Contrôle URSSAF, comment s’y préparer ?

Les dépenses doivent faire l’objet d’une note de frais et d’un justificatif

Etape N°1 : vérifier que toutes les dépenses d’entreprise sont renseignées et justifiées.

Elles doivent toutes être intégrées dans une note de frais et accompagnées d’un justificatif original.

Une note de frais est un document qui précise le montant, le motif, le lieu, et la date de la dépense effectuée par le collaborateur.

Le justificatif est un ticket de caisse, ou une facture, portant la mention « payé » pour prouver que la dépense a bel et bien été effectuée.

Dès lors, si toutes vos dépenses et frais professionnels sont bien renseignés et justifiées, vous n’avez rien à craindre d’un contrôle de l’URSSAF.

Vous devez être particulièrement vigilant sur les dépenses d’entreprise effectuées et mettre en place des routines et de bonnes pratiques afin que les dépenses soient toutes parfaitement renseignées et justifiées.

La liste des dépenses prises en charge par l’entreprise

Etape N°2 : rembourser tout ce qui doit l’être, et seulement ce qui doit l’être.

Cela suppose une gestion rigoureuse de vos dépenses et une parfaite connaissance de ce que vous devez rembourser à vos collaborateurs.

1. Les frais de déplacement

Pour que les dépenses de déplacement soient remboursables, il faut que le lieu de destination se trouve à plus de 50km du domicile du salarié et que la durée du déplacement soit supérieure à 1h30 en transports en commun.

Les dépenses d’avion, de train, de location de véhicule, et d’essence sont à la charge de l’employeur.

Si le collaborateur se déplace avec sa propre voiture, il perçoit des indemnités kilométriques en fonction du type de véhicule utilisé. Elles comprennent l’amortissement du véhicule, le remplacement de certaines pièces (les pneus par exemple), l’assurance et les frais d’essence.

2. Les frais d’hébergement

Ils sont soumis aux mêmes conditions que les frais de déplacement et sont également à la charge de l’employeur.

3. Les frais de repas

Notez bien que les frais de repas, comme les déjeuners clients, sont également à la charge de l’employeur.

4. Les frais de télétravail

Une partie des sommes dépensées par le collaborateur pour travailler depuis son domicile doivent être remboursées. Ainsi, l’entreprise doit rembourser une partie du loyer, du forfait internet ou du forfait mobile de l’employé, par exemple.

• Conseil N°1 : « prenez garde à ne rembourser que les dépenses appartenant aux catégories précédentes pour être en règle vis à vis de l’URSSAF ».

• Conseil N°2 : « évitez de gonfler artificiellement le salaire de vos employés via des remboursements trop généreux. En cas de contrôle de l’URSSAF, vous risquez de voir ces remboursements requalifiés en rémunérations et soumis à charges sociales et pénalités ».

Les modes de remboursement des notes de frais

Etape N°3 : remboursez les dépenses selon les modalités prescrites par l’URSSAF.

L’URSSAF autorise deux méthodes de remboursement des notes de frais.

1. Le remboursement des « frais réels ».

Dans ce cas, vous remboursez à votre collaborateur la somme exacte payée par lui-même. Vous devez alors posséder tous les justificatifs des dépenses effectuées.

2. Le remboursement des frais « au forfait ».

Dans ce cas, vous remboursez votre collaborateur selon un montant forfaitaire invariable défini par l’URSSAF.

Le barème de l’URSSAF est le suivant :

Pour les repas :

Le barème des indemnités kilométriques est également fixé par l’URSSAF. Il est détaillé sur leur site.

Si vous remboursez vos collaborateurs en « frais réels », vous devez être certain de posséder toutes les notes de frais et tous les justificatifs. Vous éviterez ainsi que ces dépenses et notes de frais ne fassent l’objet d’un redressement lors du contrôle de l’Urssaf.

Si vous utilisez le système du remboursement « au forfait », vous devez vous assurer que vos collaborateurs ne dépassent pas les montants fixés par l’URSSAF. Si c’est le cas, la somme dépassant le forfait doit être comptabilisée comme un « frais réel », faire l’objet d’une note de frais, et être accompagnée de son justificatif.

« Il est possible de mêler remboursement de « frais réels » et « au forfait », afin de profiter des avantages des deux systèmes ». 

La comptabilisation des notes de frais

Etape N°4 (la dernière ..) : les dépenses de l’entreprise doivent être comptabilisées rapidement et rigoureusement.

La comptabilisation des notes de frais est une étape aussi essentielle que chronophage au cours de laquelle le risque d’erreur peut s’avérer élevé.

Dès lors, fournir un modèle de note de frais standard à vos collaborateurs facilitera grandement la tâche de votre service comptable (modèle gratuit Excel avec TVA par exemple). Vous gagnerez du temps et réduirez le risque d’erreur.

L’enregistrement d’une note de frais correspond toujours à un débit dans un compte de charges de classe 6. Par exemple, les frais de transport correspondent au compte 6251 « Voyages et déplacements ».

Le remboursement à destination de vos collaborateurs doit quant à lui être saisi dans un compte 421 « Personnel et rémunérations dues ».

Une comptabilité rigoureuse est essentielle en cas de contrôle de l’URSSAF. Les contrôleurs ne manqueront pas de vous demander les justificatifs de dépenses. Avoir des comptes impeccables ne suffira pas : toutes les dépenses doivent être justifiées.

Qu’en est-il de la dématérialisation des notes de frais au regard du contrôle de l’URSSAF ?

Il est désormais possible de fournir des copies numérisées des justificatifs, si et seulement si, le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.

La possibilité de fournir à l’URSSAF des notes de frais digitalisées diminue grandement le risque de perte de ces justificatifs.

Points clés à retenir :

• Toutes les dépenses doivent faire l’objet d’une note de frais et sont accompagnées d’un justificatif,
• Vous devez parfaitement connaître les types de dépenses que votre entreprise doit prendre en charge et vous y tenir,
• Les remboursements suivent le régime des « frais réels », ou du « forfait », dont les montants et plafonds sont définis par l’URSSAF,
• La comptabilité de vos notes de frais doit être irréprochable et chaque dépense doit avoir son justificatif associé,
• Il est désormais possible de fournir à l’URSSAF des justificatifs numérisés, s’ils sont identiques à l’original.