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Comment mieux contrôler les dépenses professionnelles de ses salariés ?

Apprenez à mieux contrôler les dépenses professionnelles de vos salariés !

La gestion financière d’une entreprise est un travail prenant et complexe.

Malheureusement, maîtriser les frais professionnels peut devenir un vrai casse-tête et une perte de temps pour le directeur financier et le chef d’entreprise.

Un temps précieux pouvant être mieux employé ailleurs. Il existe heureusement des outils de gestion comptable pour se simplifier la tâche !

Pourquoi devez-vous changer de politique de dépenses professionnelles ?

Vous êtes fatigué de passer votre temps derrière vos commerciaux pour qu’ils remplissent leurs notes de frais et fournissent leurs justificatifs en temps et en heure ?

Eux aussi !

Vos employés rechignent peut-être à gérer les notes de frais, car :

  • cela leur fait perdre du temps,
  • mais aussi parce qu’ils ont peur d’avoir trop dépensé,
  • ne sont pas certains d’avoir les bons documents,
  • ou encore ne sont pas au fait de toutes les règles de l’entreprise en matière de frais professionnels.

Travailler « à l’ancienne », avec une note de frais papier ou encore un modèle de note de frais Excel, est chronophage et ne donne pas une bonne vue d’ensemble sur les dépenses de l’entreprise.

Des méthodes pour simplifier les dépenses professionnelles

Il existe une série d’action à mettre en place pour établir une politique de frais professionnels.

Cela vous permettra de faire gagner du temps à tout le monde, et de bénéficier d’une vision à 360° sur les dépenses de l’entreprise.

1. Un budget par type de dépenses

Commencez par définir un budget pour les principaux types de dépenses professionnelles de votre entreprise : frais de transport, frais d’hébergement, frais de repas, achat de matériel, etc.

Selon les frais engagés, établissez un budget maximum par semaine, par mois ou par an,

Par exemple :

  • ayant défini un budget maximum, vous aurez vous-même une meilleure image des dépenses professionnelles à venir ;
  • vos salariés seront responsabilisés et, connaissant les budgets, auront moins de questions et devraient moins perdre de temps.

2. Fixez des limites de dépenses professionnelles

Comment établir une politique de frais professionnels efficace ?

Établir un budget est une première étape, mais il y a d’autres limites vous permettant de vous simplifier la gestion des notes de frais et de limiter les frais professionnels.

Vous pouvez fixer une limite dans le temps :

Par exemple, les notes de frais devront être transmises dans les trois mois, sinon elles ne seront plus remboursables.

Voici quelques exemples :

  • Fixez une limite dans le temps.
  • Interdisez, ou limitez, les invitations internes.
  • Pas de remboursement des frais pour l’alcool, hors vin pendant les repas.

3. Mise en place de procédures de remboursement de note de frais strictes

C’est parfois l’hésitation qui fait perdre du temps aux employés. Si vVous avez défini les budgets, fixé les limites pour la demande de remboursement,. alors iIl est temps maintenant d’imposer des modes opératoires stricts et précis !

Attention !

Le but est d’établir un process simple et user-friendly pour réduire le travail administratif et augmenter la productivité des employés, pas de compliquer les choses.

Modèles des notes de frais

Les modèles de note de frais doivent être clairs, faciles à remplir pour les salariés et doivent stipuler :

  • les documents à fournir pour justifier la dépense professionnelle (justificatif papier, facture détaillée…). La note de frais devra être accompagnée de son justificatif lors du dépôt de la demande de remboursement.
  • les autorisations à demander pour pouvoir engager une dépense ,notamment de savoir par qui et quand la faire valider.

4. Des frais professionnels transparents

Mettez en place une politique transparente sur les dépenses professionnelles car en mettant par écrit les règles de l’entreprise, vous pourrez finir d’établir un cadre précis.

Comme nous l’avons vu précédemment, c’est également un bon moyen de coordonner les budgets, de fixer des limites et d’élaborer des modèles de note de frais efficaces.

Si les règles sont claires et les montants établis dès le départ, il y aura moins de discussions, de doutes et donc moins de déceptions. C’est lorsqu’un point est flou qu’il y a des réclamations, des débats et des mécontentements.

Au contraire, lorsque le cadre est fixé et que les collaborateurs ont bien été informés sur les règles en matière de dépenses professionnelles, les réclamations et les mauvaises surprises sont beaucoup moins fréquentes.

Exemple de règles à définir dans sa politique de dépenses professionnelles :

  • Travel policy : un document sur la politique de dépenses en matière de frais de voyages. Il peut contenir le type de classe à choisir pour les avions et trains, les règles de réservation des taxis et voitures de location, etc.
  • Frais d’hôtel : on peut indiquer un budget par nuit et par pays, ou conseiller des chaînes d’hôtels à privilégier.

5. Gestion de la comptabilité des notes de frais via des logiciels

Les outils numériques : une opportunité pour la gestion de vos frais professionnels d'entreprise

Si vous gérez encore la comptabilité de votre entreprise via des modèles Excel de note de frais, vous êtes en retard !

Ces logiciels de gestion de note de frais bénéficient aussi d’avancées technologiques, et peuvent vous changer la vie.

Voici quelques avantages à adopter un logiciel de gestion de comptabilité :

  • Centralisation de toutes les dépenses de l’entreprise.
  • Données consultables de n’importe où et à tout moment.
  • Suivi en temps réel.
  • Outils de reporting et tableaux de bord.
  • Automatisation de la gestion des notes de frais.

6. Des Cartes corporate pour mieux gérer votre comptabilité

Il faudrait penser à équiper vos salariés réalisant le plus de dépenses professionnelles avec des cartes bancaires d’entreprise.

Toujours dans une logique de planification et de maîtrise des frais liés à l’activité de l’entreprise, les cartes bancaires corporate vous permettent de mieux garder la main sur les dépenses professionnelles de vos salariés.

  • Pas d’avance d’argent, les dépenses sont effectuées directement par l’entreprise.
  • Les iInformations sur les des dépenses sont directement remontées dans le logiciel de gestion de note de frais.
  • Possibilité d’assigner un plafond (hebdo, mensuel…) à chaque carte en fonction de la fonction du salarié (un commercial aura un plafond plus élevé par exemple).

7. TVA sur les notes de frais : règles et récupération

Différentes dépenses d’entreprise sont assujetties à différentes règles de TVA.

Faites connaître les principales règles de ces taxes à vos employés, et accompagnez cette action d’un processus de récupération de la TVA.

Allez à l’essentiel, et cantonnez-vous aux cas de figure concernant directement vos employés.

Par exemple : pour une note de restaurant, il suffit que la TVA soit indiquée, alors que pour des achats de matériel, il faut que la facture soit adressée à l’entreprise.

Certains pays européens concentrent une grande partie de vos frais professionnels  et vous ne savez plus comment gérer la récupération de la TVA ?

À partir de plusieurs dizaines de milliers d’euros de dépenses professionnelles, vous devriez contacter un spécialiste de la récupération de TVA à l’étranger.

Les frais professionnels sont un poste très important des dépenses de l’entreprise. Il ne faut pas le négliger, mais il ne faut pas non plus s’arracher les cheveux sur la comptabilité. Votre temps est précieux, il est donc nécessaire de mettre en place des actions pour ne pas le gâcher.

Les points clés à retenir :

  • Établissez des budgets, des limites et des modes opératoires précis pour limiter les questions et débordements.
  • Résumez ces points dans des documents simples et accessibles qui devront être communiqué à vos collaborateurs.
  • Utilisez un logiciel de gestion de note de frais, éventuellement en parallèle de cartes corporate.
  • Récoltez les informations nécessaires pour vous organiser et récupérer la TVA sur les frais concernés.

Article réédité le 21/09/18

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