La notion de gouvernement d’entreprise correspond à l’ensemble des processus, des pratiques, des réglementations et des institutions destinés à définir le cadre dans lequel l’entreprise est dirigée. De nombreux outils sont mis à la disposition des dirigeants et des managers afin d’optimiser la performance de l’entreprise tout en garantissant la véracité des informations. Et pour ce faire, les données financières doivent circuler librement et en toute transparence dans l’entreprise
Qu'est-ce que le contrôle de gestion ?
On entend contrôle au sens de vérification et évaluation, mais aussi au sens de pilotage. Le contrôle de gestion analyse, mesure et contrôle les performances des activités de l’entreprise dans l’optique d’optimiser les gains de productivité et d’accompagner l’entreprise dans sa stratégie, en améliorant le rapport entre les allocations de ressources (financières et humaines) et les résultats obtenus.
Pour cela, le contrôle de gestion appuie son évaluation sur des données chiffrées collectées en puisant dans la comptabilité générale ou analytique de l’entreprise (analyse de coûts, taux de rentabilité, …). Le contrôle de gestion identifie ainsi différents indicateurs qui permettent de mesurer l’écart entre les objectifs fixés et les résultats réels obtenus.
Quels sont les outils du contrôle de gestion ?
Le contrôle de gestion a 5 outils officiels : (1) la comptabilité générale et analytique, (2) les statistiques, (3) les ratios, (4) la technique budgétaire et (5) les tableaux de bord.
La comptabilité générale
La comptabilité générale est la première source d’information de l’entreprise : tous les flux liés à l’activité de l’entreprise sont enregistrés et traduits en termes financiers dans les comptes de cette dernière. Ainsi, vous pourrez avoir un aperçu général de la situation patrimoniale de l’entreprise à un instant t à la fin de chaque exercice, vous pourrez voir les produits et les charges générés par l’entreprise à chaque exercice et déceler les points faibles de l’entreprise, les causes des différents « accidents » ainsi que les leviers à mettre en place pour les corriger.
La comptabilité générale permet de faire des comparaisons en interne selon des périodicités différentes grâce à l’option d’historique, mais aussi de comparer l’activité de l’entreprise à d’autres entreprises évoluant dans le même secteur d’activité. La gestion de cette comptabilité peut se faire par un logiciel de comptabilité.
La comptabilité analytique
La comptabilité analytique est un des outils essentiels pour optimiser les allocations de ressources ; c’est un outil d’analyse qui aide les décideurs à prendre les bonnes décisions sur la base de données chiffrées. A l’inverse de la comptabilité générale qui donne une vue globale de l’ensemble des comptes de l’entreprise, la comptabilité analytique propose une vision plus détaillée de chaque activité dans l’entreprise.
La comptabilité analytique s’appuie sur les données fournies par la comptabilité générale et calcule les coûts assumés par les différentes activités de l’entreprise : coût de production, coûts complets, coûts partiels des produits/prestations mis en vente, coût de commercialisation.
L’activité économique de votre entreprise nécessite du temps et une bonne allocation des ressources humaines et financières. Pourtant, certaines tâches administratives viennent freiner l’efficacité de vos services de gestions parmi lesquelles, les notes de frais. Pour vous aider dans cette quête de la gestion efficace de l’entreprise, Mooncard vous accompagne.
Grâce à sa solution de gestion, Mooncard propose de vous décharger de la gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles qui sont complètement automatisées par son logiciel ainsi que sa carte de paiement intelligente. Ainsi, votre force de contrôle de gestion peut être investie dans le contrôle de gestion d’autres départements.
Les statistiques et les ratios
Le contrôle de gestion s’appuie sur de nombreuses techniques statistiques et mathématiques : lois des probabilités, gestion des files d’attente, gestion des stocks, statistiques descriptives, programmation linéaire/non linéaire …
La gestion budgétaire
La gestion budgétaire consiste à planifier les recettes et les dépenses prévues par l’entreprise sur une période donnée à plus ou moins long terme. Elle repose sur 3 concepts : la prévision, la budgétisation et le contrôle budgétaire. Par prévision, on doit comprendre la mise en place d’un plan global du budget à partir des données historiques de l’entreprise pour les mois voire les années à venir. En ce qui concerne la budgétisation, il s’agit d’établir un rapport entre les objectifs que l’on se fixe et les moyens qui leur sont alloués.
Le contrôle de budget consiste à fixer les critères qui permettent de dire si oui ou non les objectifs fixés ont été atteint. Cela passe principalement par l’évaluation de l’écart entre les dépenses et les recettes budgétées et les dépenses et recettes avérées. Différents documents de synthèse sont établis à la fin de ces 3 procédés.
Les tableaux de bord
Dans cette odyssée, le (5) tableau de bord est un fidèle allié du contrôle de gestion.
Imaginez-vous en posture de décideur. L’entreprise est à un tournant de son développement, face à la montée en puissance de certains grands groupes internationaux, elle n’a pas su tenir le cap et envisage de fusionner avec un de ses concurrents. Le choix vous revient, lourd de conséquence.
Pourtant, vous êtes serein, sur l’écran qui vous fait face, vous disposez de toutes les informations actualisées de la situation présente de votre entreprise ; de plus, vous pouvez aussi pré-visionner les différentes conséquences de la décision que vous vous apprêtez à prendre.
Dans le cas exposé ci-dessus, le risque semble réduit à 0 ; or, toute prise de décision induit un risque dû à l’incertitude. Un des premiers rôles du tableau de bord c’est de réduire cette incertitude.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?
Remettons les pendules à l’heure. Un tableau de bord n’est pas un instrument de contrôle mais un instrument de pilotage. Comprendre cette subtilité, vous permettra de bien l’utiliser. Le but d’un tableau de bord est d’accompagner le décideur dans ses prises de décision.
Pour ce faire, le tableau de bord propose au décideur la perception d’une situation S sous un angle de vue spécifique en fonction de son besoin à un instant t. De facto, le tableau de bord est un outil modulable et personnalisable, auxiliaire de votre stratégie d’entreprise. Chaque département aura son propre tableau de bord.
Pour ce faire, le tableau de bord remplit plusieurs fonctionnalités lorsqu’il est bien conçu :
- Stabiliser l’information : l’activité de l’entreprise induit des flux d’informations, les données sont mobiles et par nature changeante. Le tableau de bord permet de prendre un instantané de l’activité de l’entreprise et de l’afficher pour apprécier le contexte dans sa globalité.
- Maîtrise du risque : le tableau de bord n’est pas une « boule de cristal », il ne pourra jamais vous renvoyer véritablement l’image de votre entreprise à un instant t+1 après la prise de décision. Par contre, il peut vous aider à approcher le plus possible les conséquences possibles de cette décision en facilitant le regard 360° que vous avez sur l’entreprise à l’heure qu’il est. Comprendre l’entreprise aujourd’hui, c’est savoir comment elle fonctionne et avoir en tête les différents leviers sur lesquels jouer pour atteindre tel ou tel objectif.
- Faciliter la communication : le tableau de bord est un outil ancré dans un écosystème beaucoup plus large, il est manié par des utilisateurs opérationnels et fonctionnels, que ce soient les membres de la direction générales, les responsables marketing, les responsables de la qualité (expérience client/fournisseurs), les contrôleurs de gestion, les chefs de projet, les directeurs informatiques ou encore les consultants. De fait, le tableau de bord propose de centraliser les informations sur une même base de données.
Comment construire un tableau de bord ? Quels sont les indicateurs à faire figurer dans un tableau de bord ?
Pour être le plus lisible et le plus efficace possible, le tableau de bord ne doit présenter que les informations utiles aux décideurs. Le nombre d’indicateurs y figurant doit être limité à 5 ou 10, assurant ainsi une perception adaptée du contexte actuel de l’entreprise sans trop chargé les graphes au risque de brouiller la visibilité du décideur avec des données inutiles ou encore de le décourager dans la lecture, l’analyse et la prise de décision.
Point important : le tableau de bord doit être simple à comprendre et délivrer des informations clés.
Pour effectuer la sélection des indicateurs devant figurer sur votre tableau de bord, il faut avant tout connaître les besoins de votre entreprise au regard des objectifs stratégiques fixés (qui ? Quoi ? Pourquoi ? Comment ?). Pour être efficient, le tableau de bord doit englober des indicateurs de natures différentes de sortes à répondre à 3 niveaux d’analyse :
- L’aide au pilotage : vous alerte de dérives critiques, aide à prendre des décisions lorsque les réalisations de l’entreprise s’écartent dangereusement des prévisions établies en proposant derechef des mesures correctives
- L’aide à la décision : analyser les résultats d’une entreprise et les comparer aux objectifs fixés : continuer ainsi, renforcer certaines actions, les changer ?
- L’anticipation : repérer les opportunités, identifier les difficultés possibles et les anticiper du mieux possible.
- les mesures prises par l’entreprise sont-elles assez efficaces ? En d’autres termes, l’entreprise atteint-elle ses objectifs avec la stratégie actuelle ? Pour ce faire, il faut mesurer l’écart entre les résultats obtenus et les objectifs fixés par l’entreprise. Ainsi, des indicateurs de performance comme les indicateurs d’activité en font partie : mesurer le volume des opérations produites par l’entreprise exprimé en unité (volume de biens/prestations vendues, volume de biens/prestations achetées, volume de stocks, nombre annuel d’intervention, …
- l’allocation des moyens et ressources pour atteindre les objectifs fixés par l’entreprise est-elle pertinente ? L’entreprise s’est-elle munie des moyens adéquats pour atteindre ses objectifs ?
- L’entreprise réalise-t-elle des économies de moyens et ressources pour atteindre les résultats qu’elle s’est fixée ? En d’autres termes, parvient-elle à atteindre ses objectifs au meilleur coût et avec le minimum de moyens possibles ?
Point important : les indicateurs de performance doivent être envisager qu’en lien direct avec vos objectifs !
A cet axe très financier, s’ajoute d’autres axes pour adopter un pilotage de la performance global et durable en entreprise :
- L’axe client : la mesure de la satisfaction client et de la qualité de la relation client : taux de fidélité, coût d’acquisition d’un client, …
- L’axe partenaires : la mesure de performance partenaires (la performance globale de l’entreprise dépend fortement de la performance des partenaires sous-traitants et/ou fournisseurs)
- L’ axe interne : la mesure de la rentabilité/efficacité des processus internes : temps attribué aux démarches administratives, taux d’absence, taux de démissions, nombre de clients acquis par commercial, taux de formation, …
- L’axe personnel : taux de satisfaction et bien-être des salariés au moyen de questionnaires, la part de motivation au sein des salariés …
- L’axe marché : avec des indicateurs mesurant la notoriété de l’image de marque de l’entreprise sur les réseaux sociaux par exemple (nombre d’abonnés réels, nombre de like, de retweets, …), taux de transformation, …
Pour maximiser les retours du contrôle de gestion, ce dernier est souvent aidé d’un PGI (progiciel de gestion intégré) où sont concentrés tous les éléments dont le contrôleur de gestion a besoin pour ses missions.
Avez-vous pensé à une carte de paiement professionnelle afin de régler et suivre vos dépenses en télétravail ? Mooncard, c’est une carte corporate 100% paramétrable, mais aussi un logiciel de gestion.
Cette combinaison permet d’automatiser la gestion de la paie et des notes de frais : vous payez, vous faites une photo ou importez votre facture, et tout est remonté au logiciel de gestion qui génère les tableaux comptables sous le bon format et avec le bon langage. Mooncard est compatible avec de nombreux logiciels comptables.
