Comment réussir à tenir ses deadlines comptables

Le 23.04.2021

  

Tout au long de l'année, la comptabilité d’entreprise présente diverses tâches et deadlines qu’il faut impérativement tenir. Les pénalités en cas de retard peuvent être lourdes, et ne rater aucune deadline induit donc d'avoir une organisation optimale pour être certain de ne pas se laisser submerger.

Nous vous donnons quelques conseils pour vous organiser au mieux et tenir une comptabilité impeccable !

Les deadlines comptables



La comptabilité vous fournit des informations précieuses sur le fonctionnement de votre entreprise, ce qui peut vous permettre de prendre des mesures correctives et de renforcer vos efforts quand les résultats sont au rendez-vous.

Elle est centrale en entreprise et représente un sujet de première importance.

En fonction de la taille de votre entreprise et de son activité, les opérations comptables, juridiques et fiscales peuvent différer.

La première chose à faire est donc de dresser la liste des travaux comptables que vous devez effectuer et de formaliser les dates importantes en établissant un calendrier de ces différentes opérations pour avoir un maximum de visibilité et pouvoir anticiper.

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Quelques exemples d’opérations comptables majeures

  • L’établissement des déclarations fiscales : déclaration de TVA, de cotisation sur la Valeur ajoutée des Entreprises (CVAE), Cotisation Foncière des Entreprises (CFE), déclaration de résultat.
  • La réalisation des travaux d’inventaires, l’établissement des comptes annuels, le dépôt au greffe du tribunal de commerce.
  • La clôture des comptes, l’édition des états financiers définitifs.
  • La gestion des paies est également un enjeu clef pour le bon fonctionnement de votre entreprise.
  • Vos tableaux d’activité mensuels indispensables à votre suivi, comprenant un compte d’exploitation simplifié, une balance client détaillée et vos prévisions de trésorerie.

Ne pas respecter les deadlines réglementaires, ou avoir une comptabilité incomplète, vous expose à des mesures de rétorsion fiscales. Cela peut également vous faire perdre de l'argent, par exemple en ayant un montant de TVA récupérable faussé.

L'enjeu est donc double : ne rater aucune deadline et effectuer sa comptabilité le plus efficacement possible pour ne pas perdre de temps, ni d'argent. 

S’organiser, c’est avant tout anticiper

Un retard en entraînant un autre, le rattrapage de ces tâches peut devenir de plus en plus complexe, long et difficile. 

Pour les comptables, chef d'entreprise et DAF, il est donc préférable de traiter les dossiers et la comptabilité au jour le jour plutôt que de tout faire en fin de mois. Traiter les différentes tâches au fur et à mesure leur permettra d'être plus efficaces et de respecter les délais.

Par exemple : si vous êtes dans en plein pic de soumission des notes de frais, retrouver les justificatifs de dépenses des 4 dernières semaines ou parfois des 6 derniers mois, peut se révéler être un calvaire. Si vos collaborateurs envoient leurs notes de frais tout au long du mois, vous pouvez vérifier et classer chaque note de frais au fur et à mesure et gagner en temps et en efficacité.

Comment organiser sa comptabilité pour être efficace ?

Effectuer sa comptabilité efficacement n'est pas synonyme d'un traitement rapide de vos travaux comptables entre deux rendez-vous : vous risqueriez de commettre des erreurs et des omissions. Définissez plutôt une plage horaire au cours de laquelle vous effectuez votre comptabilité et rien d’autre.

La comptabilité est avant tout une histoire de précision et d’exactitude, évitez donc les distractions qui pourraient entraîner des erreurs d’inattention parfois lourdes de conséquences. Ces créneaux vous permettront de traiter chaque dossier de la manière la plus complète possible, sans étaler le travail sur trois jours. Cela vous évitera d’avoir à vous remémorer l’historique de chacun de vos clients et de perdre inutilement du temps.

En tant que DAF, traitez les dossiers de chacun de vos clients l’un après l’autre pour éviter de tout mélanger.

Pour être sûr de ne rien oublier et de tenir vos délais, vous pouvez également mettre en place des rappels automatiques, sur votre logiciel comptable ou à minima sur votre agenda électronique. 

Il faudra alors définir vos tâches en amont et établir des processus cadrés. Vous gagnerez un temps précieux en sachant parfaitement ce que vous devez faire et en combien de temps vous devez le faire.

Munissez-vous des bons outils

Vous savez ce que vous avez à faire et quelles sont les deadlines que vous devez respecter ? Il faut maintenant trouver les outils qui vous permettront de gagner en productivité.

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Trouver le bon logiciel comptable

Un bon logiciel comptable est indispensable pour gagner en productivité et respecter vos deadlines. Ces logiciels sont nombreux et peuvent être plus ou moins adaptés à vos besoins.

Pour faire votre choix, vous pouvez consulter notre article sur les logiciels comptables.

Certains outils vous permettront également de vous assurer que vos collaborateurs réalisant des dépenses pour le compte de l'entreprise remplissent correctement leurs notes de frais et y attachent les bons justificatifs. L'automatisation de votre processus de gestion des dépenses professionnelle peut représenter un réel atout pour votre entreprise puisqu'il peut vite s'avérer chronophage pour vos collaborateurs et comptables et être une source de stress importante.

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Automatiser et formaliser au maximum les processus comptables

Définissez, formalisez et appliquez des procédures comptables strictes : classez les factures fournisseurs  immédiatement et comptabilisez les factures fournisseurs chaque jour.

Les 15 minutes par jour consacrées à la comptabilité vous feront gagner un temps considérable en fin de mois.

Automatisez autant que possible le processus en établissant des modèles de comptabilisation par fournisseur et en fournissant un modèle de note de frais à vos salariés. Celui-ci vous permettra de vous assurer que vos collaborateurs remplissent bien tous les champs nécessaires.

Miser sur les bons outils de gestion permet de réduire jusqu'à 79% le temps nécessaire à la saisie et ressaisie des notes de frais : du temps que vos collaborateurs, financiers et comptables pourront réinvestir dans des missions à plus forte valeur ajoutée.

En augmentant votre productivité, vous serez plus à même de tenir les délais et d’éviter des pénalités qui nuisent à votre entreprise.

Points à retenir :

  • Faites la liste des travaux comptables que vous devez effectuer
  • Gérez votre comptabilité au jour le jour avec un classement immédiat et rigoureux
  • Mettez en place des rappels automatiques
  • Choisissez un logiciel comptable adapté à vos besoins, simple et efficace en saisie des écritures
  • Mettez en place la comptabilisation automatique des factures clients et le calcul de la TVA
  • Automatisez autant que possible le processus de gestion des notes de frais
  • Assurez-vous de disposer chaque mois d’un tableau de bord financier de votre entreprise

 

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Article réédité le 12/02/2021

Par Tristan Leteurtre

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