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Les difficultés du voyage à l’étranger.

Les voyages à l’étranger représentent toujours un défi organisationnel et peuvent s’avérer éprouvants et stressants pour vos collaborateurs. Quelles sont les solutions pour voyager sereinement ? 

Difficultés de paiement, vols, autant de problématiques qui sont amplifiées quand on est à l’étranger.

Voici quelques solutions simples qui permettront à vos collaborateurs de partir l’esprit léger

  1. Les solutions aux difficultés de paiement à l’étranger.
  2. Les solutions pour se prémunir des risques liés au voyage.
  3. Comment gérer les notes de frais lors d’un déplacement à l’étranger ?

Les solutions aux difficultés de paiement à l’étranger

Vérifiez les plafonds de vos cartes bancaires d’entreprise

Il peut être gênant pour votre collaborateur en voyage d’entreprise à l’étranger de constater au moment de réaliser un paiement professionnel que sa carte bancaire d’entreprise ne fonctionne pas parce qu’il a atteint le plafond de dépense.

La situation peut devenir franchement handicapante si votre banquier est en vacances et ne peut relever le plafond de la carte.

Moralité : vérifiez toujours les plafonds des cartes d’entreprise de vos collaborateurs partant en voyage d’affaires, et confiez la gestion de ces plafonds à un manager de l’entreprise disponible en cas de besoin.

Avant de partir en voyage, vérifiez toujours votre plafond !

Faire face aux problèmes de change et de conversion

Lors d’un voyage d’entreprise à l’étranger, la conversion des monnaies pose deux problèmes majeurs :

  • Le coût du change 

Changer de l’argent a toujours un coût, qui varie selon les lieux et les intermédiaires : certains bureaux de change proposent des taux plus avantageux que d’autres. Evitez, par exemple, les agences des aéroports ou les agences des gares qui proposent des taux élevés.

En plus du coût du taux de change l’utilisation d’une carte bancaire à l’étranger génère également des frais.

Il est donc parfois difficile de savoir véritablement ce que l’on dépense au cours d’un voyage.

  • Le suivi des dépenses et du budget 

Il peut être compliqué de suivre les dépenses professionnelles d’un collaborateur en voyage à l’étranger, précisément à cause des problèmes de conversion de monnaie. Entre le taux, qui fluctue et varie selon le bureau de change, et les commissions de change, il devient rapidement difficile de s’y retrouver.

Une solution de gestion des notes de frais facilite la vie en réalisant automatiquement la conversion. Certains logiciels de gestion comprennent en effet un calculateur de taux de change et un convertisseur de monnaie.

Du temps gagné que l’on peut employer plus utilement.

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Les solutions pour se prémunir des risques liés au voyage.

Les accidents, vols, et autres imprévus

Un collaborateur en voyage d'affaires ne sait pas à quoi s'attendre lorsqu'il arrive dans un pays étranger. Une mésaventure peut malheureusement vite arriver : vol, accident, problème de santé…

Les risques font partie intégrante du voyage d’entreprise à l’étranger. Ils peuvent porter préjudice à votre collaborateur et à votre entreprise. Ils peuvent aussi engendrer des pertes de temps qui nuiront à la rentabilité du voyage.

Les assurances des cartes bancaires : protéger vos collaborateurs et l’entreprise

La plupart des cartes bancaires d’entreprise vont de pair avec des assurances qui permettent de faire face aux situations compliquées : aide juridique, rapatriement, remboursement…

Elles permettent de réduire les frais engagés par l’entreprise pour réagir aux imprévus inhérents au voyage d’affaire à l’étranger.

Équiper vos collaborateurs de cartes d’entreprise pour leur voyage d’affaires est un plus qui facilite leurs dépenses, et les protègent.

Pendant un voyage, il y a souvent des imprévus. Mieux vaut s'en prémunir !

Comment gérer les notes de frais lors d’un déplacement à l’étranger

Les notes de frais : un enjeu pour le voyage à l’étranger

Le rythme d’un voyage d’entreprise à l’étranger est soutenu : les activités s’enchaînent, le décalage horaire et la fatigue réduisent l’attention… Il est alors très facile d’oublier ou de remettre à plus tard le remplissage des notes de frais.

Autre problème : les justificatifs sont dans la langue du pays : il peut être difficile de faire le lien entre le justificatif (incompréhensible et en devise !) et la dépense en Euros si le rapprochement n’est pas fait immédiatement.

Rappelez-vous que les dépenses d’entreprise doivent toutes être justifiées pour être remboursées. Quel que soit le contexte.

Pour vous aider dans le cadre particulier des voyages, il existe des cartes « connectées » qui détectent l’identité du commerçant au moment du paiement, et permettent de lier la transaction réalisée par la carte de paiement d’entreprise et le justificatif. Ces cartes facilitent votre gestion des frais professionnels lors des voyages d’affaires.

Les solutions pour rester rigoureux sans perdre de temps

Rappelez à vos collaborateurs les points suivants :

  • Lors des voyages d’affaires, la politique de dépense de l’entreprise continue de s’appliquer,
  • il faut traiter les notes de frais réalisées en voyage d’affaires au fil de l’eau pour éviter de perdre du temps au retour, et lier formellement dépenses professionnelles et justificatifs,
  • un justificatif manquant est irrécupérable une fois rentré… d’Australie !

Fournissez à vos collaborateurs en voyage d’entreprise à l’étranger les outils permettant de traiter leurs notes de frais rapidement et sans rien oublier.

Vous pouvez par exemple leur fournir un modèle de note de frais Excel.  

Encore mieux, vous pouvez leur confier, lorsqu’ils sont en voyage d’affaires, une « carte d’entreprise connectée ».

Points clés à retenir :

  • Les problèmes de plafond et de conversion sont à anticiper,
  • Les assurances des cartes bancaires d’entreprise vous sécurisent, et rassurent vos collaborateurs,
  • Les frais d’entreprise, les notes de frais et leur justification sont un enjeu lors des voyages à l’étranger : donnez à vos collaborateurs les bons outils,
  • Les cartes connectées sont « la solution » pour partir l’esprit tranquille !

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