Tous les entrepreneurs vous le diront, ce qui leur manque le plus, c’est du temps. Comment gagner du temps et travailler plus efficacement au quotidien ?
Optimiser son temps pour la journée.
Une fois arrivé au travail, tout peut s’enchainer très vite ; appels de clients, nécessité de traiter un dossier en urgence… On a vite fait de se retrouver le soir à 19h avec l’impression de ne pas avoir avancé sur ses dossiers.
La première chose à faire en arrivant le matin est d’établir sa to-do-list pour la journée : le simple fait de réfléchir quelques minutes à ce que l’on doit faire de sa journée et de l’écrire vous permettra de gagner du temps.
Vous passerez d’une tâche à l’autre en quelques instants, en sachant parfaitement ce que vous devez faire. Votre to-do-list cadre votre journée. En l’établissant, vous vous fixez un objectif à atteindre et serez d’autant plus productif.
Organiser son travail pour la semaine.
Écrire sa to-do-list pour la semaine à venir le lundi matin est également une bonne idée : cela vous permettra d’avoir un aperçu global de la manière dont vous devez organiser votre semaine.
Vous travaillerez plus efficacement en sachant précisemment ce que vous devez faire. Vous vous fixez une contrainte qui vous aidera à prioriser certaines tâches et à ne pas passer trop de temps sur celles dont l’importance est secondaire.
Bien évidemment, votre planning peut évoluer du fait de circonstances imprévues, il faut donc que votre liste de tâches soit modulable. Effectuer la distinction entre les tâches de première importance et les autres, plus secondaires vous aidera alors à vous organiser.
Gérez vos mails méthodiquement.
Vous recevez certainement, comme la moyenne des managers, 110 mails par jour. Sans une certaine rigueur, votre boîte mail peut devenir le pire ennemi de votre productivité.
Quelques conseils simples pour une gestion optimale de vos mails :
- Consultez vos mails 2 ou 3 fois par jour maximum. Si vous ouvrez votre boîte mail à chaque notification, il sera impossible de vous concentrer et vous perdrez en efficacité. La personne qui a envoyé le mail n’attend pas une réponse dans les 10 minutes.
- Ménagez-vous des plages horaires pour consulter vos mails et n’ouvrez votre boîte mail qu’à ce moment là !
- Lorsque vous consultez vos mails, faites la distinction entre ceux auxquels vous pouvez répondre en moins de 5 minutes et les autres. Répondez immédiatement aux premiers et intégrez les autres à votre to-do-list.
- Si vous utilisez Slack, prenez soin de désactiver les notifications lorsque vous devez vous concentrer sur une tâche importante. Vous n’arriverez pas à focaliser votre attention si vous recevez des messages toutes les deux minutes.
Optimisez le temps passé en réunions.
Sur 1000 heures réunions, 372 sont inutiles. Optimiser le temps passé en réunion est primordial pour gagner en productivité !
Voici comment organiser des réunions productives :
- Arrivez aux réunions à l’heure. Une fois cette bonne habitude prise, incitez vos collaborateurs à en faire autant.
- Obligez les participants à communiquer en amont les dossiers abordés pendant la réunion afin que chacun puisse la préparer et prendre une part active à la discussion.
- Réduisez le nombre de réunions : elles seront d’autant plus denses et productives.
- Restez debout pendant les réunions courtes, cela évitera de les faire trainer en longueur.
- Fixez un ordre du jour, cela vous permettra de ne pas vous éparpiller.
- Finissez la réunion à l’heure : fixer cette contrainte dès le début de la réunion vous aidera à rester productif et concentré pendant toute la durée de celle-ci.
Les réunions sont nécessaires et peuvent faire gagner un temps précieux si elles sont bien cadrées et bien préparées.
Une réunion efficace permet de faire gagner du temps à tous les collaborateurs.
Gérez votre travail administratif au quotidien.
La gestion des factures fournisseur et notes de frais peut entrainer de véritables pertes de temps si elles ne sont pas traitées rapidement. Justificatifs perdus, oublis, il est facile de se laisser déborder.
La seule solution : traiter les factures au fur et à mesure. Dès que vous recevez une facture, classez là dans un endroit où vous êtes sûr de la retrouver. Mieux vaut y consacrer quelques instants chaque jour que d’y passer des heures à la fin du mois, sans garantie de retrouver les factures en question.
Faites saisir rapidement les factures par votre Expert-Comptable. Cela vous permettra d’avoir une vision claire de votre trésorerie.
Opter pour une solution de gestion rapide et efficace des notes de frais
Mooncard propose des cartes de paiement relié à une application de gestion permettant de gain de temps énorme sur la gestion des notes de frais. Plus de ressaisie, ni de la part des collaborateurs, ni de la part du pôle comptable. Mooncard met à disposition de ses utilisateurs des cartes entreprises reliées à une application de gestion permettant de piloter les dépenses professionnelles mais aussi de générer les écritures comptables : un gain de temps considérable pour toutes les dépenses entreprise.
Déléguez intelligemment, vos collaborateurs prennent le relais !
Déléguer efficacement est un moyen formidable pour gagner du temps. Déléguer ne se résume pas à donner des ordres, à assigner des tâches opérationnelles. Vous devez inciter vos collaborateurs à proposer des solutions qu’ils peuvent mettre en œuvre.
De cette manière, vous leur permettrez de gagner en autonomie et en efficacité. De plus, votre entreprise profitera de l’ensemble des capacités et de la créativité de tous les collaborateurs.
Respectez vos engagements.
Si vous vous êtes engagé sur une tâche, vous devez la terminer. Se rendre compte qu’un collaborateur a abandonné une tâche sans prévenir fait perdre un temps précieux et bouleverse le planning prévu.
Terminer une tâche dans les délais permet d’éviter de multiplier les relances, qui font elles-mêmes perdre du temps.
Il est parfaitement possible qu’un collaborateur ne puisse terminer une tâche pour une raison valable. Dans ce cas, le collaborateur doit faire un retour sur les difficultés et points bloquants afin que les personnes concernées soient au courant et qu’une solution soit trouvée rapidement.
Points clés à retenir :
- Etablissez une to-do-list pour organiser votre journée
- Consultez vos mails à certains moments précis de la journée
- Réduisez le nombre de réunions pour gagner en efficacité
- Gérez vos factures et notes de frais au fur et à mesure
