La législation permet la dématérialisation des justificatifs de notes de frais. Les avantages sont nombreux pour les entreprises, mais sa mise en œuvre doit respecter des règles strictes que l’on se doit de connaître.
Qu'est-ce que la dématérialisation des documents?
Dans sa définition la plus simple, dématérialiser un document consiste à l'enregistrer au format numérique, par exemple en le scannant.
Mais les documents peuvent aussi être nativement dématérialisés, c'est-à-dire créés au format numérique à partir d’un système d’information. C'est par exemple le cas des bulletins de paie créés directement au format PDF par un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines).
La dématérialisation ne s'arrête pas seulement à la digitalisation des notes de frais pour les conserver. Elle s'inscrit en réalité à chaque étape de votre processus de gestion des dépenses, en permettant la dématérialisation et la conservation des documents nécessaires.
La dématérialisation des frais de déplacement professionnels entraîne une réflexion à mener en profondeur : qui peut accéder aux documents et les modifier ? Comment et dans quel but ? Comment les conserver et pour quelle durée ?
Les conditions à respecter pour numériser vos justificatifs
Depuis l'arrêté de mars 2017, les entreprises peuvent conserver au format numérique les justificatifs de notes de frais établis sur support papier. Cet arrêt précisait que la dématérialisation était acceptée par le fisc, mais restait assez flou sur la conservation des justificatifs papiers.
Depuis mai 2019, un arrêté a permis de préciser que la dématérialisation est acceptée à 100% par l'URSSAF. Il est donc maintenant possible de jeter tous vos justificatifs papiers et de présenter vos justificatif dématérialisés à l’URSSAF en cas de contrôle.
Dématérialisation des justificatifs de notes de frais et URSSAF
Pour que ces copies numériques soient conformes aux yeux de la loi et acceptées par l'URSSAF en cas de contrôle, elles doivent respecter certaines modalités de numérisation :
- L'utilisateur doit être authentifié avec une authentification forte.
- La photo doit contenir toutes les informations nécessaires : identité de l’acheteur, numéro de facture unique, etc.
- La copie numérisée doit être strictement identique à l'original papier.
- La copie doit être enregistrée au format PDF.
- Elle doit également présenter une empreinte numérique, permettant de tracker le document et de s'assurer que celui-ci ne soit pas altéré.
- Il faut y inclure une signature électronique ou un cachet serveur, attestant de l'identité du propriétaire et permettant de dater le document.
- Les justificatifs doivent être conservés durant au moins 10 ans sur un support qui garantit qu'ils ne seront pas perdus ou dégradés et que leur accès sera limité aux seules personnes autorisées.
L'archivage électronique ne se résume pas seulement à la conservation des justificatifs des frais professionnels, il faut également pouvoir les classer pour les retrouver facilement, assurer leur authenticité et garantir leur confidentialité.
Les bienfaits de la dématérialisation des pièces justificatives
La dématérialisation des justificatifs est souvent mise en avant comme un atout d'un point de vue écologique, mais représente également un moyen efficace pour gagner du temps, éviter les erreurs, optimiser le processus de gestion des dépenses et être moins stressé en cas de contrôle par l’URSSAF.
La dématérialisation présente donc différents avantages pour les entreprises et leurs collaborateurs :
- Vous y gagnez en temps et en fiabilité : Lors d'un contrôle URSSAF, vous pouvez retrouver tous les documents demandés en seulement quelques clics. Tous les justificatifs de notes de frais sont réunis, classés et archivés au même endroit, ils ne se détériorent pas et ne se perdent pas. Ce point n'a rien d'anodin, puisque le risque de perdre ou d'altérer les justificatifs papiers avec le temps est non négligeable.
- Vous économisez de l'argent. Le stockage des justificatifs a un coût financier, mais aussi humain et physique. En effet, l'archivage physique peut coûter plusieurs milliers d’euros par an aux entreprises. En effet, le stockage des justificatifs de notes de frais peut requérir un espace important, parfois une ou plusieurs pièces sont utilisées uniquement dans cet objectif.
En utilisant en complément une solution pour la gestion des dépenses professionnelles, comme une carte de paiement dédiée liée à une application de gestion, les justificatifs sont immédiatement intégrés aux dépenses. Vous avez ainsi un meilleur suivi des dépenses et donc une optimisation du budget et une réactivité plus importantes.
Les étapes pour dématérialiser les justificatifs de notes de frais
Pour obtenir la certification d’« archivage à valeur probante », les justificatifs numérisés doivent suivre différentes étapes.
1 - Numérisation de la note de frais
Cette numérisation demande de la vigilance, puisque la photo doit être identique à l'originale.
Ceci signifie qu'il faut avoir une photo nette, sans recadrage, filtre, modification ou retouche.
2 - Enregistrement du document au format PDF
Le format PDF est obligatoire pour les justificatifs numérisés.
Les images peuvent être compressées, mais uniquement si cette compression n’entraîne aucune perte de données.
3 - Horodatage et scellage des fichiers
Lors de cette étape, les documents sont datés et scellés, ce qui signifie qu'ils ne pourront pas être modifiés ensuite.
Il s'agit d'une opération cryptographique qui nécessite de faire appel à une autorité de certification habilitée à délivrer des certificats électroniques. Il faut alors y apposer la signature électronique d'une personne physique qui a l'autorité requise, comme le responsable comptable, ou utiliser un cachet serveur. La signature électronique implique une intervention humaine, là où le cachet serveur automatise cette étape.
4 - Archivage de la note de frais sur un espace sécurisé
Cet espace sécurisé doit répondre à plusieurs critères :
- Préserver les fichiers pendant la durée prévue par la loi (au minimum 10 ans).
- Permettre leur consultation à tout moment.
- Éliminer les risques de perte des documents (création de copies de sauvegarde régulières, duplication des données sur des sites distants...) et contrôler l’accès physique aux serveurs d’archivage des documents pour éviter tout risque d'erreur ou de malveillance.
- Des procédures documentées doivent également être instaurées, comme l'impose le Livre des procédures fiscales. Celles-ci détailleront par exemple les conditions d'archivage des documents et de leurs sauvegardes.
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La dématérialisation des justificatifs des notes de frais apporte de nombreux bienfaits aux entreprises, mais elle ne s'improvise pas. Pour être en conformité avec la loi et éviter tout problème en cas de contrôle de l'URSSAF, il est indispensable de respecter les procédures et règles édictées par l'administration fiscale.
Certains points-clés sont importants à retenir sur la dématérialisation des justificatifs de notes de frais :
- Les justificatifs numérisés doivent être identiques en tous points aux originaux papiers.
- Les documents numérisés doivent être accessibles à tout moment et stockés dans un espace sécurisé.
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Article réédité le 23/03/2021.
