixés :
- Le plafond par dépense : c’est la somme maximale qui peut être payée en une fois avec la carte bancaire d’entreprise.
- Le plafond par période : c’est la somme maximale pouvant être payée sur une durée donnée, soit par jour, semaine ou mois.
4. Ne pas distinguer les cartes à débit immédiat et les cartes à débit différé.
Commettre cette erreur peut avoir des conséquences lourdes sur la trésorerie de votre entreprise.
Dans le cas d’une carte à débit immédiat, le montant de la dépense effectuée est débité du compte de l’entreprise dès que la banque prend connaissance de la dépense.
À l’inverse, une carte à débit différé permet de payer l'ensemble des dépenses, généralement à la fin du mois. Dans ce cas, vous gagnez en trésorerie entre le moment où les dépenses sont réalisées et le moment où elles sont débitées.
Les cartes à débit différé sont généralement plus chères que les cartes à débit immédiat.
Les deux possibilités se valent, le tout est de bien savoir comment fonctionne votre carte. Vous vous épargnerez de désagréables surprises en consultant votre compte bancaire.
5. Considérer que l’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise dispense de demander les justificatifs.
La carte bancaire d’entreprise évite aux collaborateurs d’avancer le montant de la dépense, mais toute dépense doit rester accompagnée d’une note de frais et du justificatif nécessaire.
Votre entreprise doit être en mesure de justifier chaque dépense réalisée par ses collaborateurs en cas de contrôle de l'URSSAF. Si vous n'êtes pas en mesure de les justifier, l'entreprise risque un redressement fiscal.
Vous devez donc rester particulièrement vigilant.
7. Effectuer de petites économies sur les assurances.
Ne pensez pas qu'une assurance est inutile pour votre carte entreprise. Payer un montant supplémentaire pour une assurance sera utile dans de nombreux cas.
En effet, le surcoût d’une assurance sur la carte est faible compte tenu de la sécurité qu’elle vous apporte. Elle couvrira la majorité des risques inhérents à l’utilisation de la carte bancaire d’entreprise : vol, utilisation frauduleuse, perte…
Et couvrira également votre collaborateur lors de ses déplacements professionnels.
Points clef à retenir :
- Choisissez la bonne carte bancaire d’entreprise en fonction de vos besoins.
- Ciblez les collaborateurs ayant un réel besoin, ne multipliez pas inutilement les cartes.
- Établissez des plafonds de dépenses sur vos cartes pour éviter les mauvaises surprises.
- Vérifiez si votre carte est à débit immédiat ou différé.
- Les dépenses effectuées avec la carte d’entreprise doivent toujours être justifiées.
- Prenez une assurance sur vos cartes.
