Comment optimiser la gestion de flottes automobiles ?

Qu’est-ce que la gestion de flotte ou « fleet management » ?

Une flotte automobile est l’ensemble des moyens de transport dont dispose une entreprise. La gestion de flottes automobile concerne plusieurs points : l’acquisition des véhicules (achat ou location), les entretiens de ces véhicules (pneumatique, réparation, lavage, …), les assurances, la gestion des conducteurs, la gestion des incidents. Comme tout poste au sein de l’entreprise, le gestionnaire de flottes doit se tenir au courant des nouvelles tendances que ce soit les revendications du côté des consommateurs, i.e. les collaborateurs de l’entreprise, ou du côté des nouvelles technologies : la numérisation de ses outils. A la tête d’une importante trésorerie, le gestionnaire de flotte automobile raisonne plus en total de dépenses mobilité qu’en simple coût total engendré par chaque véhicule possédé. La flotte de véhicules est confrontée à plusieurs enjeux : la réduction des coûts, une meilleure gestion et suivi permettant de maîtriser les coûts, la sécurité des collaborateurs, l’image et la communication externe, l’écologie et le développement durable.

Les outils du gestionnaire de flottes

Préparez et anticipez la transition énergétique de votre flotte automobile

Organisez-vous et anticipez les changements : mettez en place un calendrier de la transition énergétique de votre entreprise : la conversion de la flotte automobile de votre entreprise est un enjeu stratégique et nécessite du temps. Ce dernier doit être fixé dès la fin de des contrats de location par exemple et avant toute nouvelle procédure d’achat ou de location.

On vous rappelle ici le calendrier des réglementations en matière de mobilité verte, vous retrouverez un rappel des nouvelles réglementations concernant les véhicules dans notre article de blog sur le sujet. 

Pensez à renouveler le modèle de vos véhicules : la fin des voitures diesels, place aux voitures électriques

Optez pour des véhicules électriques : en plus de vous permettre de réaliser des économies (carburant moins coûteux et faible coût d’entretien), les véhicules électriques sont des véhicules dits propres, répondent aux critères de candidature à la vignette Cit’Air des ZFE et améliorent votre marque employeur. Le passage de véhicules dits thermiques aux véhicules électriques demande tout de même un investissement de départ : la question de la recharge, ce qui suppose d’envisager l’installation de bornes de recharge adaptées au type de prise de vos véhicules, la question de l’assurance adaptée aux véhicules électriques.

Optimiser votre gestion de flotte en entreprise

Pour optimiser votre gestion de flotte, que la mission ait été externalisée ou internalisée, plusieurs étapes sont nécessaires :

• Audit interne : collecter les données de votre flotte, identifier les différents postes de dépense de votre entreprise en matière de flotte automobile, faire des entretiens avec vos collaborateurs (leurs habitudes, leurs besoins, les souhaits, la fréquence des déplacements et d’utilisation des véhicules, …), …
• Mettre en place un plan d’optimisation des coûts : calculer précisément votre TCO (Total cost of ownership), améliorer vos processus de gestion*, revoir la politique d’acquisition et de renouvellement de votre flotte, opter pour une carte carburant attribuée à vos collaborateurs afin de maîtriser les coûts de carburant.
• Mettre en place une politique d’attribution et d’utilisation des véhicules propre à vos équipes ; envisager peut-être un système d’autopartage ou covoiturage. La situation sanitaire actuelle met en suspens ce type de modèle, sur le long-terme, cela peut être intéressant pour votre entreprise surtout s'il existe des différés d'horaires et jours de déplacements entre vos collaborateurs.
• Établir clairement une car policy i.e. une politique automobile interne qui couvre les droits et les obligations des collaborateurs de votre entreprise utilisant un véhicule (précisez notamment le type de véhicule à utiliser, les sanctions et actions applicables en cas de perte de points, d’accident, rappelez les règles de sécurité, sensibilisation de vos collaborateurs ...)

Les leviers d'optimisation de la gestion de flottes automobiles

En somme, il existe cinq leviers d’optimisation de la gestion de votre flottes : le choix stratégique des véhicules qui composent votre flotte, la maîtrise du budget carburant, la maîtrise du coût de l’entretien et l’éducation et la sensibilisation des collaborateurs à ces questions (notamment de préservation des véhicules), la gestion interne de la flotte qui pourrait s’appuyer sur des outils numériques et la limitation du nombre de fournisseurs (qui devrait se limiter aux concessionnaires, sociétés de leasing, aux compagnie pétrolière, spécialistes de l’entretien et de la maintenance de véhicules, aux compagnies d’assurance, …).

1. Le choix stratégique des véhicules : en choisissant un véhicule fiable et économe (en consommation de carburant et en rejet de CO2 et autres polluants), vous parviendrez à alléger ce poste de dépenses qui représente bien souvent 45% des dépenses de la gestion des flottes automobiles. En matière fiscale, vous verrez une réduction de de la TVS et du TCO.
2. La maîtrise du carburant : ce poste de dépenses représente 15% à 20% des dépenses de la gestion des flottes automobiles pour une entreprise. La maîtrise de ce budget rejoint le point précédent. Le choix du véhicule peut se faire en fonction de sa consommation de carburant. Renouveler sa flotte est aussi un moyen de maîtriser le coût de carburant.
   
   De plus, dans une optique d’optimisation de votre gestion de flotte, la carte carburant est un très bon adjuvant que ce soit pour allouer un budget précis à la consommation en carburant de vos collaborateurs ou pour appliquer la politique de déplacement et/ou car policy de votre entreprise. La Mooncard vous permet de coupler les avantages d’une carte carburant multi-enseignes - la Mooncard Mobility qui recouvre 100% des station-service, 100% des parkings, 100% des stations de lavage et 100% des péages - à l’efficacité d’un logiciel comptable qui permet d’automatiser l’écriture comptable de toutes les dépenses professionnelles de votre entreprise. Fini les notes de frais papier et en un clic, la part de la TVA déductible et la part de la TVA non-déductible sont calculées pour chacune de vos dépenses. Le tableau comptable est édité et les données comptables sont exportables dans votre logiciel comptable, quel qu’il soit.
3. La maîtrise du coût d’entretien et la sensibilisation des collaborateurs à la préservation du véhicule : les collaborateurs doivent être responsabilisés face à l’utilisation d’un véhicule de fonction et sensibilisés à la détection d’anomalies devant être immédiatement remontées au gestionnaire de parc
4. L’outil informatique pour faciliter la gestion : centralisez et analysez les données utiles à votre gestion de flotte : consommation de carburant, planification des maintenances et entretiens, suivi kilométrique, …
5. La réduction du nombre de fournisseurs à l’essentiel : en réduisant le nombre de fournisseurs, en plus de renforcer les liens avec ces derniers, ce qui vous permet d’accroître votre pouvoir de négociation, vous simplifiez la gestion de votre flotte

Un outil indispensable pour optimiser la gestion de votre flotte automobile : un logiciel de gestion de parc automobile

Optez pour un logiciel de gestion de flotte. Avant de le choisir, mettez au clair les besoins de votre entreprise : quelles sont les informations dont votre entreprise a besoin ? Quel usage sera fait des informations collectées ? Le retour sur investissement se verra autant sur les économies directes que vous réaliserez sur vos véhicules que sur le temps économisé pour votre gestionnaire de flottes (interne ou prestation externalisée), vos équipes finance et RH qui pourront se pencher sur des tâches à plus haute valeur ajoutée dans le cadre de leurs missions respectives. 

Les avantages d'utiliser un logiciel de gestion sont nombreux : suivez en temps réel le calendrier et historique des opérations de maintenance effectuées sur chacun des véhicules de la flotte, planifiez des alertes, gérez l’attribution des véhicules, ayez une visibilité d'ensemble sur l'utilisation des flottes permettant de veiller au respect de la car policy de l'entreprise … Des milliers de données provenant d'acteurs externes (les fournisseurs) et internes (vos collaborateurs des différents départements de l'entreprise) sont importées en temps réel dans votre logiciel, directement utilisables.

Le lexique du gestionnaire de flotte automobile

• Crédit mobilité : solution financière remplaçant partiellement la véhicule de fonction. L’objectif : encourager les collaborateurs à privilégier des moyens de transport alternatifs au véhicule professionnel pour leurs déplacements professionnels en couvrant les dépenses de transport du salarié éligible à une voiture de fonction pouvant varier de 3000 à 10 000 euros (abonnement transport annuel, location de voiture pour des déplacements professionnels ou personnels). Le salarié peut renoncer de manière partielle ou totale à son véhicule de fonction en échange d’un véhicule de fonction plus petit à louer pour une durée pré-définie complété par une somme équivalente à la valeur du véhicule pour effectuer les déplacements par ses propres moyens
• TCO (Total cost of ownership) ou le coût de possession : au moment de constituer une flotte automobile pour votre entreprise, il faut procéder à ce calcul (le TCO) qui est une estimation du coût total de possession d’un véhicule pour une période de 5 ans. Le calcul additionne toutes les dépenses liées à ces véhicules (le carburant, l’entretien, réparation, l’achat ou prix de location, la valeur résiduelle du véhicule i.e. le prix d’occasion auquel vous le vendrez en tenant compte de l’amortissement, le coût de l’assurance, l’impact environnemental, le rapport aux réglementations …)
• Car policy : la politique automobile interne de votre entreprise en adéquation avec les réglementations. La car policy rappelle les droits et les obligations des collaborateurs qui bénéficient d’un véhicule : condition d’utilisation (utilisation autorisée ou non en week-end et les soirs, utilisation ou non d’une carte carburant, modalité des entretiens des véhicules), précisions sur les caractéristiques des modèles de voitures de fonction acceptées par l’entreprise (taille, émission CO2, type de carburant, montant des loyers en cas de location longue durée, etc.) …), précision sur les avantages accordés aux collaborateurs lors de l’utilisation d’un véhicule de fonction (les carburants autorisés, accès aux télépéages, parkings, possibilité d’avoir un passager dans le véhicule…). Le dernier point est très important. On vous renvoie à notre article de blog sur l’ utilisation des voitures de fonction et les conséquences en cas d’accident.
• Valeur résiduelle : il s’agit de la valeur estimée que l’on donne à un véhicule après une certaine période. PRK (prix de revient kilométrique) : le PRK permet de calculer le coût global d’un véhicule en fonction du nombre d’années d’utilisation et de kilomètres parcourus.
• Indemnités kilométriques : les IK forment un système utilisé par les entreprises pour rembourser les frais kilométriques avancés par leurs collaborateurs qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Le calcul des IK dépend d’un barème qui est annuellement fixé par l’administration fiscale selon la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètre parcouru à bord du véhicule.
• WLTP ou Procédure d’essai mondiale harmonisée pour les véhicules particuliers et véhicules utilitaires légers : une norme d’homologation des automobiles permettant de mesure la consommation de carburant, l’autonomie électrique et les rejets de CO2 et polluants
• Autopartage : système d’organisation des véhicules en des pools, les véhicules sont mis en libre-service pour les collaborateurs qui doivent faire une réservation avant chaque utilisation. Cette solution est envisageable pour réaliser des économies surtout lorsque les collaborateurs empruntent les véhicules à des moments épars de la journée.