Tout ce qu'il faut savoir sur la comptabilisation des notes de frais

Les notes de frais, vous les connaissez par cœur, mais vous êtes nombreux à ne pas en connaître l’envers du décor. Après que le collaborateur a complété sa note de frais, condition sine qua non pour se faire rembourser les dépenses advenues au cours de l’exercice de son activité professionnelle (frais de déplacement, achat de fournitures de bureau, déjeuner d’affaires, etc.), cette dernière remonte à la direction financière. L’odyssée des notes de frais pourrait s’arrêter là. En réalité, elles font l’objet d’un long traitement spécifique en comptabilité. D’ailleurs, la création de cette dernière n’a pour finalité que de préparer l’enregistrement comptable. Décryptons ensemble ce processus : la comptabilisation des notes de frais.

Mémo : une note de frais est un document mensuel dans lequel le salarié liste toutes les dépenses effectuées dans le mois en accompagnant chacune d’entre elle de la version originale du justificatif (facture, tickets) afin de se faire rembourser les frais avancés pour l’entreprise à partir de fonds personnel et ce, dans un délai raisonnable.
Attention, toute dépense n’est pas d’emblée éligible au remboursement par l’entreprise ! Pour se faire, référez-vous aux règles de votre entreprise.

Quels sont les différents remboursements auxquels vous avez droit en tant que collaborateur ?

Il existe deux types de remboursement des dépenses professionnelles, celle choisie par votre entreprise doit être obligatoirement mentionnée dans votre contrat de travail.

  1. Le remboursement des frais réels : l’entreprise s’engage à rembourser la somme totale des dépenses effectuées par le collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle sur présentation d’une facture attestant de l’occurrence de la dépense pour établir la note de frais
  2. Le remboursement forfaitaire : l’entreprise s’engage à verser une allocation forfaitaire fixe qui recouvre la plupart du temps les frais de logement, de repas et de déplacement. Pour en établir le montant, un barème est donné par l’URSSAF. En contrepartie, le collaborateur prend en charge toutes les dépenses professionnelles. Dans ce cas, la note de frais n’est plus obligatoire. Attention, l’entreprise ne peut dépasser le montant qui a été fixé sans quoi elle s’expose à une sanction de la part de l’URSSAF qui considère que la différence entre ce qui est légalement dû au collaborateur et la somme qui lui est remboursée est un avantage en nature soumis aux cotisations sociales.

A la réception des notes de frais par le secteur financier ou de RH de l’entreprise, ces dernières sont regroupées dans ce qu’on appelle le journal des achats. De manière générale, les journaux comptables se doivent de suivre des règles comptables extrêmement strictes. Pour faciliter au maximum la gestion des notes de frais, ces dernières doivent être le plus lisible possible c’est-à-dire avec le maximum d’informations :

  • Identification de l’objet et de la nature de la dépense pour lui attribuer une écriture comptable : il est parfois demandé d’expliciter le contexte de la dépense effectuée
  • La date et le lieu de la dépense comptabilisée
  • Le montant HT et TTC associé à la dépense
  • La TVA si elle apparaît sur la facture à 10% et 20%

Pour les repas d’affaires, n’oubliez pas d’inscrire au dos de vos factures le nom des invités, leur qualité ainsi que le motif de l’invitation. En cas de contrôle de l’URSSAF, ces éléments seront demandés. Attention, les notes de frais et les tickets restaurant ne sont pas cumulables : le collaborateur ne peut pas demander un remboursement d’un repas payé avec des tickets restaurant. Et inversement, il est impossible de rembourser un collaborateur pour motif de repas avec des tickets restaurant. Rappelons-le, les tickets restaurant ne doivent servir qu’à la restauration du salarié - les repas d’affaires sont d'ores et déjà exclus. Dans le cas où cela arrive, l’entreprise devra retirer le montant total des titres restaurant utilisés par le collaborateur pour régler le repas directement sur le mois suivant. En cas de non-application de cette règle discale, l’entreprise et le collaborateur concerné s’exposent à un risque de redressement par l’URSSAF.

Pour les déplacements professionnels, la note de frais doit contenir le nombre de kilomètres effectués, elle doit expliciter la raison du déplacement, le trajet effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

Pour les dépenses d’hébergement, le collaborateur ne peut en demander le remboursement que s’il se trouve dans l’impossibilité de regagner son domicile. On estime qu'il y a impossibilité de rentrer dès lors que la mission a lieu à une distance de plus de 50 km du domicile du collaborateur. La note de frais doit donc indiquer la raison et le lieu du déplacement.

Comment remplir le journal des achats ?

Après avoir identifié le journal de compte dans lequel la note de frais doit être enregistrée, il y a plusieurs informations à extraire du document :

  • La date de la dépense occasionnée
  • Le numéro de compte comptable
  • Le montant au débit ou au crédit
  • Le numéro de la facture
  • Le libellé comptable qui consiste à donner une courte description de l’origine de l’opération.

Comment est rédigé un libellé comptable ?

En règle générale, le libellé comptable contient : le numéro de la facture, le nom du client ou du fournisseur, l’abréviation de l’achat ou de la vente comptabilisée et éventuellement la période couverte dans le cas d’un abonnement ou d’une charge en série (loyer par exemple).

Imaginons qu’un de vos collaborateurs prenne l’avion pour se rendre à Dubaï afin de signer un contrat avec un gros client. On peut alors énumérer plusieurs frais professionnels possibles : le billet d’avion, sans doute des trajets en taxi, les frais d’hôtel, les frais de repas d’affaires, l’achat de possibles cadeaux aux clients. Les notes de frais doivent être rangées dans les comptes de charges commençant par 62 qui concernent les “autres charges externes”.

De manière générale, on retrouve les comptes de charges suivants :

  • Pour les remboursements de billets de train, de billets d’avion, les déplacements en taxi, les frais carburant, le frais de péages … : le compte 6251 « Voyages et déplacements »
  • Pour les frais de logement, les frais de nourriture occasionnés par l’alimentation du collaborateur seul, etc. : le compte 6256 « Missions »
  • Pour le remboursement d’organisation de repas d’affaires, de frais occasionnés autour d’un café d’affaires, etc. : le compte 6257 « Réceptions/restaurants »
  • Pour le remboursement des notes de téléphones, des frais de poste etc. : le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication »
  • Pour le remboursement du petit matériel pour le bureau : le compte 6063 « Produits d’entretien et de petit équipement »
  • Pour l’achat des fournitures de bureau pour l’entreprise : le compte 6064 « Fournitures administratives »
  • Pour les petites dépenses à l’attention du client ou à but promotionnel dans le cadre de l’équipe : le compte 6234 « Cadeaux à la clientèle ».

Il existe ainsi une multitude de comptes de charges pour englober les différentes dépenses de toute nature de vos collaborateurs : par exemple, les remboursements à hauteur de 50% du titre d’abonnement/du moyen de transport du collaborateur à la charge de l’entreprise doivent être comptabilisées dans le compte numéro 647 « autre charges sociales ». Il est possible de créer autant de subdivisions que nécessaires. L’entreprise personnalise son plan comptable.

Sur quel compte doit-on comptabiliser les notes de frais ?

Généralement, il est conseillé de comptabiliser les notes de frais dans le compte 467 qui correspond aux « autres comptes débiteurs ou créditeurs ». Dans la pratique, on utilise souvent le compte 421 “ Personnel - rémunération due” dans le cas où le collaborateur avance les frais. Dans le cas où c’est l’entreprise qui verse un acompte sur les notes de frais, on utilise souvent le compte 425 “ Personnel - Avances et acomptes”.

Quid de la TVA déductible ? Comment la calcule-t-on ? Où la récupère-t-on ?

Il faut rappeler que la TVA est récupérable et doit être récupérée par l’entreprise, mais on ne peut pas déduire la TVA de toutes les notes de frais, tout dépend de la nature des dépenses professionnelles. Sont déductibles les notes de frais qui concernent :

  • Les frais de repas,
  • Les frais d’entretien et de location d’un véhicule,
  • Les tickets de péage,
  • Les dépenses de carburant (mais pas les frais de parking, ni frais de transport (bus, avion, train etc.))
  • Les dépenses de cadeaux d’entreprise.

Pour les dépenses dont la TVA n’est pas déductible, c’est le montant TTC qui sera pris en compte dans la comptabilité. Pour les dépenses dont la TVA est déductible, il faut :

  • Entrer la note de frais dans le journal des achats
  • Calculer la TVA déductible : prix HT x taux de TVA
  • Débiter le compte 4456 « TVA déductible » avec le montant de la TVA associé à la dépense
  • Créditer le compte 467 ou 421 du collaborateur avec le montant TTC pour conserver l’équilibre comptable.

Finalement, pour l’entreprise, investir dans un logiciel de comptabilité est primordial. Il existe une multitude de logiciels de comptabilité mais ils permettent tous de calculer automatiquement la TVA, déverser automatiquement les factures d’achats et les justificatifs de dépense, une saisie automatique des libellés comptables, certains permettent même de générer un message de relance pour les factures en retard de paiement ou les justificatifs manquants. Avec un logiciel de comptabilité, les risques d’erreur sont limités, le gain de temps est considérable et les services RH et comptables peuvent enfin se pencher sur des actions à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Automatiser et dématérialiser sont les deux mots d’ordre.

Dans cette course à l’automatisation qui assure une meilleure productivité pour les entreprises, Mooncard a la solution. Elle propose une carte de paiement pour les dépenses professionnelles et un logiciel qui automatise tout le processus d’élaboration et de traitement des notes de frais.

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  • La note de frais est automatiquement générée. Votre collaborateur n’aura besoin que de la valider.
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