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Comment mettre en œuvre la dématérialisation des justificatifs de notes de frais ?

La législation permet désormais la dématérialisation des justificatifs de notes de frais. Les avantages sont nombreux pour les entreprises, mais sa mise en œuvre doit respecter des règles strictes que l’on se doit de connaître.

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Qu'est-ce que la dématérialisation des documents?

Tout savoir sur la dématérialisation des documents en entreprise.

Dans sa définition la plus simple, dématérialiser un document consiste à l'enregistrer au format numérique, par exemple en le scannant.

Mais les documents peuvent aussi être nativement dématérialisés, c'est à dire créés directement au format numérique à partir d’un système d’information. C'est par exemple le cas de bulletins de paie créés directement au format PDF par un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines).

La dématérialisation ne s'arrête pas à la digitalisation des notes de frais professionnels pour les conserver, elle s'inscrit plus globalement dans un processus complet où chaque étape de la gestion des dépenses et la conservation des documents est dématérialisée.

La dématérialisation des frais de déplacement professionnels ou autre entraîne une réflexion à mener en profondeur : qui peut accéder aux documents, comment et dans quel but ? Qui peut les modifier ? Mais aussi : comment conserver ces documents ? Sur quel support (disque dur, cloud...) et pour quelle durée ?

Les conditions pour la numérisation des justificatifs

Depuis l'arrêté de mars 2017, les entreprises peuvent conserver au format numérique les justificatifs de notes de frais établis sur support papier et les présenter à l’URSSAF en cas de contrôle.

Cependant, les justificatifs originaux des notes de frais sur format papier doivent tout de même être conservés : le cadre juridique reste actuellement flou quant à la destruction des originaux sur support papier.

La cour des comptes et l‘administration fiscale peuvent toujours les exiger. Des progrès ont donc été faits en matière de numérisation des justificatifs de notes de frais, mais nous n’en avons pas encore tout à fait fini avec les justificatifs papier.

Dématérialisation des justificatifs de notes de frais et URSSAF

Pour que ces copies numériques soient conformes aux yeux de la loi et acceptées par l'URSSAF en cas de contrôle, elles doivent respecter certaines modalités de numérisation :

  • L'utilisateur doit être authentifié avec une authentification forte ;
  • La photo doit contenir toutes les informations nécessaires : identité de l’acheteur, numéro de facture unique, etc. Il faut donc bien la contrôler ;
  • La capture doit être certifiée ;
  • La copie numérisée doit être strictement identique à l'originale sur papier ;
  • La copie doit être enregistrée au format PDF ;
  • Le document doit être scellé : une fois enregistré, sa modification ne doit plus être possible. Cette procédure requiert également un certificat électronique (signature électronique ou cachet serveur) fourni par une autorité de certification ;
  • Les justificatifs doivent être conservés durant au moins 10 ans sur un support qui garantit qu'ils ne seront pas perdus ou dégradés et que leur accès sera limité aux seules personnes autorisées.

L'archivage électronique ne se résume pas non plus à la conservation des justificatifs des frais professionnels, il faut également pouvoir les classer pour les retrouver facilement, assurer leur authenticité, leur durée et utilisation dans le temps et garantir leur confidentialité.

Il est impossible de parler de dématérialisation sans évoquer la GED (Gestion Électronique des Documents).

La GED est un procédé qui utilise des moyens électroniques (logiciels, matériel électronique...) pour réaliser toutes les opérations et actions qui permettent de traiter et exploiter les documents et les données associées, de leur capture jusqu'à leur archivage.

De nombreuses solutions de gestion GED sont disponibles sur le marché.

Les bienfaits de la dématérialisation des pièces justificatives

Les avantages à dématérialiser les pieces justificatives de notes de frais.

La dématérialisation des justificatifs de frais professionnel est souvent mise en avant comme un atout d'un point de vue écologique, mais c'est aussi un moyen efficace pour gagner du temps, éviter des erreurs, optimiser son organisation et le remboursement des frais professionnels des salariés et être moins stressé en cas de contrôle par l’URSSAF.

On retiendra ainsi ces principaux bienfaits de la dématérialisation des factures:

  • Gain de temps et de confiance lors d'un contrôle URSSAF : en seulement quelques clics, vous pouvez présenter tous les documents demandés.
  • Pas d'oublis, d'altérations ou de pertes : tous les justificatifs de notes de frais sont réunis, classés et archivés au même endroit, ils ne se détériorent pas et ne disparaissent pas. Ce point n'a rien d'anodin, car les risques que les justificatifs papiers s'altèrent ou se perdent avec le temps sont élevés.
  • Économie financière : le stockage des justificatifs a un coût financier, mais aussi humain et physique. L'archivage physique peut coûter plusieurs milliers d’euros par an aux entreprises. Certaines entreprises utilisent même une partie non-négligeable de leur budget de gestion à cet effet. La conservation des justificatifs de notes de frais demande en plus un espace pour les stocker, parfois une ou plusieurs pièces utilisées uniquement dans cet objectif.
  • en optant pour la dématérialisation, les processus sont simplifiés, il y a moins d'étapes, moins d'intervention humaine, c'est donc une économie de temps pour les comptables et les DAF qui peuvent se consacrer à d'autres missions.

En complément d'une solution pour la gestion des notes de frais comme une carte de paiement dédiée, les justificatifs sont immédiatement intégrés aux dépenses : meilleur suivi des dépenses professionnelles, meilleure gestion du budget et meilleure réactivité.

Les étapes pour dématérialiser les justificatifs de notes de frais

Pour obtenir la certification d’« archivage à valeur probante », les justificatifs numérisés doivent suivre les différentes étapes suivantes.

1 - Numériser la note de frais

Cette numérisation demande de la vigilance, la photo doit être identique à l'originale, ce qui signifie une photo nette, sans recadrage, filtre, modification ou retouche.

2 - Enregistrer le document au format PDF

Ce format est obligatoire pour les justificatifs numérisés.

Attention : les images peuvent être compressées, mais uniquement si cette compression n’entraîne aucune perte de données.

3 - Horodater et sceller les fichiers

Lors de cette étape, les documents sont datés et scellés, ce qui signifie qu'ils ne pourront pas être modifiés ensuite. I

l s'agit d'une opération cryptographique qui nécessite de faire appel à une autorité de certification habilitée à délivrer des certificats électroniques.

Deux méthodes pourront être employées : une signature électronique apposée par une personne physique qui a l'autorité pour le faire, comme le responsable comptable, ou bien l'utilisation d'un cachet serveur, qui équivaut à une signature électronique pour les personnes morales.

La signature électronique implique une intervention humaine, là où le cachet serveur automatise cette étape.

4 - Archiver la note de frais sur un espace sécurisé

Cet espace sécurisé doit répondre à plusieurs critères :

  • préserver les fichiers pendant la durée prévue par la loi (au minimum 10 ans),
  • permettre leur consultation à tout moment,
  • éliminer les risques de perte des documents (création de copies de sauvegarde régulières, duplication des données sur des sites distants...) et contrôler l’accès physique aux serveurs d’archivage des documents pour éviter tout risque d'erreur ou de malveillance.
  • Des procédures documentées doivent également être instaurées, comme l'impose le Livre des procédures fiscales (détailler comment les documents et leurs sauvegardes sont archivées, par qui, quand, comment...).

La dématérialisation des justificatifs des notes de frais apporte de nombreux bienfaits aux entreprises, mais elle ne s'improvise pas. Pour être en conformité avec la loi et éviter tout problème en cas de contrôle de l'URSSAF, il est indispensable de respecter les procédures et règles édictées par l'administration fiscale.

Les points-clés à retenir sur la dématérialisation des justificatifs de notes de frais :

  • Les justificatifs de notes de frais numérisés doivent être identiques en tous points aux originaux papier.
  • Les documents numérisés doivent être stockés dans un espace sécurisé et accessibles à tout moment.
  • Pour le moment, il est conseillé aux entreprises de conserver les originaux papier

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